Ako byť efektívnym a organizovaným sekretárom?
Potrebujem schopnosti alebo určité požiadavky, keď prichádzam zo strednej školy, aby som mohol byť efektívnym sekretárom?
Byť dobrou sekretárkou znamená byť pripravený, efektívny a dobre organizovaný. Zlepšovaním a zdokonaľovaním svojich komunikačných a organizačných schopností sa môžete stať odborným sekretárom a nepostrádateľnou súčasťou tímu, vďaka čomu bude vaše zamestnanie pútavejšie, bezpečnejšie a príjemnejšie.
Metóda 1 z 3: príprava
- 1Byť včas. Doprajte si dostatok času na dochádzanie do kancelárie a na schôdze alebo iné schôdzky. Buďte priskoro na to, aby ste si našli čas na prípravu, alebo sa budete venovať iba e -mailom alebo iným úlohám.
- Skúste každý deň sledovať čas, ktorý vám trvá cesta do práce, aby ste zistili, aký je skutočný priemer, a podľa toho upravte načasovanie. Pridajte k ľubovoľnému danému času čas vyrovnávacej pamäte 15 alebo 20 minút a dokonca si vyskúšajte, ako dlho trvá cesta niekam, než sa tam vyberiete prvýkrát.
- 2Mať v mysli jasno. Doprajte si veľa odpočinku, aby vaša myseľ zostala bystrá a myslela efektívne. Šálku kávy alebo čaju si dajte ráno, ak máte chuť, alebo kedykoľvek, keď potrebujete posilu. Robte si prestávky a pauzy, aby ste si pravidelne organizovali stôl.
- Vstávajte od svojho stola alebo si oddýchnite od toho, čo robíte, 17 minút po každých 52 minútach, pretože štúdie ukazujú, že to zaručuje najlepšiu produktivitu. Vykonajte niekoľko jednoduchých cvičení, porozprávajte sa so spolupracovníkmi alebo sa počas tejto doby len poprechádzajte po kancelárii.
- 3Poznať rozvrh. Oboznámte sa s harmonogramom svojho šéfa, seba alebo akýchkoľvek ďalších zamestnancov, o ktorých potrebujete mať na začiatku každého dňa prehľad. Pravidelne sa pozerajte na plán, aby ste pri plánovaní schôdzok ušetrili čas a vyhli sa dvojitým rezerváciám alebo iným chybám.
- Majte plány a kalendáre otvorené a dostupné tak, aby ste si ich mohli ihneď stiahnuť do počítača alebo telefónu, aby ste ich mohli okamžite konzultovať a pridať si schôdzky.
- 4Príďte na stretnutia so všetkým materiálom. Ukážte sa, že ste pripravení na akúkoľvek schôdzku, s materiálmi a jasnými poznámkami z predchádzajúcich schôdzí a zariadením alebo prenosným počítačom si môžete zapisovať minúty a ďalšie poznámky z aktuálnej schôdze. Opýtajte sa svojho šéfa na čokoľvek, čo sa týka vašej úlohy na schôdzi, vrátane akýchkoľvek špeciálnych materiálov, ako sú formuláre alebo letáky, ktoré môžete mať pripravené, aby ste ušetrili čas pri príprave alebo tlači neskôr.
- Skúste ráno alebo večer vopred rozposlať všetkým účastníkom program nadchádzajúcej schôdze, zápisnice z posledného stretnutia alebo akékoľvek iné relevantné materiály.
Ako zvládnem volajúceho, ktorý je na telefóne nahnevaný? - 5Zvážte učenie sa skrátene. Prečítajte si o rôznych druhoch skratky a spôsoboch, ako urýchliť písanie, ak si veľa poznámok robíte ručne. Absolvujte skrátený kurz, aby ste sa naučili postavy a zlepšili svoju rýchlosť.
- Ak si často nerobíte poznámky ručne alebo sa nechcete učiť skratku, urobte si test na písanie. Nastavte si časovač na minútu a skúste napísať typický e -mail do telefónu, tabletu, klávesnice prenosného počítača a oddelenej klávesnice. Potom spočítajte počet slov, ktoré ste zadali na každom zariadení. V prípade rýchlych poznámok sa držte zariadenia s najvyšším počtom slov.
Metóda 2 z 3: Organizácia
- 1Venujte sa zoznamom a plánovačom. Udržujte si plánovač, kalendár a zoznam úloh a pravidelne ich aktualizujte. Uchovávajte ich na dobre viditeľných a dosiahnuteľných miestach alebo ich nechajte synchronizovať viacero.
- Ak dobre pracujete s perom a papierom, vezmite si malý plánovač alebo kalendár, ktorý sa vám zmestí do vrecka alebo kabelky, aby ste ho mali vždy pri sebe. Pokiaľ je to možné, nechajte si priložené pero, aby ste už nikdy nemuseli loviť. Majte na stole vyhradený poznámkový blok pre zoznamy úloh a veci si prečiarknite.
- Ak sa vám lepšie pracuje s digitálnou organizáciou, pomocou kalendára a systému pripomienok svojho telefónu si vybavujte schôdzky a dostávajte o nich upozornenia. Na správu svojich úloh vyskúšajte aplikácie ako Wunderlist alebo Todoist.
- 2Synchronizujte svoje informácie. Synchronizáciou kalendárov, zoznamov a súborov na všetkých vašich zariadeniach zaistite, aby ste mali vždy so sebou poznámky a ďalšie materiály, ktoré dokáže takmer každá moderná aplikácia.
- Zdieľajte úlohy, dokumenty a poznámky s inými sekretárkami, svojim šéfom alebo inými zamestnancami pomocou softvéru na riadenie projektov, ako je Basecamp alebo Trello.
- Zdieľajte dokumenty a tabuľky s Dokumentmi Google a na odosielanie súborov používajte programy ako Dropbox alebo Hightail.
- 3Farebné označenie všetkého. Nastavte si systém farebného kódovania, ktorý vám pomôže kategorizovať všetky vaše materiály na prvý pohľad. Priraďte farbu každému projektu, dňu, zamestnancovi alebo akémukoľvek spôsobu, akým chcete vymedziť svoju prácu. Pomocou zvýrazňovačov a farebných záložiek alebo štítkov označte súbory, zásobníky a poznámkové bloky a ľahko nájdite správne informácie.
- Mnoho webových a mobilných aplikácií pre e -mail, kalendáre a zoznamy vám tiež umožňuje priradiť farbu každej položke.
- 4Vyčistite si doručenú poštu. Udržujte svoju e -mailovú schránku v čistote a prístup k dôležitým informáciám je jednoduchý - ihneď vložte e -mail do priečinka, označte ho alebo označte ako neprečítaný, ak sa k nemu potrebujete vrátiť, alebo ho archivujte alebo odstráňte, ak ste si istí, že ho už nepotrebujete..
- Skúste vytvoriť priečinky na každý rok, štvrťrok alebo mesiac alebo ich označte podľa projektu, zamestnanca alebo typu. Skúste ihneď odpovedať na informácie o e -maile, odstrániť ich alebo ich zaznamenať na iné miesto. Nastavte si plány, ako napríklad, aby boli všetky e -maily uložené do príslušných priečinkov do konca dňa, a upratovanie a riešenie všetkého, čo vám zostalo v doručenej pošte, do konca týždňa.
- 5Byť dôsledný. Uchovávajte materiály rovnakého typu na konkrétnom mieste a označte poznámkové bloky a priečinky pre konkrétne projekty. Majte konkrétny poznámkový blok, napríklad pre telefónne poznámky, ktorý vždy zostane pri telefóne, aby ste nikdy neskartovali niekoho meno a číslo na obrúsku. Uchovávajte poznámky zo schôdzí na oddelenom mieste od ostatných poznámok, aby sa informácie potom nekomplikovali a ťažko našli.
Ako prinesiem niečo na stôl ako sekretárka? - 6Šetrite papier a čas. Vyhnite sa tlačeniu, aby ste ušetrili papier, a rozhodnite sa pre online formuláre alebo iné dokumenty, aby ste ušetrili čas i zdroje. Pokiaľ je to možné, vyplňte formuláre elektronicky. Skenujte a ukladajte kópie papierových súborov, aby boli vždy k dispozícii a nepoškodili sa alebo sa nestratili. Kedykoľvek je to možné, rozosielajte digitálne súbory, pripomenutia, poznámky a agendy namiesto papierových verzií.
- 7Zásobte sa zásobami. Nikdy si nenechajte ujsť dôležitý materiál, ktorý používate na organizáciu, ako napríklad poznámkové bloky, perá, obálky a pečiatky, a to tak, že si kúpite alebo nedáte vedeniu kancelárie/nákupcovi vedieť, kedy ste pri poslednej krabici alebo kontajneri s niečím, a nie keď sú všetky preč. Objednajte si hromadne zásoby od spoločnosti, ako je Quill, aby ste ušetrili peniaze a vyhli sa takému rýchlemu vybitiu.
- Majte zásoby usporiadané na stole alebo na pracovisku. Na jednoduché triedenie používajte kontajnery, podnosy, priečinky so súbormi a ďalšie kontajnery, ktoré sú všetky označené alebo zafarbené.
Metóda 3 z 3: Efektívna komunikácia
- 1Držte sa skriptov. Šetrite čas a energiu tým, že vymyslíte jednoduchý jazyk, ktorý môžete znova použiť v korešpondencii, ktorú často opakujete. Majte k dispozícii niekoľko skriptov pre rôzne situácie, ako sú e -maily, tlačové správy alebo telefónne hovory, ktoré môžete kopírovať, vkladať a jednoducho upravovať podľa konkrétneho scenára.
- 2Buďte starostlivým zapisovateľom poznámok. Zapisujte si poznámky do telefónu, prenosného počítača alebo poznámkového bloku pre každú schôdzu, telefónnu správu alebo inú dôležitú konverzáciu. Tieto poznámky umiestnite alebo presuňte do špeciálne označených fyzických alebo elektronických priečinkov, aby ste sa k nim mohli neskôr odvolať a mať záznamy o verbálnej komunikácii, na ktoré môžete počas náročného dňa zabudnúť.
- 3Buďte efektívni a priateľskí k telefónu. Precvičte si pozdrav a ďalšie dôležité alebo bežné informácie, ktoré potrebujete povedať po telefóne. Majte zoznam telefónnych rozšírení pre svoju kanceláriu priamo pred sebou a pracujte na ich uložení do pamäte, aby ste mohli hovory rýchlo presúvať.
- Zoznámte sa so špeciálnymi funkciami svojho kancelárskeho telefónu, ako je odoslanie niekoho priamo do hlasovej schránky zamestnanca alebo pridanie ľudí do konferenčného hovoru, aby ste ušetrili čas a vyhli sa technickým problémom.
Byť dobrou sekretárkou znamená byť pripravený, efektívny a dobre organizovaný. - 4Skontrolujte svoju gramatiku. Zaistite, aby každá odoslaná forma písomnej komunikácie bola skontrolovaná na pravopis a aby neobsahovala chyby gramatiky a interpunkcie. Nájdite si pár minút na prečítanie e -mailov, agend a ďalšej korešpondencie, aby ste sa presvedčili, že je všetko v poriadku, a ušetríte si tak neskorší čas a rozpaky pri vydávaní opráv alebo odpovedaní na e -maily od zmätených príjemcov.
- Zapnite kontrolu pravopisu v aplikáciách, ktoré používate pre dokumenty, tabuľky a e-maily. Zapnite túto funkciu aj vo svojom prehliadači, aby ste zachytili všetky chyby pri písaní na webovú stránku, najmä pri uverejňovaní príspevkov na webové stránky spoločnosti, účty sociálnych médií alebo iné oficiálne platformy.
- 5E -maily a hlasové správy udržiavajte krátke a milé. Uveďte svoj účel telefonovania alebo odosielania e -mailov čo najmenej slovami. Položte priame otázky a v prípade potreby zopakujte svoje meno, spoločnosť, telefónne číslo a e -mail. Poskytnite čas, v ktorom očakávate alebo dúfate, že sa vám ozvú, aby ste mohli efektívne zvládať komunikáciu.
- 6Potvrďte schôdzky a časy. Uistite sa, že ste na rovnakej stránke a poskytnite pripomenutia telefonicky alebo e-mailom deň pred alebo v deň potvrdenia schôdzok a iných dôležitých zákaziek. Spojte sa s ľuďmi, o ktorých ste ešte nepočuli, odoslaním zdvorilých a stručných e -mailov alebo telefónnych správ, ktoré im pripomenú, že čakáte na odpoveď.
Prečítajte si tiež: Ako vyškoliť predajný tím?
Otázky a odpovede
- Ako zvládnem nespolupracujúceho kolegu?Opýtajte sa ich, ako sa cítia a či je niečo, s čím by ste im mohli pomôcť. Skúste ich upokojiť tým, že s nimi budete hovoriť pokojne, ale rozhodne, aby ste ukázali, že to s obchodom myslíte vážne, ale robíte to s ním milým. Ak budú aj naďalej nespolupracujúci, objasnite dôsledky ich nezapojenia, napríklad „sklamete tím“, „získate čiernu značku vo svojom zázname“ alebo „nebudete súčasťou bonusu. /výstup do kancelárie/zaznamenanie vášho mena, že ste sa zúčastnili, atď.“
- Ako môžem vykonávať viac úloh bez námahy?Ľudia nie sú stavaní na multitasking, ale ak uprednostňujete úlohy, budete schopní vykonávať prácu efektívne.
- Ako zvládnem volajúceho, ktorý je na telefóne nahnevaný?Odpovedajte čo najpokojnejšie a najláskavejšie a ospravedlňte sa za všetko, čo ich trápi.
- Aký je najlepší spôsob, ako si zapisovať denné povinnosti a správy, ak pracujem v dvoch rôznych zamestnaniach?Môžete skúsiť kúpiť viacpredmetový notebook alebo ho označiť štítkom v telefóne, tablete alebo zápisníku počítača.
- Čo mám povedať, keď nemám odpoveď?Môžete sa pokúsiť ospravedlniť a informovať osobu, že si nie ste istí, ale môžete sa opýtať jedného z vašich kolegov.
- Ako si zapamätám svoje poznámky?Vždy používajte rovnaký notebook alebo účtovnú knihu a neskáčte do iného prenosného počítača, pokiaľ nie je ten, ktorý používate, plný. Vďaka tomu istému poznámkovému bloku môžete spätne sledovať ostatné svoje poznámky a pripomenúť si, čo musíte urobiť. Kontrolujte si svoje poznámky po celý deň, aby ste mali ich obsah stále čerstvý v mysli.
Nezodpovedané otázky
- Potrebujem schopnosti alebo určité požiadavky, keď prichádzam zo strednej školy, aby som mohol byť efektívnym sekretárom?
- Ako prinesiem niečo na stôl ako sekretárka?
Komentáre (11)
- Pracujem v daňovej firme. Počas daňového obdobia je veľmi zaneprázdnené a ja som trochu nervózny. To mi pomohlo byť viac organizovaný, takže potom viem, kde je všetko a ako byť viac v mieri. Páčila sa mi časť o chodení po kancelárii a prestávke. Musíme byť uvoľnení.
- Všetky vaše články sú pre mňa užitočné. Dakujem za pomoc Tento článok bol obzvlášť nápomocný, pretože som sa pripravoval na to, že budem odbornou sekretárkou. Naučil som sa byť pripravený, efektívny atď.
- Metóda 1 bola užitočná, aby som bol lepšie pripravený a pripravený na svoj pracovný deň. Metódu dva som uviedol do činnosti nasledujúcich pár dní a skutočne to fungovalo; Pred prvou šálkou kávy som dosiahol niečo, čo mám na zozname úloh.
- Ďakujem veľmi pekne za tento článok! Veľmi ste mi pomohli pripraviť sa na moju súťaž. Uverejňujte ďalšie dobré články, ktoré pomôžu druhým. Tisíceré vďaka!
- Naozaj sa mi páči, ako byť organizovaný.
- Veľmi informatívne a vecné informácie. V dôsledku toho sa uchádzam o prácu v tejto oblasti a som si istý, že prácu dostanem.
- Toto bolo pekné Mám miesto.:)
- Úžasné. Je to veľmi dobrý zdroj informácií a vyhovuje mojim potrebám.
- Je to veľmi užitočné, ďakujem.
- Som vyplňujúca sekretárka a som tu zvyčajne dosť skoro. Vždy sa snažím nájsť súbory a ďalšie veci pre ľudí, ktorí volajú, ale nič sa nedá nájsť. Toto veľmi pomáha!
- To mi veľmi pomohlo a naučilo ma to nové spôsoby vedenia účtovníctva.
Súvisiace články
