Ako formátovať list?

Môžete sa tiež zoznámiť s upraveným formátom bloku — Ak sa vám nepáči tu zahrnutý formát, niekedy nazývaný aj blokový formát, môžete sa tiež zoznámiť s upraveným formátom bloku a poloblokovým formátom.

Správne formátovanie, ktoré sa má použiť pri písaní listu, závisí vo veľkej miere od typu listu, ktorý plánujete napísať a komu píšete. Formátovanie, ktoré môžete použiť pri písaní priateľovi, sa bude výrazne líšiť od formátovania používaného vo formálnych listoch. Okrem toho sa formátovanie tradičných listov odosielaných poštou líši od formátov odosielaných e-mailom. Pokračujte v čítaní, aby ste sa dozvedeli viac o správnom spôsobe formátovania vášho nasledujúceho písmena.

Metóda 1 zo 4: formálny alebo obchodný list

1
V hornej časti listu zadajte svoje meno a adresu. Zahrňte adresu, mesto, štát a PSČ do bloku, ktorý je zarovnaný doľava a oddelený medzerou.
- Mesto, štát a PSČ sú uvedené na rovnakom riadku, zatiaľ čo adresa ulice má vlastný riadok.
- Ak odosielate list pomocou profesionálneho hlavičkového papiera, ktorý obsahuje tieto informácie, tento krok preskočte. Neopakujte adresu odosielateľa dvakrát.
2
Zadajte dátum priamo pod svoju adresu. Podľa toho, čo uprednostňujete, zadajte dátum napísania listu alebo dátum jeho dokončenia.
- Dátum by mal byť zarovnaný vľavo, rovnako ako adresa priamo nad ním.
- Napíšte dátum vo formáte mesiac-deň-rok. Mesiac napíšte textom, ale pomocou čísel zadajte deň a rok. Napríklad: 9. februára 2013.
3

Medzi dátum a ďalšiu časť listu vložte prázdny riadok. Tým sa adresa pekne oddelí od ďalšej sekcie.
4
Prípadne použite referenčný riadok. Ak píšete list s odkazom na niečo konkrétne, môže pomôcť vloženie referenčného riadku začínajúceho na „Re:“
- Zarovnajte referenčnú čiaru doľava a ponechajte ju v jednom riadku.
- Pri odpovedi na iný list, inzerát na prácu alebo žiadosť o informácie použite referenčný riadok.
- Nasledujte voliteľný referenčný riadok s prázdnym riadkom, aby ste ho oddelili od ďalšej časti písmena.
5
Zadajte adresu príjemcu. Zahrňte meno a titul príjemcu, ako aj názov spoločnosti, adresu, mesto, štát a PSČ.
- Všetky tieto informácie by mali byť zarovnané doľava a oddelené medzerou. Meno príjemcu by malo byť napísané na jeho vlastnom riadku, rovnako ako názov príjemcu, názov spoločnosti a adresa. Mesto, štát a PSČ sú uvedené v rovnakom riadku.
- Pri odosielaní listu do inej krajiny uveďte názov krajiny všetkými veľkými písmenami v samostatnom riadku pod adresou.
- Pokiaľ je to možné, adresujte list konkrétnej osobe a oslovte ju príslušným názvom, napríklad „Pán“. alebo „pani“ Ak si nie ste istí pohlavím príjemcu, názov preskočte.
- Sledujte celú adresu s prázdnym riadkom.
6
Začnite telo listu zdvorilým pozdravom. Typické pozdravenie začína slovom „Vážený“, po ktorom nasleduje osobné meno a priezvisko príjemcu. Za menom nasleduje čiarka.
- Pozdrav by mal byť zarovnaný doľava.
- Ak nepoznáte pohlavie príjemcu, môžete tohto jednotlivca osloviť jeho celým menom, alebo pokračovať priezviskom a jeho pracovnou pozíciou.
- Po pozdrave nechajte prázdny riadok.
7
V prípade potreby napíšte predmet. Predmetný riadok napíšte všetkými veľkými písmenami pod pozdrav a nechajte ho zarovnaný vľavo.
- Predmet by mal byť stručný, ale popisný. Skúste to udržať na jednej línii.
- Všimnite si toho, že to nie je konvenčné a mali by ste ho používať striedmo.
- Ak ste zadali referenčný riadok, nezahrňte riadok s predmetom.
- Zahrňte prázdny riadok za riadok predmetu, ak ste ho uviedli.
8

Začnite časť tela krátkym úvodom, ktorý vysvetľuje účel vášho listu. Zarovnajte odseky doľava a môžete však použiť odsadenie na začiatku odsekov.
9
Nasledujte svoj úvod s dlhšou časťou tela. Táto časť by mala rozpracovať účel vášho listu a mala by zahŕňať aj záver, ktorý veci sumarizuje.
- Napíšte stručnú časť tela. Každý odsek oddeľte medzerou, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom nechajte prázdny riadok.
10
Ukončite svoj list zdvorilým zatváraním. Medzi zdvorilé uzávery patria napríklad „s pozdravom“, „s pozdravom“ alebo „ďakujem“. Nezabudnite zarovnať zatváranie doľava a sledovať ho čiarkou.
- Na začiatku používajte iba prvé písmeno prvého slova.
11

Nasledujte záver so svojim menom. Pred zadaním celého mena však nechajte tri prázdne riadky a potom v nasledujúcom riadku názov pracovného miesta.
12
Uveďte všetky prílohy na konci listu. Ak nejaké uvádzate, zadajte do riadku pod zadaným menom a názvom „Prílohy“ a uveďte zoznam zahrnutých príloh.
- Všimnite si toho, že to nie je potrebné, ak nemáte žiadne prílohy.
- Jeden priestor a zarovnanie časti doľava doľava.
13

Zahrňte iniciály pisateľa, ak sú k dispozícii. Ak iná osoba napísala písmeno a vy ste ho nadiktovali, uveďte prvý a posledný iniciál pisateľa v spodnej časti listu, jeden riadok pod prílohami.
14

Po vytlačení listu sa podpíšte pod svoje meno. Ručne napíšte svoje meno, najlepšie kurzívou, medzi koncový text a zadané meno. Ručné podpísanie listu ukazuje príjemcovi, že ste si našli čas na odoslanie tohto listu, a preto je dôležitý.

Ako vytlačím list s medzerou na oboch stranách papiera?

Metóda 2 zo 4: priateľský list

1
Uveďte dátum. V pravom hornom rohu listu uveďte dátum napísania alebo dokončenia listu.
- Napíšte dátum vo formáte mesiac-deň-rok. Písanie mesiaca v texte sa zvyčajne považuje za štandardný formát, ale môžete sa vyhnúť aj písaniu celého dátumu v číselnej forme.
- Dátum by mal byť zarovnaný k pravej strane stránky.
2
Napíšte priateľský pozdrav. Pozdrav „Drahý“ je stále najbežnejší, ale v závislosti od vzťahu, ktorý s príjemcom máte, možno budete môcť napísať meno príjemcu bez formalít.
- Pozdrav je potrebné zarovnať doľava a nasledovať čiarkou.
- Pri písaní priateľovi alebo rovesníkovi môžete spravidla napísať iba ich krstné meno. Napríklad: „Drahá Jane“.
- Ak chcete ešte príležitostnejšie priateľské listy, možno by ste mohli nahradiť „Vážený“ neformálnym pozdravom ako „Dobrý deň“, „Ahoj“ alebo „Hej“.
- Ak píšete staršieho alebo niekoho, komu by ste mali prejaviť trochu rešpektu, zadajte osobné meno a priezvisko. Príklad: „Vážená pani Robertsová“
- Medzi pozdravom a hlavným textom listu nechajte prázdny riadok.
3
Do textu listu zahrňte úvod, telo a záver. Úvod a záver by mali pozostávať iba z jedného krátkeho odseku, ale časť tela je zvyčajne výrazne dlhšia.
- Zarovnajte hlavný text písmena doľava, ale odsadte prvý riadok každého odseku.
- Celý hlavný text by mal mať jednu medzeru. Spravidla nepreskočíte riadky medzi odsekmi priateľským listom, ale môžete to urobiť prijateľne, ak to zlepší čitateľnosť vášho listu.
- Za poslednou vetou hlavného textu nechajte prázdny riadok, aby ste ho oddelili od záverečného.
4
Ukončite vhodným zatváraním. „S pozdravom“ je stále celkom bežný záver, aj keď ide o priateľské listy. Ak je však list dostatočne príležitostný, môžete zahrnúť aj menej konvenčné zatváranie. Skúste niečo ako „Do budúcna!“ alebo „Porozprávame sa neskôr!“ ak píšete blízkemu priateľovi.
- Za uzávierkou postupujte čiarkou, ale neuvádzajte za ňou napísanú verziu svojho mena.
- Záver by mal byť v súlade s nadpisom.
5
Podpíšte svoje meno. Podpíšte svoje meno priamo pod záver. Vaše meno je zvyčajne napísané kurzívou, nie tlačou.
- Ak ste s príjemcom na základe krstného mena, môžete sa podpísať svojim krstným menom a nechať to tak. Ak však príjemca nemusí vedieť, kto ste, vaše krstné meno, nezabudnite uviesť aj svoje priezvisko.

Na rozdiel od listu doručeného na papieri nebudete môcť svoj e -mailový list vlastnoručne podpísať.

Metóda 3 zo 4: formálny alebo obchodný e -mail

1
Začnite krátkym, ale presným popisom účelu vášho e -mailu. Tento popis by mal byť umiestnený v poli predmetu vášho e -mailu, nie v tele skutočného e -mailu.
- Ak príjemca očakáva váš e -mail, tento popis môže jednoducho odkazovať na predmet. Ak sa s e -mailom neočakáva, tento popis môže byť trochu zložitejší. Cieľom by malo byť, aby čitateľ vedel, čo môže očakávať pri otvorení vášho e -mailu. To znamená, že musí motivovať vášho čitateľa, aby ho skutočne otvoril.
2
Začnite skutočný e -mail formálnym pozdravom. Začína sa spravidla „Vážený“ a po ňom nasleduje formálny názov jednotlivca alebo spoločnosti, s ktorou si píšete.
- Ak je to možné, adresujte list konkrétnemu príjemcovi. Nezasielajte list nemenovaným príjemcom. „Komu sa to môže týkať“ používajte iba ako poslednú možnosť.
- Presne povedané, najvhodnejšou interpunkciou, ktorú je potrebné použiť po pozdravení, je stále dvojbodka. To znamená, že v dnešnej dobe väčšina ľudí používa čiarku po pozdravení formálneho e-mailového listu.
- Ak si nie ste istí, či máte príjemcu osloviť „pani“ alebo „Pán“, namiesto toho napíšte celé meno danej osoby.
- Nasledujte formálne pozdravenie prázdnym riadkom.
3
Napíšte text listu tak, aby bol stručný, ale informatívny. Ako každé písmeno, hlavný text by mal obsahovať úvod, telo a záver. Celú vec vrátane časti tela držte čo najkratšiu a najpodstatnejšiu.
- Zarovnajte hlavný text doľava.
- Nepoužívajte žiadne zárezy.
- Hlavný text oddeľte medzerou, ale medzi každým odsekom a za posledným odsekom nechajte prázdny riadok.
4
Použite zdvorilé zatváranie. Napíšte „s pozdravom“ alebo inú rovnako zdvorilou koncovku za hlavným textom listu a čiarkou ho nasledujte.
- Nezabudnite zarovnať zatváranie doľava a veľké písmená iba v prvom písmene prvého slova.
- K ďalším potenciálnym formálnym uzávierkam patrí „Ďakujem“, „S pozdravom“ a „Všetko najlepšie“.
5
Napíšte svoje meno priamo pod záver. Na rozdiel od listu doručeného na papieri nebudete môcť svoj e -mailový list vlastnoručne podpísať.
- Zarovnajte svoje meno doľava.
6
V spodnej časti zadajte svoje kontaktné údaje. Preskočte riadok za svojim menom a potom zadajte svoju fyzickú adresu, telefónne číslo, e-mailovú adresu a prípadne webovú stránku alebo blog.
- Zarovnajte doľava a oddeľte všetky tieto informácie. Každej novej informácii dajte samostatný riadok.

Metóda 4 zo 4: priateľský e -mail

1

Začnite stručným, ale presným popisom predmetu vášho e -mailu v poli predmet. To príjemcovi umožňuje rýchlo naskenovať predmet pred otvorením vášho e -mailu a poskytne mu dostatok informácií, aby vedel, čo môže očakávať.
2
Začnite zdvorilým pozdravom alebo pozdravom v skutočnom texte e -mailu. Mali by ste zahrnúť akýkoľvek zdvorilý pozdrav, ktorý sa vám páči, napríklad „Vážený“. Nasledujte toto meno príjemcu.
- Zarovnajte pozdrav doľava.
- Ak píšete blízkemu priateľovi, môžete sa úplne vzdať pozdravu a začať iba jeho krstným menom, za ktorým nasleduje čiarka.
- Medzi pozdrav a telo e-mailu uveďte prázdny riadok.
3

Napíšte telo e -mailu. Rovnako ako všetky ostatné písmená, aj text vašej e-mailovej adresy by mal obsahovať úvod, text a záver. Ak však píšete e -mail blízkemu priateľovi, tento druh formátovania nemusí byť potrebný.
4
Dokončite svoj e -mail záverečným pozdravom. Pri zatváraní e -mailu priateľovi nemusí byť toto zatváranie formálne, ale malo by signalizovať, že sa váš e -mail končí.
- Ak si píšete s veľmi blízkym priateľom, niekedy je úplne v poriadku, ak pošlete e -mail svojim menom a vynecháte všetky pozdravy.

Ak chcete formátovať formálny obchodný list, začnite zadaním svojho mena, adresy a dnešného dátumu v hornej časti listu.

Tipy

Všimnite si toho, že medzi formálnymi listami v Európe a Spojenými kráľovstvami existuje niekoľko rozdielov. Vo Veľkej Británii sú spiatočná adresa a dátum zarovnané doprava a riadok predmetu, pokiaľ je uvedený, je vycentrovaný. Dátum je navyše napísaný vo formáte deň-mesiac-rok a namiesto dvojbodky nasleduje čiarka.
Ak sa vám nepáči tu zahrnutý formát, niekedy nazývaný aj blokový formát, môžete sa tiež zoznámiť s upraveným formátom bloku a poloblokovým formátom. Tieto formáty obsahovali v zásade rovnaké informácie, ale len ich inak organizovali.

Prečítajte si tiež: Ako podporovať prírodnú zvedavosť dieťaťa prostredníctvom vedy?

Ako formátovať list?

Kroky

Metóda 1 zo 4: formálny alebo obchodný list

Metóda 2 zo 4: priateľský list

Metóda 3 zo 4: formálny alebo obchodný e -mail

Metóda 4 zo 4: priateľský e -mail

Tipy

Otázky a odpovede

Prečítajte si tiež: