Ako napísať silné riadky s predmetom e -mailu?
Ak chcete napísať silný predmet e -mailu, vytvorte stručnú frázu, ktorá v 50 znakoch alebo menej uvedie účel vášho e -mailu. Téma napríklad môže čitateľovi povedať, čo od neho potrebuje, a poskytnúť mu konečný termín na dokončenie akcie. Použite jednoduchý jazyk a skratky, aby ste čo najviac skrátili predmet. Nezabudnite pred odoslaním e -mailu prečítať nahlas svoj predmet a overiť si zrozumiteľnosť a gramatické chyby. Ak chcete získať ďalšie tipy na zefektívnenie predmetu, čítajte ďalej!
Ak chcete napísať silný predmet e -mailu, vytvorte stručnú frázu, ktorá v 50 znakoch alebo menej uvedie účel vášho e -mailu.
Predmet e -mailu je často tým, čo čitatelia používajú na rozhodnutie, či váš e -mail otvoria. Tieto medzery je potrebné vyplniť krátkym, výstižným a detailne orientovaným jazykom, aby váš príjemca nemohol odstrániť váš e-mail bez toho, aby si ho dokonca prečítal. Ak presne uvediete, prečo by mal váš čitateľ vidieť, čo chcete povedať, pomocou podrobností v riadkoch predmetu, mali by ste sa tešiť na rýchlejšie a častejšie reakcie na vaše e -maily.
Časť 1 z 3: formátovanie riadkov predmetu
- 1Nenechávajte riadok predmetu prázdny. Keď sa rozhodnete, že zahŕňa predmet, nie ste využívať príležitosti, ktoré poskytuje k tomu vo svojich čitateľov. Ak budete mať prázdny riadok predmetu, budete tiež vyzerať lenivo. Najdôležitejšie je, že v čitateľovi určite nebude cítiť, že potrebuje rýchlo otvoriť alebo odpovedať na váš e -mail.
- 2Pred napísaním e -mailu napíšte svoj predmet. Váš predmet môže pôsobiť ako dodatočná myšlienka, ktorá nie je taká dôležitá ako skutočný obsah vášho e -mailu. Pretože je to prvá vec, ktorú váš čitateľ vidí, je rovnako kritická - ak nie ešte viac! - ako to, čo je vo vnútri. Aby ste svojmu predmetu venovali dostatok času a pozornosti, napíšte ho skôr, ako napíšete čokoľvek ďalšie.
- 3Aby ste predišli nedbanlivosti, dodržujte štandardné pravidlá pre veľké písmená. Pokiaľ neposielate rýchlu poznámku niekomu, koho dobre poznáte, mali by ste svoje e -maily považovať za formálnu komunikáciu. Predmety uveďte veľkými písmenami rovnako, ako by ste napísali veľké písmená v názvoch svojich prezentácií.
- Nezabudnite na niekoľko základných pravidiel, ktoré vám pomôžu správne používať veľké písmená. Vždy napríklad napíšte prvé a posledné slová riadkov predmetu veľkými písmenami. Tiež by ste mali vždy používať veľké písmená podstatné mená (hora, prezentácia, budova), zámená (on, ona, oni), slovesá (ísť, zmeniť), príslovky (rýchlo, pomaly) a prídavné mená (nedbalý, vynikajúci). Články (a, an,), predložky (in, out) alebo koordinačné spojky (a, ale) by ste nemali písať veľkými písmenami.
- 4Vyhnite sa spracovaniu riadkov predmetu ako úplných viet. Aj keď by vaše riadky predmetu mali byť gramaticky správne, považujte ich za nadpisy a nie za vety, ktoré vždy vyžadujú interpunkciu. Riadky vášho predmetu nemusia byť zakončené bodkou, otáznikom alebo výkričníkom.
- Uvedomte si, že niektoré filtre nevyžiadanej pošty automaticky zaradia e -maily s interpunkčnými riadkami do filtra nevyžiadanej pošty.
- Občas možno budete chcieť použiť otáznik, aby ste upútali pozornosť čitateľa. Túto stratégiu nadmerne nepoužívajte.
- Prepojte viacero fráz v riadkoch s predmetmi čiarkami. Predmetný riadok: „Naplánovaná schôdza na utorok - vyžaduje sa vaša účasť“ obsahuje dve odlišné frázy prepojené pomlčkou.
Váš predmet môže pôsobiť ako dodatočná myšlienka, ktorá nie je taká dôležitá ako skutočný obsah vášho e -mailu. - 5Predmety ponechajte kratšie ako 50 znakov. Váš predmet by mal byť čo najstručnejší. Niekedy to môže vyžadovať, aby ste niektoré detaily vynechali v prospech ostatných. Je dôležité, aby váš čitateľ hneď, ako si prečítal váš predmet, vedel, čo musí urobiť.
- Nie vždy môže byť možné udržať riadky predmetu na úrovni 50 znakov alebo menej. Niekedy prejdete aj desať znakov. Ak však začnete strieľať podľa pravidla 50 znakov, automaticky začnete písať kratšie riadky predmetu.
- 6Umiestnite dôležité slová na prvé miesto, aby ste upútali pozornosť čitateľa. Tieto slová sa budú líšiť v závislosti od účelu vášho e -mailu. V niektorých e -mailoch môže byť na prvom mieste vaše meno a titul, pričom v ostatných môže byť potrebná činnosť, ktorú požadujete vy alebo čitateľ. Zamyslite sa nad tým, vďaka čomu váš čitateľ s najväčšou pravdepodobnosťou otvorí váš e -mail, a slová, ktoré zodpovedajú danej téme, umiestnite na začiatok predmetu.
- Vo všeobecnosti by ste mali začať svoj predmet slovom, ktoré naznačuje, prečo kontaktujete svojho čitateľa. Ak ste napríklad nedávno zmenili kancelárske predpisy, napíšte: „Zmenené firemné predpisy - Vyžaduje sa vaša kontrola dnes.“
- 7Účel e -mailu komunikujte zvolením konkrétnych podstatných mien a slovies. Do svojho predmetu nezahrňte vágne alebo nejasné podstatné mená a slovesá. Namiesto toho použite slová, ktoré konkrétne naznačujú, čo presne od svojho čitateľa očakávate. Tým sa skráti dĺžka vášho predmetu a zároveň v ňom budú uvedené potrebné informácie.
- Namiesto: „Kontaktovať vás a overiť si nové informácie“, napíšte: „Revidované pravidlá HR - Vyžaduje schválenie do stredy“. V druhej verzii predmetu ste presne objasnili, čo sú to „nové informácie“ a prečo kontaktujete čitateľa. Opravili ste akékoľvek nejasnosti v tom, či si príjemca musí e -mail prečítať a čo musí urobiť, keď ho otvorí.
Časť 2 z 3: poskytnutie podrobností v riadkoch predmetu
- 1Zadajte účel svojho e -mailu. Povedzte čitateľovi, prečo ich kontaktujete. Buďte čo najkonkrétnejší. Pomôže to čitateľovi okamžite zistiť, či by mal vašu správu otvoriť.
- Predmet, ktorý požaduje odporúčací list alebo referenciu, môže vyzerať takto: „Žiadosť o referenciu pre Tamaru G. do piatka 3.“
- Ak ponúkate svojmu čitateľovi výhodu, vyskúšajte niečo ako: „Vymeňte olej u Jima s 50% zľavou iba tento týždeň.“
- 2Napíšte, akú akciu má váš čitateľ vykonať. Hneď ako uvidí váš e -mail, váš čitateľ bude chcieť vedieť, čo musí urobiť. Mať tieto znalosti okamžite pripraví vášho čitateľa, aby hľadal ďalšie podrobnosti v obsahu vašej poznámky.
- Namiesto toho, aby ste napísali „Oslovte laskavosť“, zadajte predmet: „Potrebujem vašu pomoc pri písaní návrhu projektu budúci týždeň.“ Vďaka tomu bude čitateľ nielen vedieť, že žiadate o pomoc, ale tiež presne vysvetlí, čo dúfate, že pre vás čitateľ urobí.
- 3Poskytnite termín, aby čitateľ vedel, kedy má odpovedať. Ak čitateľovi nedáte vedieť, kedy potrebujete, aby vykonal akciu alebo odpovedal, môže otvoriť váš e -mail až zajtra, budúci týždeň alebo dokonca budúci mesiac. Nie je to preto, že by vám váš čitateľ nechcel pomôcť. Väčšina ľudí dostane desiatky alebo dokonca stovky e -mailov denne, takže e -maily bez jasných termínov sa v stáde ľahko stratia.
- Ak je váš e -mail obzvlášť dôležitý a vyžaduje okamžitú odpoveď, môžete čitateľa pomocou slov „Naliehavé“, „Kritické“ alebo „Potrebná okamžitá odpoveď“ upozorniť, že by tejto poznámke mal venovať osobitnú pozornosť.
Aby ste svojmu predmetu venovali dostatok času a pozornosti, napíšte ho skôr, ako napíšete čokoľvek ďalšie. - 4Uveďte, kto ste, ak vás čitateľ ešte nepozná. Niekedy pošlete e -mail ľuďom, ktorých ste nikdy predtým nestretli. V týchto prípadoch môže byť pre vás dôležité poskytnúť čitateľovi názov, spoločnosť alebo meno, aby mali dôvod otvoriť vašu poznámku. V opačnom prípade sa môžete zdať, že ste len náhodná osoba, ktorej e -mail môže ísť rovno do koša!
- Možno ste študent, ktorý sa spojí s miestnym politikom kvôli školskému projektu. Napíšte: „Stredoškolský senior žiadajúci o rozhovor pre projekt, termín 34.“
- 5Uveďte stretnutie s čitateľom, ak sú čerstvým známym. S touto osobou sa môžete stýkať, pretože ste sa práve stretli a dúfate, že si s ňou vytvoríte bližší vzťah. Zapamätajte si ich pamäť v riadku predmetu, aby si zapamätali stretnutie s vami. Ak si spomenú na vaše predchádzajúce stretnutie, s väčšou pravdepodobnosťou sa dohodnú na následnom opatrení.
- Možno ste mali krátku diskusiu na konferencii alebo večeri o niektorých z vašich spoločných záujmov. Uveďte svoj predmet: „V nadväznosti na náš chat na Kongrese spisovateľov, 1 330.“
- 6Pomenujte svoj vzájomný kontakt, ak vás čitateľ predstavuje. Ak vás niekto iný kontaktuje s príjemcom, je dôležité, aby ste túto skutočnosť objasnili. Váš čitateľ bude oveľa pravdepodobnejšie, že otvorí e -mail s predmetom, ktorý obsahuje meno niekoho známeho, a nie anonymnú osobu, s ktorou sa nikdy nestretol. Váš čitateľ sa môže tiež rozhodnúť osloviť váš vzájomný kontakt a potvrdiť úvod.
- Napíšte napríklad: „Študent Dr. Smitha @ Hopkins, žiadajúce stretnutie budúci mesiac.“
Časť 3 z 3: Zefektívnenie a korektúra vašich tém
- 1Aby ste sa vyhli zmätkom, používajte jednoduchý jazyk. Nechcete, aby mal váš čitateľ problém porozumieť vášmu predmetu. Nepoužívajte príliš dlhé slová a zložitú slovnú zásobu. Predstierajte, že odosielate svoj e -mail stredoškolákovi, a položte si otázku, či porozumie každému slovu v riadku predmetu.
- Vyhnite sa používaniu nejasnej slovnej zásoby, keď bude stačiť jednoduchšie slovo. Vyberte „Nové pravidlá balíka Office - rýchlo skontrolujte a odpovedajte“ namiesto „Nové pravidlá balíka Office - kontrolujte a odpovedajte pohotovo“. „Rýchlo“ a „s ochotou“ znamená to isté, ale prvá možnosť je menej náročná a mätúca.
- 2Na skrátenie riadkov predmetu použite symboly a skratky. Mnoho slov je možné skrátiť bez toho, aby čitateľ zostal zmätený. Používajte iba bežné skratky a symboly a prečítajte si nadpis, aby ste zaistili, že nedôjde k zámene účelu vášho e -mailu.
- Dni v týždni sa dajú napríklad všetky skrátiť. „@“ je spoločný symbol pre „at.“ „RE:“ môžete použiť aj na označenie „o“. „EOM“ môže byť použité pre „koniec správy“ a „EOD“ môže znamenať „koniec dňa“.
- 3Skontrolujte pravopisné a gramatické chyby. Rovnako ako ostatné časti vášho e -mailu nesmie byť v predmete žiadne chyby. To zaistí, že nebudete pôsobiť neprofesionálne alebo lenivo hneď od začiatku, ešte než bude mať čitateľ šancu otvoriť vašu poznámku.
- E-mailová kontrola pravopisu nemusí pokrývať riadky predmetu, preto buďte obzvlášť opatrní pri pravopisných chybách. Ak máte obavy, skopírujte predmetný riadok a prilepte ho do dokumentu programu Word alebo Google a spustite tam kontrolu pravopisu.
- Váš predmet nemusí byť úplnou vetou. Avšak, vyhnúť sa bežné gramatické chyby, ako je mätúce "sú", "ich" a "tam" alebo "Vy" a "váš".
Váš čitateľ bude oveľa pravdepodobnejšie, že otvorí e -mail s predmetom, ktorý obsahuje meno niekoho známeho, a nie anonymnú osobu, s ktorou sa nikdy nestretol. - 4Prečítajte si nahlas riadky predmetu a overte si ich zrozumiteľnosť. Najlepším spôsobom, ako zaistiť, aby boli vaše témy jednoduché, stručné a správne napísané, je prečítať si ich nahlas. Keď počujete vyslovené slová, chytíte chyby, ktorých by ste sa nedopustili, keby ste ich práve skontrolovali na obrazovke.
- Ak ste na verejnom mieste, čítajte slová potichu popod nos.
- Nezadávajte rutinné riadky s predmetom výkričníkov!!! alebo všetky CAPS. Stratíte dôveryhodnosť.
- Nikdy nezačínajte vetu v predmete, ktorý končí v obsahu vášho e -mailu. Nechcete napríklad napísať do predmetu správy „Žiadam vás o láskavosť, ktorú by som chcel...“ a potom otvorte e -mail s textom: „urobte do piatku“.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť šablónu e -mailu v službe Salesforce?
Súvisiace články
