Ako zatvoriť pracovný e -mail?
1. Pripomeňte príjemcovi účel e -mailu.
2. Vyberte odhlasovanie vhodné pre tón.
3. Vyhnite sa používaniu láskyplných výrazov.
4. Zahrňte základné identifikačné údaje.
5. Udržujte svoj podpis stručný.
Môžu to zahŕňať napríklad to, ako dobre poznáte osobu, s ktorou si píšete, účel e -mailu a to, či je váš e -mail súčasťou reťazca.
Zdá sa, že môže byť ťažké zastrieť dôležitý obchodný e -mail. Existuje toľko spôsobov, ako dokončiť svoju správu! V konečnom dôsledku však spôsob, akým zatvoríte svoj e -mail, bude závisieť od niekoľkých rôznych faktorov. Môžu to zahŕňať napríklad to, ako dobre poznáte osobu, s ktorou si píšete, účel e -mailu a to, či je váš e -mail súčasťou reťazca. S ohľadom na tieto faktory vytvorte vhodnú záverečnú vetu. Potom vyberte správne odhlásenie a rozhodnite sa, čo vložíte do svojho podpisu.
Časť 1 z 3: Napíšte svoje záverečné poznámky
- 1Pripomeňte príjemcovi účel svojho e -mailu. Existuje mnoho dôvodov pre napísanie e -mailu v obchodnom prostredí. Presné určenie primárneho účelu e -mailu vám pomôže určiť najlepší spôsob, ako ho zabaliť.
- Ak napríklad podávate žiadosť, ukončite ho napríklad slovami „Ďakujem za váš čas“ alebo „Ďakujem za zváženie“.
- Ak odpovedáte na žiadosť o informácie alebo pomoc, môžete to skončiť slovami „Dúfam, že to pomôže!“ alebo „Dajte mi vedieť, ak existuje iný spôsob, akým by som vám mohol pomôcť.“
- Ak si nastavujete osobné stretnutie, môžete skončiť s niečím ako: „Uvidíme sa budúci týždeň!“
- 2Používajte vhodný tón pre svoje publikum. Zamyslite sa nad tým, ako dobre poznáte človeka, s ktorým si píšete, aký s ním máte vzťah a čo sa snažíte dosiahnuť. E-mail manažérovi na vyššej úrovni alebo dôležitému novému klientovi by mal byť pravdepodobne formálnejší ako e-mail známemu spolupracovníkovi.
- Ak napríklad nastavujete stretnutie s klientom, dobrým záverečným vyhlásením môže byť niečo ako: „Teším sa na naše stretnutie 24. Ak máte otázky, kontaktujte ma na čísle 555-555-5555. "
- Na druhej strane, ak si dohodnete priateľské stretnutie so spolupracovníkom, ktorého dobre poznáte, môže byť úplne v poriadku skončiť s niečím ako: „To znie dobre! Uvidíme sa zajtra!:)“
- 3Neuvádzajte záverečné vyhlásenie, ak je váš e -mail súčasťou reťazca. Ak je to váš prvý e -mail o danej téme, alebo ak ide o obzvlášť dôležitý e -mail, pravdepodobne bude vhodné zahrnúť záverečné poďakovanie alebo „výzvu na akciu“. V obchodných e -mailoch je však stručná informácia. Ak je váš e -mail súčasťou dlhého reťazca, možno nebudete musieť uvádzať nič nad rámec najdôležitejších informácií.
- Ak napríklad ukončujete dlhý rozhovor s šéfom o e -maile o úlohe, možno nebudete musieť hovoriť oveľa viac ako: „Dobre. Urobím to v piatok do konca dňa. -M. "
V konečnom dôsledku však spôsob, akým zatvoríte svoj e -mail, bude závisieť od niekoľkých rôznych faktorov.
Časť 2 z 3: výber odhlásenia
- 1Vyberte odhlásenie, ktoré zodpovedá tónu vášho e-mailu. Ak je váš e -mail formálny, odhláste sa niečím ako „s pozdravom“ alebo (pre ešte formálnejší dotyk) „S pozdravom“. Pri menej formálnych e -mailoch vám môže stačiť niečo ako „Dávajte si pozor“ alebo „Na zdravie“.
- Ak ste už dostali predchádzajúce e-maily od osoby, s ktorou si píšete, môžete sa pozrieť na jej prihlásenie a prispôsobiť jej tón. Ak napríklad majú tendenciu podpisovať niečím ako „srdečný pozdrav“, mali by ste sa odhlásiť s podobnou úrovňou formality.
- 2Použite odhlásenie, ktoré vyhovuje vášmu účelu. Rovnako ako záverečná veta, aj odhlásenie môže odrážať účel vášho e-mailu. Ak napríklad podávate jednoduchú žiadosť alebo stručne vyjadrujete vďačnosť za niečo, môžete použiť odhlásenie ako „Mnohokrát ďakujem“ alebo „Ďakujem veľmi pekne“, za ktorým nasleduje váš podpis.
- 3Vyhnite sa všetkému príliš láskyplnému. Pokiaľ osobu, s ktorou si píšete, veľmi dobre poznáte, vyhnite sa všetkému príliš slangovému, neformálnemu alebo láskyplnému. Vo všeobecnosti by sa v obchodných e -mailoch nemali používať veci ako „Láska“, „XOXO“ alebo „Objatie“.
- 4Vynechajte prihlásenie v krátkych alebo reťazcových e-mailoch. Ak je váš e-mail súčasťou dlhého reťazca alebo sa pokúšate niečo veľmi stručne a rýchlo oznámiť spolupracovníkovi, nemusí byť vôbec potrebné zahrnúť odhlásenie.
- Ak sa necítite pohodlne, keď preskočíte úplne, stačí jednoduché prihlásenie ako -Bernice alebo -B. by malo byť v poriadku pre krátke neformálne e -maily.
Vo všeobecnosti je najlepšie nepreplniť pracovný e -mail veľkým množstvom textu a obrázkov navyše.
Časť 3 z 3: Podpis vášho e -mailu
- 1Uveďte svoje základné identifikačné údaje. To, koľko informácií zahrniete do svojho podpisu, bude závisieť od toho, ako dobre poznáte svojho korešpondenta a ako často ste s ním komunikovali.
- Prvý e-mail by mal pravdepodobne obsahovať aspoň vaše úplné meno, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce a telefónne číslo.
- Pri komunikácii so spolupracovníkom alebo s niekým, komu často píšete e-maily, pravdepodobne stačí podpísať sa krstným menom alebo iniciálou.
- 2Udržujte svoj podpis stručný. Vo všeobecnosti je najlepšie nepreplniť pracovný e -mail veľkým množstvom textu a obrázkov navyše. Do podpisu elektronickej pošty nepridávajte nič nepotrebné, napríklad citáty, efektnú grafiku alebo množstvo odkazov.
- 3Nastavte si automatický podpis. Ak sa vám nechce písať pozíciu a kontaktné informácie pri každom odoslaní dôležitého e -mailu, môžete si vytvoriť podpis, ktorý váš e -mailový klient môže automaticky pridať do vašich správ.
- Niektoré programy, ako napríklad Outlook, vám umožňujú vytvoriť viac podpisov, takže si môžete vybrať ten, ktorý je pre daný e -mail najvhodnejší.
- Váš podpis by mal vyzerať takto:
- S Pozdravom,
- Jane Doe, analytička trhu
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Vo väčšine e -mailových klientov, ako je napríklad Outlook, je veľmi jednoduché nastaviť podpis, ktorý sa ku každému e -mailu pripojí automaticky.
E-mail manažérovi na vyššej úrovni alebo dôležitému novému klientovi by mal byť pravdepodobne formálnejší ako e-mail známemu spolupracovníkovi.
- Ak je to možné, nechajte inú osobu, aby dvakrát skontrolovala vašu prácu. Správna korektúra nemôže nič nahradiť.
- Všetky listy pred odoslaním upravte a skontrolujte ich - to znamená, že si prečítate správnu gramatiku a pravopis a odstránite typografické chyby. Zmeňte nejednoznačný jazyk, napr. Slová a frázy, ktoré sú nejasné alebo majú dvojitý význam.
- Použitie kontroly pravopisu nie je neomylné, pretože softvér často vloží správne napísané slovo, ale nie správne slovo pre kontext. Ak zmeníte „bankroll“ na „prázdny zoznam“, skutočne sa zmení význam vety. Musíte sa tiež spoliehať na svoje vlastné znalosti jemnosti gramatiky, pretože návrhy softvéru nie sú vždy správne.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť twitterový účet pre organizáciu?
Komentáre (1)
- Bol som v procese ukončovania e -mailu spolupracovníkom a tento článok skutočne splnil svoju úlohu, aby pomohol dotazovacej mysli dosiahnuť perfektnú odpoveď na vyplnenie pomerne dôležitej dokumentácie. Vďaka!
