Ako požiadať o stretnutie e -mailom?

V riadku predmetu uveďte, s čím by ste sa chceli stretnúť. Do predmetu e -mailu jasne uveďte svoj účel, aby príjemca ihneď vedel, že by ste sa s ním chceli stretnúť. Vyhnite sa používaniu neurčitých výrazov, ako napríklad „schôdza“ alebo „možný čas schôdze“. Namiesto toho v predmete použite konkrétne dátumy a časové rámce, aby váš príjemca hneď vedel, čo môže očakávať.

• Zadajte napríklad toto: „Žiadosť o schôdzu 57 o 11:00“.

Na začiatku svojho e -mailu použite vhodný pozdrav. Na začiatku správy skúste použiť štandardný, formálny pozdrav. Ak oslovíte verejného činiteľa alebo inú významnú osobu, s ktorou ste sa nikdy nestretli, použite v nadpise ich úplný názov. Ak kontaktujete spolupracovníka alebo nadriadeného, použite honorific ako „pán“, „pani“, „Mx.“ Alebo „slečna“. Ako všeobecné pravidlo skúste na začiatku e -mailu použiť pozdravy ako „vážený“, „ahoj“ a „ahoj“.

• Ak namiesto jednotlivca oslovujete všeobecný úrad alebo skupinu, použite namiesto toho „Komu sa to môže týkať“.
• Ak ste napríklad oslovili svojho nadriadeného, skúste navrhnúť pozdrav takto:
  „Vážený pán Jackson,
  dúfam, že vás tento e -mail nájde dobre! Chcel by som vás kontaktovať v súvislosti s možným stretnutím.“

Predstavte sa, ak sa stretávate s úplne neznámym človekom. Venujte svoj prvý odsek krátkemu úvodu, ak píšete verejnému činiteľovi alebo inej osobe, s ktorou ste sa nikdy predtým nestretli. Zamerajte sa na svoje meno, pozíciu a profesionálne spojenie, aby príjemca vedel, kto ste a prečo ho oslovujete. Ak kontaktujete niekoho, koho už poznáte, napríklad šéfa alebo spolupracovníka, necítite sa povinní vložiť úvodný odsek.

• Váš úvod by nemal trvať dlho.
• Skúste napísať niečo podobné:
  Vážená pani Atkinsová,
  volám sa Sarah Clementová a pracujem v útulku pre zvieratá Jones County.

Popíšte dôvod stretnutia a jeho celkový význam. Na začiatku e -mailu (po jeho úvode, ak ste sa ho rozhodli zahrnúť) uveďte typ stretnutia, ktoré by ste chceli s príjemcom absolvovať, a či pôjde o formálnu alebo príležitostnú záležitosť. Keď vysvetlíte, na čo je stretnutie určené, rozviňte, prečo je stretnutie dôležité pre úlohu, ktorú sa pokúšate splniť. Pokúste sa stručne vysvetliť, pretože váš príjemca nemusí mať dostatok času na to, aby prešiel vašim e -mailom.

• Skúste napríklad napísať niečo podobné: „Môžete sa so mnou stretnúť budúci týždeň a prediskutovať nadchádzajúcu adopciu? Keďže ste súčasným finančným poradcom útulku pre zvieratá, verím, že by ste mohli poskytnúť veľa informácií o pracovnom rozpočte organizácie. pre túto udalosť. "

Navrhnite možné miesto a čas stretnutia. Skúste premýšľať o mieste, ktoré je dobre známe a ktoré je príjemcovi ľahko prístupné. Ak pracujete v rovnakej budove alebo vo všeobecnom mieste ako osoba, s ktorou si píšete e -mail, zistite, či sa môžete stretnúť počas obednej prestávky. Ak s príjemcom nežijete ani nepracujete v blízkom okolí, skúste navrhnúť reštauráciu alebo iné verejné priestranstvo, kde by ste sa mohli stretnúť. Okrem toho uveďte niekoľko časov, ktoré vám vyhovujú, aby vám príjemca mohol jednoduchšie povedať o svojej dostupnosti.

• Ak máte obaja zaneprázdnené plány, zvážte naplánovanie schôdze cez telefón alebo videokonferenciu.
• Navrhnite napríklad niečo také: „Mohli by ste sa tento týždeň niekedy hojdať v útulku pre zvieratá? Budem na recepcii každý deň od 9 do 5.“

Požiadajte príjemcu, aby odpovedal na vašu správu. Pretože technicky plánujete udalosť, zdvorilo požiadajte, aby príjemca odpovedal svojou dostupnosťou. Ak kontaktujete obzvlášť zaneprázdneného jednotlivca, nezabúdajte, že odpoveď môže trvať jeden alebo dva dni. späť.

• Povedzte napríklad niečo podobné: „Ak by ste mi mohli oznámiť svoju dostupnosť na budúci týždeň, veľmi by som to ocenil!“

Pri ukončení e -mailu používajte srdečný záverečný jazyk. Vytvorte záverečnú vetu, ktorá upraví účel vášho e -mailu, aby príjemca jasne porozumel účelu stretnutia. Použite priateľský tón bude podpisovať svoj e-mail, pomocou frázy ako "S pozdravom," "Ďakujem," alebo "Všetko najlepšie." Po zapísaní odhlásenia nechajte pod svojim menom podpis, ktorý potvrdzuje vašu pozíciu alebo súčasnú kariéru.

• Poskytnite príjemcovi svoj jazyk. Ak hovoríte so spolupracovníkom, odhlásenie ako „Uvidíme sa čoskoro“ bude mať väčší zmysel ako „S úctou vaše“. Ak kontaktujete nadriadeného, bolo by „s pozdravom“ alebo „najlepšie prianie“ vhodnejšie ako príležitostné odhlásenie typu „Uvidíme sa“.
• Napíšte napríklad niečo takéto:
  Teším sa na skoré stretnutie s vami, pretože chcem, aby bol tento adopčný pohon čo najúspešnejší.
  S pozdravom
  Sarah Clement
  Coordinator Activities, Jones County Animal Shelter

Zahrňte všetky relevantné prílohy, ktoré sa týkajú schôdze. Pripojte všetky dokumenty, tabuľky alebo iné relevantné súbory, ktoré by mohli pomôcť pripraviť príjemcu na schôdzu. Ak sa s niekým stretávate v súvislosti s komplexnou témou, priložte akékoľvek brožúry alebo dátové listy, ktoré pomôžu príjemcovi porozumieť téme stretnutia.

• Ak napríklad diskutujete o zmenách rozpočtu na nadchádzajúcu udalosť, možno budete chcieť zahrnúť tabuľku rozpočtu na predchádzajúci rok.

V celom e -maile používajte profesionálny jazyk a správnu gramatiku. Korektúrujte svoju správu, či neobsahuje zjavné gramatické chyby a pravopisné chyby, aby váš konečný návrh vyzeral čo najleštenejšie a najčistejšie. Okrem toho odstráňte všetky skratky alebo slang, kvôli ktorým bude správa pôsobiť neformálnejšie alebo ťažšie zrozumiteľne. Ak váš konečný návrh nepôsobí profesionálne, príjemca nemusí vašu žiadosť brať vážne.

• Aj keď používanie ikon emodži môže byť zábavné v správach a príležitostných e -mailoch, nemali by ste ich používať na požiadanie o stretnutie.