Ako vedieť, kedy dať zamestnancovi písomné varovanie?
Vydanie písomného varovania pre zamestnanca nemusí byť príjemný proces, ale môže pomôcť udržať poriadok v spoločnosti a dať zamestnancovi možnosť napraviť svoje činy. Spravidla pred písomným varovaním urobíte slovné varovanie. Ak zamestnanec nereaguje zmenou správania, budete musieť nasledovať písomné upozornenie. Zhromaždite všetky relevantné informácie týkajúce sa zamestnanca a danej záležitosti, aby ste mohli napísať podrobné a účinné varovanie. To by malo obsahovať mená všetkých zúčastnených strán, povahu trestného činu, dátumy, časy a spôsob, akým by mal zamestnanec situáciu napraviť. Doručte varovanie osobne počas súkromného stretnutia, aby ste sa mohli o tejto záležitosti priamo porozprávať. Ak sa chcete dozvedieť, ako riešiť spor zamestnanca o varovanie,čítaj ďalej.
Keď napíšete varovanie a doručíte ho zamestnancovi, budete sa chcieť uistiť, že zamestnanec varovaniu porozumel.
Ak ste vedúci alebo vlastník podniku so zamestnancami pod vašim vedením, môže prísť čas, kedy budete musieť vydať písomné varovanie. Písomné varovanie je oficiálnym oznámením, že zamestnanec porušil zásady spoločnosti. Výstraha bude detail problém s odvolaním, ak k nemu došlo a ako dlho varovania je v účinku. Aj keď je to nepríjemné, vydanie písomného varovania môže pomôcť udržať poriadok v spoločnosti a dať zamestnancovi šancu napraviť svoje činy.
Časť 1 z 2: Rozhodnutie, či je čas na písomné varovanie
- 1Postupujte podľa obvyklého postupu varovaní. Varovania, ktoré sú vydávané zamestnancovi, sú spravidla vydávané po určitom postupe alebo eskalácii. Dodržiavaním postupu môžete zamestnancovi pomôcť presne pochopiť, akú úroveň disciplíny v súčasnej dobe dostáva a ako vážny je problém. Pozrite sa na nasledujúci priebeh varovaní zamestnancov, aby ste zistili, či je čas na písomné varovanie:
- Slovné varovanie
- Písomné varovanie
- Záverečné písomné upozornenie
- Výpoveď zamestnanca.
- 2Postupujte podľa kódu organizácie. Pred vydaním písomného varovania zamestnancovi si budete chcieť prečítať disciplinárny poriadok vašej organizácie. Zaistite, aby kód súhlasil s vašim rozhodnutím vydať písomné upozornenie. Pred odoslaním písomného varovania prispôsobte závažnosť problému disciplinárnemu kódu, ktorý používa vaša organizácia.
- Niektoré problémy nemusia byť veľmi vážne alebo sa s týmto zamestnancom vyskytujú prvýkrát. Môžu vyžadovať jednoduché slovné varovanie.
- Iné problémy môžu byť dosť vážne a môžu vyžadovať písomné varovanie, pričom sa obchádza slovné varovanie. Môžu to byť krádeže alebo hrozby násilím.
Ako dlho po incidente môžete vydať zamestnancovi písomné varovanie? - 3Zhromaždite informácie o probléme. Predtým, ako vytvoríte písomné varovanie, budete musieť zhromaždiť všetky dôležité informácie o zamestnancovi a danej záležitosti. Zhromažďovanie týchto informácií vám umožní posúdiť, či je písomné varovanie vhodné, a tiež vám umožní napísať podrobné a účinné varovanie.
- Zoznámte sa s dátumami a časmi akýchkoľvek priestupkov zamestnancov.
- Podrobne uveďte všetky konverzácie alebo predchádzajúce slovné upozornenia na tento problém.
- Zhromažďujte staré dokumenty, ktoré zamestnanec podpísal, dokumentujúc ich prijatie s podmienkami spoločnosti a ilustrujúce ich porušenie.
- 4Porozprávajte sa so zamestnancom. Pred vyplnením a odoslaním písomného varovania sa budete chcieť porozprávať súkromne s príslušným zamestnancom. Toto stretnutie vám umožní ďalej porozumieť situácii a presne posúdiť, či je ďalším krokom vydanie písomného varovania zamestnancovi.
- Konverzácia môže odhaliť, že išlo o nedorozumenie a nie sú potrebné žiadne ďalšie opatrenia.
- Možno budete môcť zhromaždiť viac informácií o incidente, čo vám umožní v prípade potreby lepšie vydať svoje písomné varovanie.
- 5Zistite, či je vašou povinnosťou vydať alebo napísať varovanie. Vo väčších organizáciách môže byť nejasné, kto by mal byť ten, kto má doručiť písomné varovanie, najmä ak má zamestnanec viac ako jedného nadriadeného alebo vedúceho. Uistite sa, že je to firemná politika, že vy ste ten, kto je povinný napísať alebo doručiť varovanie zamestnancovi.
- List spravidla vydá priamy nadriadený.
- V niektorých prípadoch môže o vydaní písomného varovania rozhodnúť skupinová schôdza.
Pred vyplnením a odoslaním písomného varovania sa budete chcieť porozprávať súkromne s príslušným zamestnancom.
Časť 2 z 2: Vytvorenie a vydanie písomného varovania
- 1Zahrňte potrebné informácie. Napriek tomu, že sa požiadavky medzi organizáciami môžu líšiť, existuje niekoľko spoločných prvkov, ktoré budete chcieť zahrnúť do svojho písomného varovania. Prečítajte si nasledujúce body informácií, aby ste vytvorili informačné a účinné písomné upozornenie:
- Uveďte mená všetkých zúčastnených strán.
- Povaha trestného činu.
- Dátum a čas, kedy došlo k priestupku.
- Podrobnosti o varovaní a časové obdobie zahrnuté vo varovaní.
- Pokyny pre zamestnanca, ako napraviť situáciu.
- Dôsledky tohto porušenia, ako aj dôsledky budúcich problémov.
- 2Buďte čo najkonkrétnejší. Pri písaní varovania budete musieť byť čo najkonkrétnejší a najpodrobnejší. Zahrnutie jasných a stručných podrobností do vášho varovania pomôže sprostredkovať presný problém, ktorý máte na dosah, a umožní vášmu zamestnancovi lepšie vykonávať opravy a vyhnúť sa ďalším priestupkom v budúcnosti.
- Obsahovať jasné vyhlásenie, ktoré popisujú problém v ruke. Napríklad „23. júna ste boli hlásení ako účastník fyzickej hádky s iným zamestnancom”.
- Varovania by mali objasňovať, čo sa stane, ak sa správanie zamestnanca neopraví. Napríklad „Ak dôjde k ďalšiemu priestupku, vydáme pred ukončením iba jedno posledné varovanie.“
- 3Písomné varovanie doručte osobne. Aj keď je varovanie napísané, neodošlete ho firemnou poštou alebo e -mailom. Doručenie písomného varovania bude potrebné urobiť osobne, počas súkromného stretnutia s príslušným zamestnancom. To umožní priamy rozhovor medzi oboma stranami a jasnú komunikáciu o danej záležitosti.
- Nechajte stretnutie k dispozícii najskôr.
- Poskytnite aj pozitívnu spätnú väzbu. Pri stretnutí sa nesústreďte len na to negatívne.
Pred vydaním písomného varovania zamestnancovi si budete chcieť prečítať disciplinárny poriadok vašej organizácie. - 4Uistite sa, že zamestnanec varovaniu rozumie. Keď napíšete varovanie a doručíte ho zamestnancovi, budete sa chcieť uistiť, že zamestnanec varovaniu porozumel. Diskutujte o podmienkach varovania, o jeho trvaní, o dôvodoch, prečo ho dostávajú, a o tom, ako môžu v budúcnosti napraviť svoj postup.
- Väčšina písomných výstrah bude mať miesto na podpisy. Nechajte svojho zamestnanca varovanie podpísať a vyhlásiť, že mu rozumie a súhlasí s ním.
- Umožnite zamestnancovi tiež právo namietať voči nároku. Niektoré informácie nemusia byť správne a mali by mať právo spochybniť varovanie.
- Pred rozhodnutím o písomnom upozornení si celý problém prečítajte.
- Porozprávajte sa so zamestnancom o probléme skôr, ako im dáte písomné varovanie.
- Písomné varovania sú spravidla vydávané po ústnom varovaní.
- Predtým než to urobíte, uistite sa, že ste zodpovedný za vydanie písomného varovania.
Prečítajte si tiež: Ako zistiť, či je zamestnanec v strese?
Otázky a odpovede
- Má zamestnanec dostať kópiu podpísaného písomného varovania?Áno, zamestnanec by mal dostať kópiu akéhokoľvek písomného varovania. Bude to jeho pripomienka a tiež zaistenie toho, aby obe strany vedeli, o čom varovanie je.
- Je možné poskytnúť písomné varovanie prostredníctvom textovej správy?Môžete, ale je to neprofesionálny prístup. Je tiež možné spochybniť, že nebol prijatý.
- Môže byť písomné varovanie vydané pred poradenstvom zamestnancovi?Áno, môže, v závislosti od závažnosti priestupku. Ak je priestupok závažný, poradenstvo sa dá obísť.
- Ako dlho je písomné varovanie platné?To závisí od politík organizácie, ale spravidla od šiestich do dvanástich mesiacov.
- Môže mi zamestnávateľ dať písomné varovanie bez toho, aby zverejnil zásady spoločnosti?Nie. Nemožno od vás očakávať, že budete postupovať podľa zásad, ktoré nepoznáte.
- Môžete dostať písomné varovanie, ak máte mimo hodiny?Potom vás môže písomne upozorniť na niečo, čo ste urobili, na hodinách; v tomto zmysle áno. Vo všeobecnosti nemôžete byť upozornení na niečo, čo ste robili mimo pracovného času, pokiaľ to nie je niečo škodlivé alebo je to v rozpore s pravidlom, ktoré platí vždy, nielen počas pracovného času (ako napríklad krádež v spoločnosti).
- Ako dlho po incidente môžete vydať zamestnancovi písomné varovanie?Mali by ste to urobiť ihneď po tom, ako sa o incidente dozviete, aby ste sa vyhli budúcim problémom, ktoré by mohli byť pred vami.
- Dostal som písomné varovanie a časť obvinení nebola pravdivá. Odmietol som podpísať. Čo môžem teraz urobiť?Váš zamestnávateľ by aj naďalej považoval písomné varovanie za vydané, aj keď ste odmietli podpísať. Najlepšou alternatívou je podpísanie listu a odvolanie sa proti prijatému rozhodnutiu. Podpísanie listu neznamená, že ste obvinenie prijali, je to skôr potvrdenie, že ste list dostali.
- Existuje lehota na písomné varovanie?Nie, neexistuje časový limit, pokiaľ ste najskôr poskytli slovné upozornenie.
- Môžete dostať posledné písomné varovanie bez toho, aby ste museli mať ústne alebo písomné stanovisko?Áno, v závislosti od závažnosti incidentu. Napríklad strata príjmu v dôsledku ovládateľnej chyby na strane zamestnanca môže mať za následok konečné písomné varovanie.
Nezodpovedané otázky
- Môžem pri prvom priestupku písomne upozorniť na nedbalosť?
- Môžem dostať konečné písomné upozornenie na meškanie z dobrého dôvodu?
- Je možné po slovnom upozornení zaslať zamestnancovi súhrn diskusie e -mailom? Môže e -mail ísť do osobných súborov?
Komentáre (1)
- Odpovede na všetky moje otázky som našiel tu na wikHow. Naozaj to pomáha.
