Ako vytvoriť plán na zlepšenie výkonu?
Ako supervízor je dôležité vypracovať plán zlepšovania výkonu pred tým, ako podniknete disciplinárne opatrenia voči zamestnancovi, aby ste ho mohli zapojiť do strategického zlepšovania výkonu.
Plán zlepšovania výkonu (skrátene PIP) je štandardným nástrojom na pomoc zamestnancom s nedostatočnou výkonnosťou. Cieľom plánu na zlepšenie výkonu je pomôcť zamestnancovi riešiť a opraviť akékoľvek problémy v jeho práci. Ako supervízor je dôležité vypracovať plán zlepšovania výkonu pred tým, ako podniknete disciplinárne opatrenia voči zamestnancovi, aby ste ho mohli zapojiť do strategického zlepšovania výkonu.
Časť 1 z 3: Identifikácia problému (problémov)
- 1Problémy s výkonom dokumentu. Predtým, ako zaradíte zamestnanca do plánu zlepšenia výkonu, potrebujete konkrétny dôkaz o tom, že si v práci vedie nedostatočne. Pri dokumentovaní problémov s výkonom zamestnanca používajte objektívne, vecné a podrobné informácie. Všeobecne sa považuje za osvedčený postup používať konzistentný formát dokumentácie o výkone zamestnancov, aby boli všetci zamestnanci hodnotení spravodlivo. Vaša dokumentácia by mala obsahovať nasledujúce položky:
- Informácie o zamestnancovi (meno, titul, prípadne identifikačné číslo atď.)
- Príslušné dátumy
- Popis nezrovnalostí vo výkonnosti
- Popis očakávaného výkonu
- Popis skutočného výkonu
- Akékoľvek konkrétne pravidlá alebo zásady, ktoré mohli byť porušené
- 2Porozprávajte sa so svojim zamestnancom o svojich obavách. Uskutočnite úprimné osobné stretnutie s príslušným zamestnancom, aby ste sa podelili o zistené problémy s jeho výkonom. Zdieľanie vašich postrehov so svojim zamestnancom je dôležité, aby porozumel vášmu pohľadu a uznal, že je problém. Pomocou dokumentácie poskytnite zamestnancovi čo najviac konkrétnych informácií. Buďte objektívni a nepoužívajte poburujúce alebo obviňujúce reči, aby sa zamestnanec necítil napadnutý.
- 3Zdôraznite spôsoby, ktorými sa správanie vášho zamestnanca odchyľuje od očakávaného správania. Dajte zamestnancovi vedieť, či sa dopustil konkrétneho priestupku voči politike, nedodržiava pracovné kvóty alebo jednoducho nespĺňa očakávania danej pozície. Zamerajte sa na výsledky správania, nie na jednotlivca, aby váš zamestnanec videl, ako jeho správanie ovplyvňuje výsledky v práci alebo na pracovisku ako celku.
Začiatočný a koncový dátum uveďte v pláne zlepšenia výkonnosti zamestnanca, spravidla je to 30-90 dní.
Časť 2 z 3: vypracovanie akčného plánu
- 1Stanovte svojmu zamestnancovi konkrétne, merateľné ciele zlepšovania. Ciele by mali byť konečné a pokiaľ je to možné, mali by zahŕňať čísla, ktoré je možné neskôr zmerať, aby sa účinne vyhodnotil pokrok. Vyhnite sa zovšeobecňovaniu alebo formuláciám, ktoré je možné interpretovať niekoľkými rôznymi spôsobmi. Špecifickosť cieľov zlepšovania zabráni nedorozumeniam v očakávaniach medzi vami a vašim zamestnancom. Niektoré príklady konkrétnych cieľov sú:
- „Zamestnanec vyrobí najmenej 150 jednotiek mesačne.“
- „Zamestnanec príde do práce každý deň najneskôr do 9:00 hod.“
- „Zamestnanec nebude mať v jednej správe viac ako jednu chybu výpočtu.“
- 2Zahrňte podrobný zoznam dostupných zdrojov. Mali by byť uvedené (a prípadne vysvetlené) všetky zdroje, ku ktorým má váš zamestnanec prístup. Pomôže vám to zdokumentovať, že ste zamestnancovi poskytli pomoc, a poskytne im predstavu o nástrojoch, ktoré mu môžu pomôcť zlepšiť sa. Zaistite, aby si zamestnanec bol vedomý týchto podpôr a ako by ich mal primerane používať.
- Tieto zdroje môžu zahŕňať finančné prostriedky, školiace materiály, čas mimo bežných povinností alebo čas a odborné znalosti iných ľudí.
- Napríklad zamestnancovi, ktorý zápasí s riadením času, by mohol byť poskytnutý prístup k nástroju plánovania administratívy, ktorý pomáha organizovať a stanovovať časové ciele pre dokončenú prácu.
- 3Vytvorte časový harmonogram na dosiahnutie cieľov zlepšovania výkonu. To udrží zamestnanca na ceste k dosiahnutiu cieľov v jeho pláne, aby neustále postupoval smerom k celkovému zlepšeniu výkonu.
- Začiatočný a koncový dátum uveďte v pláne zlepšenia výkonu zamestnanca, spravidla je to 30-90 dní.
- Zadajte dátumy medzi dátumami začiatku a ukončenia a identifikujte ciele, ktoré je potrebné v týchto dátumoch splniť.
- 4Identifikujte metriku, ktorá sa použije na meranie pokroku. Aby ste sa vyhli akýmkoľvek zmätkom zo strany zamestnanca, buďte čo najkonkrétnejší v tom, ako budete hodnotiť jeho pokrok pri dosahovaní cieľov. Rôzne ciele budú vyžadovať rôzne metódy merania. Ak je napríklad cieľom zlepšená dochádzka, uveďte, ako budete dochádzku zamestnanca sledovať. Niektoré príklady sú:
- „Zamestnanec bude používať ____ počítačový softvér; nadriadený bude kontrolovať záznamy o dochádzke k tomuto programu.“
- „Zamestnanec sa bude hlásiť svojmu nadriadenému na začiatku každého pracovného dňa.“
- 5Po dokončení plánu zlepšenia výkonu uveďte zamýšľané dôsledky. Zahrňte konkrétne opatrenia, ktoré budete vykonávať, ak sú ciele splnené alebo nesplnené do konca plánu zlepšovania výkonnosti. Váš zamestnanec by mal byť plne informovaný o tom, čo sa stane, keď plán skončí, aby vedel, čo môže očakávať vpred. Niektoré príklady dôsledkov zahŕňajú:
- „Zamestnanec je v skúšobnej dobe, kým úspešne nesplní najmenej tri z piatich cieľov uvedených v pláne zlepšenia výkonu.“
- „Pracovný pomer sa skončí, ak nie sú splnené dva alebo viac cieľov uvedených v pláne zlepšenia výkonu.“
- „Zamestnanec bude preradený na pozíciu _____, ak nebudú splnené všetky ciele uvedené v pláne zlepšenia výkonnosti.“
- 6Prezrite si so zamestnancom plán zlepšenia výkonu. Je dôležité, aby ste si so zamestnancom dôkladne preštudovali plán zlepšenia výkonu, aby ste podmienkam plánu rozumeli a cítili ste sa v nich príjemne. Ide o dohodu medzi dvoma stranami a v prípade potreby môže v budúcnosti slúžiť ako právny dokument.
- Poskytnite zamestnancovi kópiu plánu na zlepšenie výkonu.
- Slovne si s ním prejdite všetky jeho aspekty.
- Umožnite zamestnancovi reagovať a poskytnúť spätnú väzbu.
- Vykonajte všetky potrebné úpravy plánu tak, aby zodpovedali potrebám oboch strán.
- Získajte od zamestnanca ústne potvrdenie, že plne rozumie podmienkam plánu.
- Odhláste sa so svojim zamestnancom na pláne a potvrďte jeho prijatie a kontrolu.
Cieľom plánu na zlepšenie výkonu je pomôcť zamestnancovi riešiť a opraviť akékoľvek problémy v jeho práci.
Časť 3 z 3: sledovanie
- 1Sledujte pokroky svojich zamestnancov a dokumentujte ich. Pomocou metriky stanovenej v pláne zlepšenia výkonu zmerajte pokrok zamestnanca smerom k dosiahnutiu jeho cieľov a pokrok čo najdôkladnejšie zdokumentujte. To vám poskytne objektívny dôkaz o pokroku zamestnanca a pomôže vám zdieľať užitočnú spätnú väzbu s vašim zamestnancom.
- 2Pravidelne sa stretávajte so svojim zamestnancom a prediskutujte pokrok. Organizujte so zamestnancom pravidelné následné schôdze (denné, týždenné, dvojtýždenné, mesačné atď.). Zamestnanec je tak zodpovedný za zlepšovanie svojho výkonu a môže mu to pomôcť udržať si motiváciu a odhodlanie dosiahnuť úspech. Cieľom týchto stretnutí je pomôcť vášmu zamestnancovi uspieť.
- Poskytnite zamestnancovi spätnú väzbu o jeho pokroku smerom k cieľom zlepšenia.
- Umožnite zamestnancovi klásť otázky, hľadať rady alebo požadovať objasnenie výkonnostných cieľov.
- Ponúknite rady a návrhy, ktoré pomôžu zamestnancovi udržať sa na dobrej ceste.
- Získajte viac informácií o svojom zamestnancovi, aby ste lepšie pochopili spôsoby, akými mu môžete pomôcť.
- 3Posúďte účinnosť plánu na zlepšenie výkonu. Rozhodnite sa, či váš zamestnanec dosahuje primeraný rast podľa plánu na zlepšenie výkonu. Ak to nefunguje, rozhodnite sa, či sú nedostatky v pláne alebo v zamestnancovi. Pomôže vám to zistiť, ako sa v jednaní so zamestnancom pohnúť ďalej. Ak problémy vyplývajú z plánu zlepšenia výkonu, zmeňte ho, aby boli ciele dosiahnuteľnejšie. Pri hodnotení účinnosti plánu je potrebné si položiť niekoľko otázok:
- Je potrebné predĺžiť časový rámec?
- Je dosiahnutie výkonnostných cieľov príliš náročné?
- Neboli výsledky úplne pod kontrolou zamestnanca?
- 4Konať. Ak plán zlepšovania výkonu funguje, poskytnite zamestnancovi pozitívnu spätnú väzbu a v prípade potreby ho odmeňte akýmkoľvek spôsobom, ktorý ste v pláne načrtli (tj. Po skúšobnej dobe). Ak sa vám plánom nepodarí zlepšiť výkonnosť a vylúčili ste nedostatky v pláne, vykonajte opatrenia uvedené v pláne a postupujte v najlepšom záujme vašej organizácie.
Predtým, ako zaradíte zamestnanca do plánu zlepšenia výkonu, potrebujete konkrétny dôkaz o tom, že si v práci vedie nedostatočne.
- Problémy s výkonom môžu byť niekedy skôr vecou komunikácie, než nedostatku zručností alebo problémov so správaním. Nezabudnite sa pravidelne stretávať so svojimi zamestnancami, aby ste prediskutovali očakávania a požiadavky pre každú pozíciu, aby ste sa neskôr vyhli zmätkom.
- Pracovné zákony sa líšia štát od štátu a často sa menia. Pri disciplinovaní zamestnancov alebo podávaní nápravných opatrení pracovníkovi zapojte zástupcu pre zamestnanosť alebo odborníka na ľudské zdroje.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť pokyny pre budovanie tímu na pracovisku?
Komentáre (3)
- Váš plán postupu je vynikajúci.
- Tento článok mi bol veľmi nápomocný a poskytol mi dobré skúsenosti a zručnosti pri práci s mojím pracovníkom. Ďakujem veľmi pekne za ponúkanie takýchto článkov, ako je tento, všetko najlepšie!
- Výborný článok, veľmi užitočný.
