Ako prispôsobiť spôsob komunikácie rôznym situáciám?

Ak chcete komunikovať v rôznych situáciách, prispôsobte svoju slovnú zásobu ľuďom, s ktorými hovoríte.

Ak chcete byť efektívnym komunikátorom, musíte prispôsobiť veci, ktoré hovoríte a píšete, aby zodpovedali rôznym kontextom. To znamená, že budete musieť prispôsobiť svoj štýl komunikácie tak, aby vyhovoval vášmu publiku. Na pracovisku to znamená vyjsť z cesty, aby ste boli jasný, úctivý a profesionálny. Ak riešite emocionálne vypätú situáciu, sústreďte sa na potvrdzovanie pocitov druhého človeka, a nie na vkladanie vlastných názorov. Ak komunikujete s veľkou skupinou ľudí alebo robíte prezentáciu, môžete sa prispôsobiť tým, že sa budete držať jasnej štruktúry, budete klásť dôraz na kľúčové body a budete snažiť publikum udržať si energiu a pozornosť.

Metóda 1 zo 4: úprava vášho komunikačného štýlu

1
Priraďte svoju slovnú zásobu k publiku. Je dôležité, aby ste mohli hovoriť v rôznych registroch, vrátane niektorých formálnych a iných neformálnych. V práci alebo vo svojom profesionálnom živote je pravdepodobne dôležité, aby ste vyzerali vzdelaní, znalí a uhladení. Vaši priatelia však môžu očakávať, že uvidia ležérnu stránku vašej osobnosti. Zmena slovnej zásoby tak, aby zodpovedala situácii, vám môže pomôcť lepšie sa spojiť s ľuďmi.
- Uistite sa, že používate slová, ktorým druhá osoba porozumie.
- Napríklad pouličné rozhovory a slang môžu byť vhodné na rozhovor s priateľmi, ale môžu spomaliť vašu kariéru, ak ich používate na pracovisku. Podobne používanie veľkých slov a profesionálneho jazyka v práci môže spôsobiť, že budete pôsobiť inteligentnejšie, ale môže to byť odrádzajúce a odcudzujúce, ak tento jazyk používate so svojimi priateľmi.
2
Zrkadlite jazyk a gestá osoby, s ktorou hovoríte. Reflektovanie manierov človeka mu môže pomôcť cítiť sa pohodlne. Vďaka tomu budete tiež presvedčivejší. Môžete kopírovať ich gestá, držanie tela alebo výber slov.
- Napodobnite len niekoľko ich gest a slovných spojení. Ak robíte príliš veľa, môže to byť pre osobu odradzujúce.
- Neodrážajte osobu, ak by to nebolo považované za vhodné. Ak ste napríklad muž a rozprávate sa so ženou, ktorá drží kabelku, nie je dobré držať ruku za bok, ako by ste držali aj kabelku.
3
Upravte tón tak, aby zodpovedal situácii. Tón môže poslucháčovi veľa povedať o situácii. Pri diskusiách o záležitostiach na pracovisku môžete používať seriózny tón, povzbudzujúci tón pri hodnotení zamestnanca alebo ležérny tón, keď ste vonku s priateľmi.
- Keď upravíte tón, uistite sa, že sa neverbálna a verbálna komunikácia zhoduje, čo bude prejavovať úprimnosť. Napríklad pevný a vážny tón by bol podkopaný, keby ste sa usmievali a váľali. Vážny tón by sa lepšie spájal s prísnou tvárou a obmedzenými gestami, zatiaľ čo povzbudzujúci tón by sa dobre kombinoval s prikyvovaním a gestami.

Ak napríklad hovoríte so svojimi priateľmi v bare, môžete svoj slang vyjadriť pomocou slangu.

Metóda 2 zo 4: jednanie so zamestnancami a spolupracovníkmi

1
Naplánujte si osobné stretnutia na nové alebo komplikované témy. Choďte na osobné stretnutia, aj keď máte pocit, že by ste sa danej téme mohli venovať prostredníctvom e-mailu alebo bulletinu. Takýmto spôsobom dáte ľuďom príležitosť klásť otázky a v prípade potreby ich bude mať príležitosť objasniť.
- Môžete si napríklad myslieť, že nové pravidlá pre prestávky zamestnancov môžete správne vysvetliť prostredníctvom e -mailu alebo zverejnením pravidiel v miestnosti na odpočinok.
- Ak sa však stretnete tvárou v tvár so svojimi zamestnancami, môžete si byť istí, že každý porozumie pravidlám a môže za to niesť zodpovednosť.
2
Riešenie problémov s podriadenými na osobných stretnutiach. Vyhnite sa volaniu pred inými zamestnancami, pretože to môže vyvolať nevôľu. E -maily môžu byť nesprávne interpretované, takže je najlepšie nepokúšať sa riešiť problémy zamestnancov ani týmto spôsobom. Namiesto toho si naplánujte stretnutie, na ktorom sa môžete porozprávať súkromne.
- Uistite sa, že používate slová, ktorým jednotlivec rozumie.
- Otvorte stretnutie niečím ako „Frank, chcel by som sa s tebou stretnúť a porozprávať sa o niekoľkých problémoch, ktoré som v poslednom čase zaznamenal pri tvojom vystúpení, a o tom, ako na nich môžeme zapracovať“. To vytvorí pevný, ale perspektívny tón namiesto príliš kritického.
- Potom napíšte zhrnutie stretnutia a pošlite ho e -mailom všetkým zúčastneným. To dodáva komunikácii ďalšiu úroveň prehľadnosti.
3
Používajte sociálne médiá profesionálne. Vyvarujte sa vysielania osobných sťažností alebo dôverných informácií o práci prostredníctvom sociálnych médií. Stručne povedané, nechajte veci profesionálne. Ak sociálne siete bežne používate len na spojenie s priateľmi, môže to znamenať zmenu tónu aj obsahu vašich príspevkov.
- Udržujte príspevky na sociálnych sieťach na pracovisku pozitívne a stručné: „Hej, Seattle, poď na Tom's Sports so zľavou 20% na všetko vybavenie ešte dnes!“
- Ak komunikujete so spolupracovníkmi, zamestnancami alebo zákazníkmi prostredníctvom sociálnych médií, vyhýbajte sa osobným útokom, vetraniu, sťažnostiam a nevhodným obrázkom.
- Predpokladajme, že všetko, čo zverejníte online, môže vidieť verejnosť.
- Mnoho ľudí si chce viesť samostatné účty sociálnych médií - jeden pre osobnú potrebu a jeden pre profesionálne použitie.
4
Skontrolujte, čo chcete povedať, ak nekomunikujete osobne. Prečítajte si e -mail alebo text, než kliknete na „odoslať“. Ak sa musíte s niekým porozprávať cez telefón, urobte si pred uskutočnením hovoru pár poznámok o tom, čo chcete povedať. Komunikácia, ktorá neprebieha tvárou v tvár, môže byť ťažko interpretovateľná, pretože nemáte kontextové stopy ako tón a mimiku. Uistite sa, že máte úplnú jasnosť:
- Ak píšete na pracovisku, zadajte hlavný bod svojho e -mailu do predmetu alebo v texte ho vložte úplne hore. Príjemca ocení, že mu ušetríte čas tým, že budete priamy.
- Používajte opatrne predmet e-mailu . Vyhnite sa vágnym alebo zrejmým témam, ako napríklad „Správa o práci“. Namiesto toho použite konkrétne názvy ako „Stretnutie s Billom Wymanom 16. novembra!“
- Ak telefonujete, používajte jasné verbálne narážky ako „Takže, Natasha, dôvod, prečo ti volám, je hovoriť o klesajúcich číslach predaja“ a „Andre, chcem sa uistiť, že rozumiem. Mohol by si prejsť znova smola? "
5
Vyhraďte si čas na malé rozhovory, ak ste introvertní. Choďte bokom a používajte small talk, aby sa s vami ľudia cítili dobre a porozprávali sa v akomkoľvek kontexte. Aj keď ste introvert a rozprávanie vám neprichádza prirodzené, nie je ťažké nájsť spôsob, ako viesť neutrálne rozhovory s ľuďmi.
- Držte sa neutrálnych, kontroverzných tém. Môžete napríklad hovoriť o obľúbených televíznych reláciách, jedle alebo starom pohotovostnom režime o počasí.
  - Skúste napríklad niečo ako „hej, čo si myslel o tej poslednej epizóde Hry o tróny?“
- Ak ste na nadradenom alebo riadiacom mieste, používanie krátkych rozhovorov pomôže vašim zamestnancom cítiť sa, ako by ste k nim mohli mať vzťah a boli prístupní. Používanie rozhovorov formou „small talk“ na rozhovor s manažérom alebo šéfom pomáha nadviazať kontakt, ktorý uľahčuje neskoršie rozhovory o zložitejších alebo vážnejších veciach.

Musíte prispôsobiť to — Ak chcete byť efektívnym komunikátorom, musíte prispôsobiť to, čo hovoríte a píšete, do rôznych kontextov.

Metóda 3 zo 4: riešenie emočne nabitých situácií

1
Používajte výrazy „i“ namiesto „vy“. Preformulujte veci, ktoré chcete povedať, že sa zameriavajú skôr na to, ako sa cítite alebo premýšľate, a nie na to, čo urobil iný človek. Vďaka tomu sa nebudú cítiť napadnutí. Napríklad:
- V práci by ste namiesto „Nechápete, ako to funguje“ mohlo povedať niečo ako „Pamätám si, ako som sa to naučil ako nový zamestnanec“.
- Podobne sa vyhnite tomu, aby ste priateľovi povedali: Príliš ľahko sa rozčúliš. Namiesto toho povedzte niečo ako „Mám pocit, že je to niečo, na čom vám skutočne záleží“.
2
Spojte sa s každým, kto je naštvaný. Aj keď vás niekto rozčuľuje, alebo sa len pokúšate byť prostredníkom medzi dvoma stranami, urobte všetko pre to, aby ste v emocionálnych situáciách našli spoločnú reč. Ak je situácia je emocionálne nabitá, kovania väzby pomáha, aby sa zabránilo ľuďom z pocit, že sú pod útokom. To môže tiež zabrániť tomu, aby sa človek dostal do defenzívy.
- Zdôraznite partnerstvo tým, ako veci formulujete. Používajte napríklad frázy ako „dokážeme to“ alebo „sme v tom spolu“.
3
Prejavujte voči druhému človeku empatiu, nie kritiku. Niekedy, keď sú ľudia rozrušení, potrebujú sa vyventilovať a niekto ich len vypočuť. Ukážte, že ich obavy beriete vážne a ste ochotní pokúsiť sa porozumieť tomu, čo sa deje. To znamená, že sa budete musieť prispôsobiť spôsobu komunikácie, aby ste sa viac sústredili na to, aby ste odrážali to, čo ten druhý hovorí.
- Skúste povedať veci ako „určite počúvam, prečo si naštvaný“ alebo „mal si pravdu, to by niekoho dráždilo“.
- Vyhnite sa tvrdeniam ako „v skutočnosti by si sa tým nemal rozčuľovať“ alebo „nerozumiem, prečo ťa to trápi“, aj keď sa tak v skutočnosti cítite.
4
Ukážte rešpekt. Zbavenie sa emocionálne vypätej situácie vyžaduje, aby ste uznali hodnotu a hodnotu ostatných ľudí, aby sa necítili bezmocní alebo znehodnotení. Zdieľajte vyhlásenia, ktoré vyjadrujú to, čo ostatní urobili dobre, alebo ich práva a právomoci, napríklad:
- „Na tom už naozaj tvrdo pracuješ, však?“
- „Myslím, že ste to zvládli s veľkou trpezlivosťou.“

Že sa budete musieť prispôsobiť spôsobu komunikácie — To znamená, že sa budete musieť prispôsobiť spôsobu komunikácie, aby ste sa viac sústredili na to, aby ste odrážali to, čo ten druhý hovorí.

Metóda 4 zo 4: Komunikácia s veľkými skupinami

1
Prispôsobte svoju prezentáciu tak, aby vyhovovala vášmu publiku. Je dôležité poznať svoje publikum, aby ste mohli formulovať svoje posolstvo tak, aby mu vyhovovalo. Mali by ste vedieť, kto bude v publiku, trochu o ich zázemí a prečo sa zúčastňujú vašej prezentácie. Čím viac informácií máte, tým lepšie môžete svoju prezentáciu formovať.
- Ak napríklad predstavujete skupine vedúcich pracovníkov, ktorí sú v hierarchii spoločnosti nad vami, váš jazyk by mal byť profesionálny a uhladený, pričom vtipy alebo slang by mali byť vynechané. Možno však budete chcieť zahrnúť vtipy, slang a jednoduchý jazyk, ak hovoríte so skupinou pod vami, pretože to môže pomôcť zmierniť napätie v miestnosti.
- Uvedomte si pozadie ľudí v publiku a uistite sa, že nepoužívate urážlivý jazyk alebo príklady.
2
Mapujte, čo chcete povedať. Na to, aby ste jasne komunikovali s veľkou skupinou, potrebujete plán, čo povedať, na rozdiel od neformálneho rozhovoru s niekoľkými ľuďmi. V opačnom prípade riskujete stratu pozornosti svojich poslucháčov. Naplánovať:
- Kľúčové body, ktoré chcete zdôrazniť. Ak napríklad predstavujete novú trojbodovú predajnú stratégiu svojej spoločnosti, plánujte byť o niečo hlasnejší, keď každý bod spomeniete prvýkrát.
- Chvíle, kedy budete chcieť spomaliť (napríklad zaviesť nové alebo komplikované informácie).
- Prirodzené miesta v rozhovore, keď sa môžete pozastaviť, napríklad po predstavení každého bodu trojbodovej stratégie predaja. To dáva čas na to, aby sa informácie pohltili.
3
Rozcestník kľúčové body vo vašom rozprávaní. Použite kľúčové frázy, ktoré vám pomôžu načrtnúť hlavné body vašej prednášky. Môže byť ťažké sledovať ústne prezentácie, ale tieto „smerovky“ pomáhajú vášmu publiku držať krok. Dobré frázy, z ktorých môžete čerpať, zahŕňajú:
- „Pokračujeme...“ (na zavedenie nového bodu).
- „Ako som už uviedol vyššie,....“ (aby som poslucháčom pripomenul váš hlavný bod).
- „Zbaliť veci....“ (aby vedeli, že sa blíži koniec).
- Povedzte ľuďom, kedy budete odpovedať na otázky. Môžete povedať: „Uložte si svoje otázky až do konca a ja sa postarám o to, aby boli zodpovedané.“
4
Vytvorte vizuálne pomôcky na zdôraznenie kľúčových bodov. Zostavte jednoduchú prezentáciu. Prezentáciu používajte na zdôraznenie kľúčových bodov, nie na ich podrobné vysvetlenie. V opačnom prípade sa vaše publikum bude namiesto sledovania toho, čo hovoríte, iba pozerať na snímky.
- Na jednu snímku použite iba malé množstvo textu alebo vizuálneho materiálu. Ak napríklad načrtnete tri ciele pre nadchádzajúci rok vašej organizácie, urobte snímku, ktorá hovorí „Cieľ 1: Zvýšenie členstva o 10%“.
- To je dostatok informácií, ktoré divákovi pripomenú pointu, ktorú chcete povedať, ale nie natoľko, aby prestali dávať pozor.
5

Interagujte so svojim publikom. Zahrňte do svojej prezentácie prestávky, pýtajte sa a povzbudzujte ľudí, aby sa pýtali na otázky, ak potrebujú v ktorejkoľvek z prezentácií objasniť. Môžete tiež priamo osloviť ľudí v publiku, a to buď menom, alebo sa im pozeráte do očí. Vďaka tomu bude prezentácia pútavejšia, upúta pozornosť publika a zvýši množstvo informácií, ktoré si z vašej prednášky odnesú.

Prečítajte si tiež: Ako sa znova stať priateľom s niekým, kto ťa zradil?

Ako prispôsobiť spôsob komunikácie rôznym situáciám?

Kroky

Metóda 1 zo 4: úprava vášho komunikačného štýlu

Metóda 2 zo 4: jednanie so zamestnancami a spolupracovníkmi

Metóda 3 zo 4: riešenie emočne nabitých situácií

Metóda 4 zo 4: Komunikácia s veľkými skupinami

Otázky a odpovede

Komentáre (1)

Prečítajte si tiež: