Ako naplánovať stretnutie na strednej škole?

Vytvorte hlavný zoznam členov triedy. Budete zbierať veľa informácií od mnohých ľudí. Bude pre vás dôležité, aby ste mali všetko zorganizované, aby boli vaše pozvánky odoslané správnym stranám. Vytvorte tabuľku, ktorú môžete naďalej aktualizovať pri zhromažďovaní mien, adries a e -mailových adries. Do vašej tabuľky by mali byť zahrnuté nasledujúce kategórie:

• Aktuálne meno spolužiaka
• Bývalé meno spolužiaka (ak je relevantné)
• Manžel spolužiaka alebo domáci partner
• Adresa spolužiaka
• E -mailová adresa spolužiaka
• Telefón na spolužiaka
• Kontaktné informácie spolužiaka na sociálne siete

Porozprávajte sa s kanceláriou absolventov vašej strednej školy. Väčšina stredných škôl vedie podrobný zoznam svojich absolventov vrátane zmeny mena a aktualizovaných kontaktných údajov. Prvým krokom k vypracovaniu podrobného zoznamu pozvánok je zozbierať zoznam všetkých členov vašej triedy z vašej školy. Toto pravdepodobne poskytne väčšinu požadovaných mien, e -mailových adries a adries.

Prezrite si svoje ročenky. Je možné, že kancelária absolventov vašej školy vynechá niekoľko mien pre členov vašej triedy. Porovnajte zoznam z kancelárie absolventov s vašimi starými ročenkami. Všimnite si nezrovnalostí medzi týmito dvoma zoznamami a pridajte mená z ročenky do svojho zoznamu kontaktov.

Vytvorte skupinu na stretnutie na Facebooku. Facebook je úžasný spôsob, ako sledovať bývalých spolužiakov pri presune a zmene mena. Založte si najskôr skupinu na Facebooku a pozvite čo najviac svojich bývalých spolužiakov. Povzbuďte členov skupiny, aby vystopovali svojich priateľov a známych z vašej triedy. Dúfam, že sa rozšíri správa, že stretnutie sa blíži.

• Skupina Facebook je spôsob, ako zostaviť zoznam pozvaných a informovať členov triedy o tom, ako prebieha plánovanie stretnutia. Uistite sa, že skupine odošlete aktuálne informácie, aby ste zvýšili vzrušenie.

Potvrďte, že máte správne kontaktné informácie pre všetkých v zozname. V tomto mieste môžete mať pre svojich spolužiakov fľakatý zoznam kontaktov. Môžete mať adresy pre niektorých spolužiakov a od ostatných iba aktualizáciu z Facebooku. Vyplňte medzery tak, že si vyhradíte čas na potvrdenie kontaktných informácií pre všetkých svojich spolužiakov. Využite informácie, ktoré máte na to, aby ste s nimi boli v priamom kontakte: zavolajte spolužiakom, ktorých telefónne čísla máte, pošlite e -mail spolužiakom, ktorých e -mailové adresy máte, rozosielajte správy na Facebooku členom skupiny a posielajte listy spolužiakom, ktorých fyzickú adresu máte. Požiadajte ich, aby s vami potvrdili všetky svoje kontaktné informácie. Môžete sa ich tiež opýtať, ako uprednostňujú kontaktovanie, a uviesť to vo svojej tabuľke.

Akonáhle je váš zoznam kontaktov kompletný, vytvorte si službu zoznamov e -mailov. Potom, čo vyplníte svoj zoznam kontaktov, pokračujte a nechajte svoj komunikačný tím zostaviť e -mailový zoznam pre vašu triedu na strednej škole. Zoznam e -mailov môžete použiť na upozornenie spolužiakov na dôležité aktualizácie stretnutia a na zber údajov od nich podľa potreby.

Hon na nezvestných spolužiakov. Obvykle je niekoľko ľudí, ktorých je po ukončení školy ťažké vystopovať. Môžu sa presťahovať do zahraničia, zmeniť si meno alebo stratiť kontakt so svojimi stredoškolskými priateľmi. Vytvorte si zoznam týchto „nezvestných spolužiakov“, s ktorými sa nemôžete skontaktovať. Pomocou skupiny Facebook a zoznamu e -mailov sa spýtajte na týchto nezvestných spolužiakov. Ďalší spolužiak by možno mohol vedieť, ako sa s nimi dostať do kontaktu.

Pokračujte v propagácii udalosti pomocou svojich zoznamov kontaktov. Oživte vzrušenie a účasť na opätovnom stretnutí častým uverejňovaním príspevkov v skupine e -mailových zoznamov a skupine Facebook. Dajte ľuďom vedieť, keď ste sa usadili na mieste konania, a dajte im vedieť, prečo by mali byť nadšení z účasti.

Podľa potreby vytvorte zoznam „in memoriam“. Žiaľ, niekedy spolužiaci zo strednej školy za tie roky pominú. Ak zistíte, že jeden z vašich spolužiakov zomrel, vytvorte si zoznam „In Memoriam“. To vám a vašim spolužiakom umožní vzdať im počas akcie náležitú poctu. Možno vám blízki vašich zosnulých spolužiakov môžu byť ochotní poskytnúť fotografiu alebo iné spomienky, ktoré si môžete použiť na zapamätanie si ich pri vašom stretnutí.

Otvorte si reunion bankový účet. Stretnutia je možné financovať prostredníctvom darov absolventov, triednych darov, príspevkov združenia absolventov alebo predaja lístkov. Bez ohľadu na to, ako nakladáte s financiami vášho stretnutia, budete si chcieť viesť dôkladné záznamy. Táto úloha pravdepodobne padne na vášho triedneho pokladníka alebo člena výboru pre stretnutie, ktorý sa bude zaoberať predajom lístkov. Uistite sa, že všetky peniaze, ktoré vyzbierate na stretnutie, budete míňať zodpovedne a budete sa držať svojho rozpočtu.

Vytvorte rozpočet na opätovné stretnutie. Možno už máte k dispozícii finančné prostriedky z triednych darov alebo z príspevkov združenia absolventov. Alebo možno peniaze z akcie budú musieť úplne pochádzať z predaja lístkov. Bez ohľadu na to, musíte určiť celkový rozpočet na akciu. Uistite sa, že sa nespoliehate na vysoký predaj lístkov alebo drahé lístky. Chcete, aby bola udalosť zvládnuteľná pre každého, a drahé lístky môžu poškodiť návštevnosť. Uistite sa, že máte v rozpočte priestor na:

• Barmanstvo a catering
• Prenájom priestorov na spoločenské akcie
• Požičovňa večierkov (stoly, stoličky, šálky, klimatizácia, atď.)
• Ozdoby
• Suveníry (darčekové tašky, špeciálne tričká atď.)
• Iní predajcovia (fotografi, upratovacie čaty, DJs atď.)

Dohodnite sa na dátume opätovného stretnutia. V ideálnom prípade by sa stretnutie malo uskutočniť cez víkend počas neskorej jari alebo leta, kedy sú ľudia viac schopní slobodne cestovať. Vaše stretnutie môže byť víkendovou záležitosťou s mnohými aktivitami, alebo to môže byť len stretnutie v piatok alebo v sobotu večer. Ak chcete, môžete svojich spolužiakov požiadať, aby hlasovali o niekoľkých možnostiach stretnutia. Použitím hlasovania Doodle alebo prieskumu Google môžete podporiť účasť svojich hostí.

Rezervujte si vhodné miesto. Dôležitou súčasťou plánovania je zváženie toho, kde presne budete udalosť organizovať. Uistite sa, že miesto konania zodpovedá veľkosti vášho stretnutia, tónu, ktorý chcete nastaviť, a vášmu rozpočtu. Destinácia by mala byť tiež vzdialená kúsok od starej strednej školy, aby sa spolužiaci mohli ľahko zúčastniť. Medzi niekoľko vynikajúcich miest na zváženie patrí:

• Vaša stará telocvičňa alebo auditórium na strednej škole
• Miestna hotelová sála
• Banketová sála alebo reštaurácia
• Komunitné centrum
• Miesto na piknik v parku

Rozosielajte pozvánky 3 mesiace pred stretnutím. Použite svoj zoznam kontaktov na odoslanie pozvánok všetkým spolužiakom zo strednej školy. Uistite sa, že do pozvánok zahrniete ich manželov alebo významné osoby. Ak je vaše stretnutie cez deň vhodné pre rodiny s deťmi, povedzte svojim spolužiakom, že môžu zadarmo vziať aj svoje deti. (Večerná akcia však nemusí byť vhodná pre deti.) Pozvánky môžu byť digitálne pozvánky odoslané e-mailom alebo to môžu byť papierové pozvánky odoslané poštou. Bez ohľadu na to budete musieť do svojich pozvánok zahrnúť nasledujúce informácie:

• Dátum a čas udalosti
• Kto je pozvaný, vrátane toho, či sú vítaní jednotlivci, deti alebo priatelia
• Miesto konania
• V prípade potreby dress code (napr. Či sa účastníci majú obliecť formálne alebo ležérne)
• Cena za účasť na osobu. Bude akcia bezplatná alebo budú musieť účastníci zaplatiť malý poplatok? Uistite sa, že zadáte, ako presne by mal váš hosť platiť (šekom, PayPal atď.).
• Aktivity, na ktoré by sa mali účastníci pripraviť. Budú kvízové hry? Športové aktivity? Tancovať? Bude zabezpečená večera? Poskytnite svojim návštevníkom konkrétne informácie o tom, čo môžu od stretnutia očakávať.
• Ďalšie dôležité logistické informácie. Ak napríklad rezervujete blízke hotelové izby pre hostí alebo dopravný autobus, mali by ste o tom informovať svojich návštevníkov.
• Pokyny, ako odpovedať a kedy musia potvrdiť účasť. Majú vám účastníci poslať e -mail, vyplniť anketu Google alebo poslať správu na odpoveďovú kartu? Jasne povedzte, ako by vaši spolužiaci mali reagovať na vaše pozvanie.

Objednajte si svojich predajcov. Typ predajcov, ktorých si najmete, bude závisieť od typu akcie, ktorú organizujete. Možno bude vaša udalosť jednoduchou udalosťou iba na pitie, alebo možno to bude večera pri posedení. Bez ohľadu na to však budete musieť najať niektorých predajcov, ktorí sa postarajú o dôležité detaily udalosti. Stretnutie na strednej škole je pravdepodobne príliš veľkou udalosťou na to, aby ste to všetko zvládli sami. Medzi dodávateľov, ktorých je potrebné zvážiť, patria:

• Licencovaný a poistený barman
• Licencovaný a poistený kuchár
• DJ
• Fotograf
• Vodič autobusu (ak sa stretnutie uskutoční na dvoch alebo viacerých rôznych miestach)

Nastavte tému alebo tón. Chcete, aby bolo vaše stretnutie formálne a elegantné? Ležérny a pohodový? Chcete, aby existovala téma pre vaše stretnutie, napríklad téma týkajúca sa vášho stredoškolského maskota alebo téma, ktorá pripomína stredoškolský tanec? Toto sú rozhodnutia, ktoré by váš výbor mal urobiť na začiatku procesu plánovania. Jasná vízia vašej udalosti vám pomôže vyriešiť všetky ostatné následné rozhodnutia.

Zahrňte nostalgické detaily. Mnoho hostí na opätovnom stretnutí bude chcieť prežiť svoje skúsenosti zo strednej školy. Niektoré podrobnosti, ktoré hosťom pripomenú ich stredoškolské časy, im pomôžu cítiť sa vítaní a môžu vašim hosťom pomôcť navzájom úspešne komunikovať. Niektoré nostalgické detaily, ktoré je potrebné zahrnúť, sú nasledujúce:

• Požiadajte svojho DJa, aby vám zahral hudbu, ktorá bola populárna počas vašich stredoškolských čias
• Vytvorte zobrazenie fotografií (buď v digitálnej prezentácii, alebo na nástenkách) dôležitých stredoškolských udalostí, ako sú športové hry, mimoškolské programy alebo školské tance
• Vytvorte si fotokópie ročeniek a novín pre strednú školu a rozdajte ich po okolí
• Vytvorte kvízovú hru o dôležitých udalostiach a popkultúre zo stredoškolských čias

Zvážte knihu o stretnutí alebo iný suvenír. Zvlášť pri dôležitých stretnutiach (ako 25. alebo 50. stretnutie) môžu vaši hostia uvítať knihu alebo suvenír o stretnutí. Kniha znovuzjednotenia bude obsahovať krátke biografie vašich absolventov a podrobnosti o ich živote. Nie každé stretnutie bude vyžadovať niečo také hĺbkové, ale môže to pomôcť poskytnúť vašim hosťom špeciálne spomienky na vašu udalosť.