Ako presnejšie odhadnúť čas potrebný na úlohy?

Identifikujte kroky potrebné na dokončenie úlohy. Väčšina úloh má niekoľko častí. Predtým, ako budete môcť presne odhadnúť čas potrebný na úlohy, musíte identifikovať každú súčasť alebo krok úlohy a potom vypočítať, ako dlho bude trvať jej splnenie.

• Napríklad v podnikateľskom prostredí sa budete musieť dohodnúť, aké budú výsledky. Potom budete musieť vedieť, ako dlho bude trvať dokončenie každého kroku na ceste k finalizácii každého výstupu. Ak napríklad viete, že potrebujete vytvoriť prezentáciu, správu a prototyp produktu, môžete zostaviť tri nezávislé odhady a potom ich pridať, aby ste dosiahli najpresnejší odhad.

Požiadajte o pomoc pri definovaní krokov potrebných na dokončenie úlohy. V obchodnom alebo inom organizačnom nastavení máte často úlohy a čiastkové úlohy pridelené nadriadenými. V týchto prípadoch by ste už mali mať jasnú predstavu o tom, čo musíte dosiahnuť, a ďalšie informácie o tom, čo každý krok vyžaduje, získate od svojho klienta alebo nadriadeného.

Objednajte si svoje aktivity. Pri veľkých projektoch máte často veľa krokov. Tieto kroky môžete byť schopní vykonať v ľubovoľnom poradí, alebo budete musieť svoje aktivity zoradiť logicky. Ak napríklad staviate dom, budete si musieť objednať svoje činnosti podľa poradia, v akom sú možné. Budete musieť pripočítať čas potrebný na položenie základov, čas potrebný na zostavenie rámu a podobne.

• V iných prípadoch - napríklad pri vývoji nového produktu - môžete vy alebo váš tím pracovať na viacerých aspektoch produktu súčasne. Môžete napríklad vyvíjať reklamy a marketing na produkt, zatiaľ čo iný tím vypracuje plán na predvádzanie produktu na príslušných priemyselných podujatiach. Odhadovaný čas do dokončenia je v tomto prípade jednoducho dlhší z dvoch odhadov času.

Poraďte sa so svojim tímom. Niektoré úlohy vyžadujú na dokončenie vstup a pomoc ostatných. Napríklad pri písaní komiksu niekto potrebuje napísať scenár, potom niekto musí nakresliť knihu a niekto iný musí knihu napísať atramentom. V týchto prípadoch získajte informácie od ostatných zúčastnených osôb, aby ste získali čo najpresnejší odhad potrebný na dokončenie úlohy. V opačnom prípade môžete s nízkym stupňom presnosti odhadnúť, ako dlho bude každý krok procesu trvať.

• Pamätajte si, že ak niektorí ľudia na úlohe pracujú na čiastočný úväzok, nemusia poskytnúť presný odhad, ak si vymenia úlohy.
• Keď navrhujete odhady konečného času, požiadajte ostatných vo svojom tíme o informácie o tom, či sa časový harmonogram, v ktorom úlohu dokončíte, javí ako platný.
• Predpokladajte, že váš tím bude produktívny iba 80% času. Uistite sa, že včas započítate zdravotné problémy, nehody, stretnutia a ďalšie nepredvídané problémy.

Držte sa svojho plánu. Za predpokladu, že úloha, pre ktorú sa pokúšate vypracovať presnejší odhad, začala s plánom, postupujte podľa plánu krok za krokom až do dokončenia. Odchýlka od plánu spôsobí, že váš odhad bude menej presný.

• Niekedy je nevyhnutné, aby ste opustili pôvodný plán v prospech nového. Ak k tomu dôjde, znova sa pozrite na svoj pôvodný odhad a zistite, ako kompenzovať novo zrevidovaný plán.

Použite fázovanú implementáciu. Fázová implementácia zahŕňa dokončenie úlohy za dlhé časové obdobie, v ktorom sú lineárne dokončené jednotlivé čiastkové kroky alebo rôzne časti úlohy. Každá fáza úlohy, keď je dokončená, umožňuje pohyb vpred smerom k ďalšej fáze úlohy. To je obzvlášť užitočné v situáciách, v ktorých budete vyrábať alebo inštalovať rovnaký systém alebo produkt znova a znova.

• Predpokladajme napríklad, že vašou úlohou je nainštalovať nový operačný systém na všetkých desať počítačov vo vašej kancelárii. Po každej inštalácii budete mať ďalší údajový bod, ktorý môžete použiť na vypracovanie presnejšieho odhadu, ako dlho bude trvať, kým bude mať celá kancelária nový operačný systém.

Sledujte, koľko času venujete danej úlohe. Ak chcete presnejšie odhadnúť čas potrebný na danú úlohu, musíte si ju cvičiť opakovane a presne sledovať, koľko času tomu vlastne venujete. Najlepším spôsobom, ako sledovať čas potrebný na úlohy, je rozdeliť ich na čiastkové kroky a potom presne sledovať jednotlivé čiastkové kroky. Vďaka nepretržitému systému zberu údajov budete môcť vytvárať stále presnejšie odhady času potrebného na dokončenie úloh.

• Údaje pre úlohy, od ktorých očakávate, že budete potrebovať presný odhad, si uchovajte znova v budúcnosti.

Nájdite spôsoby, ako zefektívniť sledovanie času. V závislosti od úlohy, pre ktorú sa pokúšate vypracovať časový odhad, môžete pomocou aplikácií sledovať čas potrebný na jej dokončenie. K dispozícii sú aplikácie na sledovanie času, aj keď sa možno uspokojíte s tým, že čas na danú úlohu môžete sledovať jednoducho pomocou tabuľky alebo pera a papiera.

• Ak sa napríklad pokúšate sledovať, ako dlho vám trvá beh dvoch míľ a dve kilometre na bicykli, môžete použiť FitBit alebo podobný fitness tracker alebo aplikáciu, ako je MobileTrack. Medzi aplikácie na sledovanie času súvisiace s prácou patria Eon, Slips, Clockwork a Punch.
• Ak robíte manuálnejšiu úlohu, môžete vyhodiť pero a podložku papiera. Každú úlohu, pre ktorú sa pokúšate získať presnejší odhad, napíšte do jedného stĺpca a vedľa zadajte čas, ktorý trvalo dokončenie úlohy.
• Ak sa napríklad pokúšate získať presnejší odhad, ako dlho vám každý deň trvá vyjsť z domu, môžete napísať zoznam s textom „Oblečte sa - 4 minúty; Čistenie zubov - 3 minúty; Jedzte raňajky - 10 minút “a pod. Opakujte denne a priemerná hodnota súčtu úloh na konci každého dňa.

Uznajte negatívne výsledky. Pri čerpaní vlastných skúseností (alebo dokonca skúseností iných) je dôležité nevylúčiť prípady, keď konkrétna úloha trvala príliš dlho alebo trápne. Ak ste mali niekoľko negatívnych výsledkov (napríklad ste predtým vykonali podobnú alebo identickú úlohu počas dlhšieho obdobia, než ako by ste chceli splniť svoju súčasnú úlohu), zahrňte to do procesu odhadu. Nikdy nezľavňujte predchádzajúce výsledky jednoducho preto, že s nimi nie ste spokojní. Mohlo by to viesť k podceneniu alebo nadhodnoteniu času potrebného na plnenie úloh.

Dbajte na špeciálne podmienky. Ak existujú poľahčujúce faktory, ktoré by mohli ovplyvniť vašu schopnosť odhadnúť čas potrebný na vykonanie úloh, zahrňte ich do procesu odhadu. Ak napríklad viete, že ste odkladač alebo ak máte pred novou úlohou, pre ktorú vypracovávate odhad, viacero úloh, zahrňte tieto faktory do procesu odhadovania. Pomôže vám to získať presnejší konečný odhad pre danú úlohu.