Ako sa vysporiadať s nadmernou absenciou?
Aj keď to nemusí byť príjemné, ak má zamestnanec problém s nadmernou absenciou, je potrebné ho riešiť.
Absencia zamestnania je hlavným problémom mnohých spoločností. Ako manažér máte za úlohu implementovať jasnú politiku týkajúcu sa pracovného voľna a použiť svoj úsudok a znalosti týchto zásad na rozhodnutie o tom, ako sa vysporiadať s prípadmi nadmernej neprítomnosti. Na akékoľvek problémy s dochádzkou musíte reagovať rýchlo, priamo a dôsledne. Ak však máte do činenia so zamestnancom, ktorý má nadmernú neprítomnosť, musíte byť aj vy citliví a zistiť, či existuje zmeškaný čas z vážneho dôvodu.
Časť 1 z 3: posúdenie problému
- 1Zvážte, či existuje oprávnený dôvod neprítomnosti. Zamestnanci majú niekedy pádne dôvody, prečo nie sú prítomní. Efektívny manažér vyhovie a pochopí, ak má zamestnanec vážny dôvod na to, aby sa nezúčastnil na práci, najmä ak dokáže absenciu vopred vysvetliť. V závislosti od zásad vašej spoločnosti a situácie zamestnanca môžu mať dovolené absencie dôvody, ktoré zahŕňajú:
- Chorá dovolenka
- Materská dovolenka
- Úmrtie
- Rutinné lekárske stretnutia
- Bezbariérové ubytovanie
- Vojenská dovolenka
- Súdne vystúpenia
- Porotca
- Hlasovanie
- Schválené voľno
- Náboženské sviatky
- 2Pochopte, čo môžu neospravedlnené neprítomnosti znamenať. Ak nemôžete určiť, že existuje oprávnený dôvod neprítomnosti zamestnanca, alebo ak sú neúmerné, budete chcieť podniknúť kroky na riešenie tejto situácie. Presná definícia „nadmerného“ bude závisieť od politík a očakávaní vašej spoločnosti od zamestnancov. Medzi bežné príklady zneužívania dovolenky zamestnancov patria:
- Časté krátke obdobia neprítomnosti pre „núdzové situácie“ alebo „choroby“, ktoré sa nezdajú byť zdokumentované.
- Časté žiadosti o neprítomnosť tesne pred alebo po dovolenke alebo iných prestávkach.
- Opakovaná neprítomnosť v ten istý deň v týždni alebo v rovnaký čas.
- Žiadosti o neprítomnosť v nežiaducom čase (napríklad v obdobiach špičkového pracovného zaťaženia).
- Neprítomnosť tesne pred alebo po tom, ako zamestnanec dostane oznámenie o neuspokojivom výkone.
- Žiadosti o práceneschopnosť alebo núdzové voľno po zamietnutí žiadosti o riadnu dovolenku boli zamietnuté.
- Počet dní, počas ktorých zamestnanec neprítomne, sa blíži alebo ich presahuje.
Ako sa vysporiadam s nadmernou absenciou, ak som už vydal posledné varovanie? - 3Neignorujte problém. Aj keď to nemusí byť príjemné, ak má zamestnanec problém s nadmernou absenciou, je potrebné ho riešiť. Ako manažér alebo zamestnávateľ nemôžete tento problém ignorovať.
- Mať a presadzovať zdravé zásady je nevyhnutné pre vytváranie efektívneho pracoviska.
- Ak ostatní zamestnanci uvidia, ako zamestnanec uniká nadmernému neprítomnosti, zníži sa jeho morálka a môžu zvýšiť svoju vlastnú neprítomnosť.
- Na zásadnej úrovni je vzťah zamestnanec-zamestnávateľ o predvádzaní a vykonávaní práce; ak zamestnanec nadmerne chýba a nemôže vykonávať svoju prácu, potom je tento vzťah narušený.
- 4Posúďte svoj štýl riadenia. Možno ešte ťažšie ako riešiť nadmernú neprítomnosť zamestnanca je rozpoznať, že ste pri jeho vzniku pravdepodobne zohrali úlohu. Niekedy však môže byť štýl riadenia prispievajúcim faktorom k nadmernej absencii a ďalším problémom na pracovisku. Ak neriadite efektívne, môžu sa vaši zamestnanci cítiť rozhorčene a v dôsledku toho im chýbať práca. Zvážte:
- Cítia sa vaši zamestnanci ohodnotení?
- Zaobchádzate so všetkými zamestnancami férovo?
- Dôsledne presadzujete zásady týkajúce sa neprítomnosti a iných problémov?
- Uľahčujete zamestnancom komunikáciu s vami o problémoch a obavách?
Časť 2 z 3: nájdenie riešenia
- 1Dohodnite si stretnutie. Ak chcete priamo riešiť neprítomnosť zamestnanca, dohodnite si stretnutie medzi sebou, zamestnancom a akýmikoľvek inými relevantnými jednotlivcami (napríklad iným nadriadeným alebo zástupcom ľudských zdrojov, ak je to možné), aby ste prediskutovali situáciu.
- Buďte proaktívni. Naplánujte si stretnutie hneď, ako si všimnete problém, alebo sa na vás upozorní.
- Dajte zamestnancovi vedieť účel schôdze. Nejde o to, nechať zamestnanca pred očami, ale nechať obe strany komunikovať, zisťovať skutočnosti a rozhodovať o ďalšom postupe.
- Nepredpokladajte, že absencia zamestnanca má neodpustiteľný dôvod. Namiesto toho ponúknite zorganizovanie schôdze tak, aby každý mal medzi sebou jasno a porozumel situácii.
Ak ostatní zamestnanci uvidia zamestnanca, ako sa zbaviť nadmernej neprítomnosti, zníži sa jeho morálka a môžu zvýšiť svoju vlastnú neprítomnosť. - 2Dajte zamestnancovi príležitosť vysvetliť. Pred rozhodnutím, ako sa vysporiadať s neprítomnosťou, nechajte zamestnanca vysvetliť, či existovali legitímne dôvody chýbajúcej práce. Ak bola neprítomnosť spôsobená zneužitím voľna alebo porušením zásad na pracovisku, nechajte zamestnanca prediskutovať akékoľvek plány, ktoré má v budúcnosti zlepšiť. Pri určovaní, čo robiť s nadmernou absenciou, môžete použiť prípadné vysvetlenie zamestnanca.
- Ako zamestnávateľ alebo manažér môžete zamestnanca požiadať, aby vysvetlil neprítomnosť, a v prípade potreby požiadať o dokumentáciu (napríklad potvrdenie od lekára).
- Po vypočutí zamestnanca vysvetlite všetky zásady alebo očakávania, ktoré má vaše pracovisko v súvislosti s absenciou.
- 3Rozhodnite sa a získajte to písomne. Ak má vaše pracovisko explicitné zásady týkajúce sa neprítomnosti a zamestnanec ich porušuje, budete musieť konať v súlade s týmito zásadami. V opačnom prípade bude vaše rozhodnutie založené na skutočnostiach alebo vysvetleních predložených zamestnancom, vašom štýle riadenia a vašom vlastnom zmysle pre úsudok. Nech je vaše rozhodnutie akékoľvek, urobte o ňom písomné vyhlásenie; doručte ho do kancelárie zamestnancov a ľudských zdrojov (ak je k dispozícii) a ponechajte si kópiu pre svoju potrebu. Niektoré možnosti zahŕňajú:
- Zamestnancovi môžete dať formálne varovanie s vysvetlením, že absencia v budúcnosti bude mať vážnejšie následky.
- V prípade akejkoľvek budúcej neprítomnosti môžete od zamestnanca požadovať špeciálne povolenie.
- Môžete sa rozhodnúť zamestnancovi odobrať určité oprávnenia, napríklad možnosť vybrať si smeny.
- 4V prípade potreby dajte zamestnancovi výpoveď. Ukončenie pracovného pomeru je vážnym následkom, dokonca aj v prípade nadmernej neprítomnosti. Ak uvažujete o prepustení zamestnanca z dôvodu nadmernej neprítomnosti, uistite sa, že je to nevyhnutné-napríklad zamestnanec nemá žiadne legitímne vysvetlenie neprítomnosti a/alebo pokračuje v správaní, aj keď sa stretnete a prediskutujete problém. Okrem toho sa musíte uistiť, že ukončenie je prípustné podľa akýchkoľvek príslušných pracovných zmlúv, politík pracoviska a zákonov.
- Ak plánujete prepustiť zamestnanca, zvážte vopred jeho odoslanie písomným oznámením a vysvetlením.
- Obvykle nemôžete dať zamestnancovi výpoveď z dôvodu neprítomnosti, ak očakávate iba to, že zamestnancovi bude chýbať nadmerné množstvo práce; namiesto toho musí existovať skutočný záznam o neprítomnosti.
Tieto zásady by mali načrtnúť napríklad to, ako správne požiadať o dovolenku, akú mieru neprítomnosti sa považuje za problém a ako sa bude riešiť nadmerná absencia.
Časť 3 z 3: Predchádzanie neprítomnosti
- 1Vypracovať jasnú politiku neprítomnosti. Mnohým prípadom absencie je možné zabrániť, ak vaše pracovisko zavedie jasné a písomné zásady týkajúce sa dovolenky a pracovného času. Ak vaše pracovisko žiadne nemá, spolupracujte s oddelením ľudských zdrojov alebo inými manažérmi na jeho rozvoji. Tieto zásady by mali načrtnúť veci, ako napríklad ako správne požiadať o dovolenku, aká úroveň neprítomnosti sa považuje za problém a ako sa bude riešiť nadmerná absencia.
- Hneď ako sa politika vyvinie, implementujte ju a dôsledne ju presadzujte.
- Uistite sa, že vaše pravidlá zohľadňujú všetky platné zákony týkajúce sa prijateľnej absencie z dôvodov, ako je materská dovolenka, zdravotná dovolenka, úmrtie, atď.
- Mali by ste tiež zvážiť, či chcete nadmernú zdržanlivosť považovať za problém neprítomnosti.
- Aj keď je dôležité, aby bola politika neprítomnosti jasná, je tiež často rozumné vyhradiť si určitú flexibilitu. To umožní manažérom v prípade potreby využiť svoju diskrétnosť.
- 2Sledujte dochádzku zamestnancov. Sledovaním ich dochádzky môžete pomôcť zamestnancom dodržiavať zásady na pracovisku a vedieť, ako sa stavajú z hľadiska pracovného času a neprítomnosti. Ak sú vaši zamestnanci odmeňovaní hodinovo, ich čas a dochádzka je už sledovaná; môžete im však pomôcť tým, že sa uistíte, že sú im tieto informácie vždy k dispozícii. Ostatné typy zamestnancov si môžu dochádzku zmapovať formálnym zaznamenaním odpracovaných dní a pracovného voľna, a to pomocou elektronického systému zadávania, papierovej formy alebo inými prostriedkami.
- Niektorí zamestnávatelia zavádzajú bodový systém. Zamestnanci môžu napríklad získavať body za pravidelnú a/alebo za sebou nasledujúcu dochádzku; tieto body je potom možné uplatniť ako nevyhnutné na dovolenku alebo neprítomnosť. Ak implementujete takýto systém, uistite sa, že nebude znevýhodňovať zamestnancov na schválenú dovolenku (ako je materská dovolenka alebo úmrtie).
- Môžete tiež zaviesť motivačné plány na odmeňovanie dobrej účasti zamestnancov. Môžu sa pohybovať od zábavných a hlúpych (zamestnanci s dobrou evidenciou dochádzky môžu napríklad vystaviť pracovného maskota na stole) až po konkurencieschopné (napríklad výhody, ako sú darčekové poukážky do reštaurácie, je možné získať prácou určitý počet dní za sebou).
- 3Prehľady výkonu ústavu. Plánované kontroly výkonu s každým zamestnancom, možno raz alebo dvakrát za rok, môžu zlepšiť prostredie na pracovisku. Ak máte pravidelné schôdze so svojimi zamestnancami, môžete mať príležitosť prediskutovať akúkoľvek neprítomnosť skôr, ako sa stane nadmernou, ako aj šancu prediskutovať celkový pracovný výkon.
Prečítajte si tiež: Ako požiadať o otcovskú dovolenku?
Otázky a odpovede
- Ako sa vysporiadam s nadmernou absenciou, ak som už vydal posledné varovanie?Ak ste vydali posledné varovanie a zamestnanec opäť chýbal, je načase ich ukončiť. V opačnom prípade odošlete správu, že vaše varovania nič neznamenajú.
- Ako môžem spravovať svoje problémy s dochádzkou a oneskorením?1. Požiadajte priateľa alebo člena rodiny, aby vám pomohli udržať vás zodpovedných - to je možné dosiahnuť posilnením odmien alebo vymáhaním nepríjemného trestu, akým je napríklad strata telefónu na celý deň. 2. Nastavte si v telefóne budíky, ktoré vám pripomenú, aby ste sa začali pripravovať na udalosti, a budíky, ktoré vám pripomenú odchod, aby ste dorazili do cieľa včas. 3. Dajte si viac času na to, aby ste sa mohli vyrovnať s pomalým chodom alebo neplánovanými udalosťami, ako je zlá premávka. 4. Nájdite dôvody, prečo vám záleží na tom, čo navštevujete. Vďaka tomu budete mať menšiu pravdepodobnosť, že odídete. (Napríklad práca nemusí byť zábavná, ale zarábate peniaze na zaplatenie za Netflix. Škola je nanič, ale budete si môcť pamätať so svojimi priateľmi.)
- Čo napíšem, aby som dal zamestnancovi výpoveď z dôvodu nadmernej neprítomnosti?Záleží na tom, kde vo svete ste a kde ste zamestnanec. Práva zamestnávateľa a zamestnanca Google k danému miestu a berte to ako vodítko. V prípade potreby sa možno budete musieť poradiť s právnikom.
Komentáre (4)
- Veľmi jednoduchý a zrozumiteľný článok. Ďakujem ti veľmi pekne.
- Mám problém s morálkou ostatných zamestnancov, keď často chýba jeden konkrétny zamestnanec. Teraz budem podnecovať dochádzku.
- Poskytlo mi to veľmi potrebné poznatky o riešení nadmernej neprítomnosti.
- Tento článok je relevantný pre manažérov v prvej línii, ktorí najviac nesú ťarchu absencie.
