Ako spravovať vzdialených zamestnancov?

Ak chcete efektívne spravovať svojich vzdialených zamestnancov, sledujte termíny a kvóty, či spĺňajú vaše očakávania.

Najímanie vzdialených zamestnancov je úžasný spôsob, ako využiť talenty z celého sveta. Zistiť, ako efektívne riadiť vzdialených zamestnancov, sa môže na prvý pohľad zdať zdrvujúce, ale existuje niekoľko trikov a nástrojov, ktoré môžete použiť na to, aby boli vaši zamestnanci na diaľku produktívni a šťastní.

Metóda 1 zo 4: stanovenie očakávaní

1
Vytvorte si vopred očakávania od svojich vzdialených zamestnancov. Ak vaši zamestnanci nerozumejú tomu, čo od nich chcete alebo potrebujete, nebudú schopní uspieť. Podrobne uveďte všetky svoje očakávania v online dokumentoch, videách alebo prezentáciách a odovzdajte ich svojim zamestnancom. Uistite sa, že obsahujú všetky kľúčové informácie, ktoré vaši zamestnanci potrebujú, aby boli úspešní vo svojom zamestnaní.
- Môžete napríklad vytvoriť úvodný dokument, ktorý odošlete svojim vzdialeným zamestnancom, keď ich prijmete, ktorý vymedzí ich zodpovednosť a poskytne im konkrétne pokyny pre ich prácu. Môžete dokonca zahrnúť odkazy na iné dokumenty alebo videá, ktoré sa zaoberajú konkrétnymi scenármi, s ktorými sa vaši zamestnanci môžu stretnúť, aby vedeli, čo od nich v týchto situáciách očakávajú.
ODBORNÁ TIP

Elizabeth Douglasová, generálna riaditeľka sprievodcu, radí: „Riadenie vzdialených zamestnancov vyžaduje vynikajúcu komunikáciu, a to od osoby, ktorá bude vzdialeným zamestnancom, ale aj od manažéra. Ak teda chcete niekoho zamestnať ako vzdialeného zamestnanca, musíte sa uistiť, že sú schopní skutočne efektívnej komunikácie, dokonca aj nadmernej.
2
Využite termíny a pomôžte svojim vzdialeným zamestnancom splniť vaše očakávania. Bez termínov vaši vzdialení zamestnanci nebudú vedieť, koľko času by mali svojej práci venovať alebo kedy by ju mali odovzdávať. Termíny pomôžu vašim zamestnancom efektívne hospodáriť s časom a dajú vám dobrý prehľad o tom, koľko prácu vykonávajú vaši zamestnanci.
- Termíny sú tiež dobrým spôsobom, ako sledovať, ako produktívni sú vaši vzdialení zamestnanci. Ak zamestnanec nedodrží termíny, budete vedieť, že ich musíte osloviť a znova prekročiť svoje očakávania.
- Pokiaľ nevyhovujú, termíny môžete kedykoľvek neskôr upraviť. Ak si uvedomíte, že stanovený termín nie je realistický, môžete ho predĺžiť o niekoľko dní.
3
Poskytnite svojim zamestnancom kvótu, ak sa termíny nevzťahujú na prácu, ktorú vykonávajú. Vzdialení zamestnanci sú niekedy najímaní na to, aby robili veľa krátkych po sebe nasledujúcich úloh, kde termíny nedávajú zmysel. Ak je to tak pre vašich zamestnancov, skúste namiesto toho navrhnúť kvótu, ktorú musia splniť, aby im pomohla zvládnuť čas a byť produktívny.
- Ak napríklad najímate vzdialených zamestnancov, aby odpovedali na otázky zákazníkov vo vašej spoločnosti, mohli by ste dať svojim zamestnancom vedieť, že od nich očakávate zodpovedanie 3-4 dopytov za hodinu.
- Ak potrebujete pomoc s stanovením kvóty, skúste jeden alebo dva dni robiť prácu, ktorú vykonávajú vaši vzdialení zamestnanci, aby ste zistili, čo môže jeden človek reálne dosiahnuť.
4
Dajte svojim zamestnancom vedieť, ak nespĺňajú vaše očakávania. Ak si všimnete, že jeden z vašich zamestnancov nedodržiava termíny alebo kvóty, kontaktujte ich. Uveďte svoje obavy a opýtajte sa, ak majú otázky alebo potrebujú s niečím pomôcť. Ak sa problém opakuje, zvážte, či je zamestnanec vhodný pre vaše podnikanie.
- Môžete napríklad svojmu zamestnancovi poslať e -mail a povedať: „Hej, Jon, všimol som si, že si posledné 2 týždne nedodržal termíny. Je skutočne dôležité, aby si svoju prácu dostal včas. Môžem vám v tejto záležitosti niečo pomôcť?“

Pomôžte svojim vzdialeným zamestnancom splniť vaše očakávania — Využite termíny a pomôžte svojim vzdialeným zamestnancom splniť vaše očakávania.

Metóda 2 zo 4: Efektívna komunikácia

1
Komunikujte so svojimi vzdialenými zamestnancami jasným a stručným spôsobom. Jednou z výziev práce so vzdialenými zamestnancami je, že je ťažšie objasniť akékoľvek nedorozumenia. Keďže nie ste v hale, aby ste na ich otázky odpovedali osobne, je dôležité, aby ste v komunikácii s nimi boli vpredu čo najjasnejší. Ak dávate svojim zamestnancom pokyny alebo odosielate skupinový e -mail, najskôr ho napíšte a prečítajte si ho, aby bol jasný. Vyhnite sa čo najviac používaniu komplikovaného, neurčitého jazyka.
- Nechajte niekoho iného v kancelárii, aby si prečítal vašu poznámku predtým, ako ju odošlete, aby ste zistili, či je ľahko zrozumiteľný.
2

Naplánujte si rutinné videokonferencie jeden na jedného. Komunikácia cez video s každým zamestnancom vám dáva príležitosť podrobnejšie vysvetliť aktualizácie spoločnosti a očakávania a je to skvelý spôsob, ako sa spojiť tvárou v tvár so svojimi vzdialenými zamestnancami. Na výber je množstvo rôznych platforiem pre videorozhovory, ako napríklad Skype a Google Hangouts. Skúste sa zúčastniť aspoň 1 videokonferencie mesačne a individuálne s každým zamestnancom.
3

Komunikujte ako skupina pomocou chatovacích platforiem. Odosielanie správ cez chatovú platformu je jednoduchšie ako používanie skupinového e -mailu. Kedykoľvek máte správu, ktorú chcete zdieľať so skupinou svojich zamestnancov, môžete do správy rýchlo pridať všetkých príjemcov na platforme a odoslať ju. Chatové platformy sú tiež skvelým spôsobom, ako môžu vaši vzdialení zamestnanci navzájom komunikovať a rýchlo klásť otázky bez toho, aby ste museli odosielať e -maily.
4
Pri komunikácii vezmite do úvahy časové rozdiely. Keďže pracujete so vzdialenými zamestnancami, je veľká šanca, že nie všetci budú pracovať v rovnakom časovom pásme. Ak je to možné, pokúste sa naplánovať hovory a skupinové rozhovory v čase, keď všetci pracujú. Môže pomôcť, ak budete mať zoznam všetkých časových pásiem vašich zamestnancov, aby ste sa naň mohli odvolávať pri plánovaní udalostí.
- Ak sa potrebujete s niekým skontaktovať s jedným zo svojich zamestnancov, ale je neskoro, kde žijú, položte si otázku, či to môže počkať do nasledujúceho dňa. Môžete im tiež poslať e -mail, aby to ráno dostali ako prvé.
5
Používajte emotikony a gify, aby sa vaši zamestnanci cítili dobre. Neverbálne narážky, ako je usmievanie sa a prikyvovanie, zohrávajú pri komunikácii veľkú úlohu, čo spôsobuje, že komunikácia so vzdialenými zamestnancami prostredníctvom e-mailu alebo chatovacej platformy je niekedy náročná. Tento problém môžete vyriešiť pridaním emotikonov alebo GIF do správ, ktoré odosielate svojim zamestnancom. Ocenia láskavé gestá a pomôže to zabrániť tomu, aby vaše správy pôsobili príliš agresívne.
- Ak sa napríklad niektorého zo svojich zamestnancov pýtate, prečo urobili niečo určitým spôsobom, môžete na koniec správy pridať emotikon so smajlíkom, aby ste im ukázali, že nie ste naštvaní.

Že efektívne školíte vzdialených zamestnancov — Uistite sa, že efektívne školíte vzdialených zamestnancov a berte do úvahy potreby, ktoré má niekto pri práci mimo pracoviska.

Metóda 3 zo 4: sledovanie produktivity

1

Nechajte svojich vzdialených zamestnancov zaznamenať ich produktivitu. Vytvorte formulár alebo tabuľku, kde môžu vaši zamestnanci odosielať úlohy, ktoré plnia, a ako dlho ich plnenie trvalo. Ich príspevky môžete pravidelne kontrolovať, aby ste sa uistili, že sú na dobrej ceste. Ak niekto skĺzne, môžete to včas zachytiť a obrátiť sa na problém.

ODBORNÁ TIP

Elizabeth Douglasová, generálna riaditeľka sprievodcu, radí: „Podľa mojich skúseností je dôležité zaistiť, aby sa vaši vzdialení zamestnanci cítili motivovaní, aj keď nepracujú z kancelárie. Pretože nebudú sedieť s tímom ani pravidelne hovoriť so spolupracovníkmi Musíte si vybrať niekoho, kto bude sám pracovať z domova, aby mal motiváciu.
2

Naplánujte si pravidelné skupinové hovory a prediskutujte, čo každý dosiahol. Rutinné skupinové hovory sú skvelým spôsobom, ako zaistiť zodpovednosť svojich vzdialených zamestnancov a monitorovať ich produktivitu. Funkciu hovoru môžete použiť na chatovacej platforme, aby ste mohli súčasne telefonovať svojim vzdialeným zamestnancom. Potom nech každý príde a povie, na čom pracoval a aké projekty nedávno dokončil. Robte si počas hovoru poznámky a neskôr si ich prečítajte, aby ste sa presvedčili, že každý odvedie dostatok práce.
3
Skúste softvér na sledovanie času. K dispozícii je množstvo softvérov a aplikácií, ktoré vám umožňujú monitorovať čas, ktorý vaši vzdialení zamestnanci trávia svojimi projektmi. Niektoré programy dokonca urobia počas pracovnej doby snímky obrazovky obrazoviek vašich zamestnancov, aby ste mohli sledovať, na čom pracujú.
- Ak sa rozhodnete používať softvér na sledovanie času, uistite sa, že ste transparentní, a vysvetlite svojim zamestnancom, prečo to robíte, aby ste si udržali prostredie dôvery a rešpektu.

Termíny pomôžu vašim zamestnancom efektívne hospodáriť s časom a dajú vám dobrý prehľad o tom, koľko práce vaši zamestnanci vykonávajú.

Metóda 4 zo 4: Vytvorenie tímového prostredia

1

Rozosielajte týždenný spravodaj, ktorý vzdialeným zamestnancom poskytne informácie o aktualizáciách spoločnosti. Napriek tomu, že vaši vzdialení zamestnanci nepracujú v kancelárii, napriek tomu chcete, aby sa cítili ako súčasť tímu. Pretože nebudú svedkami veľkých zmien alebo udalostí v spoločnosti, pripravte si každý týždeň spravodaj, aby boli vždy aktuálne a cítili sa zaradení. Do bulletinu môžete tiež zahrnúť užitočné tipy pre produktivitu a efektivitu, aby bol ešte užitočnejší.
2

Doprajte svojim zamestnancom oblečenie spoločnosti, aby sa cítili zaradení. Tričká, prívesky na kľúče, tašky alebo iné položky s logom vašej spoločnosti budú fungovať. Ak svojim vzdialeným zamestnancom poskytnete malý kúsok spoločnosti, pomôže im to cítiť sa ako súčasť tímu.
3

Zorganizujte osobné stretnutia so svojimi vzdialenými zamestnancami. Plánovanie stretnutia je pre vás a vašich zamestnancov skvelý spôsob, ako sa zoznámiť mimo e-mailu a videokonferencií. Môžete pozvať svojich zamestnancov na návštevu sídla vašej spoločnosti alebo si môžete dohodnúť výlet na iné miesto a priniesť so sebou niekoľko ľudí z kancelárie.

Tipy

Uistite sa, že efektívne školíte vzdialených zamestnancov a berte do úvahy potreby, ktoré má niekto pri práci mimo pracoviska.

Prečítajte si tiež: Ako hovoriť so svojim zamestnancom o vašom zrakovom postihnutí?