Ako postupovať podľa zákona o rodine a zdravotnej dovolenke?
Ak sa zamestnanec nevráti do práce po čerpaní dovolenky FMLA, možno budete môcť získať späť poistné, ktoré ste zaplatili počas obdobia dovolenky.
Zákon o rodinnej a zdravotnej dovolenke (FMLA) poskytuje oprávneným zamestnancom každý rok až 12 týždňov neplateného voľna z rodinných alebo zdravotných dôvodov. Vo všeobecnosti musíte FMLA dodržiavať, ak máte najmenej 50 zamestnancov, ktorí v predchádzajúcom roku pracovali najmenej 20 týždňov. Zákon je presadzovaný federálnym ministerstvom práce (DOL), ktoré poskytuje predpisy a normy, ktoré vám pomôžu vo vašom úsilí dodržať požiadavky zákona.
Časť 1 z 3: Vzdelávanie zamestnancov
- 1Zahrňte informácie o FMLA do svojej príručky pre zamestnancov. Vaša príručka pre zamestnancov by mala poskytovať základné informácie o tom, čo pokrýva zákon FMLA, ako požiadať o dovolenku a ako žiadosti FMLA ovplyvňujú ďalšie výhody, ktoré môžu byť vašim zamestnancom ponúkané.
- Ak sa na vás vzťahuje zákon FMLA, vaši zamestnanci budú mať nárok na výhody, ak odpracujú najmenej 1250 hodín počas 12-mesačného obdobia.
- Medzi dôvody dovolenky FMLA patrí narodenie dieťaťa, vážny zdravotný stav, ktorý spôsobuje, že zamestnanec nemôže pracovať, alebo potreba starostlivosti o najbližšieho člena rodiny s vážnym zdravotným stavom.
- Na splnenie tejto požiadavky môžete použiť informačný list FMLA DOL. Tento informačný list je k dispozícii na stiahnutie na adrese http://dol.gov/whd/regs/compliance/whdfs28.htm.
- DOL má tiež príručku pre zamestnancov, ktorá vysvetľuje zákon FMLA a odpovedá na niektoré často kladené otázky o oprávnenosti, právach a výhodách. Príručku si môžete stiahnuť na adrese http://dol.gov/whd/fmla/employeeguide.pdf.
- Buď sa vy alebo zamestnanec môžete rozhodnúť nahradiť nahromadenú platenú dovolenku namiesto dovolenky FMLA. Ak požadujete vykonanie takejto náhrady, mala by byť uvedená vo vašej príručke pre zamestnancov.
- 2Vyškolte manažérov a supervízorov, aby vybavovali žiadosti o dovolenku. Pretože zamestnanci nemusia uvádzať, že žiadajú o dovolenku podľa zákona FMLA, vaši nadriadení zamestnanci musia vedieť, čo zákon FMLA pokrýva a ako tieto žiadosti rozpoznať.
- Podrobne si prečítajte formuláre a požadované oznámenia, aby manažéri a nadriadení vedeli, ako podať oznámenie, ako to vyžaduje zákon FMLA, a termíny poskytnutia tohto oznámenia.
- Vaši manažéri a vedúci by mali vedieť, ako vypočítať 12-mesačný rok voľna na účely zákona FMLA. Ako zamestnávateľ si môžete vybrať jednu zo štyroch metód, musíte však uplatňovať metódu, ktorú si vyberiete dôsledne - pre niektorých zamestnancov nemôžete zvoliť jednu a pre ostatných inú.
- Vo všeobecnosti môžete merať 12-mesačné obdobie pomocou kalendárneho roka, fixného 12-mesačného obdobia „dovolenkového roka“, 12-mesačného obdobia meraného od dátumu začiatku prvého obdobia dovolenky zamestnanca FMLA alebo obdobia meraného od prvý dátum, kedy zamestnanci využijú akékoľvek voľno podľa zákona FMLA.
Buď sa vy alebo zamestnanec môžete rozhodnúť nahradiť nahromadenú platenú dovolenku namiesto dovolenky FMLA. - 3Zobrazte požadované plagáty na pracovisku. DOL má plagáty poskytujúce základné informácie o právach zamestnancov podľa zákona FMLA, ktoré musia byť zobrazené na všetkých krytých pracoviskách.
- Plagát vysvetľuje ustanovenia zákona FMLA a hovorí zamestnancom, ako podať sťažnosť na DOL, ak ich zamestnávateľ zákon poruší.
- Plagát musíte vystaviť na mieste, kde ho môžu zamestnanci a uchádzači ľahko vidieť a čítať, a musí zostať zachovaný, aj keď v súčasnosti nemáte žiadnych zamestnancov, ktorí majú nárok na dovolenku FMLA.
- Kópiu plagátu si môžete stiahnuť a vytlačiť na adrese http://dol.gov/whd/regs/compliance/posters/fmla.htm.
- Ak máte zamestnancov, ktorí nie sú gramotní v angličtine, musíte poskytnúť plagát v jazyku, v ktorom sú gramotní.
Časť 2 z 3: vedenie primeraných záznamov
- 1Udržujte presné a úplné záznamy o mzdách. Podľa zákona FMLA musia vaše mzdové záznamy spĺňať rovnaké štandardy, aké stanovuje zákon o spravodlivých pracovných normách (FLSA).
- Mzdové záznamy musia obsahovať identifikačné informácie, mzdovú sadzbu, podmienky odmeňovania, odpracované hodiny, iné náhrady a celkovú náhradu vyplácanú každému zamestnancovi.
- Keď sa zamestnanec vráti z dovolenky FMLA, musí byť zaradený buď do rovnakého zamestnania, alebo do zamestnania, ktoré je z hľadiska miezd, výhod a ostatných podmienok zamestnania prakticky totožné.
- Úplné záznamy musia byť uchovávané najmenej tri roky.
- 2Vytvorte súbory FMLA, keď je požadované voľno. Keď zamestnanci uplatňujú svoje práva podľa zákona FMLA, uchovávajte dokumenty na jednom mieste.
- Váš súbor by mal obsahovať dátumy a hodiny čerpania dovolenky FMLA, ako aj všetky ostatné použité zamestnanecké výhody alebo hodiny dovolenky.
- Každý zamestnanec má nárok iba na 12 týždňov dovolenky za 12 mesiacov. Zodpovedáte za vedenie presných záznamov o každom zamestnancovi, aby ste vedeli, koľko dovolenky má k dispozícii pri podaní žiadosti.
- Zahrňte všetky písomné žiadosti zamestnanca a kópie všetkých oznámení zaslaných zamestnancovi ohľadne jeho dovolenky.
- Môžete požiadať o lekárske potvrdenie o stave zamestnanca. Ak požadujete lekárske osvedčenie, musíte zamestnancovi poskytnúť 15 dní na jeho predloženie.
- Ak požadujete pravidelné aktualizácie stavu alebo osvedčenie o spôsobilosti zamestnanca na návrat do práce, priložte kópie týchto správ k svojmu ďalšiemu papieru FMLA.
- Všetky dokumenty súvisiace so zdravotným osvedčením alebo zdravotnou anamnézou zamestnanca alebo rodinných príslušníkov zamestnanca by mali byť uchovávané ako dôverné záznamy oddelene od ostatných záznamov FMLA.
Ak zamestnanec požiada o voľno, ktoré by mohlo znamenať FMLA, máte na odpoveď iba niekoľko dní od prijatia žiadosti. - 3Zdokumentujte všetky spory FMLA. Ak odmietnete žiadosť FMLA zamestnanca, uistite sa, že sú zdokumentované dôvody tohto odmietnutia a že sú uchované všetky ďalšie dokumenty.
- Zamestnanci môžu podať súkromnú žalobu alebo sťažnosť na DOL, ak nie sú spokojní s vašou odpoveďou na žiadosti FMLA. Túto dokumentáciu budete potrebovať na obranu svojich činov, najmä ak ste odmietli dovolenku zamestnanca.
- Majte na pamäti, že FMLA vyžaduje, aby všetky oznámenia zamestnancom boli písomné a doručené v určitom časovom období. V prípade, že zamestnanec nesúhlasí s vašimi krokmi týkajúcimi sa jeho žiadosti o dovolenku, budete musieť preukázať, že ste poskytli náležité oznámenia v lehotách stanovených FMLA. # Aktualizujte personálne súbory o podrobnosti týkajúce sa výhod. Spis každého zamestnanca by mal obsahovať podrobnosti o dávkach poskytovaných zamestnávateľom, ktoré získal.
- Ak zamestnanec poberá výhody, ako je poistenie, tieto musia byť zachované, kým je zamestnanec na dovolenke FMLA. Môžete od zamestnanca požadovať, aby naďalej platil svoju časť poistného, a je na zodpovednosti zamestnanca, aby to urobil.
- Uchovávajte záznamy o všetkých platbách poistného, aby boli v súlade s touto požiadavkou FMLA. Ak zamestnanec nezaplatí poistné podľa dohody počas dovolenky, vy a poisťovateľ máte právo prerušiť krytie.
- Ak sa zamestnanec nevráti do práce po čerpaní dovolenky FMLA, možno budete môcť získať späť poistné, ktoré ste zaplatili počas obdobia dovolenky.
Časť 3 z 3: reagovanie na žiadosti o dovolenku
- 1Zvážte vyžiadanie písomného oznámenia od zamestnancov. Hoci to nevyžaduje zákon FMLA, písomné oznámenie vám umožňuje presne zdokumentovať všetky žiadosti a viesť úplné záznamy.
- Ak je potreba dovolenky zamestnanca odôvodnene predvídateľná, môžete požiadať o písomnú žiadosť 30 dní vopred o akejkoľvek žiadosti FMLA. Aj keď to nie je možné predvídať, napríklad v prípade núdzovej zdravotnej situácie, zamestnanec vás musí čo najskôr informovať.
- Oznámenie zamestnanca musí obsahovať dostatočné informácie, aby ste pochopili, že na jeho dovolenku sa vzťahuje zákon FMLA.
- 2Okamžite vyhodnoťte žiadosti o dovolenku pre zamestnancov. Ak zamestnanec požiada o voľno, ktoré by mohlo znamenať FMLA, máte na odpoveď iba niekoľko dní od prijatia žiadosti.
- Keďže zamestnanci nie sú zodpovední za to, či zamýšľajú používať FMLA, každý, kto pravidelne prijíma žiadosti o pracovné voľno, musí vedieť, ako rýchlo preskúmať žiadosť zamestnanca a určiť, či sa FMLA uplatňuje.
- V závislosti od veľkosti vášho podnikania možno budete chcieť zvážiť vymenovanie jedného manažéra alebo nadriadeného na spracovanie všetkých požiadaviek FMLA.
Nemôžete prepustiť ani diskriminovať zamestnanca, ktorý požiada o odchod FMLA alebo inak uplatní svoje práva podľa zákona. - 3Prípadne pošlite oznámenia o označení. Zamestnanci, ktorí neuvádzajú, že žiadajú o dovolenku podľa zákona FMLA, musia byť upozornení, ak sa tak rozhodnete určiť.
- Zamestnanci musia byť vopred informovaní, či sa dovolenka, o ktorú požiadali, započítava do ich času FMLA. Aj keď sa neskôr dozviete, že zamestnanec čerpal predtým kvalifikáciu podľa zákona FMLA, nemôžete sa vrátiť a spätne ho určiť ako dovolenku FMLA.
- Do 12 mesiacov je z každého oprávneného dôvodu potrebné iba jedno také oznámenie.
- 4Poskytnite úplný opis práv a povinností zamestnancov podľa zákona FMLA. Do piatich pracovných dní od žiadosti zamestnanca mu musíte poslať oznámenie o spôsobilosti, v ktorom sú uvedené očakávania a povinnosti zamestnanca a dôsledky neplnenia ktorejkoľvek z týchto povinností.
- Toto oznámenie musí vo všeobecnosti uvádzať, či má zamestnanec nárok na dovolenku FMLA, a ak nie, má uviesť aspoň jeden dôvod.
- Ak napríklad prijmete zamestnankyňu v januári a ona požiada o dovolenku, aby sa mohla starať o matku v auguste toho istého roku, poslali by ste jej potvrdenie o spôsobilosti, v ktorom uvedie, že nespĺňa podmienky pre FMLA, pretože pre vás 12 mesiacov nepracovala.
- DOL má predtlačený formulár, ktorý môžete vyplniť a použiť na splnenie tejto požiadavky na oznámenia. Formulár si môžete stiahnuť na adrese http://dol.gov/whd/forms/wh-381.pdf.
- Oznámenie o právach a povinnostiach musí zahŕňať sumu dovolenky, ktorú má zamestnanec k dispozícii podľa zákona FMLA, koľko jeho požadovanej dovolenky sa započíta do nároku na zákon FMLA a všetky požiadavky týkajúce sa osvedčenia zdravotného stavu zamestnanca, platby poistného na zdravotné poistenie, alebo nahradenie platenej alebo nahromadenej dovolenky.
- Máte zakázané používať dovolenku FMLA voči zamestnancovi pri vykonávaní akýchkoľvek zamestnaneckých akcií vrátane prijatia do zamestnania alebo povýšenia, ani dovolenka FMLA sa nemôže započítavať voči zamestnancovi na účely zásad dochádzky do vašej spoločnosti.
- Nemôžete prepustiť ani diskriminovať zamestnanca, ktorý požiada o odchod FMLA alebo inak uplatní svoje práva podľa zákona.
Prečítajte si tiež: Ako si narobiť čas dovolenky?
