Ako zanechať dokonalú správu v hlasovej schránke?

Ak chcete zanechať dokonalú správu v hlasovej schránke, začnite tým, že sa identifikujete, aby príjemca vedel, kto ste hneď, ako to ide.

Ak vaša pracovná náplň vyžaduje, aby ste sa s klientmi kontaktovali prostredníctvom telefónu, je pravdepodobné, že opustíte množstvo hlasových správ. Čo by ste však mali presne povedať po pípnutí? Pokúšať sa vybaviť si všetky relevantné informácie, ktoré potrebujete k získaniu, môže byť nervy drásajúce, a preto dôležité detaily vynecháte. Nechajte rozhádzané, improvizované správy tak, že vymyslíte systém na zanechávanie hlasových správ. Prebehnutím rýchleho kontrolného zoznamu v hlave môžete zaistiť, že ste príjemcovi poskytli všetky potrebné informácie a zvýšiť svoje šance na spätné volanie.

Časť 1 z 3: identifikácia seba

1
Používajte správny tón hlasu. Hneď ako začnete nahrávať svoju správu, hovorte jasným a počuteľným hlasom. Nemrčte a nehovorte príliš rýchlo. Pokúste sa znieť čo najlepšie a energicky, aby ste upútali pozornosť poslucháča. Napriek tomu, že vás príjemca nevidí, váš všeobecný tón zaznie po telefóne, preto sa uistite, že prenášate ten správny.
- Vyslovte všetko, čo hovoríte. Zlý príjem môže narušiť váš hlas a spôsobiť prerušenie hovoru. Dokonca aj bežne hovoriaci hlas sa môže zamotať do telefónu.
- Kvalita vášho hlasu by mala primerane odrážať spôsob hovoru. Je napríklad v poriadku, ak budete odchádzať z hlasovej schránky a zablahoželať svojmu synovcovi k ukončeniu strednej školy. Ak ste ponúkajú sústrasť k smútiaci priateľa, však, mali by ste mať svoj tón slávnostné a úctivý.
2
Uveďte svoje meno. V prvom rade dajte príjemcovi svoje meno. Osoba, ktorej voláte, tak bude vedieť, kto ste. Jednoduché „toto je (vaše krstné meno)“ bude stačiť vo väčšine situácií, alebo úvodnejšie „moje meno je (celé meno)“, ak sa s vami volaná osoba predtým nestretla. Priatelia a príbuzní vás spoznajú bez potreby ďalšej identifikácie. Ak ide o profesionálny hovor, budú mať meno, ktoré bude spájať s hlasom a správou, čo pomôže otvoriť osobnejší komunikačný štýl.
- Tento krok sa zdá byť daný, ale volajúci naň často zabudnú, keď ho dostanú na miesto.
- Ak máte pracovné zaradenie alebo opis seba, ktorý by sa mohol príjemcovi ukázať ako užitočný pri následnom telefonáte, zadajte ho za svoje meno, tj „Moje meno je Dr. Holdsworth, starší rádiológ v Sacred Heart Medical Center“ alebo „toto je Gloria Carpenterová, ja som Chloeina matka zo školy.“
3
Nechajte svoje telefónne číslo. Odošlite svoje telefónne číslo bezprostredne za svoje meno. Väčšina volajúcich čaká na poskytnutie svojich kontaktných údajov až do konca hlasovej schránky, ale ak to príjemca nezachytí prvýkrát, bude nútený znova si celú správu vypočuť. Nezabudnite opustiť svoje telefónne číslo tak, aby bolo zrozumiteľné, a hovorte pomaly a vyslovujte ho.
- Jednoduchý spôsob, ako ponúknuť svoje telefónne číslo na začiatku správy, je povedať niečo ako „toto je (vaše meno), moje číslo je (vaše telefónne číslo)“ alebo „moje meno je (meno) volám z (číslo). "
- Napriek prevalencii funkcií funkcie ID volajúceho je vždy vhodné nechať svoje telefónne číslo v prípade, že volaná osoba nemá vaše číslo uložené alebo ak žiadate, aby vám zavolal späť na inej pobočke.
4
Vytvorte spojenie. Pri počúvaní hlasových správ alebo správ od neznámych odosielateľov súvisiacich s podnikaním začnú ľudia byť podozrievaví alebo nezaujatí, ak nevedia, kto ste alebo prečo voláte. Upokojte ich spomenutím spoločného priateľa alebo referencie, ktorý vám poskytol svoje číslo. Hovor je opäť osobnejší. Hlasová schránka bude pôsobiť menej invazívne a bude väčšia pravdepodobnosť, že dostanete odpoveď.
- Skúste urobiť krátky úvod, ktorý poslucháča vtiahne, napríklad „Dostal som tvoje číslo od Pata, ktorý hovorí, že máš záujem predať svoju loď“.
- Aj keď práve nerobíte obchodný hovor, nadviazanie spojenia vám môže príjemcu spríjemniť. „Toto je Bob, váš sused z druhej strany ulice“ je výraznejšie než „Toto je Robert Henderson“.

Ako by ste mali zanechať správu zo svojho osobného mobilného telefónu?

Časť 2 z 3: uvedenie vašej firmy

1
Vopred si premyslite, čo poviete. Predtým, ako opustíte hlasovú schránku, majte jasnú predstavu o tom, čo poviete. To by nemalo byť veľký problém, ak voláte so špecifickým zámerom, ale počuť pípnutie na druhom konci a vedieť, že sa nahrávajú, môže spôsobiť, že veľa volajúcich nakreslí prázdne miesto. Rozbaľte informácie do odrážok a pred zavesením každú z nich zasiahnite.
- V prípade hlasových správ, ktoré sú obzvlášť naliehavé alebo dôležité, zvážte napísanie hrubého scenára vopred.
- Ak sa ocitnete mimo miestnosti, sústreďte sa na to, aby ste pár slovami povedali svoje meno, číslo spätného volania a dôvod, prečo ste mu zavolali.
- Obrázok, ktorý odosielate do hlasovej schránky, aby ste nadviazali na romantický záujem o rande zo včerajška. Mentálne načrtnutie vašej správy predtým, ako ju nahráte, môže znamenať rozdiel medzi tým, keď budete pôsobiť chladne, pokojne a sústredene, a ako koktavý, nervózny vrak.
2
Nechajte svoju správu stručnú. Obmedzte správu v hlasovej schránke na 20-30 sekúnd. Málokedy sa stane, že by hlasová schránka bola dlhšia. Nechcete príjemcu nudiť prehnane dlhým, meandrujúcim úvodom alebo príbehom. Zostaňte strnulí a k veci. Krátka správa môže v skutočnosti vyvolať zvedavosť a presvedčiť človeka, aby zavolal späť, ak to inak nevie.
- Na druhej strane, ak necháte príliš krátku hlasovú schránku, váš príjemca si môže myslieť, že je nedôležitá, a odstráni ju bez toho, aby ju dokonca počúval. To je obzvlášť pravdepodobné, ak voláte z neuvedeného čísla.
- Cieľom opustenia hlasovej schránky je prinútiť niekoho, aby vám zavolal späť, a nie vykladať všetky informácie, o ktoré sa s ním chystáte počas hovoru podeliť.
3
Otvorte najdôležitejšie informácie. Prestaňte stíhať a jasne povedzte, prečo ste zavolali. Ak sa len dotýkate základne, povedzte to; ak máte predajnú ponuku alebo sledujete transakciu alebo potvrdzujete stretnutie, dajte príjemcovi vedieť. Váš poslucháč rýchlo stratí záujem a môže správu odstrániť, ak ich vopred neoznámite svojmu účelu.
- Máte iba krátky čas na to, aby ste svoje stanovisko vyjadrili. Ak porazíte krík, váš poslucháč sa môže správy vzdať skôr, ako príde k akýmkoľvek zásadným informáciám.
- Je oveľa lepšie doručiť ťažké správy, ako je „otec je v nemocnici“, prázdne miesto a použiť zvyšok správy na utíšenie a vysvetlenie, ako tancovať nad témou a vyvolávať u poslucháča obavy.
4
Buďte osobný a organický. Odolajte nutkaniu vkĺznuť do zospodu, genericky znejúceho „hlasu telefónu“. Buďte slušní, buďte sami sebou a hovorte prirodzene. Ľudia môžu rozpoznať, keď sa im niekto pokúša niečo predať alebo prísť určitým spôsobom, a budú mať väčšiu pravdepodobnosť, že vám poskytnú dennú dobu, ak budú mať pocit, že k nim pristupujete na rovnakej úrovni.
- Znie to, ako keby ste čítali zo scenára, v poslucháčovi vyvolá dojem, že ide iba o ďalší hovor, ktorý musíte uskutočniť.

V prípade núdze alebo prírodnej katastrofy použite svoju odchádzajúcu správu v hlasovej schránke a dajte ľuďom vedieť, že ste v poriadku.

Časť 3 z 3: Odhlásenie

1
Položte konkrétnu otázku alebo požiadavku. Na konci svojej správy uveďte konkrétne dôvody, prečo vám má príjemca zavolať späť. Položte im presnú otázku alebo urobte požiadavku, ktorá ich bude motivovať zdvihnúť telefón. Ak zostanú po vypočutí vašej hlasovej schránky zmätení alebo neistí vo vašom zámere, neurobilo to svoju prácu.
- Skúste frázy ako „dajte mi vedieť, ako sa vám páčil recept, ktorý som vám poslal“ alebo „Mám záujem počuť vaše predstavy o tomto návrhu“.
- Ľudia sú viac motivovaní dostať sa do kontaktu, keď ste ich vyzdvihli s požiadavkou, než keby ste jednoducho povedali „zavolaj mi späť“.
2
Obnovte svoje meno a kontaktné údaje. Znova zatvorte svoju správu a dajte poslucháčovi svoje meno a telefónne číslo. Zopakujte svoje telefónne číslo dvakrát, aby nebola šanca, že by sa pomýlili číslice alebo by si ich zapísali. Uveďte tiež všetky podrobnosti, ktoré môžu byť užitočné, keď vám príjemca zavolá, napríklad, kedy budete a nebudete k dispozícii a kedy je najlepšie telefonovať.
- Vyslovenie vášho telefónneho čísla viac ako dvakrát na konci hovoru je prehnané a dokonca by sa dalo interpretovať ako neslušné.
- S týmto krokom si nemusíte robiť starosti, ak je vaša správa príležitostná pre priateľa alebo príbuzného.
3
Vyhnite sa dlhotrvajúcim koncom. Keď je čas zavesiť, netrápte sa a zbytočne nepredlžujte správu. Pokiaľ nejde o osobné volanie milovanej osoby, nie je potrebné zaželať niekomu nádherný deň. Pozornosť príjemcu bude narúšať, čím dlhšie bude hlasová schránka pokračovať, preto sa snažte na konci nestratiť koncentráciu. Poďakujte im za ich čas a ďalšiu fázu komunikácie nechajte na nich.
- Priateľské závery ako „teším sa na vašu odpoveď“ sú teplejšie, a preto účinnejšie ako generické, komerčné ako „prajem pekný deň“.
- Ne rekapitulujte ani neshrňte svoju správu na konci. Ak príjemca potrebuje znova počuť určitý detail, môže si ho prehrať neskôr.

Tipy

Zamyslite sa nad tým, kedy ste dostali správy z hlasovej schránky, ktoré vás prinútili zamyslieť sa „čo chce táto osoba?“ Zanechajte typ hlasovej schránky, ktorý chcete dostávať.
Ak je to relevantné pre vašu interakciu s príjemcom, zadajte okrem telefónneho čísla aj svoju e -mailovú adresu alebo iný spôsob kontaktu.
Ak zdieľate informácie citlivé na čas, nezabudnite uviesť dátum.
Usmej sa! Prechádza to, dokonca aj cez telefón.
Ak voláte o citlivej téme, obmedzte informácie, ktoré zadávate do hlasovej schránky, v prípade, že ich budú počuť ostatní.
V prípade núdze alebo prírodnej katastrofy použite svoju odchádzajúcu správu v hlasovej schránke a dajte ľuďom vedieť, že ste v poriadku.

V ktorej by vám volajúci mohli nechať správu — Závisí to od zariadenia, ale vo všeobecnosti by ste sa riadili pokynmi zo svojho zariadenia a nahrali by ste peknú správu, v ktorej by vám volajúci mohli nechať správu.

Varovania

Ak sa pokúšate dosiahnuť, aby vám niekto zavolal späť, nevyjadrujte sa k minulým neúspešným pokusom o hovor. Vďaka tomu budete pôsobiť naštvane a pri jednaní s vami budú menej pohodlné.
Za profesionálnych okolností by ste mali vždy zanechať hlasovú schránku, ak osoba, ktorej voláte, neodpovedá. Vidieť viac zmeškaných hovorov bez správ v hlasovej schránke oslabuje dôležitosť vašej firmy.

Prečítajte si tiež: Ako nastaviť hlasovú schránku s upozornením na čas?

Ako zanechať dokonalú správu v hlasovej schránke?

Kroky

Časť 1 z 3: identifikácia seba

Časť 2 z 3: uvedenie vašej firmy

Časť 3 z 3: Odhlásenie

Tipy

Varovania

Otázky a odpovede

Komentáre (1)

Prečítajte si tiež: