Ako napísať potvrdzovací e -mail?
Ak potrebujete iba povedať druhej osobe, že ste dostali jej e -mail, pošlite mu krátke potvrdenie.
E -mail s potvrdením informuje inú osobu o tom, že ste dostali správu alebo požiadavku, a to aj vtedy, ak nemôžete okamžite poskytnúť úplnú odpoveď. Aj keď nepotrebujete odosielať potvrdenie o každom prijatom osobnom e -maile, na priamu adresu by ste mali odpovedať v profesionálnom alebo pracovnom prostredí. Ak potrebujete iba povedať druhej osobe, že ste dostali jej e -mail, pošlite mu krátke potvrdenie. Ak osoba požadovala službu alebo si objednala produkt, poskytnite ďalšie informácie o tom, kedy očakávať odpoveď alebo ako vyriešiť akékoľvek problémy.
Metóda 1 z 2: potvrdenie prijatia e -mailu
- 1Odpovedajte, ak ste uvedení v riadku to : alebo ak ste v správe pomenovaní. V hornej časti e -mailu skontrolujte, či odosielateľ uviedol vašu e -mailovú adresu v riadku „Komu:“. Ak tam nie ste uvedení, skenujte telo e -mailu a zistite, či sa tam niekde nachádza vaše meno. Ak vidíte svoje meno, pošlite nám potvrdenie, pretože vás bolo adresované priamo.
- Ak je vaša e -mailová adresa uvedená iba v riadku „CC“ e -mailu, ale v texte nie ste uvedení, potom nemusíte posielať potvrdenie, pretože správa bola pravdepodobne odoslaná veľkej skupine ľudí.
Upozornenie: Vyhnite sa potvrdzovaniu spamových správ, pretože vám môžu naďalej odosielať e -maily, ak odpoviete.
- 2Oslovte odosielateľa podľa mena. Začnite pozdrav v hornej časti e -mailu, aby ho druhá osoba ihneď videla, keď ho otvorí. Použite formálny pozdrav, napríklad „Dobrý deň“ alebo „Vážený“, za ktorým nasleduje ich meno. Ak odpovedáte nadriadenému alebo niekomu, koho nepoznáte, použite jeho názov a priezvisko. Ak toho druhého poznáte dobre, môžete použiť jeho krstné meno.
- Môžete napríklad pozdraviť „Dobrý deň, pani Davisová“ alebo „milý Jonathan“.
Pri odosielaní potvrdzujúceho e -mailu vždy používajte zdvorilý tón, aby ste udržali dobrý repertoár s ľuďmi, ktorých kontaktujete. - 3Stručne uveďte, že ste si prečítali e -mail. Na potvrdenie používajte iba niekoľko viet, aby to nepôsobilo príliš rozvláčne. Poďakujte danej osobe za odoslanie e -mailu alebo dajte jej vedieť, že ste dostali jej správu. Ak existujú nejaké konkrétne podrobnosti, zopakujte ich v úvodných vetách, aby ste ukázali, že ste si ich správu prečítali.
- Môžete napríklad napísať niečo ako: „Ďakujem za odoslanie správy o stretnutí budúci týždeň“ alebo „Dostal som a prečítal som si váš e -mail v súvislosti s naším novým potenciálnym klientom “.
- Ak ste si nestihli prečítať e -mail, môžete povedať niečo ako: „Ďakujem, že ste sa na mňa obrátili. Dostal som vašu správu a prečítam si ju hneď, ako budem môcť.“
- 4Ak má e -mail žiadosť alebo otázku, uveďte odhadovaný čas. Ak máte čas okamžite odpovedať, urobte to čo najskôr, aby ste dokázali, že ste dôveryhodní a spoľahliví. V opačnom prípade poskytnite časový rámec, v ktorom môže druhá osoba od vás očakávať ďalšiu správu, aby si nemyslel, že ich ignorujete. Dávajte si pozor, aby ste nepreháňali, ako rýchlo môžete reagovať, ak si myslíte, že to môže trvať dlhšie.
- Môžete napríklad povedať: „K týmto informáciám vás budem môcť dostať do dvoch dní“ alebo „Dnes sa k vám opäť obrátim, aby som o tejto záležitosti prediskutoval“.
- Ak neviete, ako dlho bude odpoveď trvať, použite: „V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok sa vám čo najskôr ozvem.“
- Ak v e -maile nie je požiadavka alebo problém, ktorý musíte riešiť, nemusíte odpovedať s časovým rámcom.
- 5Pred odoslaním e -mail ukončite zatváraním a svojim menom. Ak chcete, aby správa znela profesionálnejšie, použite vo svojom e -maile formálnu uzávierku, napríklad „Najlepšie“ alebo „Ešte raz ďakujem“. Po zatvorení správy napíšte svoje meno. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať sa uistite, že je všetko napísané správne.
- Môžete napríklad napísať „Najlepšie, Beth“ alebo „Ešte raz ďakujem, Travis“.
- Ak chcete druhej osobe poskytnúť iný spôsob kontaktovania, môžete za svojim menom poskytnúť aj telefónne číslo alebo alternatívnu e -mailovú adresu.
E -mail s potvrdením informuje inú osobu o tom, že ste dostali správu alebo požiadavku, a to aj vtedy, ak nemôžete okamžite poskytnúť úplnú odpoveď. - 6Ozvite sa čo najskôr e -mailom s úplnou odpoveďou. Ak pôvodný e -mail obsahoval požiadavku alebo otázku, nájdite si čas a napíšte úplnú odpoveď. Vyriešte všetky obavy alebo otázky v správe v plnom rozsahu, aby ste ukázali, že ste si na ich správu našli čas. Udržujte zdvorilý a pozitívny tón v celej správe, aby ste si s nimi udržali dobrý repertoár.
- Ak potrebujete viac času, napríklad keď čakáte na správu alebo dokument, skúste odoslať následný e-mail s aktualizáciou a novým časovým rámcom, aby si druhá osoba nemyslela, že ste na ňu zabudli.
Metóda 2 z 2: reakcia na obchodné služby a objednávky
- 1V hornej časti e -mailu uveďte meno osoby, s ktorou sa stretávate. Začnite formálnym pozdravom, napríklad „Dobrý deň“ alebo „Vážený“, aby ste vo svojej správe udržali profesionálny tón. Ak danú osobu dobre nepoznáte, použite formálne jeho meno a priezvisko. Ak sa s danou osobou poznáte bližšie alebo uvedie svoje krstné meno, môžete ho namiesto toho osloviť.
- Ako pozdrav môžete napríklad napísať „Vážený pán Christensan“ alebo „Dobrý deň, Dana“.
- 2Poďakujte osobe a uveďte produkt alebo službu, o ktoré požiadal. Vyjadrite úprimnú vďaku osobe v úvodnej vete vášho e -mailu. V tej istej vete zopakujte výrobok, ktorý si osoba objednala alebo aké problémy alebo obavy uviedol v predchádzajúcej korešpondencii. Osoba tak rozpozná, že ste si našli čas na prečítanie alebo spracovanie predchádzajúcich správ.
- Môžete napríklad povedať: „Ďakujeme, že ste si objednali 2 bonboniéry v našom obchode“ alebo „Vážime si, že ste sa obrátili v súvislosti s otvorením pracovného miesta, o ktoré ste sa uchádzali.“
Aj keď nepotrebujete odosielať potvrdenie o každom prijatom osobnom e -maile, na priamu adresu by ste mali odpovedať v profesionálnom alebo pracovnom prostredí. - 3Poskytnite osobe časový rámec, kedy môže očakávať odpoveď alebo doručenie. V ďalšej vete uveďte, ako dlho bude druhej osobe trvať, kým sa vám ozve, aby nemal pocit, že ste na ňu zabudli. Uistite sa, že vami poskytnutý časový rámec je presný a úprimný, inak sa môžu rozčúliť, ak vás nebudú počuť.
- Môžete napríklad povedať: „Balíček môžete očakávať do troch pracovných dní“ alebo „Nechajte nás reagovať 1–2 pracovné dni.“
Obmena: Ak neviete, ako dlho bude odpoveď trvať, povedzte niečo ako: „Čo najskôr sa s Vami spojíme, aby sme Vaše problémy vyriešili.“
- 4V prípade problémov, ktoré nemožno vyriešiť prostredníctvom e -mailu, poskytnite návrhy. Ak nemôžete priamo vyriešiť ich problém, skúste odporučiť ďalšie možnosti, ktoré by mohli byť užitočnejšie. V správe udržujte zdvorilý a chápavý tón, aby to nevyznelo negatívne alebo neúprimne. Pokúste sa osobe poskytnúť čo najviac podrobností, aby mohla podniknúť ďalšie kroky na vyriešenie svojich problémov.
- Môžete napríklad povedať: „Je nám ľúto, že sa vyskytol problém s prevodom peňazí na váš bežný účet. Skúste sa pozrieť na naše časté otázky, či bol váš problém vyriešený. V opačnom prípade možno budete musieť navštíviť svoju banku a porozprávať sa. svojmu správcovi účtu, aby potvrdil vaše transakcie. “
- 5V spodnej časti e -mailu nechajte kontaktné informácie. Ukončite svoj e -mail formálnym zakončením, napríklad „Najlepšie“ alebo „Ešte raz ďakujem“, aby ste správu ukončili dobre. Po uzávierke nezabudnite uviesť svoje meno. Ak chcete druhej osobe poskytnúť možnosti, aby vás mohla kontaktovať, môžete za svojim menom nechať aj telefónne číslo, alternatívnu e -mailovú adresu alebo webovú stránku.
- Môžete napríklad ukončiť e -mail „Ešte raz ďakujem, Frank“ alebo „Najlepšie, Annie“.
- Pri odosielaní potvrdzujúceho e -mailu vždy používajte zdvorilý tón, aby ste udržali dobrý repertoár s ľuďmi, ktorých kontaktujete.
- Na e -maily, ktoré sú spam alebo na ktorých ste odoslali kópiu, nemusíte posielať potvrdenie.
Prečítajte si tiež: Ako sťahovať IMVU?
