Ako si robiť poznámky na schôdzi?
Ak si chcete na nasledujúcej schôdzi robiť lepšie poznámky, pripravte si ich pred schôdzou a pomocou organizačných techník optimalizujte proces vytvárania poznámok.
Robenie si poznámok na schôdzu ukazuje, že dávate pozor. Pomáha vám tiež uchovať diskutované informácie a ľahko sa k nim neskôr vrátiť. Ak si chcete na nasledujúcej schôdzi robiť lepšie poznámky, pripravte si ich pred schôdzou a pomocou organizačných techník optimalizujte proces vytvárania poznámok. Nezabudnite si tiež skontrolovať a uložiť svoje poznámky po skončení schôdze.
Časť 1 z 3: Príprava poznámok
- 1Robte si poznámky ručne, aby ste si uchovali viac informácií. Napriek tomu, že veľa ľudí uprednostňuje pohodlie a rýchlosť písania poznámok na prenosnom počítači, štúdie ukázali, že je menej pravdepodobné, že si informácie zapamätáte a udržíte, ak ich napíšete, než aby ste ich zapisovali ručne.
- Naučte sa skratku, aby ste si rýchlejšie písali ručne písané poznámky. Používanie skratky môže zvýšiť rýchlosť písania a znamená to, že viac času strávite počúvaním schôdze než písaním.
- Ak nemáte čas alebo trpezlivosť na učenie skratky, môžete použiť aj skratky alebo značky, ktoré pre vás niečo znamenajú. Napríklad namiesto napísania „dôležitého“ stačí použiť výkričník.
- 2Ak chcete svoje poznámky ľahko zdieľať, použite počítač. Ak je vo vašej kancelárii normálne robiť si elektronické poznámky, aby ste ich mohli rýchlo a ľahko zdieľať, zvážte použitie poznámok pomocou Evernote alebo Dokumentov Google. Tieto služby môžete použiť aj na zdieľanie poznámok naživo počas schôdze alebo na spolupráci na jednom dokumente s viac ako jednou osobou.
- Majte na pamäti, že ak nie je bežné prinášať elektroniku na schôdze vo vašej práci, ľudia si môžu myslieť, že odpovedáte na e -maily alebo sa posúvate po Facebooku, ak si prinesiete prenosný počítač (aj keď si naozaj len robíte poznámky).
- Ak ste na osobnom stretnutí, je lepšie nepoužívať prenosný počítač. Displej môže byť rušivý, a preto je stretnutie menej osobné. Skúste si namiesto toho priniesť malý zápisník na poznámky.
- 3Vyskúšajte tablet a stylus na rukou písané poznámky s digitálnymi výhodami. Ak chcete všetky výhody ručne písaných poznámok a kresieb, ale napriek tomu chcete, aby sa dali ľahko zdieľať elektronicky, skúste si písať poznámky na tablet pomocou stylusu. Poskytuje vám tiež všetku flexibilitu rukopisu vrátane vytvárania kresieb alebo značiek do vašich poznámok.
- Používanie tabletu a dotykového pera tiež znamená, že si lepšie zapamätáte, čo píšete, pretože namiesto písania si stále beriete pero na papier (alebo skôr obrazovku).
- Môžete tiež nájsť špeciálne perá ako LiveScribe alebo elektronické notebooky, ako napríklad Evernote Smart Notebook, ktoré vám umožnia ľahko importovať to, čo ste napísali na fyzickú stránku, do počítača, telefónu alebo tabletu.
Zadávanie poznámok po schôdzi sa môže zdať ako strata času, ale je to skvelý spôsob, ako si poznámky preštudovať a ujasniť si svoje myšlienky. - 4Pred začiatkom schôdze si načrtnite svoje poznámky. Požiadajte svojho nadriadeného alebo administratívneho asistenta o kópiu programu schôdze. Použite to na vytvorenie prehľadu dôležitých bodov a ponechajte priestor na vyplnenie dôležitých podrobností pre každý bod počas schôdze. Do poznámok urobte oddelené medzery, do ktorých môžete písať položky akcií, rozhodnutia a referenčné informácie.
- Zaznamenajte si akčné položky, za ktoré ste zodpovední, ako aj akčné položky pre ostatných členov vášho tímu, ak máte možnosť. Poskytne vám to lepší prehľad o celom projekte.
- Môžete tiež napísať dátum stretnutia a kto sa zúčastní vo vašom osnove. Pomôže vám to neskôr efektívnejšie zapisovať si poznámky zo schôdze. Môžete tiež označiť kohokoľvek, kto na schôdzi nečakane chýba, aby ste ho mohli doplniť neskôr.
- Nechajte priestor, kde môžete písať otázky, ktoré by ste chceli na schôdzi predniesť, alebo otázky, ktoré by mali priniesť vaši ostatní členovia tímu a ktoré by sa mali v budúcnosti zaoberať.
- Skúste pred bodom preformulovať každý bod programu na otázku. Pomôže vám to zistiť, aké dôležité detaily budete potrebovať na stretnutie, a môže tiež vyvolať otázky, ktoré by ste mohli položiť.
Časť 2 z 3: Optimalizácia zapisovania poznámok
- 1Udržujte svoje poznámky organizované a dynamické. Napíšte do svojho obrysu všetko na správnom mieste, aby ste si potom nemuseli znova organizovať poznámky. Zvýraznite naliehavé položky podčiarknutím alebo krúžením, aby ste ich už nemuseli hľadať. Môžete tiež použiť techniky mapovania mysle alebo dokonca kresliť obrázky do svojich poznámok, ak ste skôr vizuálnym mysliteľom.
- Mapovanie mysle, buď na papieri, alebo pomocou softvérového programu na mapovanie mysle, je skvelé na brainstormingové sedenia, kde sa nápady vyhadzujú a triedia.
- Kreslenie poznámok vám môže skutočne pomôcť lepšie si ich zapamätať, ako ich písať. Nemusíte kresliť každú jednu vec, pretože by to zabralo veľa času. Niektoré veci však môžete nakresliť do svojich poznámok, ak vám to pomôže lepšie si ich zapamätať.
- Aby ste ušetrili čas, môžete v ručne písaných poznámkach používať aj znaky a šípky. Napríklad namiesto toho, že „John potrebuje aktualizovať list programu Excel“, môžete napísať „list programu Excel“ a potom nakresliť šípku k Johnovmu menu, kde ste napísali, kto sa schôdze zúčastňuje.
- 2Zamerajte sa na rozhodnutia a akčné položky. Spísať všetko, čo je na stretnutí povedané, slovo od slova, nie je zvyčajne možné alebo produktívne. Rozhodnutia a akčné položky si zapisujte. Zapíšte si kľúčové slová a ďalšie informácie, ktoré budete musieť neskôr použiť.
- Aby ste sa mohli lepšie sústrediť na to, keď si prečítate svoje poznámky po schôdzi, použite odrážky pre všeobecné informácie a začiarkavacie políčka pre položky akcií.
- 3Hovorte na schôdzi a overte si, že sú vaše poznámky jasné a presné. Ak niečo nie je jasné, opýtajte sa. Ak sa zdá, že sa členovia schôdze rozhodli, objasnite, o aké rozhodnutie ide, aby ste si to mohli zapísať do svojich poznámok. Podobne, ak ste zaznamenali položku akcie, ktorú musíte vyplniť, uistite sa, že do svojich poznámok napíšete, čo je potrebné urobiť a kedy to má byť vykonané.
- Vedenie konverzácie smerom k uvedeniu konkrétnych rozhodnutí okrem získania jasných informácií pre vlastné poznámky tiež pomôže vášmu tímu rýchlejšie identifikovať rozhodnutia, a ak neexistuje jasná dohoda, pomôže tiež identifikovať body, o ktorých je potrebné ďalej diskutovať.
Všetky termíny alebo udalosti, o ktorých sa hovorilo na schôdzi, si zapíšte do kalendára a dôležité informácie zo svojich poznámok uložte na správne miesto.
Časť 3 z 3: Vyťažte maximum zo svojich poznámok po stretnutí
- 1Zapíšte si krátke zhrnutie bezprostredne po stretnutí. Pripomeňte si najdôležitejšie zhrnutia zo schôdze napísaním krátkeho zhrnutia. Nechajte to krátke (asi 3-4 vety) a nečakajte, kým to napíšete. Bude stále jednoduchšie napísať pár viet o najdôležitejších rozhodnutiach, akčných položkách a referenčných informáciách, pokiaľ budete mať ešte čerstvú myseľ.
- Napíšte svoj súhrn inou farbou alebo okolo neho nakreslite rámček. Bude jednoduchšie to nájsť, ak to budete v budúcnosti potrebovať vystopovať medzi svojimi poznámkami.
- 2Napíšte čo najskôr písomnú správu. Napísanie správy vám pomôže zapamätať si stretnutie ešte jasnejšie. Môžete tiež neskôr zabudnúť, čo znamenajú vaše mnemotechnické pomôcky, skratky a kresby, a preto je najlepšie písať si poznámky zo schôdzí celými vetami.
- Aj keď to nie ste povinní odovzdať alebo zdieľať so svojimi kolegami, príprava písomnej správy zo schôdze môže byť prospešná pre vaše osobné záznamy alebo ako písomný dôkaz pre prípad, že by sa otázky týkajúce sa schôdze objavili neskôr.
- 3Uložte si poznámky a usporiadajte ich pre budúce použitie. Spisujte papierové poznámky podľa dátumu (ak používate papierový zápisník, po jeho vyplnení môžete uložiť celý zápisník). Ak podávate elektronicky, uložte súbor s dátumom schôdze a všeobecnou témou.
- Ak používate elektronický registračný systém, ktorý vám umožňuje pridať k záznamom štítky, označte každú poznámku menami účastníkov, bodmi programu a prijatými rozhodnutiami. Týmto spôsobom môžete vyhľadať tieto značky a nájsť poznámky v budúcnosti.
Ak sa zdá, že sa členovia schôdze rozhodli, objasnite, o aké rozhodnutie ide, aby ste si to mohli zapísať do svojich poznámok. - 4Podeľte sa o svoje poznámky pomocou technológie. Ak ste si zapísali poznámky do počítača, môžete ich rýchlo zdieľať s členmi svojho tímu prostredníctvom e -mailu alebo v aplikácii alebo softvéri, ktoré ste použili. Ak ste si písali rukou písané poznámky, môžete tieto informácie napísať neskôr a zdieľať ich elektronicky alebo ich môžete naskenovať.
- Zadávanie poznámok po schôdzi sa môže zdať ako strata času, ale je to skvelý spôsob, ako si poznámky preštudovať a ujasniť si svoje myšlienky.
- 5Uskutočnite svoje poznámky. Robiť si efektívne poznámky zo schôdze a kontrolovať ich nestačí. Adresujte svoje akčné položky tým, že ich pridáte do svojho zoznamu úloh. Všetky termíny alebo udalosti, o ktorých sa hovorilo na schôdzi, si zapíšte do kalendára a dôležité informácie zo svojich poznámok uložte na správne miesto.
- Uskutočnenie poznámok v praxi tiež znamená, že sa k poznámkam zo schôdze nebudete musieť neskôr vracať (pokiaľ nebudete chcieť objasniť podrobnosti z konkrétnej schôdze), pretože dôležité informácie už budú na správnom mieste.
Prečítajte si tiež: Ako previesť aker na štvorcové míle?
