Ako získať doklad o zamestnaní?
Ak sa pokúšate overiť niekoho zamestnanie, môžete získať dôkaz niekoľkými spôsobmi. Najjednoduchšie je požiadať osobu, od ktorej je plat, alebo daňový záznam, aby sa preukázalo, že pracuje na určitom mieste. Prípadne môžete kontaktovať priamo jeho zamestnávateľa a potvrdiť mu, že tam pracuje. Môžete tiež použiť overovaciu službu, napríklad prostredníctvom Equifaxu, na overenie niekoho príjmu. Po výbere overovacej služby budete musieť od osoby získať podpísaný súhlas. Správy o overení sa vrátia zvyčajne niekoľko dní až týždeň. Ak sa chcete dozvedieť, ako používať overenie na overenie zamestnania, čítajte ďalej!
Ak sa pokúšate overiť niekoho zamestnanie, môžete získať dôkaz niekoľkými spôsobmi.
Pri prijímaní nového zamestnanca môže byť získanie dokladu o minulom zamestnaní jednou z najdôležitejších vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste zaistili, že prijímate niekoho, kto má vedomosti a skúsenosti potrebné na vykonávanie tejto práce. Zároveň je to pre kandidátov jedna z najjednoduchších vecí, o ktorých sa dá klamať o životopisoch a žiadostiach o zamestnanie. Našťastie existujú spôsoby, ako si môžete overiť pracovnú históriu kandidáta, aby ste vedeli, že osoba, ktorú prijímate, je rovnako sľubná osobne ako papierovo.
Metóda 1 z 3: použitie overovacej služby
- 1Rozhodnite sa, aké informácie potrebujete. Ktorá služba vám najlepšie vyhovuje, môže závisieť od konkrétnych podrobností, ktoré musíte preukázať pre konkrétneho kandidáta.
- Služby môžu potvrdiť dátumy začatia a ukončenia predchádzajúcich pracovných pozícií uchádzača, tituly a povinnosti týchto pracovných pozícií, ako aj platové údaje. V niektorých štátoch sa tiež môžete dozvedieť viac o dôvodoch ukončenia zamestnanca a o tom, či ho spoločnosť považuje za oprávneného na opätovné prijatie do zamestnania.
- Zákony týkajúce sa toho, čo môžu bývalí zamestnávatelia zverejniť, sa v jednotlivých štátoch veľmi líšia, takže ak si myslíte, že je dôležité overiť predchádzajúci pracovný výkon, profesionálne správanie alebo dôvody ukončenia uchádzača, mali by ste skontrolovať zákon daného štátu.
- 2Určte, ako ďaleko späť chcete ísť. Zamestnávatelia zvyčajne chcú overiť buď určitý počet predchádzajúcich zamestnávateľov, alebo zamestnanie na určitý počet rokov.
- Spôsob, akým to chcete definovať, závisí nielen od potrieb vašej spoločnosti, ale aj od pracovnej histórie kandidáta. Napríklad, ak pre vás niekto požiada o prácu, ktorý pracuje u rovnakého zamestnávateľa šesť rokov, overenie zamestnania, ktoré trvalo päť rokov, by zachytilo iba toto jedno pracovné miesto.
- Mnoho zamestnávateľov uprednostňuje prístup k preskúmaniu posledných piatich rokov pracovnej histórie uchádzača alebo posledných dvoch zamestnávateľov, podľa toho, ktorá doba je dlhšia.
- Majte na pamäti, že niektorí uchádzači môžu mať v histórii zamestnania medzery, ktoré by spôsobovali ťažkosti, ak by ste postupovali striktne podľa rokov. Napríklad, ak ste revidovali posledných päť rokov, ale uchádzač bol dva roky bez práce pri pôrode a starostlivosti o dieťa, vašich päť rokov by zachytilo iba tri roky práce.
- 3Vyberte overovaciu službu. Na základe vášho posúdenia vašich potrieb môžete nájsť overovaciu službu, ktorá poskytne potrebné informácie najefektívnejšie a najhospodárnejšie.
- Nielenže existujú rôzne overovacie služby, ktoré majú prístup k rôznym databázam a informáciám, ale každá služba môže mať niekoľko rôznych možností, z ktorých si môžete vybrať tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašej spoločnosti.
- Napríklad spoločnosť Equifax poskytuje overenie zamestnania prostredníctvom svojej služby The Work Number. Cena týchto služieb sa líši v závislosti od toho, či potrebujete informácie o plate alebo či potrebujete jednoducho potvrdiť, kde uchádzač pracoval a ako dlho tam pracoval.
Služba kontroly pozadia vám poskytne správu o výsledkoch dokončenej kontroly pozadia. - 4Získajte súhlas od kandidáta na zamestnanca. Vaša overovacia služba pravdepodobne bude pred dokončením vyhľadávania vyžadovať podpísaný súhlas.
- V niektorých štátoch, ako sú Delaware a Oklahoma, je od kandidáta vyžadovaný zákon, ak chcete kontaktovať bývalých zamestnávateľov alebo nahliadnuť do jeho histórie zamestnania.
- Ak hľadáte prácu, môžete sa zaregistrovať u overovacích služieb sami a ponúknuť zamestnávateľom kód na overenie vašej histórie zamestnania. Keď budete mať túto možnosť k dispozícii, môže sa nielen stať, že proces prijímania bude rýchlejší a plynulejší, ale tiež sa zvýši dôvera potenciálneho zamestnávateľa vo vás ako nového zamestnávateľa.
- 5Dostať správu o overení. Do niekoľkých dní alebo týždňa vám služba pošle správu o svojich zisteniach.
- Hneď ako správu dostanete, môžete ju porovnať s prihláškou alebo životopisom kandidáta a posúdiť platnosť informácií, ktoré ste dostali.
- 6Stretnite sa s kandidátom. Možno budete chcieť dať uchádzačovi príležitosť vysvetliť akékoľvek nezrovnalosti medzi verifikačnou správou, ktorú ste dostali, a informáciami, ktoré vám poskytol.
- Overovacia spoločnosť zvyčajne musí dať žiadateľovi príležitosť spochybniť akékoľvek informácie obsiahnuté v správe, ak tvrdí, že nie sú presné. Zistite od svojej overovacej spoločnosti postupy a podľa potreby informujte žiadateľa.
- V niektorých prípadoch môžu byť nezrovnalosti výsledkom nedorozumenia. Napríklad, ak bol uchádzač umiestnený u zamestnávateľa prostredníctvom dočasnej agentúry a potom bol prijatý na plný úväzok, môže jednoducho uviesť názov spoločnosti na celé obdobie zamestnania, aj keď pôvodne nebol na výplatnej listine spoločnosti. To by spôsobilo nesúlad medzi správou overovacej služby a informáciami, ktoré vám poskytol.
Metóda 2 z 3: Získanie kontroly pozadia
- 1Rozhodnite sa, aké informácie chcete zahrnúť. V závislosti od potrieb vášho podnikania a zodpovedností vašich zamestnancov bude možno potrebné skontrolovať rôzne aspekty pozadia uchádzača okrem overenia jeho histórie zamestnania.
- Rozsah a hĺbka vašej previerky by mali odrážať povahu pozície, o ktorú sa uchádzač uchádza. Napríklad, ak práca nezahŕňa žiadne finančné zodpovednosti alebo vybavovanie hotovostných transakcií, pravdepodobne nebudete musieť vytiahnuť kreditnú správu uchádzača. Rovnako nie je dôvod pozerať sa na vodičské záznamy uchádzača, ak jeho pracovné povinnosti nebudú vyžadovať vedenie vozidla pre spoločnosť (okrem dochádzania na pracovisko).
- 2Vyberte si službu kontroly pozadia, ktorá vyhovuje vašim potrebám. Spomedzi mnohých rôznych služieb kontroly pozadia bude pre vás najlepšia tá, ktorá poskytne všetky požadované informácie a nebude strácať čas ani peniaze získavaním informácií o kandidátoch na zamestnancov, ktoré nie sú potrebné na vyhodnotenie životaschopnosti tohto kandidáta pomocou tvoja spoločnosť.
- Niektoré spoločnosti napríklad overujú žiadateľove doklady o vzdelaní a záznamy o vodičských preukazoch, ale ak tieto informácie nepotrebujete, môžete ich vyžiadaním ušetriť čas a peniaze.
- Uistite sa, že služba, ktorú si vyberiete, je v súlade s jej povinnosťami podľa federálneho zákona o spravodlivých úverových správach (FCRA). Na zákon stanovuje konkrétne postupy pre poskytovanie oznámenia žiadateľom a zabezpečiť všetky uvedené informácie presné a aktuálne.
Väčšina zamestnávateľov dáva zamestnancovi zodpovednosť za poskytnutie daňových alebo sociálnych dokladov ako dôkazu o zamestnaní. - 3Získajte súhlas od kandidáta na zamestnanca. Pred vykonaním kontroly spoľahlivosti u potenciálneho zamestnanca musíte získať súhlas.
- Federálne právo vyžaduje, aby ste uchádzača informovali o tom, že vykonávate previerku. Vysvetlite, že informácie, ktoré získate pri previerke, sa môžu použiť pri rozhodovaní o tom, či ho najmete.
- Zákon tiež vyžaduje, aby ste pred vykonaním akýchkoľvek previerok mali písomný súhlas zamestnanca. Rozsah kontroly pozadia by mal byť všeobecne vysvetlený v dokumente, ktorý zamestnanec podpíše a ktorý oprávňuje kontrolu a správu.
- Ak dostávate úplnú správu z vyšetrovania, ktorá môže zahŕňať rozhovory s ľuďmi, ktorí žiadateľa poznajú, musíte tiež informovať žiadateľa, že má právo na úplný popis rozsahu vyšetrovania a druhov otázok, ktoré sa budú týkať byť požiadaný.
- 4Získajte výsledky kontroly pozadia. Služba kontroly pozadia vám poskytne správu o výsledkoch dokončenej kontroly pozadia.
- Pamätajte, že federálne zákony zakazujú používať tieto informácie na diskrimináciu žiadateľov na základe určitých znakov, ako je rasa, pohlavie, náboženstvo alebo zdravotné postihnutie. Uistite sa, že tieto informácie používate správne a že všetky informácie, na ktorých zakladáte svoje rozhodnutie, priamo súvisia s pracovnou pozíciou a sú nevyhnutné pre vaše podnikanie.
- Podľa federálnych zákonov musíte bezpečne disponovať každou podkladovou správou, ktorú dostanete po jednom roku, bez ohľadu na to, či je uchádzač prijatý.
- 5Nadviazať na kandidáta na zamestnanca. Ak informácie v pozadí preverujú otázky, možno budete musieť o nich prediskutovať s potenciálnym zamestnancom a vyriešiť prípadné nezrovnalosti.
- V mnohých prípadoch môže byť rozpor spôsobený skôr nedorozumením než akýmkoľvek úmyslom žiadateľa uviesť vás do omylu o svojej minulosti.
- Za určitých okolností môže byť tiež užitočné dostať príbeh zamestnanca za to, čo sa stalo alebo čo viedlo k konkrétnemu záznamu v ich previerke.
- Ak sa rozhodnete nezamestnať uchádzača na základe informácií obsiahnutých v podkladovej správe, ktorú ste dostali, musíte mu poskytnúť písomné vyhlásenie s uvedením informácií, ktoré viedli k vášmu rozhodnutiu, spolu s kópiou správy, ktorú ste dostali.
Metóda 3 z 3: Vyžiadanie si platov a daňových záznamov
- 1Skontrolujte štátne právo a zistite, čo môžete požadovať. Aj keď mnoho zamestnávateľov požaduje, aby zamestnanci poskytli kópie dokumentov W2 alebo daňových priznaní na overenie zamestnania, bude možno potrebné tieto formuláre upraviť, aby sa odstránili určité citlivé alebo potenciálne diskriminačné informácie.
- Pravdepodobne by ste mali minimálne požiadať uchádzačov, aby z týchto dokumentov zmenili svoje rodné čísla.
- Mali by ste tiež vedieť, že tieto dokumenty môžu obsahovať informácie o nemocenskom alebo dávkach, ktoré by naznačovali, že žiadateľ je v triede chránenej federálnymi antidiskriminačnými zákonmi. Niektoré štáty, napríklad Kalifornia, majú zákony, ktoré zamestnávateľom zakazujú čo i len klásť otázky týkajúce sa tohto typu informácií, takže možno budete chcieť požiadať, aby uchádzači tieto informácie tiež zatemnili.
- 2Od zamestnanca si vyžiadajte príslušné dokumenty. Väčšina zamestnávateľov dáva zamestnancovi zodpovednosť za poskytnutie daňových alebo sociálnych dokladov ako dôkazu o zamestnaní.
- Majte na pamäti, že aj keď uchádzač odmietne umožniť vám kontaktovať predchádzajúceho zamestnávateľa, stále môžete požiadať o doklady, ako napríklad W2, na overenie ich príjmu a rokov, v ktorých boli zamestnaní.
- Daňové alebo sociálne doklady môžu byť tiež dôležitým spôsobom na overenie zamestnania, ak predchádzajúci zamestnávateľ skončil s podnikaním a vy nemáte žiadny spôsob, ako s nimi nadviazať kontakt na overenie zamestnania.
- Ak uchádzači nemajú kópie svojich W2, môžu si objednať prepis z IRS na roky, ktoré potrebujete, doklad o zamestnaní. Prepisy za aktuálny rok a za posledné tri roky, ktoré žiadateľ podal, sú dostupné online alebo na telefónnom čísle 1-800-908-9946. <ref.https: //irs.gov/pub/irs-pdf/f4506t.pdf </ref>
- Uchádzači tiež môžu získať overené ročné správy o príjmoch od správy sociálneho zabezpečenia. Tieto certifikované správy stoja 42€ za každý požadovaný rok, hoci necertifikované ročné správy je možné získať online zadarmo.
Ak uchádzači nemajú kópie svojich W2, môžu si objednať prepis z IRS na roky, ktoré potrebujete, doklad o zamestnaní. - 3Porovnajte informácie v dokumentoch so životopisom alebo žiadosťou uchádzača. Keď potenciálny zamestnanec predloží požadovanú dokumentáciu, môžete zistiť, či sa zhoduje s informáciami, ktoré nahlásil sám.
- Pamätajte, že daňové doklady alebo doklady sociálneho zabezpečenia poskytujú iba základné informácie o zamestnaní, ako sú napríklad dátumy zamestnania a príjem, ktorý získala.
- Ak mal uchádzač nejakú dohodu alebo brigádu, meno zamestnávateľa uvedené na W2 alebo inom dokumente sa môže líšiť od mena uvedeného na žiadosti. V takom prípade budete zvyčajne musieť zavolať dočasnú agentúru alebo inú službu, ktorú žiadateľ použil, aby overil, kde bol umiestnený.
- 4Podľa potreby kontaktujte predchádzajúcich zamestnávateľov. Ak sa vyskytnú nejaké nezrovnalosti, možno budete chcieť príbeh dostať priamo od zamestnávateľa, ktorý pracoval s vašim kandidátom.
- Namiesto kontaktných údajov, ktoré váš zamestnanec uviedol v žiadosti alebo životopise, môžete vyhľadať zamestnávateľa a vyhľadať jeho oficiálnu adresu. Majte na pamäti, že uchádzač sa už možno rozprával so spolupracovníkom alebo iným priateľom a požiadal ich, aby na požiadanie poskytli pozitívny odkaz, takže môže byť vo vašom najlepšom záujme preskočiť informácie, ktoré vám uchádzač poskytol, a ísť priamo k zdroju.
- Pošlite žiadosť o overenie na oddelenie ľudských zdrojov alebo na podobného nadriadeného a požiadajte o písomný dôkaz.
- Vo väčšine štátov máte povolené pýtať sa na dátumy zamestnania, pracovné zaradenie a povinnosti, ktoré mal uchádzač, a na jeho platovú sadzbu. V niektorých štátoch sa tiež môžete pýtať na výkon a disciplinárne záznamy uchádzača, ako aj na dôvod jeho skončenia pracovného pomeru.
- 5Nadviazať na kandidáta na zamestnanca. Po dokončení kontroly informujte potenciálneho zamestnanca na základe poskytnutých informácií o výsledku a rozhodnutí, ktoré ste urobili.
- Môžete tiež zvážiť informovanie žiadateľa o tom, čo sa urobí s jeho citlivými informáciami a ako sa tieto dokumenty uchovajú v bezpečí. Pamätajte, že federálne zákony a nariadenia EEOC vyžadujú, aby ste všetky takéto dokumenty po roku zničili.
Prečítajte si tiež: Ako pracovať v Japonsku?
