Ako odpovedať na hrubý e -mail v práci?
Ak vám v práci príde hrubý e -mail, je najlepšie sa vyhnúť odpovedi, ak je to zbytočné. Ak vám napríklad kolega pošle e -mail s textom „Dúfam, že si nájdete čas na to, aby ste dnes svoje správy skutočne urobili“, vyhýbajte sa kancelárskej dráme tým, že ho ignorujete. Ak je potrebná odpoveď, zachovajte tón profesionálny a pokojný a držte sa faktov, aby ste predišli emóciám. Na e -mail o vašej práci napríklad odpovedzte „Ďakujem za nahlásenie. Nové údaje som dostal dnes ráno, takže aktualizujem svoju správu. Bude pripravená dnes popoludní.“ Ak zostanete pokojní, budete pôsobiť profesionálnejšie a pravdepodobne sa vyhnete akejkoľvek kancelárskej dráme. Ak sa chcete dozvedieť, ako nahlásiť škodlivú reč alebo osobný útok svojmu nadriadenému, čítajte ďalej!
Ak vám v práci príde hrubý e -mail, je najlepšie sa vyhnúť odpovedi, ak je to zbytočné.
Prijímanie hrubého e -mailu do práce môže byť náročná situácia na orientáciu. Aj keď je lákavé odpáliť reakciu, keď máte pocit, že sa k vám niekto správa hrubo, profesionálny prístup je dôležitý. Predtým, ako odpoviete - e -mailom alebo osobne - chvíľu sa nadýchnite, potom objasnite účel správy a sformulujte, čo chcete odpovedať.
Časť 1 z 3: objasnenie zámeru odosielateľa
- 1Rozhodnite sa, či to stojí za váš čas a energiu. Je lákavé odpáliť odpoveď, ale upokojte sa niekoľkými hlbokými nádychmi. Potom sa opýtajte, či si e -mail skutočne zaslúži vašu pozornosť. Aj keď sa môžete cítiť urazení, nenechajte túto osobu, aby vám diktovala, ako sa cítite alebo aký je váš deň.
- Sústreďte sa na to, čo je pre vás to pravé.
- Položte si otázku: „Čo tu dosahujem? Čo sa stane, ak budem konfrontovaný s touto osobou? Čo sa stane, ak to neurobím?“
- 2Vyhnite sa vytváraniu domnienok. Všetci komunikujeme rôznymi spôsobmi a písanie nie je pre každého silná zručnosť. To, čo jeden človek považuje za profesionálne, priame vyhlásenie, môže voči niekomu inému pôsobiť ako drzé alebo hrubé. Nepredpokladajte hneď, že chceli byť hrubí.
- Jazykové alebo regionálne rozdiely môžu spôsobiť nedorozumenia.
- Keď sa ľudia pokúšajú použiť v e -maile sarkazmus alebo humor, často je to nesprávne chápané ako hrubosť.
- 3Požiadajte odosielateľa o ďalšie informácie. Odpovedzte a požiadajte o ďalšie informácie s odvolaním sa na konkrétne vyhlásenia, ktoré by ste chceli objasniť. Niekedy sú hrubé správy len zle formulované. Váš spolupracovník vám napríklad poslal správu s textom: „Dúfam, že si nájdeš čas na to, aby si svoje správy skutočne vypracoval dnes.“
- Môžete odpovedať: "Všetky moje správy sú kompletné okrem tej, ktorá má byť zajtra. Potrebujete dnes kópiu projektu?"
- Nevyžadujte vedieť, čo znamenajú, ani buďte struční. Nepýtajte sa napríklad: „Čo to má znamenať?“ alebo „Čo sa tým snažíš povedať?“
- 4Porozprávajte sa s odosielateľom. Rozhovor s danou osobou vám umožní lepšie počuť tón ich slov. Navštívte ich pracovný priestor alebo im zavolajte a prediskutujte svoju spoločnú prácu alebo témy súvisiace s e -mailom. Požiadajte ich, aby vysvetlili hrubé vyhlásenia z e -mailu.
- Povedzte: „Rozmýšľal som o projekte a myslel som si, že bude jednoduchšie to povedať osobne. Máte minútu?“
- Môžete tiež povedať: „Váš e -mail naznačoval, že špecifikácie už mali byť pripravené, ale dátum splatnosti, ktorý mi poslali, povedal, že sú splatné až budúci týždeň. Pracujem na nesprávnom časovom pláne?“
Prijímanie hrubého e -mailu do práce môže byť náročná situácia na orientáciu.
Časť 2 z 3: napísanie odpovede
- 1Vyhnite sa odpovedi, ak nie je potrebná žiadna odpoveď. Ak e -mail nevyžaduje odpoveď, najlepšou možnosťou by bolo jeho odoslanie. Ak dostávate e -maily, ktoré sa netýkajú témy a nevyžadujú vašu pozornosť, nereagujte.
- Spolupracovníci napríklad môžu niekedy robiť predpoklady o vašich pracovných návykoch. Neodpovedajte na e -mail s textom: „Musí to byť pekné, keď si môžeš zobrať extra dlhé obedy“ alebo „Každý vie, že vaše stretnutia netrvajú celé popoludnie“. Pokiaľ váš nadriadený pozná pravdu, bude lepšie, ak sa mimo kancelársku drámu vyhnete.
- 2Zostaňte profesionálni. Ak je potrebná odpoveď, tón by mal byť profesionálny, aj keď odosielateľ nebol profesionálny. Pred odoslaním si svoj e -mail prečítajte nahlas, aby ste sa presvedčili, že znie skôr profesionálne než hrubo alebo emocionálne.
- Vyhnite sa úprimným reakciám, pretože to môže znieť neslušne.
- 3Nájdite si čas na napísanie odpovede. Vaša odpoveď musí byť pokojná a profesionálna, preto ju nepíšte uponáhľane. Väčšina e-mailov nie je časovo citlivá, takže v prípade potreby môžete odpovedať celý deň.
- Keď napíšete svoju odpoveď, odložte ju asi na hodinu.
- Ak viete, že píšete od emócií, prepnite na inú úlohu, kým sa neupokojí.
- Pridajte e-mailové adresy ako posledný, aby sa zabránilo náhodnému odoslaním čoskoro.
- 4Nechajte svoju správu krátku a jednoduchú. Nesnažte sa reagovať na všetko a neposkytujte dlhú osobnú obranu. Ak chcete odstrániť hrubé správanie, musíte svoj e -mail zamerať na pracovné témy.
- Vyberte si jednu pracovnú tému, na ktorú sa chcete zamerať.
- 5Držte sa faktov a nerozvádzajte to. Jedným zo spôsobov, ako zaistiť, aby bol váš e -mail profesionálny, je iba diskusia o faktoch. Fakty zahŕňajú konkrétne veci, ako napríklad aká práca bola pridelená a dokončená, termíny splatnosti, časové harmonogramy, údaje a súvisiace témy.
- Ak sa napríklad hrubý e -mail pýta na stav hlásenia, povedzte: „Ďakujem, že ste sa prihlásili. Dnes ráno som dostal nové údaje, takže svoj prehľad aktualizujem. Nový prehľad bude k dispozícii dnes popoludní.“
- Vďaka tomu sa reakcia zameriava na prácu, ktorá vám bola pridelená, a priebeh vášho projektu, nie na vašu reakciu na hrubého spolupracovníka.
- 6Vynechajte emócie zo svojej reakcie. Je lákavé byť obrannými alebo hrubými v reakcii na urážlivý e -mail, ale situáciu to len zhorší. Choďte radšej profesionálnou cestou.
- Neobviňujte ich, že sú drzí.
- Uchovávajte svoje pocity mimo e -mailu.
- Predtým, ako stlačíte tlačidlo Odoslať, položte si otázku, či niektorá časť e -mailu nie je vašou obranou.
Ak je odosielateľom niekto, kto sa v minulosti správal voči e -mailom hrubo, pamätajte na to a podľa toho k e -mailu pristupujte.
Časť 3 z 3: získanie ďalšej podpory
- 1Nahláste škodlivú reč alebo osobný útok. Ak e -mail obsahuje hrozby alebo osobný útok, mali by ste si vytvoriť jeho kópiu a prediskutovať ho so svojim manažérom a personálnym oddelením. Zaistite, aby bol incident dokumentovaný vašim pracoviskom, a požiadajte o vyšetrenie.
- Povedzte im, ak máte pocit, že obsah e -mailu vytvára nepriateľské pracovné prostredie.
- 2Vyjadrite sa, ak sa z hrubosti stane obťažovanie. Zaznamenajte si vždy, keď dôjde k incidentu, a ukážte tak vzor správania. Ak dostávate časté hrubé e -maily, ktoré ovplyvňujú vaše pracovné prostredie, odneste svoje záznamy svojmu manažérovi alebo oddeleniu ľudských zdrojov. Prineste si so sebou kópie e -mailov, aby ste im ukázali, čo máte na mysli.
- Pri rozhodovaní, komu problém nahlásite, myslite na politiku svojho úradu. Napríklad, ak je váš manažér skutočne blízko previnilcovi, môže byť najlepšie ísť do HR.
- 3Porozprávajte sa s HR, ak váš manažér pošle hrubý e -mail. Personalista alebo supervízor vášho manažéra vám môže pomôcť, ak je váš manažér odosielateľom hrubého e -mailu. Pred nahlásením incidentu buďte pripravení vysvetliť, prečo ste si mysleli, že je e -mail neslušný. Podľa toho, čo bolo povedané, môžete byť požiadaní o vyplnenie správy o incidente, požiadaní o účasť na mediačnom stretnutí alebo o preradenie na nové oddelenie.
- Nahlásenie hrubých e -mailov e -mailom personalistovi bude jediným spôsobom, ako bude možné čokoľvek urobiť, pokiaľ ide o správanie sa vášho manažéra voči vám, ak to bude pokračovať. Musíte vytvoriť záznam v spise.
- Ak je odosielateľom niekto, kto sa v minulosti správal voči e -mailom hrubo, pamätajte na to a podľa toho k e -mailu pristupujte.
- Ak chcete napísať svoj vlastný hnev, urobte to na prázdnom e -maile alebo dokumente programu Word. Tak ho môžete zahodiť a omylom nestlačíte tlačidlo Odoslať.
- E -mail je náročný aj pre profesionála. Pamätajte si, že správne prenášanie emócií a zámerov nie je v e -maile vždy možné.
- Navrhnite, aby sa na vašom pracovisku uskutočnila relácia o e -mailovej etikete. Ak nikto nevie, ako zorganizovať tento seminár, pošlite ho niekomu, kto to robí; to by mohlo byť znakom toho, že takéto školenie je potrebné.
- Jeden zo spôsobov, ako sa vysporiadať so spolupracovníkom, ktorý neustále odosiela hrubé e -maily, je odoslať správu CC vášmu šéfovi alebo inému relevantnému spolupracovníkovi vždy, keď odpoviete.
Ako mám reagovať, keď mi môj manažér pošle e -mail s textom „Vážení, neviem, či sa hneváte alebo niečo, ale odosielanie prázdneho e -mailu s prílohou nie je vhodné“?
- Niektorí ľudia tikajú časované bomby a môžu si na vás vybiť viac hnevu, ak reagujete hrubo. Zostaňte zdvorilí a profesionálni a ak máte obavy alebo sa bojíte, porozprávajte sa o tom so svojim nadriadeným alebo s personálnymi prostriedkami.
- Čokoľvek hanlivé, urážlivé, obťažujúce, hanlivé, rasistické alebo urážlivé v e -maile je možné žalovať. E -mail je zistiteľný vo väčšine jurisdikcií a môže vašu spoločnosť vystaviť súdnym sporom. Osoba odosielajúca takéto e -maily môže byť vystavená disciplíne a dokonca môže byť prepustená. Ak máte obavy, že e -mail obsahuje akýkoľvek taký nevhodný obsah, obráťte sa na svojho šéfa alebo ľudské zdroje o ďalšie rady alebo na zákonného zástupcu, ak ho nechcete prediskutovať s pracoviskom.
Prečítajte si tiež: Ako prijať ospravedlnenie od spolupracovníka?
Otázky a odpovede
- Môj manažér mi poslal e -mail s vyhlásením, že som k zákazníkom hrubý a hovorím o odpadkoch, keď nie som na telefóne. Kontext rozhovoru je úplne iný a ani sa ma nepýtal, kým ma neobvinil.Zdvorilo povedzte svojmu nadriadenému, že ste k zákazníkom neboli hrubí. Ak je naštvaný, počkajte, kým sa trochu ochladí, pretože to môže byť spôsobené stresom. Zamyslite sa aj nad znením, ktoré ste použili u zákazníkov. Možno ste nechceli vystupovať ako neslušní, ale urobili ste. Ak je to tak, zdvorilo to vysvetlite svojmu nadriadenému. Som si istý, že to pochopí.
- Odmietol som zamestnanca z dôvodu zneužívania času a teraz, keď bol tento zamestnanec šéfom poverený šéfom, aby mi poslal e-mail na všetky formy komunikácie. Mýlil som sa, keď som zamestnanca odovzdal kvôli zneužívaniu? Prečo mu šéf dovolil umiestniť medzi nás ďalšiu vrstvu?Urobili ste správnu vec, keď ste šéfovi oznámili, že zamestnanec stráca čas. Nie som si istý, ako odpovedať na poslednú otázku - je to zvláštne.
- Môj kolega mi poslal e -mail s kritikou mojej práce a skopíroval môjho manažéra. Ako mám reagovať?Berte to s nadhľadom. Povedzte: „Ďakujem, že ste si našli čas na vyhodnotenie mojej práce. Vážim si vašu spätnú väzbu a myslím si, že niektoré z týchto bodov sú skutočne užitočné. Pokúsim sa ich v budúcnosti zohľadniť.“ Neodplácajte. Nikam vás to nedostane a legitimizuje to jeho úlohu kritizovať vás. Môžete sa porozprávať aj so svojim manažérom; v profesionálnych situáciách je poskytovanie spätnej väzby vyhradené pre hierarchiu. Kolegovia na rovnakej úrovni sa nesmú navzájom kritizovať; musia ísť za manažérom, ktorý sa musí rozhodnúť, či a ako s vami bude hovoriť.
- Ako by som zarovnaným spôsobom napísal e -mail na profily HR?Väčšina e -mailových programov má k dispozícii množstvo nástrojov na rozloženie. Vyberte text, ktorý chcete zarovnať, vyhľadajte tlačidlo, ktoré zarovná text, a kliknite naň.
- Moja manažérka na niečo upozornila iného manažéra. Ten môj mi poslal e -mail, v ktorom sa zdalo, že ide o „pokračujúci“ problém so mnou, keď o tom počujem od oboch strán prvýkrát. Ako mám reagovať?Je možné, že to bol v skutočnosti pretrvávajúci problém, ale že ste o tom jednoducho nevedeli, pretože s vami nikto nekomunikoval. V prípade potreby sa ospravedlňte a vysvetlite, že záležitosť radi napravíte. Povedzte tiež, že by ste tak urobili skôr, keby vás tento iný manažér upozornil na problém.
- Ak spolupracovník/vedúci kancelárie neustále číta nahlas e-maily v sarkastických tónoch spolupracovníkom, ktorí nie sú v e-maile alebo sa nijako nezúčastňujú na korešpondencii, je to porušenie ochrany osobných údajov?To určite môže byť. Je to prinajmenšom neprofesionálne. Pozrite si príručku pre zamestnancov, aby ste zistili, aké sú zásady ochrany osobných údajov. Toto správanie potom nahláste na oddelení ľudských zdrojov alebo šéfovi manažéra, ak je to potrebné.
- Spolupracovník poslal môjmu kolegovi a mne e -mail týkajúci sa zmien v kancelárii. Táto správa je blahosklonná a vyzerá, že je naším priamym nadriadeným. Ako sa s tým vysporiadam?Ignorujte to a ak sa stane skutočným problémom, postavte sa o tom svojmu šéfovi.
- Počas telefonického rozhovoru som bol obvinený zo zaslania urážlivého e -mailu, ktorý som neurobil. Keď sa obvineného pýtali na to, povedal, že som poslal e -maily o svojom zdraví, ale klame. Čo robím?Skúste pokojným spôsobom vysvetliť, čo ste neurobili, a ak to nefunguje, požiadajte o dôkaz svojho „urážlivého e -mailu“.
- Ako mám reagovať na hrubého klienta?Buďte maximálne profesionálni, aby ste sa mohli postaviť za seba bez toho, aby ste klienta urazili.
- Ako mám reagovať, keď mi môj manažér pošle e -mail s textom „Vážení, neviem, či sa hneváte alebo niečo, ale odosielanie prázdneho e -mailu s prílohou nie je vhodné“?Ďakujem svojmu manažérovi za objasnenie jeho/jej očakávaní. Je dôležité, aby ste nestratili nervy.
Komentáre (1)
- Chcel som vedieť, ako reagovať na zlý e-mail.
Súvisiace články
