Ako zvládnuť problémy s dochádzkou zamestnanca?
Na druhej strane, ak sa vášmu zamestnancovi nepodarí zlepšiť dochádzku, zvážte prijatie disciplinárneho opatrenia.
Aj keď je dôležité, aby si zamestnanci mohli vziať čas z práce na riešenie životných udalostí a problémov, je tiež dôležité, aby sa z neho nestal pravidelný jav, ktorý by mal za následok stratu produktivity a problémy ostatných zamestnancov. Okrem toho môže chronická neprítomnosť znamenať, že zamestnanec je vo svojej práci nešťastný. V prípade, že zamestnancovi často a pravidelne chýba práca, je dôležité prijať opatrenia na zvládnutie problému.
Časť 1 z 5: porozumenie zákonu
- 1Uvedomte si, že existuje niekoľko zákonov na ochranu zamestnancov pred disciplinárnym konaním alebo nezákonným ukončením pracovného pomeru. Predtým, ako začnete s riešením problému neprítomnosti zamestnancov, uistite sa, že dodržiavate zákony.
- 2Pochopte zákon o rodine a lekárskej dovolenke (FMLA). Cieľom zákona FMLA je chrániť zamestnancov pred disciplinárnymi opatreniami, keď dôjde k významným životným udalostiam. Uvedomte si, že aj keď sú títo zamestnanci chránení podľa tohto zákona, zamestnanec musí oznámiť, že bude neprítomný v práci z jedného z dôvodov chránených podľa zákona FMLA, a musí poskytnúť aj dokumentáciu (napr. Potvrdenie lekára, dôkaz o adopcii atď.)).
- To zahŕňa narodenie dieťaťa, starostlivosť o novonarodené dieťa až do obdobia pred rokom.
- Adopcia dieťaťa a starostlivosť o čerstvo adoptované dieťa počas prvého roka.
- Starostlivosť o rodiča, manžela alebo manželku alebo dieťa s vážnym zdravotným stavom
- Neschopnosť vykonávať pracovné povinnosti v dôsledku vážneho zdravotného stavu.
- Mimoriadne situácie vyplývajúce z dieťaťa, manžela / manželky alebo rodiča zamestnanca v dôsledku účasti v armáde.
- 3Buďte si vedomí zákona o Európanoch so zdravotným postihnutím (ADA). Ak máte zamestnanca so zdravotným postihnutím, musíte ako zamestnávateľ poskytnúť ubytovanie, aby mohol vykonávať svoju prácu bez zbytočných ťažkostí. Ak sa to týka vášho zamestnanca, môže mu chýbať práca, pretože nemôže vykonávať svoju prácu správne a môže potrebovať pomoc. Pred akýmkoľvek disciplinárnym konaním sa uistite, že to tak nie je.
- Neprimerané ťažkosti sú definované ako „akcia vyžadujúca značné ťažkosti alebo náklady“, ak sa zvažuje s ohľadom na niekoľko faktorov vrátane toho, koľko bude ubytovanie stáť, a jeho povahy vo vzťahu k veľkosti, dostupným zdrojom, povahe práce a štruktúre spoločnosti.
- 4Získajte informácie o hlave VII zákona o občianskych právach. Tento akt chráni ľudí pred diskrimináciou na základe pohlavia, rasy, farby pleti, národného pôvodu alebo náboženstva. Rovnako ako v prípade ADA by ste mali pred disciplinárnym opatrením zaistiť, aby váš zamestnanec nebol v práci neprítomný napríklad z dôvodu náboženského obradu, ktorého sa musí zúčastniť.
- 5Pochopte zákon o uniformovaných službách v oblasti zamestnanosti a práva na opätovné zamestnanie (USERRA). Tento zákon chráni práva členov služby na zamestnanie a opätovné zamestnanie po návrate z obdobia služby. Ak sa váš zamestnanec nedávno vrátil z cesty do služby v armáde vrátane záloh a národnej gardy, môže mať problémy s emóciami, administratívnymi problémami atď., Ktoré mu bránia v práci.
- 6Uistite sa, že ste dobre oboznámení s politikou dochádzky vašej spoločnosti. Pravdepodobne ste už oboznámení s tým, aké sú zásady spoločnosti v oblasti dochádzky; nie je na škodu osviežiť si pamäť, najmä ak sa musíte so zamestnancom konfrontovať o jeho dochádzke.
Časť 2 z 5: posúdenie problému
- 1Zistite, či má zamestnanec absenciu. To môže byť jasne načrtnuté vo vašej firemnej politike, alebo to budete musieť určiť na základe porovnania ostatných zamestnancov na podobných pracovných pozíciách.
- Majte na pamäti, že ak sa na vášho zamestnanca vzťahuje jeden zo zákonov uvedených v časti 1, možno sa budete musieť zodpovedajúcim spôsobom prispôsobiť.
- 2Zistite, či bola neprítomnosť oprávnená. Ak neprítomný zamestnanec preukáže, že zmeškal prácu z dôvodu opakujúcich sa zdravotných problémov, zdravotného postihnutia, úmrtia v rodine alebo z dôvodu povinnosti poroty, a najmä, a ak predložil dokumentáciu, ako napríklad potvrdenie od lekára alebo zápis zo súdu, potom má zamestnanec oprávnený dôvod.
- V tomto prípade je nepravdepodobné, že budete musieť podniknúť akékoľvek disciplinárne opatrenia. Môžete však požiadať zamestnávateľa, aby vám oznámil, kedy a ako často bude musieť odísť z práce, ak napríklad neprítomnosť súvisí so zdravotným problémom. Aj keď nie je vhodné žiadať informácie alebo podrobnosti o akejkoľvek diagnóze, je spravodlivé požiadať o dokumentáciu lekára, aby ste si mohli naplánovať potreby zamestnanca.
- Uvedomte si, že to, čo predstavuje legitímnu výhovorku, sa môže v rôznych situáciách líšiť. Zvážte každý dôvod od prípadu k prípadu. Ak má váš zamestnanec vysvetlenie, ktorému veríte, a dôkazy na jeho podporu, dajte mu výhodu pochybností. Nechcete, aby váš zamestnanec mal pocit, že je nedôverčivý a neustále sa potrebuje brániť, pretože to môže viesť k stresu a nespokojnosti zamestnanca.
- Ak váš zamestnanec nemá dobré vysvetlenia alebo dôkazy o svojej neprítomnosti, pokračujte krokmi na riešenie tohto problému.
- 3Prezrite si minulé záznamy o dochádzke. Nájdite si čas na kontrolu výkonnosti a dochádzky zamestnanca. Ak je zamestnanec v spoločnosti niekoľko rokov a je hviezdnym zamestnancom, pokiaľ ide o výkon a dochádzku, nový spôsob neprítomnosti má pravdepodobne legitímny dôvod alebo môže naznačovať, že zamestnanec už nie je vo svojej práci šťastný.
Pamätajte si, že nie je vašou ani firemnou úlohou opravovať problémy, ktoré nesúvisia s prácou vášho zamestnanca.
Časť 3 z 5: Komunikácia o probléme
- 1Požiadajte svojho zamestnanca o stretnutie. Skúste to urobiť diskrétne, ak je to možné, e -mailom. Nechcete zamestnanca zahanbiť, najmä ak má na svoju neprítomnosť dobré dôvody.
- 2Vysvetlite im problém. Pokojne im vysvetlite svoje obavy z ich neprítomnosti. Jednoducho povedzte, že ste videli vzor v ich neprítomnosti a že chcete zistiť, či sú tieto neprítomnosti legitímne, alebo či musíte spolupracovať na zlepšení problému. Neuvádzajte žiadne podozrenia, ktoré máte o ich neprítomnosti, pretože to môže spôsobiť, že sa zamestnanec začne brániť.
- 3Určte príčinu absencie. Dajte zamestnancovi šancu vysvetliť svoju neprítomnosť. Uvedomte si, že sa s vami bude možno musieť podeliť o veľmi osobné informácie o rodinnej kríze alebo zdravotnom probléme, preto sa snažte byť súcitní a trpezliví.
- Uvedomte si tiež, že na svoju neprítomnosť nemusí mať dobrú výhovorku. V takom prípade by ste mali zostať pokojní a znepokojení. Nebude užitočné nadávať zamestnancovi alebo sa v ňom cítiť ešte trápnejšie, najmä ak máte záujem udržať ho ako zamestnanca.
- 4Vyhnite sa zodpovednosti za neprítomnosť zamestnanca. Pamätajte si, že nie je vašou ani firemnou úlohou opravovať problémy, ktoré nesúvisia s prácou vášho zamestnanca. Namiesto toho je vašou úlohou poskytnúť im zdroje, ktoré potrebujú na to, aby mohli svoju prácu vykonávať dobre.
- 5Vysvetlite, prečo je absencia problémom. Vysvetlite, že hoci sa neprítomnosti niekedy nedá vyhnúť, chronická absencia poškodzuje spoločnosť a vytvára prácu navyše pre ostatných. Keď vaša firma dosahuje maximálny objem, je obzvlášť dôležité, aby tam bol podľa plánu. Môže to tiež spôsobiť medziľudské konflikty v pracovnom tíme, ak ľudia preberú rezervu pre niekoho, kto nedodržiava pravidlá dochádzky.
- 6Poskytnite slovné varovanie. Ak ste zistili, že chronická neprítomnosť zamestnanca nesúvisí s oprávnenými problémami, upozornite zamestnanca, že sa musí zlepšiť alebo mu hrozí disciplinárne stíhanie.
- Zdokumentujte stretnutie a dajte najavo, že bolo vydané slovné varovanie. Je dôležité mať dôkaz, že ste o tejto záležitosti diskutovali so zamestnancom a že je zrejmé, čo sa na schôdzi dialo. To by mohlo pomôcť vyhnúť sa budúcim nezhodám o tom, čo sa stalo a čo nie.
Prečítajte si tiež: Ako si narobiť čas dovolenky?
Časť 4 z 5: vytvorenie akčného plánu
- 1Stanovte jasné štandardy. Ak už má vaša spoločnosť konkrétne pokyny o dochádzke, pripravte ich pre svojho zamestnanca. V opačnom prípade mu dajte konkrétne pokyny o tom, ako bude monitorovaná jeho dochádzka (napríklad 6 dní nesmie zmeškať prácu, alebo bude disciplinárne stíhaný). Ujasnite si, ktoré situácie predstavujú legitímne dôvody a ktoré nie.
- Poskytnite spoločnosť príručke pre zamestnancov, ak je k dispozícii. Označte stránku, ktorá obsahuje informácie o dochádzke a dôsledkoch chýbajúcej práce.
- Uistite sa, že zamestnanec rozumie vašim zásadám o platenom a neplatenom sviatku. Ak má nárok na práceneschopnosť, dovolenku alebo neplatené dni voľna, vysvetlite mu, že potrebujete oznámenie, aby ste mohli upraviť rozvrh. Musí využiť nemocnú v otvárací čas, aby využil deň choroby, a predložiť lekárovi, ak to vyžadujú vaše pravidlá. Vysvetlite tiež, kto musí schváliť akékoľvek voľno; môžete to byť vy alebo iný vedúci, ale povedzte to jasne.
- 2Upozornite svojho zamestnanca na dôsledky toho, že sa mu nepodarí zlepšiť dochádzku. Uistite sa, že váš zamestnanec chápe, že musí pracovať na zlepšení neprítomnosti a že ak to nedokáže, pravdepodobne to bude mať dôsledky vrátane možného ukončenia práce.
- 3Opýtajte sa svojho zamestnanca, či je možné urobiť niečo, čo by mu pomohlo zlepšiť sa. Neprítomnosť môže byť niekedy dôsledkom toho, že nechcete riešiť situácie v práci. Váš zamestnanec môže byť obťažovaný iným zamestnancom, môže cítiť, že trpí syndrómom vyhorenia, alebo sa môže cítiť nespokojný s konkrétnym aspektom svojej práce. Možno mu budete môcť pomôcť vyrovnať sa s určitými pracovnými problémami, preto si nájdite čas a zistite, či môžete urobiť niečo pre zlepšenie situácie.
- 4Plán písomne potvrďte. Keď sa so zamestnancom porozprávate o probléme, jeho príčinách a o tom, ako obaja budete spolupracovať na vyriešení problému, vytvorte dokument, ktorý tieto informácie sprostredkuje. Zahrňte vyhlásenie vysvetľujúce, že zamestnanec pochopil možné dôsledky, ak sa nezlepší, a tiež miesto na podpis od vás a zamestnanca.
- Požiadajte svojho zamestnanca, aby si prečítal akčný plán a podpísal ho. Vysvetlite mu, že podpisom dokumentu dáva najavo, že rozumie informáciám obsiahnutým v dokumente.
- Vytvorte kópiu dokumentu, ktorú si zamestnanec ponechá, a originál vložte do spisu zamestnanca.
S akčným plánom na zlepšenie dochádzky zamestnanca sa budete musieť uistiť, že ho plní.
Časť 5 z 5: monitorovanie zamestnanca
- 1Dodržiavať pravidlá dochádzky. Pripomeňte všetkým zamestnancom pravidlá a presadzujte všetky svoje opatrenia, ktoré vyžadujú disciplinárne opatrenia. Predtým, ako ho napíšete, spravidla dajte jednu alebo dve pripomenutia.
- Buďte dôslední pri presadzovaní. Ak sa niekedy pozriete iným smerom, ale na ostatných nie, alebo budete voči niektorým zamestnancom prejavovať zvýhodnenie, vytvoríte chaotické prostredie, v ktorom sa zamestnanci budú cítiť rozhorčení a budú využívať vašu nekonzistentnosť.
- 2Sledujte dochádzku. S akčným plánom na zlepšenie dochádzky zamestnanca sa budete musieť uistiť, že ho plní. Každý mesiac pravidelne kontrolujte evidenciu dochádzky zamestnanca. Aj keď zamestnanec môže svoje správanie spočiatku prispôsobiť, môže sa vrátiť k starým návykom, ak má pocit, že sa z toho dokáže dostať.
- 3Pochváľte svojho zamestnanca. Ak je zamestnanec schopný zlepšiť svoj výkon, nájdite si čas a pochváľte ho. Vďaka tomu vie, že dávate pozor a že ste si nevšimli jeho úsilie.
- 4Zvážte disciplinárne konanie. Na druhej strane, ak sa vášmu zamestnancovi nepodarí zlepšiť dochádzku, zvážte prijatie disciplinárneho opatrenia. To môže znamenať poskytnutie písomného varovania, môže to znamenať pozastavenie práce zamestnanca na určitý čas alebo môže to znamenať ukončenie zamestnanca.
- Pri rozhodovaní o správnom druhu disciplinárneho opatrenia by ste mali zvážiť históriu zamestnanca, dôvody jeho neprítomnosti a politiku vašej spoločnosti.
Ak ste zistili, že chronická neprítomnosť zamestnanca nesúvisí s oprávnenými problémami, upozornite zamestnanca, že sa musí zlepšiť alebo mu hrozí disciplinárne stíhanie.
- Jednou z zásad, na ktorých sa treba vždy pevne držať, je neprítomnosť volania alebo absencia šou. Vzťahuje sa to na prípady, keď sa zamestnanec nedostaví do práce a nekomunikuje, že tam nebude. Sú neospravedlniteľné, nemajú vážnu krízu a sú dôvodom na okamžité ukončenie. Akonáhle dovolíte jednému zamestnancovi, aby sa z toho dostal, ostatní zamestnanci môžu skúsiť rovnakú taktiku s použitím inej výhovorky. Vždy požiadajte o dôkaz núdzovej situácie.
Otázky a odpovede
- Moja zamestnankyňa žije so svojim bratom, ktorý je veľmi chorý. Za posledné 3 mesiace zavolala 9 -krát. Je to niečo, čo môžem riešiť?Ak neexistuje žiadny typ zdravotného poistenia pre služby, ako je nemocnica, ošetrovateľské zariadenie alebo dobrá domáca starostlivosť, o ktoré by sa dalo postarať o brata vášho zamestnanca, keď pracuje, nedá sa so situáciou veľa urobiť. Nie je to skutočne odpoveď na problém vášho zamestnanca, ale práve v tomto mieste vám medzitým môže vyplnenie medzery pomôcť zavolať kvalifikovaného pracovníka.
Komentáre (2)
- Tento článok bol veľmi poučný. Pomohlo mi to pripraviť sa na rokovanie so zamestnancom s chronickou absenciou.
- Páčilo sa mi, ako článok prináša užitočné nápady, ako pristupovať k problému dochádzky a ako o ňom diskutovať so svojimi zamestnancami. Velmi dobre citanie.
