Ako začať ďakovný list?
Najdôležitejšie je, aby príjemca hneď videl, že mu list je určený pre oči.
Ďakovné listy sú uznávaným gestom uznania, ale zachytiť správny tón nie je vždy jednoduché. Vzhľadom na rastúcu vzácnosť formálnych listov mnoho ľudí hľadá nové slová, keď si sadnú a píšu personalizovanú odpoveď. Výsledkom je správa, ktorá znie zastarane alebo roboticky. Našťastie je ľahké vyhnúť sa tejto prekážke podľa jedného jednoduchého pravidla: buďte úprimní. Dobrý ďakovný list by mal ísť zo srdca. Začnite tým, že jasne oslovíte zamýšľaného príjemcu, potom uveďte účel listu a vyjadrte svoju vďaku spôsobom, ktorý vám príde prirodzený.
Časť 1 z 3: otvorenie ďakovného listu
- 1Začnite základnou hlavičkou. Je ťažké pokaziť sa s jednoduchým „milým Susan“, ako úvodnou adresou vašej správy. Ak sa vám to z nejakého dôvodu zdá nevhodné, je tiež prijateľné začať jednoducho menom. Najdôležitejšie je, aby príjemca hneď videl, že mu list je určený pre oči.
- Aj keď ide o tradičnejší spôsob korešpondencie, ďakovné listy nie sú vo svojej podstate formálne, takže nie je potrebné používať príliš správny jazyk.
- Vyhnite sa vágnym, neosobným hlavičkám ako „vážený klient“ alebo „ktorých sa to môže týkať“.
- 2Jasne identifikujte predpokladaného príjemcu. Oslovte osobu alebo osoby, ktorým list zasielate, krstným menom, okrem profesionálnych situácií. „Drahý Richard a Angela“ znie oveľa príjemnejšie ako „drahý priateľ“ alebo dokonca „milí Thompsonovci“. Aby ste sa vyhli trápnym chybám, dvakrát skontrolujte, či ste meno príjemcu napísali správne.
- Ak nie ste s príjemcom na základe krstného mena, je v poriadku použiť priezvisko alebo oficiálny titul, napríklad „pán Jeffries“ alebo „predsedníčka Diaz“.
- V listoch adresovaných veľkej skupine alebo organizácii by mal byť použitý celý názov skupiny („Dear Boys and Girls Club of Detroit“). Nezanedbávať tiež posielať listy jednotlivo na konkrétnych ľudí, ktorí vám pomohla.
- 3Vyjadrite svoju vďačnosť v prvej vete. Pretože celý dôvod, prečo píšete, je poďakovať sa, v liste by mali byť v prvom rade. Nerozptyľujte svojho čitateľa zdĺhavou preambulou. Hneď im dajte vedieť, čo môžu očakávať od listu, ktorý práve otvorili.
- Nech je to jednoduché: „Ďakujem, že ste tento víkend prišli na večierok, ktorý idem preč“ alebo „Píšem vám, aby ste vedeli, ako sa mi váš dar páči“ sú výslovné a vecné.
- 4Pokračujte konkrétnejšími podrobnosťami. Potom, čo ste rozšírili pár slov uznania, spresnite, ako veľmi pre vás akcie príjemcu znamenali. Pozrite sa priamo na časť, ktorú príjemca zohral v prípade, že ste vyvolali písmeno. Mohlo by to zahŕňať popísanie toho, ako ste použili darček, zvýraznenie osobného spojenia alebo prejavenie vzrušenia z jeho účasti.
- Môžete poďakovať novým svokrom svojho syna alebo dcéry tým, že napíšete „bolo to krásne stretnúť sa s tebou a dostať šancu podeliť sa o taký radostný zážitok“.
- Rovnaké pokyny platia aj vtedy, ak je list odoslaný ako odpoveď na profesionálnu príležitosť. Vyhlásenia ako „peniaze z grantu, ktoré som dostal, budú dobre využité na pomoc pri výskume domorodých kmeňov“ poukazujú na spojitosť medzi tým, čo príjemca urobil, a vašou túžbou ich uznať.
Ak v skutočnosti nevyznievate vďačne, nemá zmysel mať čas na vypracovanie ďakovného listu.
Časť 2 z 3: napísanie účinného listu
- 1Udeľte úprimný tón. Buďte úprimní a vyjadrujte sa prirodzene svojimi vlastnými slovami, ako keby ste hovorili s blízkym priateľom. Nepremýšľaj nad tým, čo sa pokúšaš povedať. Snažte sa vyjadriť láskavý prístup bez bagatelizovania alebo nadhodnocovania rozsahu činov príjemcu.
- Uistite sa, že príjemca vie, že jeho úsilie je oceňované. Ak v skutočnosti nevyznievate vďačne, nemá zmysel mať čas na vypracovanie ďakovného listu.
- Príliš veľa nadšenia môže spôsobiť, že sa váš list bude zdať vynútený, zatiaľ čo príliš malý môže spôsobiť, že bude vnímaný ako povrchné gesto.
- 2Nechajte list stručný. Vo všeobecnosti je najlepšie obmedziť vašu správu na niekoľko stoviek slov alebo menej. V opačnom prípade riskujete stratu pozornosti čitateľa. Krátke písmená sú ľahšie stráviteľné, čo je dôležité, pretože je možné ich prečítať niekoľkokrát. Povedzte, čo potrebujete povedať, poprajte danej osobe zdravie a potom sa odhláste.
- Spravidla platí, že ako telo listu slúži 5-7 viet.
- Obmedzte svoju správu na poznámkový blok alebo malý papiernictvo, aby ste neskončili túlaním sa zaplniť miesto.
- 3Zahrňte osobný kontakt. Ako bonus si môžete urobiť chvíľku a posilniť svoj obdiv k príjemcovi spôsobom, ktorý bude pre nich vyniknúť. Doplním malú poznámku na okraj ako „bolo to skutočne potešenie vidieť ťa prednášať v Berkeley pred niekoľkými týždňami“ alebo „ty a Mark tvoríte taký pekný pár!“ môže byť pre vášho čitateľa veľmi potešujúce a naznačuje, že sledujete krok s podrobnosťami o ich živote i o tom svojom.
- Môže sa zdať nevhodné dávať pozor na niekoho, koho ste neurobili alebo nepoznáte osobne.
Pretože celý dôvod, prečo píšete, je poďakovať sa, v liste by mali byť v prvom rade.
Časť 3 z 3: organizovanie a odosielanie listov
- 1Vytvorte si zoznam všetkých, ktorým sa chcete poďakovať. Zamyslite sa nad tým, komu budete písať, a poznačte si jeho meno a konkrétny čin, za ktorý im ďakujete. Je dôležité poslať list každému, kto sa vzdal času, peňazí alebo energie, aby vám pomohol, aby sa nikto necítil prehliadaný.
- Vyberte prominentných osôb, ktoré vám pomohli, a napíšte ich všetky oddelene.
- Rodiny je možné spoločne oslovovať pod názvom domácnosti.
- 2Nájdite si čas na písanie jednotlivých písmen. Skladanie viacerých poďakovaní môže byť náročná úloha, ale ak sa na to chystáte, mali by ste sa snažiť urobiť to správne. Pristupujte ku každému písmenu, ktoré začínate, ako k jeho vlastnej odlišnej práci. Odolajte nutkaniu jednoducho skopírovať obsah jedného písmena do druhého so zmenenými názvami.
- Narábajte s dlhým zoznamom poďakujúcich naraz, aby ste sa nenechali zahltiť.
- Môže vám pomôcť dodržať základnú šablónu alebo formát každého písmena, ktoré vám umožnia porozumieť témam bez toho, aby vás nútili zakaždým prísť s niečím úplne iným.
- 3Okamžite pošlite ďakovné listy. Najlepší čas na odoslanie poďakovania je bezprostredne po vykonaní láskavosti. Vďaka tomu je udalosť v hlavách oboch strán stále čerstvá, takže v súvislosti s zameraním listu nedôjde k žiadnym zmätkom. Bude to tiež oveľa autentickejšie, ak sa pokúsite vyjadriť svoju vďačnosť skôr než neskôr.
- Začnite proces písania listu čo najskôr, aby ste mali dostatok času na jeho dokončenie.
- Ak z nejakého dôvodu meškáte s odoslaním ďakovného listu, zdvorilo zdôvodnite svojmu čitateľovi oneskorenie.
Dobrou praxou je zapojiť sa do nadviazania dôležitej udalosti alebo štedrého daru alebo láskavosti ďakovným listom.
- Dobrou praxou je zapojiť sa do nadviazania dôležitej udalosti alebo štedrého daru alebo láskavosti ďakovným listom.
- Ďakovné listy píšte vždy ručne. Zadané e -maily alebo textové správy sú neadekvátnou skratkou.
- Vyberte si atraktívny kus stacionárneho alebo listového papiera na zaznamenanie vašich pocitov.
- Vyhnite sa prefabrikátom s rušivými obrázkami alebo zle umiestneným textom.
- Píšte čitateľne tmavým atramentom, aby bol váš list čitateľnejší pre ľudí, ktorí nepoznajú váš rukopis.
- Ak máte problém nájsť správne slová, skúste ich najskôr povedať nahlas sebe.
Prečítajte si tiež: Ako urobiť pečiatku?
