Ako napísať e -mail na pozvánku na schôdzu?
Ako napíšem pozvánku na schôdzu e -mailom?
Nastavenie schôdze si vyžaduje, aby ste všetky relevantné informácie oznámili jasným a stručným spôsobom. Mali by ste ľuďom dať vedieť, kedy to je, kde to je a o čom sa má diskutovať. Môže pomôcť pridať niekoľko poznámok v prípade, že sú na schôdzi potrebné prípravné práce alebo zásoby. Bez ohľadu na to, či používate e -mail alebo aplikáciu, ako je napríklad Outlook, nezabudnite uviesť všetky základné údaje, aby vaši pozvaní poznali všetky skutočnosti a čo mohli očakávať.
Metóda 1 z 3: napísanie silného predmetu
- 1Napíšte krátky a relevantný predmet s dátumom a témou stretnutia. Zahrnutie týchto podrobností znamená, že ľudia budú vedieť, kedy to je a o čom sa bude diskutovať, a to dokonca aj bez otvorenia e -mailu. Môžete napríklad napísať „Stretnutie 10,25: nové pravidlá pre vykazovanie“.
Upozornenie: Vynechanie témy schôdze pravdepodobne spôsobí, že ľudia odpovedia a budú sa pýtať, či je to relevantné pre ich oddelenie alebo či je ich účasť povinná, takže tému určite uveďte!
- 2V predmetovom riadku požiadajte o potvrdenie účasti. Ak potrebujete vedieť, kto príde na stretnutie, požiadajte o potvrdenie do predmetu. Vďaka tomu budú vedieť, že musia odpovedať čo najskôr, ešte pred otvorením e -mailu. Môžete napísať: „Piatok, 10. a 6. zasadnutie HR, potvrďte čo najskôr.“
- Môžete tiež napísať: „Odpovedzte, prosím, na zasadnutie HR 10/6.“
- 3Dajte im vedieť, či ide o mimoriadne stretnutie v rámci predmetu. Ak ide o naliehavý alebo časovo citlivý problém, ktorý vyžaduje okamžité stretnutie, pridajte do predmetu pocit naliehavosti. Môžete napríklad napísať niečo v zmysle „Núdzové stretnutie v pondelok 0,671: Kybernetická bezpečnosť“.
- Je dôležité poznamenať si aj predmet stretnutia, aby ste mali predstavu, čo môžu očakávať.
- 4Uveďte, či je účasť povinná alebo navrhovaná. Ak pracujete pre veľkú spoločnosť, prítomnosť niektorých ľudí nemusí byť potrebná na každom stretnutí. Do predmetu uveďte príslušné oddelenie alebo dajte príjemcom vedieť, či sa musia zúčastniť. Môžete napríklad napísať „Povinné marketingové stretnutie 10/6“.
- Ak stretnutie nie je potrebné, môžete napísať: „Navrhované stretnutie 10/6 o efektívnej taktike výskumu.“
- 5V riadku predmetu použite úplné slová, aby ste predišli akýmkoľvek zmätkom. Skratky sa môžu zdať účinné, ale nie sú také konkrétne ako úplné slová a môžu spôsobiť zmätok. „SAP“ môže napríklad znamenať „systémy a spracovanie“ alebo „plán vzorkovania a analýzy“ v závislosti od toho, kto je a nie je oboznámený s vašim jazykom.
- Je však v poriadku používať bežné skratky ako „RSVP“, „HR“ a „Stred“.
Ako napíšem oficiálny e -mail pre pozvaných manažérov na schôdzu?
Metóda 2 z 3: Vytvorenie tela vášho e -mailu
- 1Napíšte krátky, priateľský úvod a krátku poznámku. Predstaviť sa je nevyhnutné, ak pracujete pre veľkú spoločnosť alebo ak ešte všetkých nepoznáte. V tomto krátkom úvode je tiež dôležité spomenúť, či je potrebné dokončiť alebo priniesť na schôdzu akékoľvek dokumenty alebo zásoby.
- Nech je váš úvod pôsobivý alebo relevantný pre prácu. Napríklad: „Ahoj, tím, teším sa na spustenie nového programu budúci týždeň!“
Tip: Pripomeňte príjemcom, ak potrebujú splniť akékoľvek úlohy alebo si so sebou na schôdzu niečo priniesť. Napríklad, "Pre pripomenutie, prosím priniesť 4 výtlačky svojich predávajúci zoznamy kontaktov."
- 2Uveďte dátum a čas schôdze na samostatnom riadku, aby vynikol. Toto sú zásadné informácie pre ľudí, ktorí sa majú zúčastniť schôdze, takže chcete, aby boli jasné a odlíšili sa od zvyšku textu. Odsadiť 2 riadky nad a pod ňu a/alebo ju dať tučným písmom.
- Príklad: „6. október, 10:30 - 11:45 AM”
- Ak je schôdza online, uveďte časové pásmo, aby ľudia v rôznych časových pásmach nepremeškali z dôvodu nesprávnej komunikácie. Môžete napríklad napísať: „6. október, 10:30 - 11:45 (PST)“
- 3Uveďte miesto za dátumom a časom. Nechajte polohu vyniknúť rovnako ako dátum a čas-obzvlášť ak sa stretávate na novom mieste, ak je jeho hľadanie zložité alebo ak viete, že niektorí príjemcovia polohu nepoznajú. Pri virtuálnych stretnutiach (prostredníctvom živého fóra alebo videorozhovoru) poskytnite odkaz na fórum alebo videohovor, aby ste k nim mali ľahký prístup.
- Pri zadávaní trasy buďte čo najpodrobnejší. Ako príklad: „Príďte prosím do konferenčnej miestnosti 592 v budove Timaren (209 Nix St.). Izba 592 sa nachádza v 2. poschodí budovy, takže z prízemia budete musieť ísť výťahom, výstup na 12 a pomocou výťahov na južnej strane budovy (vľavo) vyjdite na 59. poschodie. “
- 4Podeľte sa o účel stretnutia. Dajte príjemcom vedieť, čo sa schôdzou podarí. Ponúknutie krátkeho programu schôdze im pomôže rozpoznať, ktoré úlohy je potrebné urobiť vopred. Môžete jednoducho uviesť tému (napríklad „Aktualizácia kybernetickej bezpečnosti“) alebo poskytnúť časovú os:
- 10:30 - 10:45 Aktualizácie stavu zdieľania projektu
- 10:45 - 11:10 Porovnávajte a vyberajte životaschopné ponuky
- 11:10 - 11:30 Brainstorming a ciele na spustenie
- 5Skontrolujte svoj e -mail, či neobsahuje gramatické a faktické chyby. Najviac dôležité veci do korektúry sú dátum, čas a miesto stretnutia, takže uistite, že máte tie správne! Môžete tiež skontrolovať svoj úvod, program alebo iné poznámky, ktoré ste mohli zahrnúť, aby ste sa uistili, že ste prešli všetky základy.
- Pred odoslaním si prečítajte svoj e -mail nahlas, aby ste sa uistili, že je váš text jasný a výstižný.
Ako napíšem formálne stretnutie zamestnancov na pozvánku do kalendára e -mailom?
Metóda 3 z 3: pomocou aplikácie Outlook alebo integrovanej aplikácie kalendára
- 1V programe Outlook v karte Domov kliknite na „nové stretnutie“. Ak vaša spoločnosť používa komunikačnú databázu s integrovaným kalendárom, ako je napríklad Outlook, použite ju na nastavenie schôdze. To je zvyčajne preferovaný kontaktný bod pre ľudí, s ktorými pracujete.
- Ak vaša spoločnosť nepoužíva aplikáciu Outlook alebo niečo podobné, môžete na odoslanie pozvánky použiť svoj pracovný e-mail.
- 2V okne „Asistent plánovania“ vyberte čas a dátum. Po vytvorení novej schôdze sa otvorí okno kalendára. Kliknite na „Asistent plánovania“ a zvýraznite dostupný čas a dátum schôdze.
- Uistite sa, že je to čas, keď budete k dispozícii vy a predpokladaní účastníci. V závislosti od aplikácie vašej spoločnosti bude možno potrebné upraviť nastavenia zobrazenia tak, aby sa zobrazoval plán každého (okrem vášho).
- 3Pridajte účastníkov zadaním ich mien alebo pomocou adresára. Kliknutím na textový riadok môžete ručne zadávať mená alebo sa môžete posúvať v adresári a vybrať ich mená zo zoznamu. Pomocou funkcie „Asistent plánovania“ skontrolujte dostupnosť iných ľudí.
- Ak ľudia nie sú k dispozícii, ich mená sa zobrazia zvýraznené. Asistent dokonca ukáže odporúčané časové intervaly, ktoré vyhovujú vašim plánom a harmonogramu účastníkov.
- 4Nastavte časy začiatku a konca schôdze. Uistite sa, že dátumom schôdze je dátum, ktorý ste vybrali predtým, a v prípade potreby vykonajte zmeny kliknutím na tlačidlo kalendára. Potom pomocou rozbaľovacích šípok napravo od zoznamov časov vyberte správny čas začiatku a konca.
- Pridanie koncových časov najviac rešpektuje čas ľudí, aby vedeli, čo môžu očakávať a mohli si naplánovať dochádzanie alebo prácu okolo schôdze.
- 5Kliknite na položku „schôdzka“ na karte „schôdza“ v hornej časti obrazovky. Kliknutím na toto tlačidlo sa vrátite na obrazovku všeobecných schôdzok a mali by ste vidieť naplánovaný vstup. Odtiaľto budete môcť pridávať predmet, polohu a poznámky.
- Ak na obrazovke schôdzky nevidíte naplánovaný vstup, vráťte sa a opakujte postup, kým sa nezobrazí.
- 6Pri zadávaní predmetu, polohy a poznámok buďte konkrétni. Oznamte príjemcom niekoľko krátkych slov (napr. „Nadchádzajúce testovanie produktu “), o čom je schôdza. Uveďte konkrétne informácie o mieste a poskytnite pokyny, ak sa nejedná o typické miesto pre schôdze, alebo je ťažké sa tam dostať. Pridajte akékoľvek ďalšie poznámky (ako všetky prípravné práce), ktoré sú relevantné pre schôdzu.
- Uveďte adresu miesta, aj keď si myslíte, že ho už poznajú.
- Po dokončení kliknite na „odoslať“.
Tip: Vyhnite sa príliš širokým témam, ako je „brainstorming“, pretože to ľuďom veľa nehovorí o účele stretnutia. Namiesto toho môžete povedať „brainstorming predajcov nového produktu“.
Ak stretnutie nie je potrebné, môžete napísať: „Navrhované stretnutie 10/6 o efektívnej taktike výskumu.“.
- Pri korektúre e -mailu alebo pozvánky postupujte stručne a k veci.
- Používajte priateľský a profesionálny tón písania.
- Dvakrát skontrolujte zoznam príjemcov, aby ste sa uistili, že sú pozvaní všetci, ktorí tam musia byť.
- Ak chcete, aby všetky adresy zostali príjemcom skryté, zadajte do riadka „bcc“ adresy.
- Neposielajte pozvánky ani e -maily bez dátumu, času a miesta. Pravdepodobne to frustruje vašich pozvaných a dostanete množstvo odpovedí so žiadosťou o tieto informácie.
- Nepíšte veľkými písmenami, bude sa to interpretovať ako kričanie a je to veľmi neprofesionálne.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť zobrazenie filtra v Tabuľkách Google?
Otázky a odpovede
Nezodpovedané otázky
- Ako napíšem formálne stretnutie zamestnancov na pozvánku do kalendára e -mailom?
- Ako môžem odoslať schôdzu ako zástupný symbol?
- Ako napíšem oficiálny e -mail pre pozvaných manažérov na schôdzu?
- Ako napíšem pozvánku na schôdzu e -mailom?
- Môžem pozvať na schôdzu z kalendára Yahoo?
