Ako napísať reklamačný list?
Zvážte zamestnanie zástupcu, ktorý vám pomôže s vyhotovením listu, a to najmä zástupcu pre prípad úrazu, ak odosielate žiadosť o poistenie.
Existuje mnoho konkrétnych typov reklamačných listov, ktoré budete možno musieť napísať a odoslať. Dva z najbežnejších sú však sťažnosti odoslané podniku a žiadosti o poistné plnenie zaslané poisťovacej spoločnosti. Každý typ má jedinečné prvky, ale všetky dobré listy nárokov tiež zdieľajú niektoré spoločné vlastnosti. Mali by byť napísané jasne, rýchlo sa dostať k veci, používať pevný, ale nie antagonistický tón, výslovne uviesť svoju požiadavku a nemali by ste robiť chyby a preklepy.
Metóda 1 z 3: všeobecné rady týkajúce sa štýlu a štruktúry
- 1Prostredníctvom svojho zrozumiteľného a zrozumiteľného jazyka prednesiete svoje posolstvo. Bez ohľadu na to, aký typ reklamačného listu píšete, musíte sa sústrediť na svoj hlavný bod a poskytnúť všetky relevantné skutočnosti. Vyjadrite svoje tvrdenie krištáľovo jasne a podložte to pádnymi dôkazmi. Väčšina listov s nárokom by sa mala zmestiť na jednu stránku a zriedka, ak vôbec, presahujú 2 napísané strany.
- Napríklad: "24. júna 2018 som si kúpil tlačiareň Acme model 234 v rámci Best Purchase v Elkhart, Indiana. Od tej doby mi tlačiareň bohužiaľ nespôsobuje nič iné ako problémy. 25. júna,..."
- Vyhnite sa nadbytočným informáciám, ako napríklad: „Som fanúšikom vašich produktov už roky a mám s nimi dobré skúsenosti. Preto som si kúpil tlačiareň model 234 a očakával som od nej viac. Chlapec sa mýlil!“
- 2Prezentujte skutočnosti o situácii bez nadmernej presnosti. Aby bol váš nárok účinný, musíte poskytnúť čo najviac podporných faktov. Nebuďte však prehnane konkrétni ani presní s faktami, ktorými si nie ste úplne istí. Platí to najmä pri odosielaní dopytového listu poisťovni, pretože pravdepodobne bude dôkladne hľadať prípadné nepresnosti vo vašom tvrdení.
- Ak ste napríklad mali nehodu s 2 autami, ktorú zavinil druhý vodič (ktorý je klientom poisťovne), neuvádzajte, že sa to stalo „o 19:18 hod.“, Aj keď na to hodiny upozorňovali. Namiesto toho povedzte „o 19:15 alebo okolo nej“.
- Možno sa vám to zdá ako hlúposť, ale ak poisťovňa dokáže, že sa nehoda stala o 19:16, môže váš nárok pre nepresné skutočnosti spochybniť.
- 3Buď pevný a tupý, ale nie sarkastický, nahnevaný alebo vyhrážajúci sa. Nebojte sa a neospravedlňujte sa vo svojom liste o škode-bolo vám urobené niečo zlé a zaslúžite si odplatu. Uveďte, čo sa presne stalo, a požadujte presne to, čo si myslíte, že si zaslúžite. Zároveň nedovoľte, aby vás ovládli akékoľvek negatívne emócie.
- Pamätajte si, že osoba, s ktorou si píšete, takmer určite nemala nič spoločné s vašou zlou skúsenosťou. Nepriateľstvo voči nim vám len sťaží dosiahnutie toho, čo chcete.
- Napíšte list, keď ste pokojný a vyrovnaný. Nechajte si to prečítať niekým, komu dôverujete, alebo v prípade potreby nech vám to napíše.
- 4Povedzte im, ako vám môžu urobiť radosť. Potom, čo ste presne popísali, čo sa stalo a ako vás to negatívne ovplyvnilo, je rovnako dôležité vysvetliť, čo je možné urobiť, aby ste boli spokojní. Nebuďte vágni alebo nezáväzní ani neposkytujte viacero možností. Namiesto toho zadajte jediný konkrétny dopyt s časovým limitom.
- Nepíšte napríklad: „Naozaj dúfam, že dokážete prísť s riešením, ktoré bude spĺňať môj súhlas.“
- Radšej napíšte niečo ako: "Očakávam, že v priebehu nasledujúcich 30 dní mi bezplatne vymeníte tlačiareň. Po uplynutí tejto doby preskúmam ďalšie možnosti, napríklad..."
List dôsledne formátujte, používajte kvalitnú tlačiareň a papier a nechajte si list prečítať niekoľkými ľuďmi, aby skontrolovali chyby. - 5Korektujte dôkladne a nechajte list pôsobiť profesionálne. Je dôležité, aby ste odstránili všetko, čo by mohlo príjemcovi spôsobiť dôvod, aby nebral váš list vážne. Je potrebné vyhnúť sa maličkostiam, ako je nedbalé usporiadanie alebo niekoľko preklepov. List dôsledne formátujte, používajte kvalitnú tlačiareň a papier a nechajte si list prečítať niekoľkými ľuďmi, aby skontrolovali chyby.
- Na uľahčenie formátovania a frázovania môžete použiť šablóny dostupné online. Šablónu reklamačného listu nájdete napríklad na https://usa.gov/complaint-letter.
Metóda 2 z 3: reklamačný list
- 1Uveďte svoje kontaktné informácie a potom kontaktné údaje príjemcu. Kedykoľvek je to možné, nasmerujte svoj list na konkrétnu osobu v spoločnosti alebo organizácii. Vyhľadajte webovú stránku spoločnosti alebo jej zavolajte a identifikujte správnu kontaktnú osobu. V ľavej hornej časti listu by mali byť zarovnané nasledujúce položky:
- 223 Apple Rd. [vaša adresa]
- Anytown, IN 46545
- [prázdny priestor]
- 3. september 2018
- [prázdny priestor]
- Pani Jane Reardonová [meno kontaktu]
- Riaditeľ pre otázky spotrebiteľa [ich názov]
- Acme Corporation
- 100 Acme Pkwy.
- Acmeville, PA 16201
- [prázdny priestor]
- 2Ponúknite pozdrav a poskytnite všetky relevantné informácie o účte. Pod počiatočný štandardný pozdrav („Vážený...“) pridajte riadok s číslom vášho účtu alebo podobné informácie, ak sú k dispozícii. Vďaka tomu si môžu váš účet ihneď vyhľadať. Ak nemáte číslo účtu, preskočte na prvý odsek. Zarovnajte ich tiež doľava:
- Vážená pani Reardonová:
- [prázdny priestor]
- Člen Acme Rewards #7245436226
- [prázdny priestor]
- 3V prvom odseku zadajte svoju transakciu alebo skúsenosti. Teraz ste pripravení začať telo listu. Nestrácajte čas dobrotami; namiesto toho jasne a stručne uveďte „čo“, „kedy“ a „kde“ vaše skúsenosti:
- „24. júna 2018 som použil hotovosť na nákup tlačiarne Acme model 234 (sériové číslo 33445566778899) pri najlepšom nákupe v meste Elkhart, Indiana (obchod #1122).“
- Tento prvý odsek môže mať iba 1-2 vety; to je v poriadku.
- Za tento a každý nasledujúci odsek pridajte medzeru a neodsúvajte prvý riadok.
- 4V druhom odseku vysvetlite problém alebo chybu. Toto je miesto, kde môžete predložiť svoju konkrétnu sťažnosť. Uveďte všetky relevantné podrobnosti a pri písaní buďte vyrovnaní-svedčí to o sklamaní, nie o hneve:
- „Tlačiareň som rozbalil a pokúsil som sa ju použiť až do 27. augusta 2018 (mimo návratového okna Best Purchase) a odvtedy nefungovala správne. Napriek tomu, že ste presne dodržali pokyny, papier sa zakaždým zasekne, atrament kvapká. a tlačiareň vydáva hlasné piskľavé zvuky. Navrhované riešenia poskytnuté počas telefonátov na oddelenie zákazníckych služieb 27. augusta a 30. augusta 2018 nijako nepomohli. “
- 5Na splnenie požiadavky na riešenie použite odsek tri. Potom, čo mu presne poviete, čo sa stalo, je načase mu povedať, ako presne ho môžu napraviť. Jasne uveďte riešenie, ktoré je pre vás uspokojivé, ale ktoré je vzhľadom na povahu vašej sťažnosti tiež rozumné:
- „Na vyriešenie tohto problému vás žiadam, aby ste mi bezplatne zaslali novú tlačiareň modelu 234 na vyššie uvedenú adresu. Ak si želáte, aby som súčasnú tlačiareň odoslal späť, taktiež vás žiadam o zaslanie predplateného návratného štítku. Počas dvoch telefonátov na zákaznícky servis (27. a 30. augusta 2018) som priložil kópiu pôvodného dokladu o nákupe a svojich poznámok. “
Bez ohľadu na to, aký typ reklamačného listu píšete, musíte sa sústrediť na svoj hlavný bod a poskytnúť všetky relevantné skutočnosti. - 6V poslednom odseku nastavte časový limit. Telo listu dokončite krátkym odsekom, v ktorom je stanovená primeraná lehota na odpoveď druhej osoby. Nevyhrážajte sa priamo žalobou alebo si najmite zástupcu, ak do tej doby neodpovie, ale naznačte, že „preskúmate ďalšie možnosti“ na nájdenie uspokojenia:
- „Teším sa na vašu odpoveď a očakávam, že sa mi v priebehu nasledujúcich 21 dní ozvem. Potom zvážim ďalšie možnosti, ako nájsť uspokojivé riešenie môjho problému. Môžete ma kontaktovať poštou na vyššie uvedenej adrese, telefonicky na čísle 574-259-0000 alebo e-mailom na adrese anytowner39@zmail.com.“
- 7Podpíšte list vlastnou rukou. Napriek tomu, že sťažnosť nie je oficiálnym dokumentom, po osobnom pridaní podpisu v pere bude pôsobiť leštenejšie a vážnejšie. Pod podpis zadajte svoje meno a všimnite si, či ste urobili akékoľvek prílohy:
- S pozdravom
- [Podpis]
- Henry A. Hazard
- [prázdny priestor]
- Prílohy
Metóda 3 z 3: list žiadosti o poistenie
- 1V nadpise podrobne identifikujte príjemcu a seba. Telefonicky alebo e -mailom kontaktujte poisťovňu a zistite meno osoby, ktorej by ste mali napísať list. Špecifikácia príjemcu podľa mena je efektívnejšia ako písanie generického výrazu „koho sa to môže týkať“. Vľavo hore v liste umiestnite nasledujúce položky:
- Poisťovacia spoločnosť Halcyon
- Attn: Hanna Dickerson, Claim Adjustment Specialist
- 1300 Washington Blvd.
- Ravenna, OH 44266
- [prázdny priestor]
- 17. september 2018
- [prázdny priestor]
- Re:
- Navrhovateľ: [pridajte svoje meno]
- Adresa: [vaša adresa]
- DOB: [vaše dátum narodenia]
- SSN: [vaše číslo sociálneho poistenia alebo podobné ID]
- DOL: ["dátum straty", keď nastala udalosť]
- Nárok # [číslo pridelené poisťovňou]
- Váš poistený: [meno vinníka v prípade nehody]
- [prázdny priestor]
- 2Predstavte fakty o situácii v úvodnom odseku. Uveďte čo najviac podrobností bez toho, aby ste boli príliš presní vo veciach, ako je presný čas nehody. Uistite sa, že ste v žiadnom prípade neboli na vine.
- Ak napríklad popisujete dopravnú nehodu, uveďte značku a model svojho auta a druhého vodiča. Pomôcť môže aj krátky opis počasia a vždy by ste mali uviesť, či bolo podané policajné oznámenie (a podľa možnosti priložiť kópiu).
- Pri opise skutočnej udalosti potvrďte chybu druhého vodiča: „Váš klient, pán Webb, spustil značku zastavenia na 4. a Širokej ulici a narazil do boku môjho vozidla vodiča.“
- Medzi každý odsek písmena vložte prázdne miesto.
- 3Načrtnite svoje zdravotné alebo iné hmatateľné škody. Ak ste sa v dôsledku nehody fyzicky zranili, poskytnite úplný opis svojich zdokumentovaných zranení a ošetrení. Popíšte dôležité detaily, ako napríklad:
- Čo vám diagnostikovali a kto.
- Kedy a kde ste dostali liečbu a kto ju poskytol.
- Akékoľvek prebiehajúce ošetrenia, ako je telesná terapia.
- Akákoľvek pretrvávajúca bolesť alebo nepohodlie, ktorú máte, a akékoľvek krátkodobé a dlhodobé prognózy poskytnuté lekármi.
- Vaše výdavky (v konkrétnych peňažných čiastkach) za každý aspekt vašej diagnostiky a liečby priložte kópie potvrdení atď.
- 4Nasledujte prezentáciu svojich nehmotných škôd. V tomto odseku popíšte akúkoľvek „bolesť a utrpenie“, ktorá je doplnkom k vašim zdokumentovaným zdravotným problémom. Napríklad:
- „Kvôli svojim zraneniam som musel najať opatrovateľky, aby upratovali a udržiavali môj domov a vozili svoje deti do školy a zo školy za cenu 560€ (priložené potvrdenky).“
- „Bol som nútený zrušiť dlho plánovaný výlet do Las Vegas na poslednú chvíľu, čo malo za následok nevratnú stratu 1120€ (priložený dokument).“
- Ako „nehmotné“ škody však nemusí mať všetko dolár: „Moje zranenia mi nedovolili navštíviť moju chorú matku, čo si na oboch z nás vyžiadalo veľkú emocionálnu daň.“
Platí to najmä pri odosielaní dopytového listu poisťovni, pretože pravdepodobne bude dôkladne hľadať prípadné nepresnosti vo vašom tvrdení. - 5Zhrňte svoje tvrdenie a dajte svojmu dopytu konečný termín. Posledný odsek použite na sčítanie svojich peňažných výdavkov a nepeňažných škôd spôsobených touto udalosťou. Potom uveďte konkrétny, primeraný peňažný dopyt ako vyrovnanie a poskytnite konkrétny, primeraný čas na odpoveď:
- „Moje peňažné náklady v dôsledku tejto nehody predstavujú až 6140€. Navyše, a ako je uvedené vyššie, nehoda výrazne ovplyvnila moju kvalitu života. Preto žiadam o vyrovnanie mojej pohľadávky vo výške 12700€. na uvedenú adresu do 14 dní. Ďakujem.“
- 6List podpíšte sami perom. To pomáha ďalej prispôsobiť list, najmä preto, že ste osobou, ktorá utrpela kvôli incidentu, ktorý je v ňom popísaný. Odošlite podpísanú kópiu a ponechajte si rovnakú podpísanú kópiu pre svoju potrebu. Podpíšte sa nasledovne:
- S pozdravom
- [Podpis]
- Steven Payne III
- [prázdny priestor]
- Prílohy
- Sťažný list môžete odoslať e -mailom, ale môže mať väčší vplyv, keď ho napíšete, vytlačíte a pošlete poštou. Listy žiadosti o poistné plnenie by mali byť vždy zaslané poštou, najlepšie doporučene.
- Zvážte zamestnanie zástupcu, ktorý vám pomôže s vyhotovením listu, a to najmä zástupcu pre prípad úrazu, ak odosielate žiadosť o poistné plnenie.
Prečítajte si tiež: Ako napísať krátku esej?
