Ako odpovedať na telefonát od vášho šéfa?
Ak vám váš šéf zavolá po niekoľkých hodinách, mali by ste zdvihnúť telefón, pokiaľ to neruší priority mimo práce.
Prichádzajúce telefonáty od vášho šéfa môžu niekedy vyvolať pocity úzkosti, najmä ak vo vás šéf zvyčajne vyvoláva nervozitu a menej sebavedomie. Najlepším spôsobom, ako zvládnuť telefonáty od svojho šéfa, je neustále si precvičovať profesionálnu etiketu a byť pripravení prijímať úlohy a otázky súvisiace s vašou prácou.
Časť 1 z 3: Precvičovanie profesionálnej telefónnej etikety
- 1Prijmite telefónny hovor do dvoch až troch zazvonení. Vďaka tomu budete pôsobiť produktívne a zaneprázdnene. Ak odpoviete na telefón príliš skoro, môže sa zdať, že nie ste príliš zaneprázdnení, a keď čakáte príliš dlho, než sa ozve hovor, zdá sa, že volajúci nie je prioritou.
- V profesionálnom prostredí by ste to mali urobiť bez ohľadu na to, kto vám volá. Nevyhrádzajte si túto etiketu ani žiaden iný bod telefonickej etikety, keď sa váš šéf objaví na vašom ID volajúceho, pretože každý spolupracovník, klient a predajca bude voči profesionálne zdvorilému správaniu vnímavejší. Navyše nikdy nemôžete s istotou vedieť, kedy vám šéf môže volať z inej linky.
- 2Použite profesionálny pozdrav. Keď zdvihnete telefón, snažte sa byť profesionálni a príjemní. Ak sú napríklad prichádzajúce hovory spravidla od iných spolupracovníkov vo vašej organizácii alebo ak viete, že váš šéf je na druhom konci linky, povedzte: „Toto je John Smith. Ako vám môžem dnes pomôcť?“
- V prípade väčších organizácií s viacerými oddeleniami môžete tiež chcieť zahrnúť do pozdravu svoje oddelenie: „Toto je John Smith v oblasti predaja. Ako vám môžem pomôcť?“
- Pri odpovedaní na telefonáty z vonkajšej linky by ste mali uviesť názov svojej spoločnosti, aj keď máte podozrenie, že volá práve váš šéf. Môžete napríklad povedať: „Dobré popoludnie! Toto je ABC Widgets, hovorí John Smith. Ako vám môžem pomôcť?“
- 3Prehltnite jedlo alebo vypľujte žuvačku. Najlepšie je to urobiť skôr, ako zdvihnete telefón, ale ak to nemôžete urobiť včas, ďalšou možnosťou je dokončiť akciu čo najtichším a naj diskrétnejším spôsobom. Rozhovor s jedlom alebo gumou v ústach môže znieť neprofesionálne a volajúci ho na druhom konci často rozpozná.
- 4Hovorte jasne a priamo do náustka. Tým sa zabráni nedorozumeniu medzi vami a vašim šéfom, čo môže spôsobiť problémy na ceste. Váš šéf môže byť tiež frustrovaný, ak má problémy s vami komunikovať kvôli tlmenému rozprávaniu a zlej kvalite zvuku.
- Mali by ste sa tiež pokúsiť usmiať pri odpovedaní a telefonovaní. Väčšina volajúcich, vrátane vášho šéfa, počuje úsmev prostredníctvom vášho hlasu a tónu. To sa môže priaznivo odraziť na vašom šéfovi, najmä ak pracujete v odvetviach spojených s predajom a zákazníckym servisom.
- 5Venujte svojmu šéfovi plnú pozornosť. Keď vám šéf šéfuje, dávajte pozor. Prestaňte s čímkoľvek, na čom pracujete - aj keď je to úloha, ktorú vám dal šéf predtým - a buďte pripravení počúvať, čo váš šéf hovorí.
- Vo všeobecnosti sa vyhýbajte reagovaniu na vonkajšie rušenia, keď s vami hovorí váš šéf. Ak napríklad do telefónu vstúpi spolupracovník, keď telefonujete, zdvorilostným gestom mu naznačte svoju aktuálnu neschopnosť hovoriť.
Ak však nemôžete odpovedať na telefón, mali by ste svojmu šéfovi odpovedať hneď, ako to bude možné.
Časť 2 z 3: Rozhovor so svojim šéfom
- 1Robte si poznámky, keď sa rozprávate so svojim šéfom. Pomáha vám to zostať pripravení v prípade, že vám váš šéf poskytne dôležité informácie, ako sú časy, dátumy, adresy alebo pokyny pre konkrétnu úlohu. To vám tiež umožní zapísať si na oplátku všetky otázky, ktoré by ste mohli na svojho šéfa položiť.
- Zvážte ponechanie poznámkového bloku a pera na stole alebo v hornej zásuvke, kde budú ľahko dostupné. Ak máte v blízkosti poznámkový blok, umožní vám to robiť si poznámky o plánovaných aj neplánovaných telefónnych hovoroch.
- Ak nemáte k dispozícii poznámkový blok, ale sedíte pri počítači, môžete otvoriť prázdnu poznámku alebo dokument na spracovanie textu a robiť si poznámky. Uvedomte si však, že váš šéf bude počuť akékoľvek hlasné písanie; budete musieť venovať zvýšenú pozornosť predvádzaniu aktívneho počúvania, aby bol váš šéf menej naklonený otázkam, či kliknutia na klávesnicu skutočne súvisia s konverzáciou.
- 2Zostaň v kľude. Zhlboka sa nadýchnite a v prípade potreby si napite vody, aby ste zostali pokojní. Príznaky úzkosti je možné počuť z telefónu, najmä ak dýchate ťažko alebo váš hlas znie nervózne a roztrasene. Zostať pokojný vám tiež pomôže cítiť sa a znieť istejšie a ovládať sa.
- Ak viete, že sa váš šéf chystá zavolať, skúste si predtým urobiť krátku prechádzku, aby ste uvoľnili nervovú energiu. Pomôcť môže dokonca aj prechádzka okolo vašej kancelárie alebo oddelenia. Uistite sa, že ste späť a budete mať dostatok času na telefonát svojmu šéfovi.
- Ak sa potrebujete upokojiť bezprostredne pred alebo počas hovoru, skúste sa zhlboka nadýchnuť. Nadýchnite sa čo najtichšie nosom v rozpätí štyroch až piatich sekúnd; vydržte ďalšie tri sekundy, potom pokojne vydýchnite ďalšie štyri až päť. Zvýšená kyslíka by mal pomôcť napätia uvoľnenie a jasnú myseľ.
- 3Cvičte aktívne počúvanie za každých okolností. Keďže váš šéf s vami nehovorí osobne, je dôležité, aby ste všetkému, čo vám hovorí po telefóne, jasne rozumeli. Nebojte sa požiadať šéfa, aby zopakoval a vysvetlil veci, ktoré ste prvýkrát nepočuli alebo správne nepochopili.
- V skutočnosti by mohlo byť dobré požiadať o objasnenie alebo pravidelne potvrdzovať podrobnosti, aj keď jasne rozumiete pokynom svojho šéfa. Môže to byť také jednoduché, ako zhrnúť pokyny vlastnými slovami pred zavesením. Tým demonštrovať aktívne počúvanie, budete zabezpečiť svojmu šéfovi, že ste dávať pozor a predložiť celkový profesionálne vystupovanie.
- 4Odpovedzte stručne a k veci. To vyjadruje pripravenosť a umožňuje vášmu šéfovi prísť na koreň hovoru s niekoľkými rušeniami. Vo väčšine prípadov je váš šéf zaneprázdnený a pravdepodobne chce iba informácie súvisiace s dôvodom, prečo vám zavolal. Pokiaľ váš šéf výslovne nepožiada o všetky podrobnosti, pokúste sa poskytnúť presne to, čo váš šéf chce.
- Opäť to neznamená, že by ste nemali podľa potreby žiadať objasnenie. Váš šéf je pravdepodobne zaneprázdnený, ale zvyčajne je lepšie stráviť ďalších 60 sekúnd položením vašej otázky, ako prinútiť seba alebo svojho šéfa, aby ste hodiny neskôr opravovali svoje chyby. Ak máte viac otázok, ako vám čas dovolí, zvážte opýtanie sa šéfa, či existuje ďalší spolupracovník alebo súbor písomných pokynov, na ktoré sa môžete obrátiť a požiadať o ďalšie objasnenie.
- 5Počas rozhovoru ústne prikyvujte. Slovné prikyvovanie sú vyhlásenia ako „áno“, „v poriadku“, „rozumiem“ a „chápem“ - všetko naznačuje, že aktívne počúvate svojho šéfa.
- Tieto verbálne kývnutia hlavou by mali byť do konverzácie zaradené primerane. Pred vykonaním tohto druhu poznámky počkajte na prestávku po pokyne alebo vysvetlení.
- 6Počas hovoru si udržujte pozitívny prístup. Pozitívny prístup k schopnostiam, ktoré môžete urobiť, ukazuje vášmu šéfovi, že ste sebavedomý, kompetentný a nebojíte sa prijať výzvy spojené s prácou. Ak napríklad váš šéf zavolá, aby sa porozprával o probléme, prediskutujte možné riešenia, ktoré môžete implementovať.
- Aj keď váš šéf kritizuje vašu prácu alebo správanie, buďte maximálne vnímaví. Uznajte kritiku zhrnutím vlastnými slovami a potom prediskutujte možné riešenia tohto bodu kritiky. Môžete vyjadriť svoje úprimné obavy, pokiaľ ide o ďalší postup, ale nemali by ste sa ospravedlňovať za chyby alebo problémy z minulosti.
- Keď musíte vzbudiť obavy alebo vysvetliť problémy z minulosti, urobte namiesto „vy“ vyhlásenia „ja“. To bráni vášmu šéfovi v obrane a odpovedaní nahnevanými alebo negatívnymi vyhláseniami. Ak vám napríklad šéf zavolá, aby ste sa porozprávali o projekte, ktorý ste nedokončili včas, namiesto „Nedal si mi všetky zdroje včas“.
- 7Poďakujte svojmu šéfovi, že si našiel čas a zavolal vám. Napriek tomu, že vám zavolal šéf, a nie naopak, poďakovanie šéfovi za to, že vám zavolal, je skvelý spôsob, ako vyjadriť uznanie za jeho čas. Povedzte napríklad: „Viem, že máš uponáhľaný deň; ďakujem, že si si našiel čas na to, aby si mi zavolal.“
- To platí takmer pri každom telefonáte so šéfom, ale je to obzvlášť dôležité, ak vám šéf volal, aby vám vysvetlil projekt, vyjadril obavy alebo kritizoval vašu prácu. Cieľom je preukázať vašu dychtivosť odvádzať dobrú prácu pri úlohách, ktoré vám boli zverené, a poďakovanie šéfovi za čas, ktorý ste mu dali, berie na vedomie, že telefonát vášho šéfa urobí dobrú prácu uskutočniteľnejšou.
Telefónne hovory od svojho šéfa vnímajte ako pozitívne interakcie, ktoré môžu viesť k budúcemu uznaniu a pokroku na pracovisku.
Časť 3 z 3: odpoveď na telefonický hovor mimo pracovnej doby
- 1Prijmite hovor, keď je to možné. Ak vám váš šéf zavolá po niekoľkých hodinách, mali by ste zdvihnúť telefón, pokiaľ to neruší priority mimo práce. To platí najmä vtedy, ak ste s touto prácou začali v priebehu posledných šiestich mesiacov.
- Ochota komunikovať so svojim šéfom po normálnom pracovnom čase bude dôkazom vášho odhodlania voči spoločnosti a vašej pozícii.
- Ak však nemôžete odpovedať na telefón, mali by ste svojmu šéfovi odpovedať hneď, ako to bude možné. V ideálnom prípade to znamená počúvať akúkoľvek zostávajúcu hlasovú schránku a do niekoľkých minút zavolať svojmu šéfovi. V závislosti od firemnej kultúry a charakteru hovoru vám môže pomôcť rýchly textový e -mail alebo e -mail s vysvetlením oneskorenia, ak je telefonický hovor nemožný.
- 2Preskúmajte svoju firemnú kultúru. V niektorých spoločnostiach môže váš zamestnávateľ očakávať, že zostanete v kontakte prostredníctvom telefónu a e -mailu bez ohľadu na dennú dobu alebo deň v týždni. Aj keď sa to môže zdať nespravodlivé, budete ho musieť prijať ako súčasť kultúry svojej spoločnosti, ak tam chcete naďalej pracovať.
- Ak si nie ste istí, aký je to protokol, poraďte sa so svojimi spolupracovníkmi. Môžete sa dozvedieť, že je úplne prijateľné odložiť odpoveď o niekoľko hodín, alebo môžete zistiť, že všetci ostatní odpovedajú okamžite. Zistite, aká je očakávaná odpoveď, a postupujte podľa nej.
- 3Zostaňte pozitívni a konajte podľa situácie. Pri počúvaní šéfa by ste mali byť vždy zdvorilí a pozitívni, a to aj počas telefonátu mimo pracovného času. Ako už bolo povedané, budete sa musieť pozrieť na každú situáciu jednotlivo, než určíte správnu odpoveď na ňu.
- Ak váš šéf ponúka napríklad všeobecnú kritiku alebo súbor pokynov, urobte si počas rozhovoru poznámky, ale po skončení hovoru sa môžete pokojne vrátiť k svojim predchádzajúcim mimopracovným aktivitám. Ak vec nie je naliehavá, akciu si zvyčajne môžete uložiť na bežný pracovný čas.
- Na druhej strane, ak vám váš šéf zavolá v prípade núdze, budete musieť núdzovú situáciu zvládnuť okamžite a podľa želania svojho šéfa.
- 4Zhodnoťte svoju celkovú spokojnosť s prácou. Váš šéf nemôže primerane očakávať, že budete k dispozícii 20,57 - neexistuje však žiadna záruka, že váš šéf bude mať primerané očakávania. Ak vám váš šéf bežne volá po niekoľkých hodinách a spôsobuje vám to značné nešťastie alebo úzkosť, možno by bolo načase porozmýšľať, či si hľadať inú prácu.
- Môžete skúsiť vypnúť mobilný telefón, keď viete, že vám šéf telefonuje mimo pracovného času, ale pokiaľ nie je vaše pracovisko v odbore, pravdepodobne ste zamestnancom „podľa ľubovôle“, ktorého možno kedykoľvek ukončiť. Váš šéf môže po prijatí správy, že po hodinách neodpovedáte, ustúpiť, ale je tiež možné, že váš šéf odpovie vyhodením.
Prichádzajúce telefonáty od vášho šéfa môžu niekedy vyvolať pocity úzkosti, najmä ak vo vás šéf zvyčajne vyvoláva nervozitu a menej sebavedomie.
- Precvičte si odpovedanie na telefonáty od svojho šéfa v súkromnom prostredí, aby ste sa nabudúce, keď vám zavolá, cítili pohodlnejšie, sebavedomejšie a pripravenejší. Nacvičte si rozhovor so svojim šéfom sami alebo si urobte niekoľko falošných telefonátov s priateľmi a členmi rodiny.
- Komunikujte so svojim šéfom spôsobom, ktorý najlepšie odráža kultúru vašej spoločnosti. Napriek tomu, že vám váš nadriadený volá konkrétne za účelom prediskutovania podnikania, myslite na to, že osobné rozhovory so šéfom sú príležitosťou na dobrý a trvalý dojem. Telefónne hovory od svojho šéfa vnímajte ako pozitívne interakcie, ktoré môžu viesť k budúcemu uznaniu a pokroku na pracovisku.
Prečítajte si tiež: Ako predchádzať šikanovaniu na pracovisku?
Prečítajte si tiež:
Súvisiace články
