Ako uskutočniť časovú a pohybovú štúdiu?

Časová a pohybová štúdia sleduje načasovanie úloh a analyzuje, ako efektívne sú vykonávané. Časovú a pohybovú štúdiu môžete vykonať sami alebo môžete pozorovať inú osobu. Pri uskutočňovaní štúdie to môžete buď urobiť v reálnom čase, alebo si úlohu zaznamenať, aby ste ju mohli niekoľkokrát sledovať a zistiť, kde by sa mohla znížiť efektívnosť. Po pozorovaní úlohy si zostavte tabuľku, ktorá vám umožní zaznamenať pozorované úlohy. Ak je to možné, rozdeľte ich na menšie akcie. Napríklad, ak sa zameriavate na kontrolu e-mailov, pozrite sa na prihlásenie do počítača, odstránenie spamu, čítanie e-mailov a podobne. Načasujte každú akciu a nájdite priemerný čas pre každú úlohu. Nakoniec obmedzte úlohy, ktoré vám zaberú veľa času, ale majú nízku celkovú hodnotu. Ak sa chcete dozvedieť, ako hľadať neefektívne využitie času, čítajte ďalej!

Na analýzu efektívnosti práce pomocou pozorovania
Na analýzu efektívnosti práce pomocou pozorovania a načasovania úloh sa používa časová a pohybová štúdia.

Na analýzu efektívnosti práce pomocou pozorovania a načasovania úloh sa používa časová a pohybová štúdia. Môže vám pomôcť zistiť, kde môže byť váš deň efektívnejší, čo vám ušetrí čas a energiu, ktorú by mohol využiť každý! Jeden môžete predviesť na sebe alebo pozorovať inú osobu. Najprv sa musíte rozhodnúť, akú metódu použijete od pozorovania v reálnom čase po prístup k odberu vzoriek, a potom budete úlohu sledovať a časovať. Po dokončení štúdie môžete údaje použiť na vytvorenie efektívnejšieho pracovného procesu.

Časť 1 z 3: výber metódy zaznamenávania údajov

  1. 1
    Ak máte čas na nahrávanie, použite pracovné vzorkovanie. Pri tomto prístupe pozorujete osobu skôr ako nepretržite v určitých časoch. Intervaly môžu byť pravidelné alebo náhodné. Daného človeka danú dobu pozorujete a potom zo vzoriek extrapolujete, koľko času sa venuje každej úlohe. Tento typ funguje lepšie pri úlohách, ktoré majú menej komponentov, alebo u pracovníkov, ktorí celkovo robia menej úloh.
    • Napríklad ak je hlavnou úlohou osoby fakturácia, môže fungovať náhodný výber vzorky, pretože zakaždým, keď sa prihlásite, získate snímku toho, čo daná osoba robí. Keď už máte všetky údaje, môžete zistiť, ako často a ako dlho sa to v každej náhodnej vzorke ukázalo, ktorej úlohe alebo komponentu človek trávi najviac času.
    • Výhodou tejto metódy je, že môžete sledovať viac ako jednu osobu v stanovenom časovom období otáčaním cez každú osobu.
    • Ak používate túto metódu na sebe, nastavte si v určitých intervaloch budík, aby ste si mohli nastavený čas nahrávať, čo robíte.
  2. 2
    Sledujte úlohu v reálnom čase, aby ste mohli klásť otázky. Pri tomto prístupe sa nachádzate v miestnosti s osobou, keď vykonáva úlohu. Sledujte, čo robia, a pri zaznamenávaní časov rozdeľte úlohu na menšie súčasti. Každá súčasť by mala mať zmysel ako celok, bez toho, aby bola taká podrobná, že nestíhate.
    • Načasovanie veľkej úlohy nie je užitočné bez toho, aby ste sa pozreli na komponenty jednotlivých úloh. Ak budete analyzovať komponenty, môžete hľadať neefektívnosť. Nezastavíte osobu; práve delíte úlohu na účely nahrávania. Napríklad, ak je úlohou kontrola pošty, jej súčasťou by bolo chodenie do poštovej oblasti, hľadanie pošty, jej vrátenie späť k pracovnému stolu, otváranie obálok, čítanie pošty a vyraďovanie alebo zaobchádzanie s každým listom.
    • Môže pomôcť vytvoriť skupinu na pozorovanie. Takto môžete mať jednu osobu, ktorá bude pracovať na stopkách, 1 osobu, ktorá bude zaznamenávať časy, a 1 osobu, ktorá bude robiť poznámky.
    • Tento prístup môžete použiť aj sami na seba. V takom prípade si budete zapisovať jednotlivé komponenty.
  3. 3
    Nahrajte video, aby mal účastník prirodzenejšiu výkonnosť. Namiesto sledovania úloh v reálnom čase urobte video. Týmto spôsobom sa môžete vrátiť neskôr a analyzovať, ako dlho trvá každá úloha. Nebudete chýbať toľko, pretože video môžete kedykoľvek pretočiť dozadu, aby ste niečo videli znova.
    Pohybovú štúdiu môžete vykonať sami alebo môžete pozorovať inú osobu
    Časovú a pohybovú štúdiu môžete vykonať sami alebo môžete pozorovať inú osobu.
  4. 4
    Zaznamenajte si svoje video, aby ste mohli vykonať presnejšiu štúdiu. Ak si štúdiu robíte sami na sebe, bude tento prístup oveľa jednoduchší ako ten druhý. 2. Postavte fotoaparát na statív na miesto, ktoré dokáže zachytiť, čo robíte. Nechajte ho zaznamenávať, keď prechádzate stanovenou úlohou, napríklad písaním správy.
    • Test úlohy za dané obdobie. Môžete to napríklad vyskúšať asi týždeň alebo dokonca mesiac.

Časť 2 z 3: uskutočnenie štúdie

  1. 1
    Vytvorte tabuľku, na ktorú sa budú zaznamenávať údaje. Budete potrebovať miesto, kde môžete napísať, o čo ide v úlohe, a tabuľkový procesor je ideálny. Vedľa neho budete na určitý čas potrebovať miesto. Úlohy sa často robia hromadne. Ak je to tak, majte miesto na zaznamenanie času pre každú zložku každej úlohy. Pre túto časť budete potrebovať iba sadu očíslovaných políčok. Pridajte tiež stĺpec pre poznámky.
    • Napríklad ak úlohou je kontrola e-mailu a jedným z komponentov je čítanie e-mailov, urobte si záznam o čase potrebnom na prečítanie každého e-mailu do očíslovaných políčok vedľa tohto komponentu.
  2. 2
    Rozdeľte prácu do malých kategórií. Súčasťou vykonania časovej a pohybovej štúdie je aj presné zistenie, koľko času sa venuje každej úlohe. Jediným spôsobom, ako zvýšiť efektívnosť, je vo všeobecnosti pohľad na drobné činy v rámci každej úlohy. Počas práce zostavte jednotlivé komponenty úlohy a napíšte krátky popis.
    • Kľúčové je nájsť správnu úroveň podrobností. Nechcete byť príliš podrobní, pretože načasovanie toho, ako dlho trvá stlačenie jedného tlačidla, nie je užitočné. Tiež však nechcete byť príliš široký, pretože vám to neposkytne dostatok údajov na to, aby ste pracovali na efektívnosti.
    • Povedzme, že kontrolujete e-mail. Môžete to rozdeliť na prihlásenie do počítača a do e-mailu, odstránenie nevyžiadanej pošty bez otvárania, čítanie e-mailov, písanie odpovedí a organizácia e-mailov do priečinkov.
  3. 3
    Každú úlohu načasujte. Začnite stopkami. Načasujte každú súčasť úlohy a zaznamenajte čas potrebný na dokončenie každej zložky. Často je jednoduchšie zastaviť a spustiť časovač pomocou uplynulého času. Môžete vojsť neskôr a zistiť, koľko sekúnd ste strávili každou úlohou.
    • Pre väčšiu presnosť berte údaje za viac dní.
    Pohybová štúdia sleduje načasovanie úloh
    Časová a pohybová štúdia sleduje načasovanie úloh a analyzuje, ako efektívne sú vykonávané.
  4. 4
    Časové úlohy pomocou videa. Ak používate video, budete musieť zastaviť a spustiť video pre každý komponent, ktorý načasujete. Takto budete mať čas na napísanie poznámok a časov jednotlivých komponentov.

Časť 3 z 3: analýza výsledkov a vykonávanie zmien

  1. 1
    Priemerujte časy pre každú zložku. Po dokončení vezmite časy pre jednotlivé komponenty a nájdite priemer. Ak chcete vyhľadať priemer, pridajte súčet všetkých časov pre 1 komponent a potom vydelte počtom opakovaní v tejto skupine.
    • Napríklad ak ako súčasť čítate e-maily, časy môžu byť 65 sekúnd, 210 sekúnd, 240 sekúnd, 39 sekúnd a 354 sekúnd. Sčítajte čísla spolu: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 na rovných 908. Vydeľte to niekoľkokrát. V takom prípade je to 5, takže vydeľte 908 a 5, aby ste na jeden e-mail dostali priemerne 181,6 s.
  2. 2
    Nájdite priemerný čas na vykonanie úlohy. Najjednoduchší spôsob, ako zistiť priemerný čas na celú úlohu, je jednoducho spočítať všetky priemery komponentov. Získate tak priemer za celú úlohu.
  3. 3
    Priraďte svojim úlohám vysokú alebo nízku hodnotu. Priradenie vysokej alebo nízkej hodnoty každej úlohe môže pomôcť pri určovaní priorít, čo je dôležité. Nemusíte prideľovať číslo; stačí ich označiť ako vysokú alebo nízku hodnotu. Napríklad môže byť dôležité odpovedať na e-maily vo vašej práci, ale pokiaľ nepracujete v službách zákazníkom, má to pravdepodobne celkovo nižšiu hodnotu ako dokončenie dôležitej správy.
    Pohybovej štúdie je aj presné zistenie
    Súčasťou vykonania časovej a pohybovej štúdie je aj presné zistenie, koľko času sa venuje každej úlohe.
  4. 4
    Znížte počet úloh s nízkou hodnotou a časom. Potom, čo ste hodnotili svoje úlohy, pozrite sa, aké úlohy trvať veľké množstvo času a zároveň má nízku hodnotu celkovo. To sú úlohy, ktoré musíte zistiť, ako obmedziť. Je tiež dôležité pozrieť sa na úlohy, ktoré zaberajú veľa času, ale majú tiež vysokú hodnotu. Nezaškodí pokúsiť sa zefektívniť tieto úlohy.
  5. 5
    Sledujte multitasking. Multitasking vedie k tomu, že každá jednotlivá úloha trvá dlhšie, pretože sa jej nemôžete venovať naplno. V prípadoch, keď vykonávate viac úloh naraz, napríklad chodíte tam a späť medzi e-mailom a napísaním správy, skúste to zmeniť. Stanovte si časové obdobie, kedy robíte iba jednu vec. Ak píšete správu, ignorujte svoj e-mail.
    • Ak neustále čítate e-maily po celý deň, neustále sťahujete myšlienkové smery z toho, čo robíte. Často je lepšie urobiť všetky úlohy naraz, napríklad čítať e-maily iba ráno, napoludnie a tesne pred odchodom z práce.
  6. 6
    Hľadajte neefektívnosť, aby ste ich obmedzili. Často nájdete neefektívnosť v rutinách, ktoré ste načasovali a opísali. Odstránenie neefektívnosti vám môže pomôcť lepšie pracovať a stihnúť viac času, ako máte.
    • Napríklad ak musíte každý deň ukladať papierovanie v inej miestnosti mimo kancelárie, zvážte uloženie a vykonajte všetky naraz. Ak neustále chodíte tam a späť, ušetrí vám to čas, ktorý by ste mohli venovať iným úlohám.

Komentáre (1)

  • buckjacobs
    Veľmi dobre popísané a dostatočne ľahké na pochopenie. To je určite tiež veľmi užitočné a užitočné. Ešte raz ďakujem.
Súvisiace články
  1. Ako moderovať vlastnú talkshow?
  2. Ako vypočítať svetelný rok?
  3. Ako hrať 21 otázok?
  4. Ako konať pri ochrane prírody?
  5. Ako sa zorientovať?
  6. Ako motivovať lenivého tínedžera?
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail