Ako napísať správu o pokroku?
Ak chcete napísať správu o pokroku, začnite rozhodnutím, ako chcete poskytnúť svoje informácie, napríklad zoznamom s odrážkami alebo grafom. Do svojho prehľadu môžete tiež pridať pododdiely, ktoré vám pomôžu udržiavať prehľadnosť a jednoduchosť sledovania. Potom napíšte svoj nadpis cez hornú časť príspevku a uveďte príslušné podrobnosti, ako napríklad dátum a predmet správy. Pod týmto textom pridajte úvod kurzívou, aby ste poskytli stručný prehľad o správe. Ďalej zahrňte do tela podrobnosti, ako napríklad konkrétne úlohy, na ktorých ste pracovali, a na záver to vyriešte tým, čo bude ďalej pre váš projekt. Ak sa chcete dozvedieť, prečo vám zohľadnenie publika môže pomôcť pri písaní správy o pokroku, čítajte ďalej!
Keď si určíte účel, ktorým ste napísali svoju správu o pokroku, musíte vziať do úvahy to, čo vaše publikum v správe bude potrebovať vedieť.
Správy o pokroku sú dôležitou súčasťou projektového riadenia, či už ide o dizertačnú prácu alebo projekt v práci. Tieto budete musieť použiť, aby ste svojim nadriadeným, kolegom alebo klientom poskytli informácie o projekte, na ktorom pracujete. Zameriate sa na to, čo ste dosiahli a čo je ešte potrebné urobiť.
Časť 1 z 3: začatie procesu
- 1Zistite, aký je váš účel návrhu. Existuje mnoho rôznych dôvodov, prečo vás niekto požiada, aby ste napísali správu o pokroku. Je zrejmé, že pre každého z nich je to ukázať, aký pokrok ste dosiahli v konkrétnom projekte. Existuje však niekoľko rôznych typov návrhov, ktoré budete musieť zvážiť.
- Správa o pokroku v oblasti výskumného programu alebo projektu sa bude mierne líšiť od správy o pokroku v prípade projektu v práci. V takom prípade je pravdepodobnejšie, že budete musieť uviesť informácie, a bude menej pravdepodobné, že budete musieť zvážiť veci, ako sú náklady (aj keď nie vždy).
- Práca správa pre klienta bude čítať trochu inak ako u nadriadeného v práci. Budete musieť zvážiť, prečo pre nich píšete túto správu.
- 2Zvážte svoje publikum. Keď ste si vytriedili účel, ktorým ste napísali svoju správu o pokroku, musíte vziať do úvahy to, čo vaše publikum v správe bude potrebovať vedieť. Aj keď všetky správy o pokroku obsahujú všeobecné informácie, ktoré zvyčajne obsahujú, budete musieť brať do úvahy ich špecifiká:
- Ako sú vaši čitatelia prepojení s projektom? Ako ich ovplyvní výsledok projektu? (Spojenie a to, ako sú ovplyvnené, sa bude líšiť napríklad od vášho nadriadeného ako od klienta.)
- Zvážte, aké rozhodnutie budú vaši čitatelia musieť urobiť po prečítaní správy o pokroku (napríklad akú podporu, peniaze, čas investujú.
- Zvážte informácie, ktoré váš čitateľ bude potrebovať, aby ste mohli efektívne dohliadať a zúčastňovať sa na projekte. Aké technické aspekty projektu budú potrebovať vedieť. Vyhovuje im technický žargón?
- 3Rozhodnite sa, aký je najlepší spôsob komunikácie s publikom. Správa o pokroku nie je iba písomný dokument, ktorý pošlete nadriadenému alebo profesorovi. Môže mať niekoľko podôb podľa toho, čo je potrebné.
- Správa o pokroku môže byť krátka ústna správa na týždenných alebo mesačných stretnutiach zamestnancov.
- Môžu to byť pravidelné e-maily kolegom.
- Môžu to byť formálne alebo neformálne poznámky pre vedúcich.
- Môžu to byť tiež formálne správy pre klientov alebo vládne agentúry.
- 4Poraďte sa so svojím nadriadeným. Ak ste tento konkrétny typ správy o pokroku predtým nenapísali (v takom prípade, prečo ste tu?), Budete pravdepodobne chcieť získať toľko usmernenia od svojich nadriadených. Môže existovať konkrétny formát, ktorý vaša spoločnosť používa. V takom prípade budete mať istotu, že dodržiavate príslušné pravidlá.
- 5Zvážte svoj tón. Nie všetky správy o pokroku musia byť formálne. V skutočnosti majú interné správy pre kolegov alebo nadriadených často neformálnejší tón. Preto je také dôležité informovať sa u svojho nadriadeného o tom, čo pravdepodobne hľadajú.
- Pokiaľ ide o informácie pre klienta, vládnu agentúru alebo komisiu na preskúmanie dizertačnej práce, robíte chybu na strane formality.
- Bez ohľadu na formálnosť alebo neformálnosť vášho tónu chcete, aby bol jasný, sústredený a čestný.
Ak sa chcete dozvedieť, prečo vám zohľadnenie publika môže pomôcť pri písaní správy o pokroku, čítajte ďalej!
2. časť z 3: napísanie správy
- 1Rozhodnite sa, ako chcete prezentovať svoj materiál. V čase, keď začnete písať svoju správu, už budete mať prísť na to, aký musí byť tón a podstata správy. Teraz sa musíte rozhodnúť, aký je najlepší spôsob alebo spôsoby, ako tieto informácie prezentovať.
- Môžete sa rozhodnúť vytvoriť zoznam s odrážkami. Je to veľmi jasný spôsob prezentácie materiálu a je ľahké ho prehľadať a stále získať potrebné informácie. Môže to však byť o niečo menej formálny spôsob písania správy o pokroku, takže by mohlo byť lepšie použiť ju na poznámky pre vedúcich a e-maily kolegom.
- Môžete tiež zvážiť pridanie do grafov alebo tabuliek. To by mohlo byť obzvlášť dobré, ak píšete správu o pokroku projektu, na ktorý sa pokúšate získať financovanie, alebo ak ukážete, prečo si zaslúžite financovanie, ktoré ste dostali.
- 2Zvážte použitie podsekcií. Ak chcete napísať úspešnú správu o pokroku, chcete, aby bola čo najjasnejšia. Rozdelenie správy do podsekcií je vynikajúci spôsob, ako zhromaždiť všetky príslušné materiály.
- Vďaka pridaniu podnadpisov to bude ešte zreteľnejšie, pretože tak čitateľom alebo publiku dá vedieť, čo môžu v každej podsekcii očakávať. Ak existuje materiál, ktorý ich obzvlášť zaujíma, budú môcť skočiť priamo do tejto časti.
- 3Napíš nadpis. Zvyčajne to ide cez hornú časť papiera, ak používate formát stránky. Znova to bude závisieť od toho, čo vaša spoločnosť alebo univerzita uprednostňuje, takže sa u nich nezabudnite prihlásiť.
- Nadpis by mal obsahovať dátum, kedy bola správa podaná, meno a pozícia príjemcu, meno a pozícia pisateľa a predmet správy.
- 4Napíš úvodnú časť. Úvodná časť smeruje pod nadpis. Často to možno oddeľovať od zvyšku materiálu kurzívou. Poskytuje stručný prehľad o projekte a sumarizuje jeho stav. Budete zisťovať, aký pokrok sa dosiahol, a či sa dosiahli určité ciele.
- Nezabudnite uviesť: účel správy, predstaviť projekt, pripomenúť, že sa jedná o aktualizáciu postupu projektu.
- 5Urobte podstatu návrhu. Text návrhu, či už je rozdelený do sekcií a pododdielov, je v podstate len podrobnejšou verziou úvodu. Zvážte informácie, ktoré ste vložili do úvodu, a nezabudnite ich rozšíriť.
- Zadajte úlohy, ktoré sa dosiahli od poslednej správy, a úlohy, ktoré prebiehajú.
- Diskutujte o problémoch, s ktorými ste sa stretli, problémoch, ktoré je potrebné riešiť, a možných riešeniach týchto problémov a problémov.
- Riešte zmeny, ktoré sa udiali, a prečo je potrebné ich vykonať.
- Môžete tiež zahrnúť veci ako personálne zmeny, ťažkosti so získavaním materiálu, prekročenie nákladov, s ktorými ste sa mohli stretnúť, akékoľvek oneskorenia alebo problémy s technológiou alebo zabezpečením.
- 6Riešte, čo bude nasledovať pre váš projekt. Aj keď je to stále v podstate súčasťou tela správy, chcete, aby sa ubezpečil, že vaše publikum pochopiť, kam ideš s projektom. Nezabudnite uviesť, aké problémy by mohli mať vplyv na termín dokončenia, rozpočet alebo štruktúru riadenia.
- Naozaj chcete povedať, či sa konečný termín pre projekt zmenil alebo nie.
- Vyvarujte sa vzniku cukrových poťahov, ktoré by vášmu publiku spôsobili problémy, ale zbytočne ich neznepokojujte ani nesľubujte nič, čo by ste nedokázali splniť.
- 7Pridajte celkový počet odpracovaných hodín. Budete musieť ukázať, koľko práce ste vy a váš tím (ak máte) vložili do projektu. Toto ukáže vášmu publiku (či už váš nadriadený, vaši klienti alebo vládna agentúra, ktorá vám môže dať peniaze), že ste tvrdo pracovali.
Ak chcete napísať správu o pokroku, začnite rozhodnutím, ako chcete poskytnúť svoje informácie, napríklad zoznamom s odrážkami alebo grafom.
Časť 3 z 3: Vyhýbanie sa bežným ťažkostiam
- 1Nezabudnite zostať pri téme. Pokiaľ sa budete držať základných informácií uvedených vyššie, mali by ste byť v poriadku. Naozaj sa chcete vyhnúť putovaniu do iných oblastí, ktoré by s projektom mohli byť spojené len okrajovo, aj keď by mohli byť zaujímavé.
- Napríklad: ak sa vo vašom projekte jedná o znovuzrodenie miestnej neziskovej umeleckej organizácie, mohlo by byť lákavé začať diskutovať o žalostnom financovaní umenia, ale to vám skutočne nepomôže podrobne uviesť, ako váš projekt prichádza.
- 2Nech je to jednoduché. Zmyslom správy o pokroku je priblížiť dosiahnutý pokrok bez toho, aby ste publikum zahltili slovami a nápadmi. Musíte sa sústrediť iba na to, ako konkrétny projekt prichádza, na čom je stále potrebné pracovať a aké zmeny je potrebné vykonať.
- V závislosti od toho, pre koho správu píšete, sa môže znížiť konkrétny limit stránky. Dobrým pravidlom je udržiavať ich čo najkratšie a zároveň sa ubezpečiť, že zapadáte do príslušných informácií.
- 3Snažte sa zabrániť tomu, aby ste boli príliš neurčití. Musíte sa ubezpečiť, že uvediete konkrétne podrobnosti o tom, kde sa vo svojom projekte nachádzate. Napríklad: chceli by ste sa vyhnúť tomu, aby ste povedali niečo ako „Robíme dobrý pokrok v získavaní našich finančných prostriedkov na umenie“, a namiesto toho povedzte „s dvoma grantmi vo výške 3730€ od týchto rôznych nadácií nám chýba iba 1490€ k cieľu vo výške 8960€. „
- 4Obmedzte expresívne znenie. Opäť chcete, aby bola vaša správa jasná a stručná. Nechcete svoje publikum zahltiť znením, ktoré do správy nepridáva nič. Napríklad frázy ako „úplná katastrofa“ alebo „gýčový úspech“ sú príliš emotívne a príliš vágne na to, aby ich klienti alebo nadriadení mohli použiť.
- 5Uveďte svoje zdroje. Všetky informácie, ktoré použijete a ktoré pochádzajú z vonkajšieho zdroja, grafy alebo údaje, musia byť správne citované. Do svojej správy o pokroku môžete pridať stránku s ďalšími zdrojmi.
Zmyslom správy o pokroku je priblížiť dosiahnutý pokrok bez toho, aby ste publikum zahltili slovami a nápadmi.
- Skúste posúdiť štýl vášho nadriadeného. Možno uprednostňuje typy správ, ktoré sa jej páčia. Niektorí môžu chcieť vidieť viac zoznamov alebo informácií s odrážkami; ostatní budú radi, ak budú vedieť, ako málo to bude možné. Iní môžu uprednostňovať čo najviac informácií bez ohľadu na to, koľko stránok to trvá.
- V rámci zhrnutia pokroku buďte konkrétni, ale snažte sa, aby ste neboli prehnane rozvláční.
- Aby ste neboli prichytení nepripravení, keď je čas na správu o pokroku, je dobré zaznamenávať informácie za pochodu, takže je ľahké všetky informácie spojiť.
Prečítajte si tiež: Ako napísať osnovu príbehu?
Otázky a odpovede
- Čo by malo byť predmetom mojej správy?Existuje veľa predmetov, o ktorých by ste mohli referovať. Začnite tým, že si položíte otázku, čo je pre vás relevantné alebo čo môže konkrétna vec urobiť dobre pre vás alebo pre iných ľudí. Dobrým začiatkom je držať sa tém, ktoré sú zaujímavé pre výskum.
- Ako nájdem infografiku, ktorá sa použije v mojich prehľadoch?Ich výroba je obvykle najjednoduchší spôsob, pokiaľ ide o zákonnosť a presnosť údajov. Ak neviete, ako na to, skúste použiť tabuľkový program. Cenné informácie by mohlo poskytnúť aj vyhľadávanie na internete.
Komentáre (12)
- Je to skvelý článok, ďakujem pekne. Oplatí sa prečítať, skvelý sprievodca!
- Precízny a priateľský kúsok!
- Tento článok mi pomohol dôslednejšie a systematickejšie usporiadať príslušné problémy požadované v správe. Mám pocit, že týmto spôsobom by správa bola logicky pochopená zamýšľaným publikom.
- Táto informácia je pre mňa veľmi užitočná. Ďakujem, tento článok mi dal dôležité vedomosti o správe o pokroku.
- Mám stavebný projekt, o ktorom som bol požiadaný, aby som napísal správu. Toto je moje prvé a nevedel som, ako na to, ale tento článok to za mňa rozobralo. Teraz to nebude také ťažké. Vďaka.
- Som nový tréner, takže bolo pre mňa prospešné pozrieť sa a získať viac informácií o písaní správ. Veľmi si vážim tento užitočný článok.
- Pomohlo mi to napísať správu o pokroku a poznať správne kroky k nej.
- Ukázalo sa to ako zjednodušujúci a hodnotný návod, čo písať. Veľká vďaka!
- Dobré sú pripomienky, aby ste sa držali faktov, aby ste neboli emotívni a aby boli krátke. Ďakujem, sprievodca!
- Veľmi užitočné, ďakujem.
- Naozaj som nevedel, o čom je správa o pokroku, ale toto ma osvietilo.
- Teraz už lepšie chápem.
