Ako usporiadať vaše osobné súbory?

Zhromaždite všetky svoje dokumenty. Predtým, ako začnete organizovať svoje dokumenty, sa ubezpečte, že máte všetky svoje dokumenty pred sebou. Zatiaľ si nerobte starosti s tým, ako sú vaše súbory usporiadané alebo usporiadané. Zatiaľ zhromaždite všetky dokumenty, ktoré si myslíte, že je potrebné uložiť, a pripravte sa na ich triedenie.

• Vyberte staršie dokumenty, ktoré ste už triedili. Možno budete chcieť zmeniť ich usporiadanie tak, aby zapadali do nového systému, ktorý vytvárate.
• Uistite sa, že máte všetky svoje posledné dokumenty zhromaždené a pripravené na triedenie.

Zoraďte súbory na aktívne a archivujte ich. Pri organizácii súborov môže byť užitočné rozdeliť ich do dvoch hlavných kategórií: aktívne súbory, s ktorými musíte pracovať, a archívne súbory, ktoré musíte uložiť. Pomôže vám to prístup k súborom, ktoré používate častejšie, a prehľadné uloženie súborov, ku ktorým nebudete potrebovať okamžitý prístup.

• Aktívne súbory sú dokumenty, ktoré stále musíte adresovať, odkazovať na ne alebo k nim inak často pristupovať.
• Archívne súbory sú dokumenty, ktoré v blízkej budúcnosti nebudete potrebovať, ale musíte ich ešte uložiť.

Vytvorte a označte správne kategórie pre váš systém. Keď svoje súbory spojíte na jednom mieste, môžete ich rýchlo inventarizovať. Počas kontroly súborov si všimnite všeobecné kategórie, ktoré by sa do nich mohli hodiť. Zapíšte si tieto kategórie a vytvorte základný organizačný systém, ktorý budete používať pre svoje súbory. Zoznámte sa s niektorými z týchto bežných kategórií, aby ste získali predstavu, ktoré z nich budete chcieť použiť:

• Právne záznamy s podkategóriami, ako sú rodné listy, úmrtné listy alebo sobášne dokumenty.
• Finančné dokumenty, ktoré zahŕňajú vaše minulé finančné súhrny, informácie o kreditných kartách, úverové správy alebo ročné finančné súhrny.
• Evidencia majetku.
• Osobné dokumenty, ako sú diplomy, záznamy o zamestnaní, zdravotné záznamy a poistné zmluvy.

Uložte dokumenty na dlhodobé ukladanie. Vložte dokumenty, ktoré ste označili ako archívne súbory, do kontajnera na dlhodobé uloženie. K týmto súborom nebude prístup často, takže sa uistite, či sú v registračnom systéme zaradené do svojich správnych kategórií na neskoršie vyhľadanie. Archívne súbory pravdepodobne tvoria väčšinu vašich uložených a usporiadaných dokumentov.

• Dlhodobé úložisko možno rozdeliť do dvoch ďalších kategórií: trvalé súbory a „mŕtve“ súbory.
• Trvalé súbory môžu obsahovať dokumenty o vzdelaní, dokumenty o zamestnaní alebo iné dôležité dokumenty, ku ktorým budete možno stále potrebovať prístup.
• „Mŕtve“ súbory sú dokumenty, ku ktorým možno nebudete musieť znova pristupovať. Do tejto kategórie sa môžu hodiť staré daňové záznamy. Pamätajte však, že daňové priznania by sa mali uchovávať sedem rokov.

Vložte svoje súčasné dokumenty do sekcie aktívnych dokumentov. Dokumenty, ktoré budete často používať alebo ešte budete musieť skontrolovať, bude potrebné umiestniť do sekcie aktívnych dokumentov. Táto časť vášho informačného systému vám umožní rýchly prístup k dokumentom, ktoré ešte nie sú celkom pripravené na archiváciu. Nasledujú štyri najbežnejšie kategórie aktívnych dokumentov, ktoré by ste mohli zvážiť pri použití:

• Dokumenty, ktoré si stále vyžadujú vašu pozornosť.
• Dokumenty, ktoré si musíte ešte prečítať alebo skontrolovať.
• Účty, ktoré ešte musíte zaplatiť.
• Dokumenty, ktoré sú pripravené na dlhodobé uloženie.

Začnite so širokými kategóriami, potom získajte konkrétnejšie informácie. Rovnako ako u vašich fyzických súborov, aj u nich budete chcieť začať s najširšími kategóriami, do ktorých sa vaše súbory zmestia. Napríklad, ak ste nezávislým dodávateľom, pravdepodobne budete chcieť usporiadať súbory podľa zamestnávateľa. To znamená, že pre každú z nich vytvorte jeden priečinok. Potom by ste mali rozdeliť súbory v rámci každej širšej kategórie na menšie. To znamená, že vaše priečinky zamestnávateľov by sa dali ďalej rozdeliť do rôznych priečinkov obsahujúcich informácie o každom projekte s daným zamestnávateľom.

• Zvážte zachovanie konzistentnosti v rámci každej širšej kategórie. Vďaka tomu bude vaše súbory ľahšie vyhľadateľné. Napríklad môžete mať podpriečinok pre každý projekt obsahujúci súbory ako „projektové dokumenty“, „fakturácia“ a „komunikácia“.
• Ak sa vám to zdá jednoduchšie alebo relevantnejšie pre vaše súbory, priečinky môžete tiež usporiadať podľa rokov.

Naskenujte alebo stiahnite súbory, ktoré ešte nemáte elektronicky. Môže byť užitočné mať všetky vaše súbory uložené na jednom mieste elektronicky. Napriek požadovanému času by ste sa mali pokúsiť naskenovať čo najviac svojich fyzických dokumentov, aby ich bolo možné elektronicky uložiť a zálohovať. Okrem toho nezabudnite prevziať všetky súbory uložené online na iných miestach, pre prípad, že by sa hostiteľská webová stránka stala neprístupnou, keď budete súbory znova potrebovať. Usporiadajte tieto súbory rovnako ako všetky ostatné.

Priraďte svojim súborom konkrétne názvy. Názvy súborov by mali byť ľahko zrozumiteľné a jedinečné. To znamená, že by ste mali byť schopní pozrieť sa na názvy svojich súborov a okamžite vedieť, čo ich obsahuje. Skúste zahrnúť dátum, označenie priečinkov, ktoré budú obsahovať súbor, a individuálny deskriptor. Napríklad fakturačný súbor vytvorený v júni 2016 pre vášho klienta X Corp by sa mohol volať „0616_XCorp_Invoice_2“. To vám umožní presne vedieť, čo súbor obsahuje, a to bez toho, aby ste si našli čas na jeho otvorenie.

• Bez ohľadu na to, aký systém používate na pomenovanie svojich súborov, dbajte na to, aby ste ich používali dôsledne. Keď ste si vybrali systém, držte sa ho; bude ťažké vrátiť sa späť a neskôr premenovať všetky svoje súbory.

Súbory pravidelne zálohujte. Primárne nebezpečenstvo pre uchovávanie elektronických súborov je, že vaše informácie môžu byť náchylné na stratu v dôsledku zlyhania počítača. Pripravte sa na to pravidelným zálohovaním súborov na službu zálohovania online, na disky CD alebo na externý pevný disk. Nezabudnite tieto úložné zariadenia označiť rovnako zreteľne, ako ste označili svoje súbory. Ak máte externú jednotku alebo disky CD, zvážte ich uloženie na bezpečnom mieste mimo primárneho bydliska, aby ste predišli úplným stratám pri požiari alebo prírodných katastrofách.

Držte krok so svojím systémom. Po vytvorení plniaceho systému ho budete chcieť naďalej používať tak, ako ste zamýšľali. Ak sa dostanete príliš do úzadia, ignorovanie položiek, ktoré je potrebné uložiť, alebo nesprávne zaradenie položiek, môže to všetko vrátiť späť tvrdú prácu, ktorú ste do nej vložili. Uistite sa, že držíte krok so svojím registračným systémom, aby vám fungoval.

• Príležitostné hľadanie súborov, ktoré nie sú na mieste, môže pomôcť udržať váš systém v poriadku.
• Nezanedbávajte ukladanie aktívnych dokumentov do archívneho úložiska.

Odstráňte staré súbory. Niektoré súbory sú potrebné na dlhodobé uloženie. Váš systém registrácie však bude mať konečnú veľkosť a bude vyžadovať, aby ste pravidelne odstraňovali súbory, ktoré už nie sú potrebné. Pravidelné vytrieďovanie vášho súborového systému pomôže udržať tento systém v poriadku a správne fungovať.

• Mnoho starých finančných dokumentov bude musieť byť uložených roky.
• Možno bude potrebné, aby staré rozpočty, finančné výkazy alebo ročné účtovné závierky boli uložené iba jeden rok.
• Odstránením starých súborov sa vytvorí priestor pre prichádzajúce dokumenty.
• Zbavenie sa nepotrebných súborov uľahčí hľadanie potrebných dokumentov.
• To isté platí pre elektronické súbory. Odstráňte všetky duplikáty, zastarané alebo nepotrebné dokumenty z predchádzajúcich projektov.

Archivujte staré elektronické súbory. Staré súbory, ktoré sú stále relevantné alebo sa na ne jedného dňa možno vrátiť, je možné archivovať. To znamená uložiť ich ďalej od štandardného registračného systému, ale udržiavať ich usporiadané a prístupné. Zvážte vytvorenie ďalšej širokej kategórie pre archivované súbory. Nepoužívané súbory presuňte do tohto priečinka s neporušeným formátovaním podpriečinka. Ak chcete, aby archivované súbory neboli na ceste k obrazovke na ceste, skúste pred znamienko súboru vložiť z. Aby prešlo do dolnej časti abecedného poradia súborov. Môžete to napríklad nazvať „z_archív“ alebo niečo podobné.