Ako urobiť odovzdanie v kancelárii?
Ak odchádzate zo zamestnania a potrebujete odovzdať pomoc, aby ste mohli trénovať svojho nástupcu, porozprávajte sa so svojím manažérom o tom, čo sa od vás bude pravdepodobne očakávať, a spíšte formálny dokument s podrobným obsahom všetkého, čo váš nástupca bude potrebovať vedieť. Nechajte nového človeka, aby vás na pár dní tieňoval, a zabezpečte, aby mal počas práce všetko, čo bude potrebovať. Predtým, ako odídete, urobte posledné odovzdávacie stretnutie so svojím nástupcom, aby ste im mali možnosť položiť akékoľvek otázky, ktoré by mohli mať. Ďalšie informácie o písaní odovzdávacieho dokumentu nájdete v čítaní!
Posledná vec, ktorú musíte urobiť predtým, ako odídete a dokončíte odovzdanie, je úplné stretnutie so svojím nástupcom.
Pri odchode z funkcie je pravdepodobné, že vás manažér alebo nadriadený požiadajú o pomoc v období odovzdania vášmu nástupcovi. Vaša organizácia a proaktívnosť pomôže zabezpečiť, aby vaša spoločnosť prešla bezproblémovým prechodom a odchádzate s vynikajúcou profesionálnou reputáciou.
1. časť z 3: organizácia odovzdania
- 1Diskutujte o odovzdaní so svojím manažérom. Mali by ste začať podrobnou diskusiou so svojím manažérom, aby ste zistili, ako presne chcú, aby ste odovzdanie zvládli. V závislosti od vašej práce a toho, ako rád pracuje váš manažér, môžete byť požiadaní, aby ste výraznou mierou prispeli k odovzdaniu. Môže to zahŕňať aj novú osobu, ktorá vás bude stíniť niekoľko dní alebo dlhšie.
- Vo väčšine prípadov budete musieť pripraviť aspoň formálny dokument o odovzdaní.
- Diskutujte o tom so svojím manažérom a zistite, koľko sa od vás očakáva, že prispejete a na čo by sa malo vaše odovzdanie zamerať.
- 2Vypracujte počiatočný obrys odovzdávacieho dokumentu. Keď máte jasnú predstavu o očakávaniach svojho manažéra, môžete začať vypracovaním návrhu dokumentu na odovzdanie. Pomôže vám to usporiadať sa a katalogizovať všetky rôzne úlohy a informácie, ktoré budete musieť odovzdať počas obdobia odovzdania. Tento dokument by mal obsahovať:
- Podrobné informácie o vašich každodenných činnostiach, úlohách a prioritách.
- Náčrt kľúčových bodov úlohy.
- Jasný náčrt toho, čo sa od vášho nástupcu očakáva.
- Zoznam všetkých základných súborov, ktoré budú odovzdané. Môže to zahŕňať konkrétnu zmluvu alebo pracovný program.
- 3Zviazajte voľné konce. Ak viete, že z funkcie čoskoro odídete, môže byť užitočné urobiť trochu práce navyše, aby ste sa ubezpečili, že všetky voľné konce zviažete. Získate pocit uspokojenia z dosiahnutia tohto cieľa a tiež pomôžete svojmu nástupcovi začať s čistým štítom. Toto tiež pomôže zabezpečiť, aby ste odchádzali za vynikajúcich podmienok a s dobrou reputáciou.
Potrebujem vzorku, ak chcem odovzdať v kancelárii? - 4Komunikujte so svojimi kolegami. Skôr než sa chystá nástupca na trh, skúste si urobiť čas a porozprávať sa s kolegami o odovzdaní a opýtať sa, či je niečo, na čo by podľa vás mali kolegovia upozorniť. Ak sa vyskytne problém, o ktorom neviete, je to dobrá príležitosť dotknúť sa základne a zistiť to.
- Rozvojové problémy pravdepodobne neovplyvnia vaše posledné dni, ale ak o nich viete, môžete ich nahlásiť svojmu nástupcovi.
- Toto je tiež šanca zabezpečiť, aby všetci vedeli, že odchádzate a kedy. Informujte svojich kolegov o termíne odovzdania, aby ho mohli zohľadniť.
- Vaša produktivita sa pravdepodobne počas odovzdávania spomalí, takže je dobré, aby ste kolegov vopred varovali.
- 5Spíšte formálny dokument o odovzdaní. Posledným krokom vašej prípravy na odovzdanie je vyplnenie formálneho dokumentu na odovzdanie. Môžete stavať na návrhu dokumentu, ale pokúste sa ho rozpracovať a zahrnúť všetky dôležité informácie. Budete musieť prejsť dokumentom so svojím manažérom a ďalšími kľúčovými zamestnancami, ktorých sa to dotkne. Snažte sa nechať to dokončiť a poslať svojmu nástupcovi aspoň pár dní pred ich začiatkom. Obsah sa bude líšiť od úlohy k úlohe, môže však obsahovať niektoré z nasledujúcich položiek:
- Zoznam a harmonogram akcií.
- Stručný prehľad prebiehajúcich problémov.
- Kalendár nadchádzajúcich udalostí a termínov.
- Heslá a prihlasovacie údaje.
- Zoznam užitočných kontaktov.
- Sprievodca navigáciou v súboroch a priečinkoch v počítačovom systéme.
Časť 2 z 3: Správa obdobia odovzdania
- 1Nechajte čo najviac času. Keď váš nástupca začne v kancelárii, môžete byť stále nablízku a budete požiadaní o úplnejšie odovzdanie. Dĺžka sa bude líšiť, ale v niektorých prípadoch budete mať pár dní alebo dlhšie, aby ste pomohli novému človeku zvládnuť prácu. Spravidla platí, že čím viac času budete mať na úplné odovzdanie, tým viac informácií budete môcť odovzdať.
- Určite existujú veci, na ktoré ste zabudli, a mať niekoho v tieni je dobrý spôsob, ako ho vystaviť rôznym každodenným činnostiam.
- 2Osobne odovzdajte kľúčové dokumenty. Počas odovzdávania je osvedčeným postupom zabezpečiť, aby boli všetky kľúčové údaje a dokumentácia odovzdané osobne. Pomôže vám to zaistiť, aby sa najdôležitejšie veci riešili primerane a aby boli jasne stanovené priority. Odovzdanie dokumentov tvárou v tvár znamená, že o komplexných informáciách sa dá úplne diskutovať skôr, ako odídete.
- Táto príležitosť vysvetliť kľúčové informácie a pre vášho nástupcu položiť vám priame otázky je nevyhnutná pre dobré odovzdanie.
- Toto vám tiež dá príležitosť uviesť nuance a kontext v diskusii, ktorá by sa inak mohla prehliadnuť.
Posledným krokom vašej prípravy na odovzdanie je vyplnenie formálneho dokumentu na odovzdanie. - 3Snažte sa pomôcť. Ak pracujete v kancelárii so svojím nástupcom, mali by ste byť vždy pozorní a iniciatívni. Snažte sa identifikovať a pomôcť vyriešiť všetky vyskytujúce sa problémy. Váš nástupca môže byť v prvých dňoch trochu plachý alebo vystrašený a možno vás nebude chcieť trápiť s otázkami.
- Určite dajte jasne najavo, že ste tu, aby ste pomohli, a vítate otázky.
- Týmto činom pomôžete vytvoriť situáciu, v ktorej je zodpovednosť za odovzdanie rozdelená medzi vás a vášho nástupcu.
- 4Usporiadajte záverečné odovzdávacie stretnutie. Posledná vec, ktorú musíte urobiť predtým, ako odídete a dokončíte odovzdanie, je úplné stretnutie so svojím nástupcom. Požiadajte svojho nástupcu, aby priniesol všetky nevyriešené otázky a poznámky, ktoré urobil. Toto stretnutie je skvelou príležitosťou pre nového človeka, aby sa ubezpečil, že rozumie svojej úlohe a povinnostiam.
- Prípadné nejasnosti je možné vyjasniť na stretnutí.
- V závislosti od toho, kde pracujete, môže byť rozumné pozvať na schôdzku svojho manažéra alebo nadriadeného.
- Určite by ste mali informovať svojho nadriadeného o tom, kedy a kde sa to koná, a opýtať sa ich, či je niečo, čo by chcelo pridať.
Časť 3 z 3: Myslenie na dlhodobý rozvoj
- 1Zvýraznite dostupnú podporu a školenie. Skúste uvažovať o odovzdaní ako o príležitosti pre vás, ako skutočne prispieť k tomu, aby ste niekomu poskytli najlepšiu možnú šancu na úspech. Nesnažíte sa iba odovzdať úlohy a pracovné miesta, ale snažíte sa pomôcť profesionálnemu rozvoju svojho nástupcu a dlhodobému zdraviu svojho bývalého zamestnávateľa.
- Urobte to poukázaním na všetky príslušné príležitosti na školenie, o ktorých viete.
- Možno ste pri nástupe do práce absolvovali školenie, ktoré vám pomôže adaptovať sa a rozvíjať.
- Nezabudnite to spomenúť so svojím nástupcom a povzbuďte ich, aby preskúmali možnosti.
Keď váš nástupca začne v kancelárii, môžete byť stále nablízku a budete požiadaní o úplnejšie odovzdanie. - 2Nezanedbávajte pracovnú kultúru. Ak trávite čas s osobou, ktorá bude obsadzovať vaše pracovné miesto, je dôležité nesústrediť sa iba na technické aspekty práce. Každé miesto má jedinečné pracovné prostredie a kultúru, ktorá môže byť pre nováčika zastrašujúca alebo mätúca. Nezabudnite si vyhradiť nejaký čas, aby ste novej osobe poskytli podrobnejšie informácie o fungovaní kancelárie.
- Dajte si tú námahu, aby ste ich zobrali po celej kancelárii a predstavili všetkým.
- Nezabudnite jasne definovať úlohu nového aj súčasných zamestnancov.
- Ak sa náplň práce nového príchodu mierne líši od vašej, alebo sa ich zodpovednosti a priority zameriavajú inde, uistite sa, že to súčasný personál uznáva.
- 3Zadajte svoje kontaktné údaje. Ak naozaj chcete ísť o kilometer ďalej, mohli by ste novému zamestnancovi poskytnúť svoje kontaktné údaje. Mohli by ste povedať, že vás môžu kontaktovať, ak sa vyskytnú závažné problémy alebo ak potrebujú trochu usmernenia. Nie každý to urobí rád a je pravdepodobné, že to bude závisieť od vášho vzťahu s bývalým zamestnávateľom.
- Problém sa dá často vyriešiť jednoduchým e-mailom.
- Ponuka pomoci po odchode urobí dobrý dojem a pomôže zvýšiť vašu reputáciu.
Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť tabuľu s chráničmi rukávov?
Otázky a odpovede
- Je možné odovzdať, keď bol niekto prepustený bez výpovednej doby?Záleží. Ak požiadate o čas na riadne odovzdanie, môže sa vám to povoliť. Závisí to od okolností a politík spoločnosti.
- Ako môžem poslať poštu od človeka k človeku v kancelárii?Napíš krátku poznámku a daj ju niekomu doručiť.
- Čo ak sa so svojím nástupcom nestretnem? Existujú veci, na ktoré by som mal pamätať?Momentálne som v rovnakej situácii. V diskusii s nadriadeným som urobil zoznam všetkých prebiehajúcich procesov a ku každému som priradil ľudí z môjho tímu. V takom prípade si priame odovzdanie vyžaduje sústredené zapojenie ďalších kolegov do všetkých stretnutí a stretnutí. Písomná dokumentácia by sa mala zamerať skôr na procesy, ktoré sú zložité a náchylné na chyby, nielen na správy o stave.
- Potrebujem vzorku, ak chcem odovzdať v kancelárii?Áno, je užitočné sa pripraviť na odovzdanie.
Nezodpovedané otázky
- Kde nájdem vzorky odovzdávacieho dokumentu?
- Čo by mal urobiť riaditeľ pre bezproblémové odovzdanie kancelárie?
Komentáre (17)
- Veľmi užitočné informácie o procese odovzdania.
- Bolo to úžasné. Dal dobré, jasné a stručné tipy! Milujte dobrého sprievodcu.
- Ďakujem ti za pomoc.
- Dobrovoľne pracujem ako manažér v neziskovom / charitatívnom sektore. To pomohlo pri načrtnutí jednoduchého procesu rôznych fáz odovzdania. Vnieslo to svetlo do súvislosti s niekoľkými otázkami, ktoré som mal ohľadom môjho čoskoro prichádzajúceho odovzdania. Myslím si, že tento článok je vhodný aj pre niekoho, kto je na svojej prvej manažérskej alebo vedúcej pozícii s vysokou úrovňou zodpovednosti a odovzdáva ju.
- Ľudia väčšinou odovzdanie odovzdajú ako uvoľnenie kancelárie a vyvesenie niekoľkých dokumentov v regáloch, ale teraz som sa v tomto článku dozvedel, že je to viac než to. Zahŕňa to veľa učenia. Tento článok mi pomohol lepšie pochopiť, ako zariadiť kanceláriu slušne a profesionálne. Ďakujem za to.
- Štrukturovať kroky na odovzdanie. Naozaj užitočné!
- Tento článok ma skutočne nasmeroval k tomu, ako efektívne odovzdať, čím sa zníži úloha spojená s prechodom.
- Rozsiahly zoznam poskytujúci podnety na zamyslenie.
- Tento dokument mi veľmi pomohol poznať kľúčové oblasti, keď preberáte pozíciu niekoho z dôvodu odchodu do dôchodku / rezignácie. Je to veľmi užitočné a uľahčuje to veci.
- Nezanedbávajte pracovnú kultúru, na toto všetko som zabudol. Moja správa o odovzdaní sa úplne zamerala na prácu, prácu a prácu.
- Veľmi dobrý rozpis toho, čo sa vyžaduje pre správu o odovzdaní. Som veľmi potešený zo všetkých informácií, ktoré som dostal.
- Veľmi nápomocný. Len som dal výpoveď v práci a chcem sa postarať o to, aby odovzdanie prebehlo čo najplynulejšie, pretože sa vždy stretnete dvakrát. Nevedel som, kde začať, ale tento článok mi pomohol štruktúrovať moje ďalšie kroky.
- Článok je veľmi nápomocný. Okamžite som vymyslel plán, ako veci odovzdať šéfovi. Vďaka, sprievodca!
- Podrobné vysvetlenie krok za krokom bolo užitočné, pretože vám dáva príležitosť vedieť, čo ďalej.
- Chcem vás ubezpečiť, že informácie, ktoré som prečítal z tohto článku, sú veľmi užitočné a začal som ich využívať na školenie svojich zamestnancov a predsedov škôl.
- To mi pomohlo naplánovať si odovzdávací list.
- Spravidla je to užitočný dokument, ktorý vedie proces odovzdania, najmä nováčikom!
