Ako zorganizovať neorganizovaného šéfa?
Ak pošlete svojmu šéfovi e -mail, v riadku predmetu by mal byť jasne uvedený zámer alebo obsah e -mailu.
Jeden z kľúčov úspešného pracoviska je organizovaný a koordinovaný šéf. Niekedy však váš šéf nemusí byť taký efektívny, ako by ste chceli. Organizáciu svojho pracovného priestoru môžete povzbudiť efektívnou komunikáciou prostredníctvom schôdzí, preberaním iniciatívy v kancelárii a vytváraním atmosféry, ktorá šéfovi uľahčuje väčšiu organizáciu.
Metóda 1 z 3: Komunikácia so svojim šéfom
- 1Pred stretnutím si napíšte svoje obavy. Vyjadrite svoje obavy v zozname. Pomôže vám to sústrediť sa na starosti a vyžehlí vaše frustrácie, aby ste ich nevytiahli na svojho šéfa.
- Ak máte strach zo stretnutia so šéfom, možno by ste tiež chceli vopred precvičiť, čo im poviete.
- 2Pracujte s komunikačným štýlom, ktorý uprednostňuje váš šéf. Či už váš manažér uprednostňuje diskusiu o bežných úlohách s e -mailom, osobne počas schôdzí alebo telefonicky, naučte sa používať svoju obľúbenú metódu. Okrem toho by ste mali sledovať, akí sú formálni alebo neformálni, keď s vami komunikujú a zodpovedajú tomuto štýlu.
- 3Používajte výroky „i“ a vyhnite sa obviňovaniu. Keď oslovíte svojho šéfa, uveďte, ako pracujete a ako sa cítite. Vyhnite sa používaniu fráz „vy“ ako „mal by si sa mať lepšie“ alebo „musíš __“ Toto znie obviňujúco a môže ohroziť váš vzťah so šéfom.
- Namiesto toho, aby som povedal: „Nikto tu nič neplánuje. Všetko je také neorganizované. Mali by ste nám lepšie poskytnúť informácie“, snažiac sa povedať „Bojujem s plánovaním v tejto kancelárii. Mám pocit, že sa neorganizujeme efektívne. Existuje niečo? Môžem pomôcť zlepšiť komunikáciu? “
- 4Klásť otázky. Neorganizovaný šéf môže poskytovať protichodné rady alebo ťažkopádne úlohy. Ak ste zmätení z toho, čo musíte urobiť, zdvorilo požiadajte o objasnenie. Najlepšie je opýtať sa, keď dostanete úlohy.
- Frázujte svoje otázky kladne, aby sa nezdalo, že sa sťažujete. Namiesto toho, aby ste povedali „prečo máme toľko stretnutí, keď nerobíme nič dôležité?“ Skúste to vyjadriť takto: „Keďže sme všetci tak zaneprázdnení svojou prácou, existuje spôsob, akým by sme mohli mať menej, ale produktívnejších stretnutí?“
- Pri opýtaní môžete tiež použiť vyhlásenia „ja“. Skúste povedať: „Zaujímalo by ma, ktorá úloha má pre tento týždeň najvyššiu prioritu.“
- 5Poskytnite svojmu šéfovi riešenia. Ak máte problém, navštívte svojho šéfa s niekoľkými riešeniami, ktoré už máte v mysli. Môžete nechať svojho šéfa, aby sa rozhodol, ktoré riešenie bude fungovať najlepšie, ale ak sa na to vopred pripravíte, šéfovi uľahčíte reakciu na problém.
- Začnite konverzáciu tým, že svojmu šéfovi poviete, že máte problém aj niektoré potenciálne riešenia. Na začiatku im určite povedzte, že chcete, aby si na túto vec mysleli. Môžete povedať: „Len som ťa chcel upozorniť na problém. Mám na to niekoľko možných riešení a chcel som ich spustiť tebou.“
- Ak váš šéf odmietne vaše riešenia, skúste sa opýtať, čo môžete namiesto toho urobiť, aby ste problém vyriešili. Môžete povedať: „Aký je podľa vás najlepší spôsob, ako môžeme túto situáciu zvládnuť?“
- 6Ďakujem svojmu šéfovi. Keď sa vášmu šéfovi podarí dať vám niečo včas alebo vám pomôcť, poďakujte im. Aj šéfovia chcú uznanie a pochvalu. Prejavovaním vďačnosti nielen zvýšite svoj vzťah, ale povzbudíte svojho šéfa, aby v takomto správaní pokračoval.
Ak máte strach zo stretnutia so šéfom, možno by ste tiež chceli vopred precvičiť, čo im poviete.
Metóda 2 z 3: Organizácia vašej kancelárie
- 1Počas stretnutí si robte poznámky. Podeľte sa o informácie so svojim neorganizovaným šéfom a akýmikoľvek kľúčovými členmi tímu, aby ste zaistili, že každý porozumie tomu, čo sa od tímu a jednotlivých hráčov očakáva.
- 2Naplánujte si pravidelné organizačné stretnutia. Opýtajte sa svojho šéfa, či môžete pravidelne diskutovať o prioritách týždňa. Tým, že budete mať každý týždeň pravidelný čas, ktorý budete presadzovať, váš šéf začne dodržiavať plán. Vyberte si dobrý dátum stretnutia, ktorý bude vyhovovať obom. Počas schôdze si vytvorte týždenné ciele a potvrďte zadania úloh. Zhodnoťte svoje vzájomné úspechy o týždeň neskôr.
- 3Naplánujte si to vopred a pošlite pripomenutia. Ak potrebujete stretnutie alebo nejaké informácie od svojho šéfa, dajte im dostatok času na odpoveď. Ak nedostanete odpoveď včas, jemné pripomenutie pomôže motiváciu k odpovedi. Tým, že im dáte dostatok času, zvýšite svoje šance na odpoveď.ODBORNÁ TIP
Skúste sa obrátiť aj na svojho šéfa. Ak máte zábudlivého šéfa, možno mu budete musieť pomôcť veci pripomenúť. Ak napríklad vediete rozhovor, možno budete musieť svojmu šéfovi stanoviť termín, dokedy budete pokračovať, rovnako ako oni. Zamyslite sa aj nad spôsobom, akým komunikujú. Ak pošlete textovú správu, môžu zabudnúť, pretože pri pohľade na telefón nie sú úplne zamestnaní. Na druhej strane, ak pošlete e -mail, môžu to označiť, aby si to zapamätali. Naučte sa ich preferencie, aby sa vaša správa nestratila.
- 4Porozprávajte sa so svojimi spolupracovníkmi. Rovnako ako by ste mali komunikovať so svojim šéfom, mali by ste spolupracovať aj so svojimi spolupracovníkmi. Pochopte, aké problémy majú na pracovisku, a navrhnite riešenia pre manažment, ktoré fungujú pre celú kanceláriu.
- Aj tu môžete použiť vyhlásenia „ja“ a „my“. Skúste sa opýtať: „Všimol som si, že naše súbory sú neorganizované. Zaujímalo by ma, či máte podobné problémy. Čo môžeme urobiť, aby sme to vyriešili?“
- Zahrňte svojho šéfa do konverzácie. V opačnom prípade sa môže zdať, že vykresľujete jeho chrbát.
- 5Dobrovoľník pre nedokončené alebo neorganizované úlohy. Iniciatívou v kancelárii sa stanete hodnotným členom tímu a lídrom. To môže zvýšiť vaše šance na povýšenie. Okrem toho odstráni záťaž od vášho šéfa a poskytne im viac času na plánovanie a produktivitu.
- Váš šéf je pravdepodobne tiež pod extrémnym tlakom. Pochopte stres svojho šéfa pri dobrovoľníckej pomoci pri zvládaní úloh.
Bláznenie šéfa za chrbtom so svojimi spolupracovníkmi vytvorí v kancelárii negatívnu atmosféru.
Metóda 3 z 3: Organizovanie vlastnej práce
- 1Zefektívnite papierovanie. Ak chcete, aby váš šéf čítať určitú dokumentáciu, vytvoriť prehľad top list z krátkych, stručné zarážky vysvetľujúce najviac dôležité myšlienky obsiahnuté v dokumente. Poskytnite svojmu nadriadenému všeobecné porozumenie podkladu, aby ste ušetrili čas na dôležitejšie projekty, ktoré vyžadujú priamu spoluprácu.
- 2Dodržujte rozvrh. Vytvorte si vlastné plány dátumov a termínov projektu. Opýtajte sa svojho šéfa, či sa vaše nápady v oblasti riadenia projektov zhodujú s očakávaniami projektu. Ak plány fungujú, dáte svojmu šéfovi vopred pripravenú agendu, ktorou sa budete riadiť, a tým zvýšite ich produktivitu. Ak to neurobia, možno budete musieť vykonať menšie zmeny, ale budete mať aspoň kalendár na zníženie dezorganizácie v kancelárii.
- 3Nacvičte si správnu etiketu elektronickej pošty. Ak pošlete svojmu šéfovi e -mail, v riadku predmetu by mal byť jasne uvedený zámer alebo obsah e -mailu. Ak im posielate prílohu, napíšte do tela e -mailu stručné zhrnutie toho, čo je príloha. Šéfovi to neskôr uľahčí nájdenie e -mailu a zníži čas, ktorý strávia hľadaním vašej komunikácie.
- Dobrý riadok predmetu by nemal mať viac ako 8 slov. Môžete uviesť, či chcete odpoveď. Malo by to byť konkrétne. Príklad: „O našom stredajšom stretnutí“; "Plány pre __ projekt. Nie je potrebná žiadna odpoveď"; „Zvýšenie návštevnosti. Myšlienky?“ V riadku predmetu nepoužívajte frázy ako „ahoj“ alebo „ako sa máš“ a vyhnite sa použitiu všetkých veľkých písmen.
- 4Delegujte úlohy. Nesnažte sa organizáciu kancelárie zvládnuť sami. Spolupracujte so svojim tímom a delegujte úlohy na tých, ktorí sú na to najvhodnejší. To rozloží prácu medzi vašich spolupracovníkov a zníži záťaž pre vášho šéfa.
- Ak má vrcholový manažment obavy z neúplného alebo neuspokojivého projektu, nemali by ste obviňovať svojho šéfa ani vinu brať na seba. Jednoducho upozornite na to, čo ste so svojim tímom urobili správne, a ukážte, ako ste si splnili svoje povinnosti.
- Ak váš šéf na tieto taktiky nereaguje a dezorganizácia ovplyvňuje vašu náladu a produktivitu, možno budete musieť zvážiť nájdenie novej práce.
- Keďže váš šéf vám môže pomôcť propagovať vás v spoločnosti, vždy majte otvorené komunikačné linky a nezabudnite oslavovať vzájomné úspechy čo najviac.
Buďte otvorení svojmu šéfovi vo svojich organizačných stratégiách a ak sú proti, ustúpte a vyskúšajte niečo iné.
- Neobviňujte ani neobviňujte svojho šéfa. Váš šéf má mnoho základných schopností, ktoré mu pomohli zdvihnúť sa na svoje miesto. Ich znevažovaním alebo obviňovaním iba zhoršíte svoj vzťah a ohrozíte kariéru. Keď hovoríte so svojim šéfom, buďte súcitní, chápaví a nekonfliktní.
- Ak sa pokúsite delegovať alebo mikromanažovať bez požehnania svojho šéfa, môže sa zdať, že mu šliapete na prsty. Buďte otvorení svojmu šéfovi vo svojich organizačných stratégiách a ak sú proti, ustúpte a vyskúšajte niečo iné.
- Bláznenie šéfa za chrbtom so svojimi spolupracovníkmi vytvorí v kancelárii negatívnu atmosféru.
Prečítajte si tiež: Ako dosiahnuť, aby spolupracovník rešpektoval váš osobný priestor?
Komentáre (1)
- Tieto informácie sú veľmi užitočné pre začiatočníkov a osvieženie pre skúsených sekretárok. Práca s COO musí byť veľmi organizovaná. Túto stránku budem počas administratívnej schôdze určite odporúčať všetkým našim administratívnym pracovníkom. Ďakujem!
Súvisiace články
