Ako presvedčiť šéfa, aby skrátil schôdze?

Predtým, ako sa obrátite na svojho šéfa, zoraďte svoje zmýšľanie. Buďte si úplne istí, že nie ste jediní, kto považuje schôdze za dlhé a únavné - niektorí ľudia majú predisponovanú nechuť k stretnutiam vo všetkých podobách a podobách, a to je prekážka svojho druhu. Stretnutia by mali byť produktívne, interaktívne a zábavné, ako spojiť všetkých. Ak to nie je to, čo sa deje na vašich stretnutiach a sú to vlastne neproduktívne vysávače času, potom máte pravdepodobne pravdu, keď hľadáte skrátené.

• Starostlivo zmerajte reakcie svojich spolupracovníkov po stretnutiach a naplánujte si schôdze na niekoľko týždňov, aby ste si boli istí, že schôdze nie sú dlhé iba vy.
• Sledujte správanie pred schôdzou a po nej. Urobte si vlastné pozorovania. Dostávajú sa ľudia dôsledne na stretnutie neskoro? Sú ľudia načas, ale nakoniec začnú nečinný rozhovor a čakajú, kým sa objaví šéf alebo moderátor? Vidíte ľudí, ktorí sa zdržiavajú okolo stola po skončení schôdze, alebo účastníci úzkostlivo sledujú hodinky a trhajú dvere v momente, keď sa schôdza skončí? Najviac zo všetkého hovorí, že ľudia skutočne hovoria, že nedokážu vydržať dlhé stretnutia, ktorým sú vystavení?
• Pozrite sa na akékoľvek správanie, ktoré zabíja čas, a to nielen pred stretnutím a po ňom, ale aj počas stretnutí. Vedie sa mnoho stretnutí ako rozbehnutý vlak, kde moderátor nemôže ovládať a rozhovory často prebiehajú mimo predmet? Pridávajú ľudia, ktorí nemajú záujem na výsledku, často pridávať svoje dva centy? Prebieha nejaké veľkolepé alebo tangenciálne rozprávanie?

Vykonajte malý prieskum, ako je možné schôdze zefektívniť. Možno vám niektoré dobre umiestnené príklady dobrých stratégií schôdzok pomôžu predložiť solídny prípad, keď sa snažíte presvedčiť svojho šéfa, aby organizoval kratšie schôdze. To sa dá dosiahnuť výskumom pozadia o najlepších spôsoboch vedenia schôdze. Stratégie sa môžu líšiť v závislosti od vášho odvetvia, praxe na pracovisku a požiadaviek na tímovú prácu, existujú však niektoré základné prvky na zefektívnenie a časovo menej náročné stretnutie:

• Zamerajte sa na spôsoby, ako obmedziť časovo náročné stretnutia, a na to, aby boli kratšie namiesto tých dlhších. Tento prístup môže byť dobrým spôsobom kompromisu so šéfom, ktorý dáva prednosť mnohým pravidelným stretnutiam. Môžete navrhnúť, aby iba jedno alebo dve z týchto stretnutí boli dlhé, zatiaľ čo ostatné sú len krátke check-iny alebo rozhovory.
• Zvážte, či sa schôdze konajú len kvôli tradícii. Tento zakorenený dôvod na stretnutie môže byť skutočným zdržaním, pretože sa zdá byť posvätný. Napriek tomu má zmysel poukázať na to, že stretnutie sa predĺžilo len kvôli tradícii, pretože to môže byť prvýkrát, čo si to niekto všimne alebo má odvahu to povedať.
• Aj keď nechcete predstierať, že viete viac ako váš šéf, niekedy môže byť užitočné analyzovať náklady na dlhé schôdze. Porozprávajte sa so spolupracovníkmi o tom, koľko ich dlhé stretnutia stoja z hľadiska času a dodržania termínov. Pozrite sa, ako veľká časť diskusie na schôdzach prebieha bezstarostne alebo socializovane oblečená do práce. Pozrite sa tiež na čas strávený cestovaním na stretnutie a z neho. Pokiaľ ide o vášho šéfa, čas strávený na stretnutiach môže byť značný - napríklad projekt Executive Time Use Project, ktorý ukázal, že vedúci pracovníci trávia na stretnutiach asi tretinu pracovného času. To je v priemere zhruba 18 hodín týždenne, nepočítajúc telefonáty, pracovné obedy a čas strávený prípravou na schôdze. Zvýraznenie týchto nákladov vám môže pomôcť presvedčiť šéfa, aby začal hľadať spôsoby, ako na to skrátiť dlhé schôdze.
• Zvážte, kto musí byť na schôdzach. Tradícia opäť môže diktovať, že na stretnutí skončí viac ľudí, než koľko skutočne potrebovalo. Čím viac ich bude, tým dlhšie môže byť stretnutie.
• Socializácia v práci je často skrytá pod rúškom stretnutí. Guru manažmentu, zosnulý Peter Drucker, raz poznamenal, že „buď sa človek stretne, alebo pracuje - nemôže robiť oboje súčasne“. Možno urobte malý prieskum spôsobov, ako spojiť tím, ktorý nezahŕňa zhromaždenia, ale napriek tomu splní túto túžbu po zbore, napríklad v piatok popoludní papať a piť. Je oveľa krajšie priznať si spoločenské dianie, aké to je, ako sa schovávať za schôdzkovú fasádu.

Porozprávajte sa o niekoľkých nápadoch, ktoré môžete svojmu šéfovi predložiť, aby ste skrátili čas schôdzok. Je pravdepodobnejšie, že budete presvedčivejší, ak svojmu šéfovi predložíte navrhované riešenia spôsobov, ako dosiahnuť kratšie schôdze, než keby ste sa jednoducho sťažovali, že dĺžka schôdze prerušuje vaše každodenné premýšľanie. Využitie výsledkov výskumu z predchádzajúceho kroku vám pomôže prispôsobiť si niektoré nápady na zefektívnenie a skrátenie schôdzí na pracovisku. Okrem prispôsobenia myšlienok špecifických pre vaše pracovisko, niektoré všeobecné nápady, ktoré by ste mohli považovať za užitočné, zahŕňajú:

• Požiadajte účastníkov iba o schôdze, najmä tam, kde je zrejmé, že veľa návštevníkov neprispieva pre nedostatočné znalosti oblasti alebo záujem o ňu.
• Skúmajte užitočnosť pravidelných stretnutí, ktoré sa stali neodmysliteľnou súčasťou (je to „ten čas týždňa“), a nie ako motivačné alebo užitočné. Navrhnite ich odstránenie alebo minimalizáciu.
• Vyhnite sa schôdzam, ktoré jednoducho odpečiatkujú rozhodnutie, ktoré už bolo dohodnuté. Ak ide o zdieľanie informácií, urobte to pomocou e -mailov alebo bulletinov.
• Uskutočnite jednu mesačnú aktualizačnú schôdzu s každým na pracovisku, aby ste konsolidovali predtým oddelené aktualizačné schôdze - pokiaľ nie sú aktualizácie citlivé, bez ohľadu na pozíciu alebo pobočku, aktualizácia je aktualizáciou.
• Naplánujte si na schôdze presný čas a začnite vždy včas. Nech je to známy tým, že začína na čas, zakaždým, že oneskorenci budú chýbať podrobnosti a budú musieť dohnať zmeškané informácií pomocou vlastnej iniciatívy po zasadnutí. Plánovanú dĺžku schôdze je možné navyše dodržať pomocou časovača. Keď to zhasne, je to.
• Vytvorte nastavené plány alebo zoznamy účelov pre schôdze, ak sa ešte nepoužívajú. To spôsobuje, že sa držitelia schôdzí zamýšľajú skôr nad tým, „prečo“, a nie nad skutočnosťou stretnutia. Po vytvorení programu ich požiadajte, aby spochybnili body programu, aby zistili, či skutočne potrebujú stretnutie. Ďalším použitím programu alebo zoznamu je uskutočniť schôdzu iba vtedy, ak program alebo zoznam dosiahnu stanovený bod - predtým by nemal byť dôvod na stretnutie. Nečakajte však dlho - príliš dlhá agenda môže podporiť dĺžku a zmätok!
• Nenechajte účastníkov schôdze sedieť. Ak naozaj chcete myslieť mimo rámca, začnite uplatňovať zásadu „nie sedieť“. Nikto sa necíti príliš pohodlne, čo účastníkov nabáda k tomu, aby sa chceli pustiť do práce a pohnúť sa vpred.
• Skúste zrušiť pravidelné stretnutie, aby ste zistili, či to niekomu chýba alebo nechýba pracovné zaťaženie.

Zvážte spôsoby, akými by váš šéf mohol sklamať alebo zlepšiť postup na schôdzi. Pozrite sa na negatívne aj pozitívne prvky štýlu vášho šéfa na stretnutiach. Jeden z kľúčov „zvládania“ je zamerať sa na silné stránky svojho šéfa, nájsť spôsoby, akými im môžete pomôcť, aby tieto žiarili viac, pričom všetky slabosti odradíte. Váš šéf môže byť napríklad presvedčený, že zvládnuť to na schôdzach je úplne v poriadku, ale v dôsledku nedostatku programu schôdze majú tendenciu sa pohybovať po celom okolí. Napriek tomu sa váš šéf zdá byť veľmi dobrý v tom, aby sa dostal k jadru problému tým, že bude počúvať podnety ostatných. To vám umožní pokúsiť sa nájsť spôsob zavedenia programu na všetky schôdze, aby ste udržali témy v poriadku, pričom uviedol, že by to pomohlo každému, kto vedie schôdzu (a tým nevyberá vášho šéfa). A možno by ste mohli navrhnúť rozdelenie dlhších stretnutí do série kratších, ktoré sa zameriavajú iba na jednu tému, čo môže udržať vášho šéfa aj v danej téme. Môžete to predať svojmu šéfovi a zaistiť tak, aby sa na jednotlivých stretnutiach zúčastňovali iba tí ľudia, ktorí s najväčšou pravdepodobnosťou prispejú niečím relevantným, užitočným alebo inšpiratívnym, a nie aby účastníci rušili celé stretnutie od jeho účelu.

Požiadajte o krátky rozhovor so svojim šéfom. Uistite sa, že váš šéf má nejaký voľný čas na to, aby ste sa spolu efektívne porozprávali. Ak to znamená získať miesto v jeho alebo jej kalendári, nakreslite ho ceruzkou. A ak máte v úmysle sprevádzať niekoho iného, buďte opatrní. Pokiaľ si nie ste istí, že prinesie pridanú hodnotu, vezmite do úvahy, že sa váš šéf môže cítiť v menšine a môže to vnímať ako „nabúranie sa“ alebo ako osobnú kritiku. Na druhej strane, v prostredí, ktoré si vysoko cení tímové prístupy, môže byť stretnutie s iným členom tímu vnímané ako potvrdenie spoločne dohodnutého problému, ktorý je potrebné vyriešiť.

Buďte zdvorilí, úctiví a k veci. Postaviť tému, v ktorej má byť váš šéf autoritou a posledným slovom, ale slabým srdcom nikdy nič nevyhralo, môže byť náročné, takže buďte pripravení. Začnite vysvetlením, že hoci oceňujete príležitosti stretnúť sa s ostatnými na pracovisku, aby ste diskutovali, máte obavy, že kultúra stretnutí na pracovisku uprednostňuje veľmi dlhé schôdze (snažte sa používať jazyk, ktorý dištancuje „vinu“ za dlhé stretnutia s vašim šéfom). Stručne vysvetlite, ako to ovplyvní vás a niektorých spolupracovníkov, s ktorými ste hovorili. Vyjadrite túžbu po kratších stretnutiach, aby ste sebe a svojim spolupracovníkom poskytli viac času na dokončenie práce. V tomto bodebuďte zdvorilí a opýtajte sa svojho šéfa, či má záujem počuť o niektorých z vašich skúmaných myšlienok spôsobov, ako zefektívniť a skrátiť schôdze. Vychutnajte si narážku z šéfovej odpovede.

• Vždy si pamätajte svoju pozíciu vo vzťahu k svojmu šéfovi. Je ťažké dobre riadiť ľudí a niektorých šéfov ľahko ohroziť, ak vnímajú, že zamestnanci majú pocit, že by mohli lepšie hospodáriť. Dostanete sa ďaleko, ak spolu s iniciatívou budete prejavovať úctu a rešpekt. Buďte úprimní, seriózni a premýšľaví. Hlavne pochopte, že váš šéf sa môže cítiť rovnako ako vy, ale z jedného alebo druhého dôvodu sa cíti nútený pokračovať vo veciach tak, ako sú - možno mu v skutočnosti predstavujete riešenie iniciované zamestnancom, takže to môže nakoniec znamenať cvičte pre vás oboch.
• Buďte pripravení na otázky. Nevidieť otázky defenzívne, aj keď sú takto použité. Vnímajte otázky namiesto toho ako príležitosť na hlbšie preskúmanie myšlienok spoločne ako súčasť presvedčovania. A pokiaľ je to možné, čím viac dokážete svojho šéfa presvedčiť, že prišiel s niektorým z riešení, tým je väčšia pravdepodobnosť, že budú prijaté, takže príliš nehovorte - a nikdy neprerušujte. Toto je jednoducho bežná zdvorilosť, ktorú si každá osoba, či už šéf, alebo nie, zaslúži.
• Čo najviac sa zamerajte na výhody krátkych stretnutí. Zostavte si zoznam na papier, ak si nemôžete spomenúť - v prípade potreby sa môžete kedykoľvek ponúknuť, že zoznam necháte so šéfom na zváženie. V skutočnosti, ak ste si vedomí toho, že váš šéf najskôr veci rád číta a až potom diskutuje, uistite sa, že máte na papieri niekoľko slušne predložených návrhov, ktoré vám uľahčia prechod vašich myšlienok. V takom prípade môžete kedykoľvek navrhnúť pokračovanie konverzácie potom, čo mal váš šéf príležitosť prečítať si vaše informácie.
• Pretože presvedčovanie šéfa je o „zvládaní“, môže byť nápomocné prečítať si niečo o tom, ako byť úspešným „podnikateľom“. Takéto učenie nie je nikdy zbytočné!

Navrhnite svojmu šéfovi, aby ste zvýšili efektivitu schôdzí ako osobný projekt. Ak existujú nejaké veci, s ktorými váš šéf súhlasí, bol by to dobrý nápad, prevezmite iniciatívu a urobte všetko, čo je v vašich silách, aby ste pomohli. Zníži to zaťaženie vášho šéfa, prejaví vašu ochotu pokračovať vo svojich nápadoch a umožní vám sledovať pokrok.

• Prijmite akékoľvek návrhy od svojho šéfa o skrátení času schôdzok a bežte s nimi. Nápady s nákupom šéfa sú už dobré a mali by mať prednosť. Podporte svojho šéfa a buďte ochotní ukázať, že to robíte otvorene.
• Ponúknite vypracovanie návrhu novej politiky schôdzí alebo skúšobného prístupu, ktoré budú zahŕňať nápady, na ktorých sa s vami váš šéf dohodol. Krása ponuky urobiť to je, že získate priestor na väčšiu kreativitu počas jej vývoja, pretože je to len „prievan“ a váš šéf to musí aj tak dať do poriadku. Vďaka tomu budete odvážni a predstavíte ďalšie podobné nápady, ktoré sa počas diskusie so šéfom možno neskúmali. Vysvetlite, že čokoľvek vyviniete, bude krátke, cieľavedomé a ohľaduplné voči všetkým zamestnancom. Keď to budete pripravovať, poskytnite jasný súbor pravidiel pre schôdze pomocou metódy KISS (Keep it simple soothsayer). Očíslujte pravidlá schôdze a napíšte ich do krátkych, výstižných viet pomocou opisného, ale ľahko zrozumiteľného jazyka.
• Ako súčasť vašej ponuky navrhnite, aby ste naďalej diskutovali so zamestnancami, aby ste predložili ich návrhy. Buďte však opatrní, pretože nechcete, aby šéf mal dojem, že sa to mení na mamutí cirkus projektu. Nechajte svojho šéfa vidieť, že to nezaberie veľa času a nespotrebuje to vás ani ostatných zamestnancov. Môžete napríklad povedať, že použijete online prieskum, ktorý poskytuje anonymné výsledky, aby ste získali prehľad od spolupracovníkov nerušivým spôsobom. Pomôžte predať tento nápad tým, že poviete, že budete hľadať ešte lepšie nápady na skrátenie schôdzí od zamestnancov, čím ukážete, že to znamená ich buy-in.
• Pozrite sa na mnohé možné alternatívy stretnutí. Sú nekonečné a opäť závisia od vašich potrieb na pracovisku, ale medzi nápady patria napríklad: telefonovať/telefonovať cez Skype alebo konferenčný hovor, získať spätnú väzbu pomocou online prieskumov, užiť si zábavnú udalosť po hodinách, rozosielať aktualizácie e -mailom alebo aktualizáciou intranetu, používajte nástenky, vytvárajte plagáty atď. Ak potrebujete vstup k myšlienke, jedným zo spôsobov, ako sa vyhnúť schôdzi, je nechať bielu tabuľu v otvorenej kancelárii, aby ste si brainstormingovali, ako vám to vyhovuje, a umožnili zamestnancom vstúpiť a vystúpiť počas deň ako chcú. Uvoľňuje to čas stretnutí a je to dobré pre zdržanlivejších zamestnancov, ktorí môžu nechať svoj nápad bez povšimnutia.

Pokračujte poznámkou potvrdzujúcou, čo robíte a čo si myslíte, že sa stane ďalej. Pomôže to upevniť odhodlanie skrátiť schôdze a nájsť kreatívnejšie spôsoby zdieľania informácií na pracovisku. Tiež zaisťuje, že vaše úsilie má požehnanie šéfa.

Sledujte výsledky schôdzí skracujúcich opatrenia. Aby ste svojmu nadriadenému pomohli pochopiť, že schôdze sú kratšie a produktivita a kreativita v dôsledku toho prospela, ponúknite im sledovanie výsledkov. Uchovávajte údaje o počte stretnutí, ktoré sa konajú pred a po, ako aj údaje o trvaní schôdze a úrovni spokojnosti účastníkov schôdzí a generálnych zamestnancov. Na jednoduché zostavenie týchto informácií použite nástroje prieskumu a tabuľky alebo grafy. Opäť to nie je myslené ako záťaž, stačí urobiť dosť, aby ste dokázali, že čoraz kratšie schôdze prinášajú úžitok každému. Zhromaždenie dostatku relevantných údajov môže trvať niekoľko týždňov alebo mesiacov, v závislosti od typu práce, ktorú vaše pracovisko vykonáva. Dajte svojmu šéfovi vedieť, aby vedel, že ste naň nezabudli.

• Potom, čo sa skrátia časy stretnutí, požiadajte zamestnancov, aby vyplnili prieskum o úrovni ich účinnosti. Po každom stretnutí nemusíte skúmať každého. Namiesto toho získajte náhodné vzorkovanie na generovanie výsledkov.
• Vyžiadajte si návrhy na zlepšenie postupu. Naďalej žiadajte od zamestnancov návrhy a nápady. Nápady generované pred implementáciou politiky sa môžu postupom času meniť - napríklad predstava, že by ste mohli ukončiť schôdze do 15 minút, mohla predtým vyzerať ako dobrý nápad, ale možno ste zistili, že na skutočne dosiahnutie 30 minút skutočne potrebujete čokoľvek.