Ako písať profesionálne e -maily?
Najlepším spôsobom, ako písať profesionálne e -maily, je vytvoriť konkrétny predmet, napríklad „Stretnutie investorov vo štvrtok“. Potom adresáta oslovte jednoduchým pozdravom ako „Drahý Tom“, ktorý podľa potreby použije svoje meno alebo priezvisko. Identifikujte sa pomocou svojho mena a funkcie a najdôležitejšie informácie zadajte najskôr do svojho e -mailu. Aby ste to zabalili, skončite s niečím ako: „Dajte mi vedieť, čo si myslíte“, aby váš príjemca vedel, že bude pokračovať. Ak chcete získať ďalšie rady, napríklad ako udržať profesionálny tón v e -mailoch, čítajte ďalej!
Najlepším spôsobom, ako písať profesionálne e -maily, je vytvoriť konkrétny predmet ako „Stretnutie investorov vo štvrtok“.
Byť efektívnym komunikátorom je prínosom na pracovisku a nikde to nie je tak pravdivé ako pri písaní formálneho e -mailu. S tým, ako sa komunikácia vyvíja, však môže byť niekedy náročné nájsť správnu rovnováhu medzi lesklosťou a praktickosťou v takom neosobnom formáte. Pri správach týkajúcich sa práce je vždy najlepšie udržiavať veci stručné, zdvorilé a vecné. Rovnako ako každá iná forma korešpondencie, budete chcieť začať priateľským pozdravom, potom v krátkom čase rozložiť svoju správu a pozvať požadovanú odpoveď, aby váš príjemca jasne porozumel, akú akciu má urobiť ďalej.
Časť 1 z 3: Vytvorenie pútavého úvodu
- 1Predmetný riadok používajte múdro. Namiesto vyplnenia predmetu jedným alebo dvoma vágnymi výrazmi dajte príjemcovi vopred vedieť, čo môže od vášho e -mailu očakávať. V opačnom prípade môže zlyhať taký účinok, ako by mal. Pri zadávaní predmetu e -mailu buďte čo najkonkrétnejší, bez toho, aby ste sa príliš preháňali.
- „Nadchádzajúca návšteva zdravotného inšpektora“ je silnejším názvom ako len „zdravotný inšpektor “
- Ak máte pochybnosti, zamyslite sa nad tým, čo v prvom rade viedlo k odoslaniu e -mailu, a popíšte situáciu niekoľkými slovami.
- 2Identifikujte sa hneď. Ak uvediete svoje meno a formálny titul alebo pozíciu, pomôže to príjemcovi zistiť, od koho správa pochádza, bez toho, aby ste museli hádať. Toto je obzvlášť dôležité, ak si píšete s niekým, koho ste nikdy nestretli. Aj keď je vaše meno uvedené vo vašej pracovnej e -mailovej adrese, oznámiť druhej osobe, kto ste, je bežnou zdvorilosťou.
- Upriamte záujem svojej príjemkyne zdôraznením spoločného spojenia alebo zdieľanej skúsenosti („Stretli sme sa na výročnej konferencii Women as Leaders v Toronte minulý rok“).
- Je v poriadku preskočiť úvod, ak už poznáte osobu, ktorú píšete.
- 3Uveďte, komu píšete. Hlavička e -mailu by mala obsahovať stručný, ale priateľský pozdrav a meno príjemcu. Vo väčšine prípadov je úplne v poriadku otvoriť sa jednoduchým príkazom „Drahá Marie“. Ak povaha vašej korešpondencie vyžaduje niečo formálnejšie, je najbezpečnejšie použiť na pozdrav iba meno príjemcu, aby boli veci krátke a milé.
- Ak s osobou nie ste na základe krstného mena, držte sa jeho priezviska, aby ste ho potenciálne neurazili.
- Ak nepoznáte meno príjemcu alebo vám nie je jasné, kto môže na e -mail odpovedať, môžete buď otvoriť „koho sa to môže týkať“ alebo jednoducho nahradiť názov spoločnosti.
- Majte na pamäti, že väčšina e -mailov z pracoviska sa odosiela prostredníctvom verejných serverov a že do vášho e -mailu môžu byť skopírované aj iné osoby. Ak vám ide o súkromie, možno budete chcieť nájsť diskrétnejší spôsob komunikácie.
- 4Stručne poďakujte príjemcovi. Váš čitateľ je zaneprázdnený človek, a preto uznať mu, že si našiel čas na prečítanie vášho e -mailu, je láskavé gesto. Navyše to bude vaša prvá príležitosť informovať ich o dôvode, prečo píšete. „Ďakujem, že ste zvážili môj návrh grantu na výskum“ nastavuje priateľský tón a zároveň hovorí príjemcovi, čo potrebuje vedieť.
- Začatie e -mailu vyjadrením uznania tiež znamená rešpekt, ktorý môže zabrániť tomu, aby správa pôsobila chladne alebo neosobne.
Ak chcete získať ďalšie rady, napríklad ako udržať profesionálny tón v e -mailoch, čítajte ďalej!
Časť 2 z 3: doručenie vašej správy
- 1Udržujte profesionálny tón. Pri odosielaní obchodných e -mailov je dôležité dbať predovšetkým na jazyk, ktorý používate, aby ste predišli zámene alebo nesprávnej interpretácii. Vo všeobecnosti by ste v e -maile svojmu šéfovi alebo spolupracovníkom nemali hovoriť nič, čo by ste im nepovedali osobne. Vaše slová by mali byť vždy pokojné, zdvorilé a priateľské, a to aj v situáciách, keď sa tak sami necítite.
- Hneď ako napíšete svoj e -mail, prečítajte si ho znova a zistite, či ste zachytili správny tón.
- Aj keď by to malo byť samozrejmé, zdržte sa používania akéhokoľvek typu slangu alebo vulgarizmov.
- Aj keď je humor na pracovisku často cennou vlastnosťou, e-maily súvisiace s prácou nie sú zvyčajne tým pravým prostriedkom.
- 2Najprv predložte najdôležitejšie informácie. Ako už bolo spomenuté, mali by ste predpokladať, že váš príjemca má toho na tanieri veľa a snažiť sa nezabrať príliš veľa času. Potom, čo ste im poďakovali za pozornosť, prejdite priamo k veci. Nehrbte sa a necítite potrebu prísť s príliš podrobným úvodom. Na rozdiel od bežnejších spôsobov korešpondencie, profesionálne e -maily by mali byť zdvorilé, ale priame.
- Skúste úvodnú vetu ako „Píšem vám, aby som vás informoval, že vaše členstvo zaniklo a je potrebné ho obnoviť osobne, aby ste mohli naďalej dostávať členské výhody.“ Potom môžete nasledovať všetky súvisiace podrobnosti, ktoré príjemca potrebuje, aby mohol začať konať.
- Väčšina ľudí má tendenciu skenovať e -maily, a nie čítať každé slovo. Čím bližšie je váš hlavný cieľ k začiatku, tým väčšia je pravdepodobnosť, že sa ho váš príjemca chopí.
- 3Zvyšok správy nechajte výstižný. Nemá zmysel bezcieľne sa túlať, akonáhle uvediete svoj účel. Spolu s priestorom, ktorý vám zostáva, uveďte ďalšie podrobnosti, ktoré si myslíte, že stoja za zmienku. Vždy používajte krátke, jednoduché slová a frázy, aby ste si čo najviac práce vyložili z interpretácie vášho významu.
- Dodržujte „pravidlo piatich viet“-správy kratšie ako päť viet môžu pôsobiť svižne alebo neslušne, pričom čokoľvek dlhšie ako päť viet vám hrozí, že stratíte pozornosť čitateľa.
- Ak z nejakého dôvodu musíte zahrnúť veľké množstvo informácií, urobte to ako samostatnú prílohu.
- 4Poskytnite jasnú predstavu alebo požiadavku. Potom, čo ste uviedli svoj dôvod pre písanie, artikulujte svojmu čitateľovi, ako presne by ste chceli, aby reagoval. Ak niečo potrebujú vedieť, povedzte im to; ak je niečo, čo treba urobiť, opýtaj sa ich. Kým dokončí čítanie vašej správy, váš príjemca by mal byť pripravený sformulovať odpoveď.
- Skúsení komunikátori to označujú ako „výzvu na akciu“ a je to dobrý spôsob, ako zabezpečiť, aby váš dialóg udržiaval jasný zmysel pre účel.
- Výzva na akciu v profesionálnom e -maile môže znieť napríklad „je dôležité, aby ste si zapamätali číslo bezpečnostnej previerky poskytnuté s týmto e -mailom“ alebo „aktualizujte svoju letnú dostupnosť do konca mesiaca“.
- 5Obmedzte svoj e -mail na jednu tému. Konfrontácia príjemcu s príliš veľkým počtom informácií naraz v ňom môže vyvolať pocit ohromenia. Najlepšie je obmedziť rozsah svojho e -mailu na jeden alebo dva relevantné subjekty. Nielenže to čitateľovi umožní oveľa rýchlejšie porozumieť tomu, čo sa deje, ale tiež to pomôže udržať vašu správu stručnú.
- Viacero tém alebo požiadaviek by malo byť vyhradených pre viac e -mailov.
Na rozdiel od bežnejších spôsobov korešpondencie, profesionálne e -maily by mali byť zdvorilé, ale priame.
Časť 3 z 3: Zbaliť veci
- 1Povedzte príjemcovi, ako očakávate, že bude pokračovať. Teraz, keď ste ponúkli výzvu na akciu, dajte svojmu čitateľovi štipku správnym smerom. K žiadosti o prezeranie finančnej správy môže byť napríklad pripojená prosba typu „dajte mi vedieť, čo si o týchto číslach myslíte“. Druhú stranu tak nenechá premýšľať, čo robiť s informáciami, ktoré jej poskytli.
- Ponuka konkrétneho časového rámca, v ktorom by ste sa chceli informovať („bolo by ideálne, keby sme mohli tieto dokumenty zorganizovať pred stretnutím vo štvrtok“), môže zaistiť rýchlejšiu odpoveď.
- Skúste odpovedať na dôležité e -maily do 24 hodín.
- 2Odhláste sa vlastným podpisom. Podpis v spodnej časti e -mailu by mal príjemcovi ponúknuť všetky potrebné informácie o tom, kto ste, aby ste sa v správe nemuseli predstavovať. Nezabudnite uviesť svoje úplné meno, názov spoločnosti, titul alebo pozíciu, preferovanú e -mailovú adresu a telefónne číslo, na ktorom vás možno zastihnúť priamo.
- Aby ste si ušetrili problémy, uložte svoj vlastný podpis na akúkoľvek e -mailovú platformu, ktorú používate, aby sa automaticky zobrazoval v budúcich správach.
- Poskytujúce odkazy na vaše sociálne účty médií sa dá neznámych kontaktov úplnejší obraz o vás.
- Neignorujte svoj podpis zbytočnými podrobnosťami, citátmi alebo grafikou.
- 3Pred odoslaním e -mail skontrolujte. Dôkladne si prečítajte svoju správu a uistite sa, že neobsahuje žiadne preklepy, pravopisné chyby alebo nejasné vety. Neopatrné chyby sa môžu zle odraziť na vás a na spoločnosti, ktorú zastupujete.
- Používajte funkciu kontroly pravopisu svojej e-mailovej platformy, aby ste sa vyhli náhodným prehliadaniam.
- Tiež si môžete nechať načas a vykonať akékoľvek zmeny formátovania na poslednú chvíľu, ktoré by podľa vás mohli uľahčiť strávenie vášho e -mailu.
Aj keď je humor na pracovisku často cennou vlastnosťou, e-maily súvisiace s prácou nie sú zvyčajne tým pravým prostriedkom.
- Nájdite si chvíľu na to, aby ste zistili, či je e -mail vôbec potrebný, a potom sa pustite do jeho písania. V mnohých prípadoch je možné rovnaké informácie sprostredkovať jednoduchým telefonátom alebo krátkou prechádzkou na iné oddelenie.
- Nezabudnite povedať „prosím“ a „ďakujem“. Spôsoby vytvárania dobrých profesionálnych vzťahov sú dlhou cestou.
- Počkajte, kým dokončíte korektúry, a zadajte adresu príjemcu. Zabráni sa tým náhodnému odoslaniu e -mailu pred jeho dokončením.
- Písanie efektívnych e -mailov je ako čokoľvek iné. Čím viac budete cvičiť, tým lepšie to zvládnete.
- Vyhnite sa používaniu neformálneho textového slangu alebo skratiek („LOL“, „ICYMI“, „TTYL“ atď.). Tieto môžu byť pre čitateľov mätúce a nemusia mať miesto v e-maile týkajúcom sa práce.
- Nepíšte svoju správu veľkými alebo malými písmenami.
Prečítajte si tiež: Ako deaktivovať účet na Facebooku?
Otázky a odpovede
- Ako napíšem e -mail na adresu HOD?Byť stručný. Zahoďte „ahoj“ a „ako sa máte“ a „dúfajte, že to alebo ono dopadlo dobre“. Na konci tiež zahoďte „ďakujem“, „dávajte si pozor“ atď. Zahoďte všetko, iba nie podstatu svojho e-mailu. Stačí povedať: „V prílohe je spis o prípade Axel vs. Burgundsko.“ Ak je váš dôvod pre odoslanie e-mailu zhrnutý do hlavičky e-mailu, ukončite hlavičku „eom“ (koniec správy) a pole s písmenom nechajte prázdne.
