Ako kúpiť kopírku do kancelárie?
Tu je návod, ako si kúpiť kopírku do kancelárie.
Kopírky sa pohybujú v cene od necelých 75€ po tisíce dolárov. Kľúčom k nákupu kopírky do kancelárie je zaistiť, aby mala všetky funkcie, ktoré váš personál potrebuje, aby ste nemrhali peniazmi na funkcie, ktoré sa nebudú používať. Je tiež dôležité určiť, či je najlepšie kúpiť alebo prenajať si kopírku, a vybrať si spoločnosť, ktorá bude poskytovať dobré služby. Takto si kúpite kopírku do kancelárie:
Metóda 1 z 2: funkcie
- 1Zistite, či potrebujete kopírku typu všetko v jednom. Zvážte, či potrebujete iba kopírku alebo stroj, ktorý bude slúžiť aj ako tlačiareň, skener a fax. Napriek tomu, že multifunkčný stroj bude drahší, v konečnom dôsledku môžete ušetriť peniaze tým, že si kúpite samostatný skener, fax a tlačiareň. Bude tiež žiaduce, ak váš súčasný multifunkčný stroj nevyhovuje potrebám vašich zamestnancov.
- Možnosť vytvárať farebné kópie zvýši náklady na vašu kopírku. Ak len príležitostne robíte farebné kópie, možno by ste si mali radšej kúpiť malý multifunkčný stroj, ako by ste ich mali pridávať do veľkej kopírky.
- 2Zaistite, aby vaša kopírka zvládla všetky veľkosti papiera, ktoré potrebujete. Ak potrebujete kópie vo veľkostiach bežne používaných mimo Európy, ako sú veľkosti A alebo B alebo v prípade neobvyklých formátov, ako sú folio alebo junior legal, budete potrebovať kopírku, ktorá im bude vyhovovať.
- 3Vypočítajte výhody. Zvážte náklady na funkcie, ktoré umožňujú rýchle vytváranie a dokončovanie kópií, oproti nákladom na to, aby zamestnanci na kópie čakali a dokončovali ich ručne.
- Rýchlosť kopírovania sa týka rýchlosti, ktorou môže kopírka naskenovať originálny dokument a vytvoriť kópiu.
- Kapacita papiera sa líši od zásobníkov, ktoré pojmú menej ako balík (500 listov) papiera, a od tých, ktoré pojmú až 10 balení. Mali by ste tiež zvážiť, či chcete viac zásobníkov papiera, z ktorých každý pojme papier inej veľkosti, alebo zásobník, ktorý je možné nastaviť na rôzne veľkosti. Doplnenie a úprava zásobníkov papiera môže byť pre vašich zamestnancov časovo náročné.
- Automatické podávače dokumentov umožňujú zamestnancom kopírovať viac strán bez toho, aby boli nútení zdvihnúť veko kopírky, odstrániť práve skopírovanú stránku a nahradiť ju novou stranou. To môže znamenať výraznú úsporu času. Väčšina automatických podávačov dokumentov tiež prevráti strany a skopíruje zadné strany.
- Dokončovače ponúkajú rôzne možnosti triedenia. Môžu tiež automaticky zošívať, skladať alebo dierovať otvory v kópiách.
- 4Vyberte si potrebné funkcie ovládania kopírovania.
- Môžete získať kopírku, ktorá vyžaduje, aby každý zamestnanec pred kopírovaním zadal identifikačný kód. To vám umožní rozdeliť si náklady na kopírku podľa oddelenia alebo zamestnanca. Ak chcete svojim klientom zahrnúť náklady na kopírovanie do faktúr, môžete tiež nechať svoju kopírku požadovať kód klienta alebo zákazku.
- Ak vám ide o bezpečnosť, môžete si kúpiť kopírku, ktorá v pamäti neuchová žiadne informácie o kopírovaných dokumentoch.
Kúpte si malú, lacnú kopírku, najmä ak si môžete dovoliť kúpiť aj jej náhradu.
Metóda 2 z 2: nákup alebo lízing kopírok
- 1Kúpte si malú, lacnú kopírku, najmä ak si môžete dovoliť kúpiť aj jej náhradu. Najlacnejšie kopírky vydržia niekoľko rokov bez potreby údržby, ale keď dôjde k poruche, možno nebudete môcť nájsť opravu.
- 2Prenajmite si veľké, drahé kopírky. To vám umožní vyhnúť sa veľkým kapitálovým výdavkom. Lízing často zahŕňa servisnú zmluvu, ktorá umožní pravidelnú preventívnu údržbu a možnosť rýchleho vyslania opravára v prípade poruchy. Leasing vám tiež umožní aktualizovať kopírku podľa toho, ako sa menia technológie a vaše potreby.
Prečítajte si tiež: Ako si vyrobiť vlastnú bielu tabuľu (tabuľu na suché vymazanie)?
Komentáre (1)
- Článok založený na dobrých znalostiach.
