Ako urýchliť úpravy?
Jednoducho povedané, rýchle čítanie umožňuje prečítať dokument v oveľa kratšom čase.
Úpravy sú náročnou prácou, než sa zamyslíte nad termínom. Implementáciou niekoľkých nových postupov je možné zefektívniť proces revízie bez toho, aby bola obetovaná kvalita. Vykonávajte úpravy v tichom prostredí bez rušenia a stanovte si časový limit, počas ktorého sa budete môcť venovať svojim úlohám. Pri práci využite výhody formátovacích funkcií programu na úpravu a majte poruke pomocné zdroje, aby ste dielo sprísnili a pripravili na publikovanie v kratšom čase.
Metóda 1 z 3: Efektívnejšie úpravy
- 1Dajte si časový limit. Pri každom dokumente navrhnite plánovaný časový rámec podľa toho, ako dlho si myslíte, že bude trvať, kým ho dokončíte. Vedieť, že ste proti času, vás bude motivovať a zabráni vám odísť z práce alebo sa rozlúčiť so svojimi štylistickými voľbami.
- Nastavte si časovač, aby ste mali prehľad o tom, ako dlho pracujete, alebo zvážte použitie aplikácie ako Focus Booster alebo PomoDone, ktoré majú vstavané prestávky na maximálnu efektivitu.
- Odolajte nutkaniu používať telefón na načasovanie, pretože môže spôsobiť rozptýlenie.
- Je to v poriadku, ak nakoniec prekročíte časový limit. Dôležitý je zmysel smeru, ktorý ponúkne pri prístupe ku každému projektu.
- 2Naučte sa zrýchľovať čítanie. Jednoducho povedané, rýchle čítanie umožňuje prečítať dokument v oveľa kratšom čase. Kľúčom k rýchlemu čítaniu je nechať vašu myseľ okamžite absorbovať význam slov bez toho, aby ste si ich museli prehrať v hlave. Vyžaduje si to veľa praxe, ale stojí to za to, aký to môže mať vplyv na vaše editačné schopnosti.
- Mnoho čítačiek rýchlosti zistilo, že pomáha používať špička prsta na sledovanie slov pri ich postupe.
- Dávajte si pozor, aby ste nečítali tak rýchlo, aby vám unikli do očí bijúce chyby alebo ste nepochopili, čo dokument hovorí.
- 3Najprv skontrolujte obsah pre nápady. Predtým, ako začnete rozpisovať dokument na gramatickej úrovni, prečítajte si ho celý, aby ste sa presvedčili, že jeho slová sú presné a zrozumiteľné. Hlavným účelom písania je sprostredkovať informácie jasným a efektívnym spôsobom. Ak spisovateľ tento cieľ nedosiahol, môžu s dielom nastať väčšie problémy ako niekoľko zblúdilých preklepov.
- Ak začnete s úpravou dokumentu skôr, ako zhodnotíte kvalitu jeho myšlienok, môžete skončiť s vybrúseným dielom, ktoré je plné bezúčelných viet, logických nezrovnalostí a slabo rozvinutých argumentov.
- 4Uprednostnite najnápadnejšie úpravy. Keď pracujete na prísnom termíne, zamerajte sa na prvky, ktorým budú čitatelia s najväčšou pravdepodobnosťou venovať pozornosť. Obvykle to bude zahŕňať veci ako základný pravopis a konzistenciu gramatiky a formátovania. Zostávajúce chyby je možné odstrániť v neskorších fázach revízie.
- To znamená, že dodržiavajte kritériá stanovené v príručke štýlov, ktorú používa váš zamestnávateľ, škola alebo inštitúcia.
- 5Vyrovnajte sa s rôznymi druhmi úprav v dávkach. Namiesto zastavovania sa vždy, keď narazíte na časť, ktorú je potrebné opraviť, pracujte vo vlnách. Po skenovaní kvalitných myšlienok a do očí bijúcich chýb sa môžete vrátiť späť a sprísniť všetky písomné titulky dokumentu naraz. Potom môžete pokračovať v zjednodušovaní všetkých príliš dlhých slov, potom kontrolovať všetky skúmateľné tvrdenia, čísla a štatistiky a podobne.
- Pokúste sa vykonať každé kolo zmien v poradí podľa dôležitosti, rovnako ako pri uprednostňovaní počiatočných úprav.
- Postupne si zaznamenávajte chyby alebo prípady slabého písania, aby ste sa k nim mohli vrátiť počas následnej fázy úprav.
Mnoho čítačiek rýchlosti zistilo, že pomáha používať špička prsta na sledovanie slov pri ich postupe.
Metóda 2 z 3: Využite svoje editačné nástroje na maximum
- 1Oboznámte sa s programom na úpravu, ktorý používate. Nájdite si čas na zoznámenie sa so svojim editorom zvonka aj zvnútra, či už je to Microsoft Word, InCopy alebo Dokumenty Google. Objavovanie toho, čo môže ponúknuť, môže značne urýchliť proces kontroly, pretože nebudete tráviť toľko času stratou v rozbaľovacích zoznamoch alebo hľadaním rôznych nástrojov.
- Vyhľadajte online návody napísané skúsenými používateľmi a získajte rýchly kurz o základoch programu, ktorý používate.
- Keď ste pri tom, oprášte funkcie všetkých ďalších programov, ktoré pri úpravách pravidelne používate, napríklad Adobe Acrobat alebo PowerPoint.
- 2Nastavte si vlastné makrá. „Makrá“ sú predprogramované akcie, ktoré je možné použiť pomocou série rýchlych stlačení klávesov. Pomocou makier môžete opraviť opakujúce sa pravopisné a gramatické chyby, vkladať grafiku a dokonca vyhľadávať a nahrádzať celé frázy v celom dokumente, a to všetko stlačením jedného tlačidla.
- V programe Word môžete vytvárať vlastné makrá výberom možnosti „Nahrať makro“ na karte „Zobraziť“. Každá funkcia musí mať svoj jedinečný príkaz na klávesnici a nesmie mať viac ako 80 znakov.
- Je tiež možné kúpiť sady makier navrhnuté špeciálne pre autorov a editorov od nezávislých vývojárov tretích strán. Jeden z týchto balíkov vám môže uľahčiť život, ak sa nechcete trápiť s ich programovaním sami.
- 3Na vytváranie dokumentov podľa rovnakých štandardov používajte šablóny. Prispôsobiteľné šablóny sú jednou z najužitočnejších funkcií mnohých veľkých programov na spracovanie textu. Pripojením konkrétneho dielu do šablóny získate jednotný štýl, ktorý je v súlade s formátom alebo sprievodcom štýlom, ktorý používate. Najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť vlastnú šablónu, je dokončiť dokument v programe Word a uložiť ho ako súbor šablóny pre budúce použitie.
- Nezabudnite zahrnúť bežné predvoľby štýlu, ako sú nadpisy, riadkovanie, integrovaná grafika a veľkosť a písmo textu.
- Pomenujte svoje vlastné šablóny, aby ste ich od seba odlíšili a uľahčili ich hľadanie. Môžete mať napríklad jeden s názvom „Príspevky z výskumu“ a ďalší s názvom „Články hosťovských prispievateľov “.
- 4Uložte si webové stránky ako záložky, na ktoré sa často spoliehate. Vytvorte vo svojom prehliadači rýchle odkazy na všetky stránky, na ktoré sa často vraciate. Tak budete môcť získať potrebné informácie jediným kliknutím, a nie prestať s tým, čo hľadáte. To vám môže ušetriť minúty pri úprave jedného dokumentu.
- Okrem sprievodcu štýlom vašej organizácie môžu medzi niektoré užitočné záložky patriť Dictionary.com, online kalkulačka alebo generátor kódu HTML.
- Záložky vám tiež poskytujú vyhradenú sadu zdrojov, ktoré sa vám ako redaktorovi stanú nepostrádateľnými.
Kľúčom k rýchlemu čítaniu je nechať vašu myseľ okamžite absorbovať význam slov bez toho, aby ste si ich museli prehrať v hlave.
Metóda 3 z 3: Vyhnite sa časovo náročným prekážkam
- 1Minimalizujte rušivé vplyvy na životné prostredie. Nájdite si pekné tiché miesto na sedenie a prejdite si dokument, kde nebudete musieť riešiť hluk pozadia alebo iné poruchy. Ak máte tendenciu vyhýbať sa sledovaniu, zvážte uvedenie počítača do režimu v lietadle alebo vypnutie (alebo aspoň umlčanie) mobilných zariadení, aby mohli fungovať bez prerušenia.
- Rozdelenie dlhých, náročných projektov na kratšie relácie ich môže lepšie zvládnuť, pretože vám dá šancu psychicky sa nabiť.
- Publikovanie v rušnej kaviarni alebo preplnenej knižnici nemusí byť najlepšou možnosťou, ak sa ponáhľate s dokončením dokumentu.
- 2Vopred poskytnite podrobné pokyny. Ak ste zodpovední za priradenie projektu a jeho úpravu, dajte autorovi hneď na začiatku vedieť, čo presne očakávate. Čím menej zmätkov je v tom, aký typ práce majú produkovať, tým bližšie bude hotový dokument k vašim štandardom a tým menej zmien, ktoré je potrebné vykonať po jeho odoslaní.
- Byť špecifický. Namiesto toho, aby ste hovorili „majte to stručné a stručné a držte sa faktov“, skúste niečo ako „Tento článok by nemal mať viac ako 1200 slov s dôrazom na nestranný jazyk a minimálne 5 zdrojov.
- 3Ak dokument potrebuje rozsiahle úpravy, pošlite ho späť spisovateľovi. Ak je recenzovaný kus plný chýb alebo nedodržiava potrebné pokyny, môže byť potrebné kompletné prepracovanie. V tomto prípade je najlepšie ho vrátiť osobe, ktorá ho napísala, s pokynmi, aby ho pred opätovným odoslaním znova skontroloval. Pokúsiť sa prepísať nerozvinutý kus sami sa často ukáže ako viac problémov, ako stojí za to.
- Dajte pisateľovi vedieť o každom konkrétnom bode, ktorý si vyžaduje pozornosť. Ak je to potrebné, pripomeňte im štandardy kvality vašej organizácie.
- Oprava dokumentu, ktorý nie je až tak šmrncovaný, vás môže stáť drahocenný čas, pretože vyžaduje prečítanie riadka po riadku a úpravy, ktoré zodpovedajú pôvodnému hlasu.
Schopnosť rýchlo upravovať je užitočná zručnosť, ale rovnako dôkladná je aj dôkladnosť.
- Zostavenie vlastného kontrolného zoznamu úprav vám môže uľahčiť zoradenie úloh podľa priority a pripomenúť si, čo máte hľadať.
- Dávajte si pozor na svoje chyby, kedykoľvek robíte revízie dlhších pasáží textu.
- Vyskúšajte niekoľko rôznych textových editorov a programov na úpravu, aby ste zistili, ktorý z nich je pre vás najintuitívnejší.
- Schopnosť rýchlo upravovať je užitočná zručnosť, ale rovnako dôkladná je aj dôkladnosť. Ponáhľanie sa môže spôsobiť, že prehliadnete chyby, na ktoré by ste inak prišli.
Prečítajte si tiež: Ako nájsť pútavý názov pre svoju prácu/esej?
