Ako organizovať súbory?
Majte poruke ďalšie priečinky so súbormi a zavesené súbory, pretože časom pohltia väčšinu poveternostných vplyvov.
Papierové dokumenty môžu byť zdrvujúce a môže byť ťažké určiť, ktoré z nich budete musieť uchovávať a ktoré možno budete chcieť vyhodiť. Zoradením papierov, vytvorením plánu útoku a použitím konzistentného systému dokážete dobyť kopec starých papierových dokumentov za kratší čas, ako by ste si mohli myslieť!
Časť 1 zo 4: Vytvorenie plánu útoku
- 1Zoraďte a zaznamenajte svoje súbory. Budete musieť určiť, s akým typom informácií máte do činenia, aby ste mohli usporiadať svoje súbory. Vezmite do ruky pero a papier a pri prezeraní súborov si zaznamenajte predmet každého súboru a zapíšte si informácie.
- Na papier môžete napríklad zaznamenať potvrdenky z potravín a potom definovať predmet týchto záznamov ako „Životné náklady“ alebo „Výdavky“.
- Ak niektoré súbory obsahujú protichodné informácie, široké spektrum dokumentov alebo sú obzvlášť plné, nechajte si vedľa každého predmetu súboru krátku poznámku.
- 2Navrhnite hlavné kategórie tak, aby zodpovedali predmetom vo vašom denníku. Teraz, keď máte zoznam predmetov obsiahnutých vo vašich súboroch, musíte ich zhromaždiť do širokých skupín. Pokúste sa zhromaždiť subjekty, ktoré zaradíte do čo najmenej hlavných kategórií. Budete chcieť vymyslieť široké kategórie, kým sa všetky vaše predmety nezmestia do zodpovedajúcej hlavnej kategórie. Nikdy neviete, aké budúce súbory sa môžu dostať do vašej knižnice, a chcete, aby bol váš systém dostatočne flexibilný. Niektoré príklady hlavných kategórií sú:
- Peniaze
- Domácnosť
- Zdravie
- Práca /podnikanie
- Vzdelávanie
- 3Kódujte svoje farby. Teraz ste v celkom dobrej kondícii, keď máte súbory zoradené a zaradený do systému, ale na súbory budete môcť okamžite skočiť, ak zadáte kód farby. To umožňuje ešte väčšiu flexibilitu vo vašich súboroch, pretože budete môcť zoskupovať súbory podľa kategórie, pričom budete môcť aj naďalej používať abecedu. Môžete zvážiť kódovanie súborov pomocou:
- Zelená pre financie
- Červená pre osobné doklady
- Modrá pre lekárske dokumenty
- 4Declutter vaše súbory. Pozrite sa do svojho denníka súborov. Každé miesto, kde ste zaznamenali neporiadok, plnosť alebo nezrovnalosti, si zaslúži druhý pohľad. Zdá sa niečo, čo by mohlo byť zbytočné? Toto je bod, v ktorom by ste mali všetky nepotrebné veci vyhodiť do odpadu.
- Ak sa chcete rozhodnúť, či by ste mali alebo nemali mať dokument, položte si otázku: „Kedy budem tento dokument potrebovať? Budem ho potrebovať v budúcnosti?“
- Účtenky významne prispievajú k neporiadku a pokiaľ ich nebudete držať pre prípadnú budúcu návratnosť produktu, môžete ich vyhodiť takmer okamžite.
- 5Vyberte si správny kontajner. To sa výrazne zmení na základe individuálnej potreby, ale pri pohľade na tvar súborov by ste mali mať predstavu o tom, aký druh kontajnera budete potrebovať. Kancelárie a veľké zbierky osobných spisov môžu potrebovať kartotéku (y). Menšie archívy môžu byť niekedy umiestnené v malom priečinku so súbormi.
- Nezabudnite si kúpiť kvalitný kontajner na spisy. Vaše náročné úsilie pri organizácii by mohlo zničiť rozliatie, ak vám praskne nádoba alebo sa uvoľní rukoväť.
Teraz, keď máte zoznam predmetov obsiahnutých vo vašich súboroch, musíte ich zhromaždiť do širokých skupín.
Časť 2 zo 4: vyhodnotenie obsahu vašich súborov
- 1Spoznajte svoje časové limity. Niektoré papierové dokumenty sa zdajú byť dôležité, ale v skutočnosti sa ich nemusíte držať, zatiaľ čo pri iných papieroch si musíte nechať celý život! Každých niekoľko týždňov by ste mali premýšľať o časovo citlivých dokumentoch, ako sú bankové záznamy, a dať svojim súborom prehľad, aby ste zistili, či sa skončili nejaké časové limity.
- 2Skartujte staré bankové záznamy. Doklady o vklade a bankomate by ste si mali ponechať, kým ich nevyrovnáte svojmu mesačnému výpisu z účtu. Vaše mesačné výpisy z bežného a sporiaceho účtu je možné uložiť do daňového obdobia. Po dokončení daní môžete do svojej daňovej evidencie podať bankové výpisy, ktoré potrebujete na preukázanie odpočtov. Ostatné je možné skartovať.
- 3Vyčistite svoje súbory od starých účtov za kreditné karty. Keď účet skontrolujete a zaplatíte, nebudete ho potrebovať, pokiaľ nepotvrdí odpočet vašich daní. Tiež by ste mali držať faktúry za položky zaplatené kreditom, na ktoré sa vzťahuje záruka, a to až do uplynutia platnosti záruky.
- Je vhodné uchovávať záruku a zodpovedajúce doklady o príjme zhromaždené zošitím dokladu o kredite k záruke.
- 4Držte sa svojich poistných zmlúv. Tieto dokumenty by ste mali uchovávať až do vypršania platnosti alebo výmeny, potom ich zničiť. V týchto druhoch dokumentov je zahrnutá väčšina vašich osobných údajov, takže by ste mohli zvážiť ich skartovanie na likvidáciu.
- 5Ročne zredukujte svoje daňové dokumenty. Akékoľvek dokumenty súvisiace s daňami za rok, v ktorom ich podávate, by ste mali uchovávať v jednom súbore. Ak je tento súbor príliš veľký, papierom môže lepšie vyhovovať súbor akordeónu. Po odoslaní vráteného dokumentu neváhajte dokument vyhodiť do koša.
- 6Štátne alebo federálne daňové priznania si uchovávajte dlhodobo. Odporúčame vám uchovávať všetky štátne a federálne daňové priznania najmenej sedem rokov. Ak však podávate účtovníkovi, mali by ste sa s ním informovať, či existujú súvisiace súbory, ktoré by ste mohli odstrániť a ktoré už nie sú potrebné.
- 7Uložte rodný a úmrtný list, testament a sobášny list. Tieto dôležité dokumenty by ste si mali uchovávať tak dlho, ako budete nažive. Na ich ochranu môžete zvážiť použitie plastového obalu, pretože bežné opotrebovanie môže spôsobiť, že papier bude krehký.
- 8Uchovajte si informácie o životnom poistení. Nechcete tieto dokumenty zahodiť, pokiaľ nemáte zmluvnú podmienku životného cyklu. V takom prípade môžete papierovanie vyhodiť, keď vyprší termín.
Nikdy neviete, aké budúce súbory sa môžu dostať do vašej knižnice, a chcete, aby bol váš systém dostatočne flexibilný.
Časť 3 zo 4: zostavenie súborov
- 1Zhromaždite alebo si kúpte svoje materiály. Správne registračné zariadenie zabezpečí, že vaše súbory budú usporiadané a bezpečne usporiadané. V závislosti od toho, aký rozsiahly registračný systém robíte, bude možno potrebné pridať do tohto zoznamu niekoľko položiek, ale k základným požiadavkám vášho osobného informačného systému patrí:
- Čierna Sharpie
- Klasifikačné priečinky
- Farebné fixky
- Kartotéka/skrinka
- Priečinky (s záložkou na štítok)
- Vešanie súborov
- Dierovač s dvoma dierami
- 2Podľa potreby označte. Kým zapíšete všetky záhlavia priečinka na štítok vašich nových priečinkov, vaši ostrí a denník budú vaši najlepší priatelia. Píšte jasne a na štítku ponechajte miesto pre farebnú bodku pre farebné kódovanie.
- Čitateľnosť je pre vaše štítky kľúčová, preto zvážte použitie všetkých veľkých písmen, ale nech robíte čokoľvek, štýl, v ktorom píšete, je konzistentný.
- 3V prípade potreby navrhnite systém abecedy. Váš abecedný systém je vecou osobných preferencií. Niektorým ľuďom je najľahšie zoradiť všetky súbory podľa prvého písmena, niektorých podľa abecedy podľa hlavných kategórií, potom podadresárov a nakoniec jednotlivých dokumentov v podpriečinkoch. Na svoje súbory konzistentne aplikujte akýkoľvek systém, ktorý vám príde najprirodzenejší.
- Niektorí ľudia radšej používajú zákon superpozície na usporiadanie jednotlivých dokumentov v podkategóriách. To znamená, že každý nový dokument, ktorý pridáte do podpriečinka, sa najskôr založí, čím sa staré dokumenty umiestnia smerom k zadnej časti priečinka a novšie dokumenty dopredu.
- 4Farebný kód vašich súborov. Tučné farby, ktoré je možné vidieť rýchlo a samozrejme sú najlepšou voľbou pre váš systém kódovania farieb. Skúste priradiť farby k bežne priradeným kategóriám. Ak máte napríklad kategóriu „Peniaze“, možno budete chcieť na zafarbenie tohto priečinka použiť zelenú farbu.
- Každý priečinok by mal dostať tučnú bodku napravo od napísaného štítku každého priečinka. Týmto spôsobom môžete na prvý pohľad zistiť, do ktorej kategórie spadá každý súbor, aj keď ste ich na stole položili niekoľko.
- Mohlo by byť užitočné použiť aj rôzne farebné súbory pre každú kategóriu (alebo pre jednu dôležitú kategóriu).
- 5Odstráňte aktívne súbory. Pravdepodobne bude niekoľko súborov, ktoré často používate alebo na ktoré odkazujete. Tieto „aktívne“ súbory by pre vás mohli byť o niečo pohodlnejšie, keby ste ich mali na stole alebo kdekoľvek inde pohotovo dostupné.
- Po označení a farebnom označení odstráňte aktívne súbory. Aktívne súbory tak môžete bezproblémovo presúvať medzi pracovným stolom a kontajnerom na súbory.
- 6Vložte svoje súbory. Vložte zavesené súbory do kontajnera na súbory. Tieto budú tvoriť hlavné divízie vo vašom informačnom systéme a zabránia tomu, aby boli vaše skupiny súborov príliš neobratné alebo ťažkopádne. Do každého zaveseného súboru by ste mali vložiť 2 až 3 bežné priečinky so súbormi, aj keď sa vám možno zmestí viac alebo menej v závislosti od veľkosti priečinkov.
To umožňuje ešte väčšiu flexibilitu vo vašich súboroch, pretože budete môcť zoskupovať súbory podľa kategórie, pričom budete môcť aj naďalej používať abecedu.
Časť 4 zo 4: údržba vašich papierových súborov
- 1Vymeňte opotrebovanie súborov. Čas si na vašich súboroch vyberie svoju daň, nehovoriac o tom, že rôzne veci sa môžu počas rokov diať, aby ste unavili svoj spisový systém. Majte poruke ďalšie priečinky so súbormi a zavesené súbory, pretože časom pohltia väčšinu poveternostných vplyvov.
- Sledujte tiež kontajner na spisy. Zlomená rukoväť alebo spona na kontajneri na spisy vám môžu ušetriť hodiny práce na ceste.
- 2Znova skontrolujte svoj denník a systém. Keď tvrdo pracujete na tom, aby ste dostali všetko na správne miesto, môže byť ťažké vidieť celý obraz jasne. Návrat do informačného systému po niekoľkých dňoch alebo týždňoch môže výrazne zvýšiť účinnosť vášho systému. V tom prípade by ste mali byť oboznámení so všetkými slabými stránkami systému a niekoľko malých zmien môže znamenať veľký rozdiel.
- 3Rozdeľte celé súbory na priečinky. Keď sa konkrétny visiaci súbor preplní alebo sa stane nezvládnuteľným pre príliš veľa dokumentov, môžete do neho pridať menší podadresár, aby nebol taký nešetrný, alebo ho rozdeliť na dva samostatné visiace súbory. Ak máte napríklad v kategórii „Financie“ veľa nákladov na podnikanie, tieto dokumenty môžete zhromaždiť do jedného priečinka „Výdavky na podnikanie“ a vnoriť do priečinka „Financie“.
- 4Podľa potreby pridajte do mixu karty. Záložky sú skvelým spôsobom, akým môžete ďalej rozdeliť svoj spisový systém, aby sa dal ľahko používať. Karty sú vynikajúcim ukazovateľom kategórie, ale môžu vám tiež pomôcť určiť štíhle, ale životne dôležité priečinky so súbormi.
- Na označenie aktívnych súborov môžete použiť aj vložiteľné karty. Možno budete chcieť označiť tieto karty: Urobiť teraz, Urobiť neskôr a Čakajúce (nevybavené označujúce dokumenty, na ktoré čakáte na odpoveď)
Prečítajte si tiež: Ako ušetriť peniaze?
Otázky a odpovede
Nezodpovedané otázky
- Aké sú nevýhody použitia superpozície v plniacich systémoch?
