Ako hovoriť po telefóne?

Ak sa chcete skutočne zlepšiť v telefonovaní bez toho, aby ste boli nervózni, nájdite si prácu, ktorá vo veľkej miere zahŕňa telefonáty.

Rozhovor cez telefón je veľmi odlišný od osobného rozhovoru. U niektorých ľudí to príde ľahko, ale pre iných je to nadobudnutá zručnosť. Niektorí ľudia majú strach z telefonovania kvôli nepohodlnosti počuť niečí hlas, ale nevidieť reč svojho tela. Ak sa chcete lepšie rozprávať cez telefón, existujú veci, ktoré môžete urobiť, aby ste sa pripravili na nasledujúci telefonát, ktoré vám môžu pomôcť.

Metóda 1 z 3: rozhovor s priateľmi alebo rodinou

1
Pred zdvihnutím telefónu zavolajte niekomu niekoľko tém na konverzáciu. Ak chcete, môžete si ich dokonca zapísať. Nepíšte celú vetu; posledná vec, ktorú chcete urobiť, je čítať zo skriptu! Napíšte pár slov, ktoré vám pripomenú, o čom ste chceli hovoriť. Ak nemáte nič konkrétne, o čom by ste sa chceli porozprávať so svojim priateľom alebo rodinným príslušníkom, tu je niekoľko nápadov:
- Prečítajte si noviny alebo sledujte správy a sledujte, čo sa deje po celom svete. Tak môžete hovoriť o niektorých súčasných udalostiach.
- Rozhovor o filme alebo šou, ktoré ste obaja videli a ktoré sa vám páčia alebo nepáčia, a čo si o tom obaja myslíte.
- Podeľte sa o zábavnú alebo zaujímavú príhodu, ktorá sa vám stala nedávno alebo veľmi dávno.
- Opýtajte sa ich na všetky pozoruhodné udalosti, ktoré sa v ich živote práve teraz alebo nedávno dejú.
2
Zistite, ako dlho môže tento hovor trvať. Neformálne telefónne hovory sa môžu veľmi líšiť v dĺžke a to, s kým sa rozprávate, je veľkým faktorom. Ak je to niekto, s kým ste sa chvíľu nerozprávali alebo s kým sa často nestretávate, pravdepodobne si to vyžaduje dlhší rozhovor. Ak je to priateľ, s ktorým sa stretávate každý týždeň, pravdepodobne nemáte moc čo doháňať, takže hovor nebude musieť byť príliš dlhý.
- Výhodou znalosti vopred, zhruba ako dlho chcete, aby tento hovor trval, je, že sa môžete vyhnúť vhodnému ukončeniu hovoru alebo dlhému zdržaniu tým, že si vhodne pripravíte témy rozhovoru.
3
Nehovor veľa Ak nemáte príliš veľa čo povedať, nechajte druhú osobu hovoriť väčšinou a jednoducho pokračujte v konverzácii. Neprerušujte hovor druhého, nechajte ho, nech sa vyjadrí. Veľkou súčasťou úspešného kauzálneho telefonického rozhovoru sú jednoducho dobré schopnosti počúvať.
- Pomôcť môže aj to, ak máte pripravené niekoľko otázok, najmä keď konverzácia stíchne. Medzi niektoré možné otázky patrí:
  - Aký bol tvoj deň?
  - Ako ide práca
  - Aký bol tvoj víkend?
  - Pracovali ste v poslednom čase na nejakých projektoch?
  - Videli ste v poslednej dobe nejaký dobrý film?
Neformálne telefónne hovory sa môžu veľmi líšiť v dĺžke a to, s kým sa rozprávate, je veľkým faktorom.
4
Zistite, kedy a ako ukončiť telefónny hovor. Nechcete nosiť príjemný rozhovor. Cieľom je položiť telefón tomu druhému a myslieť si: „Aký pekný rozhovor by som mu mal niekedy znova zavolať“.
- Kedy ukončiť hovor je zvyčajne cítiť tým, že si všímate častejšie prestávky v rozhovore a že vám došli zaujímavé témy. Osobnosť osoby, s ktorou sa rozprávate, a ako často sa s nimi stretávate a/alebo s nimi hovoríte, budú obaja veľkým faktorom toho, ako dlho bude konverzácia pokračovať.
- Akonáhle získate pocit, že sa konverzácia blíži k prirodzenému koncu, ukončite hovor ladne, podobne ako keby ste sa s niekým rozprávali osobne a museli ste odísť. Štruktúra konca hovoru by mala vyzerať takto: pozitívne vyhlásenie o chate, voliteľne pridajte, čo sa chystáte urobiť ďalej, potom im dajte vedieť, že sa chcete znova porozprávať, a nakoniec sa rozlúčte. Napríklad: „Bolo dobré s tebou hovoriť. Musím ísť pripraviť večeru, ale pohovorme si znova čoskoro. Zbohom.“ Medzi každým vyhlásením samozrejme nechajte druhú osobu, aby odpovedala ako prvá.

Metóda 2 z 3: Uskutočnenie formálneho hovoru

1
Majte na pamäti, aký je účel hovoru. Formálnym telefonátom môže byť čokoľvek, od dohodnutia schôdze so zubárom až po telefonovanie klientovi alebo zákazníkovi za účelom vykonania práce. Aký je účel hovoru, určí, ako sa na hovor pripravíte. Väčšina formálnych výziev spadá do nasledujúcich kategórií.
- Hovor zákazníkom: Od recepčných na recepcii alebo od členov predajného tímu existuje množstvo pracovných miest, v ktorých budete musieť uskutočniť a prijať mnoho hovorov od súčasných a potenciálnych zákazníkov a klientov.
- Schôdzka: Niekedy budete musieť zavolať a dohodnúť si stretnutie, a to od návštevy zubára až po výmenu oleja.
- Pracovný hovor: Zahŕňa to čokoľvek, od volania do práce cez chorého, až po telefonovanie šéfovi, aby sa porozprával o najnovšom vývoji práce.
2

Naplánujte si všetky kľúčové veci, ktoré musíte v rámci tohto hovoru povedať a hovoriť. Keď určíte, čo je účelom hovoru, budete si musieť naplánovať, čo je potrebné povedať. Budú existovať určité kľúčové témy a otázky, ktoré budete musieť v určitom okamihu telefonátu osloviť, takže je najlepšie sa na ne vopred pripraviť.
3

Udržujte svoje vyhlásenia krátke a jednoduché. Často je najlepšie nechať konverzáciu viesť druhú osobu, najmä ak ide o zákazníka alebo vyššieho partnera vo vašej práci. Nezabudnite, že úspešný telefonát je dialóg, nielen to, že porozumiete tomu, čo potrebujete povedať. Nechajte druhej osobe čas, aby reagovala na vaše vyhlásenia a otázky, a nereagujte na ich odpovede, ale reagujte na ich odpovede.

Ak nemáte príliš veľa slov, nechajte druhú osobu hovoriť väčšinou a jednoducho pokračujte v konverzácii.
4
Zostaňte zdvorilí a aspoň poloformálni. Pri formálnych telefonických hovoroch budete chcieť mať iný tón reči ako príležitostný hovor, rovnako ako hovoríte inak vo svojom dome priateľov ako na schôdzi. Tu je niekoľko základných formálnych tipov na telefonické hovory:
- Nepoužívajte slang ani neformálnu reč.
- Pri pozdravovaní používajte príslušný názov druhej osoby.
- Ak potrebujete zákazníka podržať, najskôr ho požiadajte o povolenie.
- Hovorte dostatočne jasne a pomaly, aby ste boli vypočutí.
- Ak vám chýba, čo ten druhý povedal, nehovorte „čo?“ Povedzte „Prepáč, že som to nepochopil“ alebo „Prepáč?“

Metóda 3 z 3: zníženie úzkosti z telefónu

1
Dávajte pozor na vlastnú reč tela. To, že nevidíte reč tela toho druhého, neznamená, že váš vlastný nie je dôležitý. Pomôcť vám môže tempo pri rozhovore alebo gesto voľnou rukou. Úsmev pri rozprávaní vám pomôže pôsobiť priateľsky a otvorene a budete sa cítiť priateľskejšie a otvorenejšie.
- Niektorým ľuďom tiež pomáha pozerať sa do zrkadla, keď hovoria do telefónu.
2

Relaxuj. Predtým, ako zavoláte alebo zdvihnete telefón, sa párkrát zhlboka nadýchnite so zatvorenými očami. Ak máte nejaké malé rutiny, ktoré vám pomôžu relaxovať, dajte ich použiť pred a/alebo počas hovoru.

Ak sa chcete lepšie rozprávať cez telefón, existujú veci, ktoré môžete urobiť, aby ste sa pripravili na nasledujúci telefonát, ktoré vám môžu pomôcť.
3

Prax. Ako všetky veci, aj prax robí majstra. Ak sa chcete skutočne zlepšiť v telefonovaní bez toho, aby ste boli nervózni, nájdite si prácu, ktorá vo veľkej miere zahŕňa telefonáty. Časom to prejde z niečoho, čo vyvoláva strach a hrôzu, k niečomu, čo môžete urobiť bez toho, aby ste na to vôbec mysleli. Môžete tiež cvičiť tak, že zavoláte svojim priateľom alebo rodine, aby ste sa porozprávali. Naplánujte si, aby boli konverzácie krátke, aby ste sa nemuseli obávať, že by ste ich dlho predlžovali.
4
Používajte konzervované linky. Ak musíte kvôli svojej práci pravidelne telefonovať a máte niekedy problémy s prekonaním úzkosti z telefonátov, môže byť nápomocné pripraviť si niekoľko liniek. Najlepšie je nespoliehať sa na ne ako na barle, ale môžu byť užitočné, keď začínate. Môžu vám pomôcť rozbehnúť dialóg a poskytnúť vám niečo, na čo sa môžete spoľahnúť, ak si nie ste istí, čo chcete povedať.
- Pre volajúcich zákazníkov môžu tieto riadky znamenať niečo ako „dúfam, že sa vám s nami obchodovanie páčilo“ alebo „ďakujem za zavolanie *prázdne *, ako vám môžem pomôcť?“

Tipy

Nezavesujte na osobu a ak zavoláte späť.
Skúste pochváliť osobu, s ktorou sa rozprávate, často ich prinúti hovoriť.

Varovania

Ak používate mobilný telefón, uistite sa, že neprekročíte minúty.
Vyhnite sa telefonovaniu s osobou každý deň, ak to nie je nevyhnutné, pretože tam je možno čas, keď je osoba zaneprázdnená.

Prečítajte si tiež: Ako sa ospravedlniť svojmu najlepšiemu priateľovi?