Ako porozumieť a nastaviť hlavnú knihu?

Upravte alebo odstráňte všetky existujúce kódy grafov — Keď vytvoríte účtovnú osnovu, upravte alebo odstráňte všetky existujúce kódy grafov a v prípade potreby zadajte nové kódy grafov.

Tento článok poskytuje kontrolný zoznam nastavenia na spustenie programu hlavnej knihy.

Kroky

1

Stanovte typ účtovnej osnovy, ktorú chcete používať. Môže to byť jedna zo vzorových grafov dodaných s vašim softvérom, alebo môžete chcieť zmeniť existujúci graf alebo zadať nový graf od začiatku. Ak nie ste kvalifikovaní rozhodnúť sa pre najlepší prístup, poraďte sa so svojim účtovníkom. Nezabudnite, že v budúcnosti môžete vždy pridať ďalšiu tabuľku kódov účtov. Neskôr môžete tiež odstrániť kódy grafov, ktoré ste nikdy nepoužili. Inými slovami, štruktúra grafu nemusí byť úplne konečná, ale celková štruktúra by mala byť na mieste.
2

Po vytvorení účtovnej osnovy upravte alebo odstráňte všetky existujúce kódy grafov a v prípade potreby zadajte nové kódy grafov.
3

Do programu zadajte podrobnosti o svojej spoločnosti a v prípade potreby zadajte kód účtu pre všetky „špeciálne“ účty, ako napríklad účet s nerozdelenými ziskami, pozastavený účet a ďalšie účty.
4

Vytvorte zálohu. Uchovajte si to pre budúce použitie.
5

Zadajte počiatočné zostatky za rok. Zistite, či budete zadávať zostatky od 1. obdobia (odporúčané) alebo či budete zadávať iba zostatky z predchádzajúceho obdobia. Ak budete zadávať iba zostatky za predchádzajúce obdobie, budete potrebovať skúšobnú správu o zostatku, z ktorej budete pracovať až do predchádzajúceho obdobia.
6

Zadajte a v prípade potreby zaúčtujte svoje počiatočné zostatky.
7

Vytlačte si skúšobný zostatok a skontrolujte ho.
8

V prípade potreby zadajte prípadné opravné zostatky.
9

V tejto fáze urobte zálohu pre budúce použitie.
10

Voliteľne zadajte svoje zostatky za minulý rok, ak vám to váš softvér umožňuje.
11

Voliteľne zadajte svoje rozpočty, ak chcete tlačiť správy, ktoré porovnávajú skutočný stav s rozpočtami a čo vám to softvér umožňuje.
12

V tejto fáze urobte zálohu pre budúce použitie.
13

Starostlivo si skontrolujte svoju účtovnú závierku. Zaistite, aby sa stĺpce sčítali správne a aby boli interné výpočty vo vašich prehľadoch správne. Toto je kritický bod. Ak ste zmenili štruktúru účtovnej osnovy, nepredpokladajte, že sú vaše správy správne.
14

Ak finančné správy nie sú správne, upravte ich/opravte. Ak je to možné, presuňte kódy účtov na ich správne miesta.
15

Vykonajte jednu poslednú zálohu. Váš systém by teraz mal byť pripravený na všeobecné použitie.

Že v budúcnosti môžete vždy pridať ďalšiu tabuľku kódov účtov — Nezabudnite, že v budúcnosti môžete vždy pridať ďalšiu tabuľku kódov účtov.

Tipy

Prečítajte si dobrú úvodnú knihu o účtovných základoch napísanú pre účtovníkov.
Ak je školenie k dispozícii, získajte školenie o softvéri.
Predtým, ako začnete zadávať zostatky, overte si u svojho účtovníka štruktúru účtovnej osnovy.
Uistite sa, že v dôležitých fázach zálohujete svoje nastavenie, aby ste v prípade chyby mohli zálohu obnoviť.
Skontrolujte, či nie sú k dispozícii knihy o softvéri, ktorý sa pokúšate nastaviť, napríklad „For Dummies“ alebo podobná úvodná literatúra.

Varovania

Ak nemáte pevné znalosti o podvojnom účtovníctve, je veľmi dôležité, aby ste si predtým, ako začnete používať nový systém, skontrolovali vaše nastavenia niekto, kto to robí.

Prečítajte si tiež: Ako nainštalovať ručnú brzdu?