Ako vytvoriť vo svojom počítači bezchybný registračný systém?

Naučte sa vytvárať priečinky v počítači. Na počítačoch so systémom Windows aj Mac môžete vytvoriť nový prázdny priečinok a pomenovať ho, ako sa vám páči:

• Windows - Kliknite pravým tlačidlom myši na prázdne miesto, vyberte položku Nové, kliknite na položku Priečinok, zadajte názov priečinka a stlačte tlačidlo ↵ Enter.
• Mac - Prejdite na umiestnenie, v ktorom chcete vytvoriť priečinok, kliknite na položku Súbor, kliknite na položku Nový priečinok, zadajte názov priečinka a stlačte tlačidlo ↵ Enter.

Nezabudnite používať pre svoje priečinky intuitívne štítky. Namiesto skrátenia názvov priečinkov alebo používania slangu zadajte do každého priečinka stručný a popisný názov.

• Priečinok s dokumentmi by napríklad mal mať označenie „Dokumenty“ alebo niečo podobné, nie „Dokumenty“.
• Dobrou zásadou je označiť priečinky tak, ako keby ste vytvárali registračný systém, aby sa iná osoba mohla pohybovať bez pomoci.

Prejdite do priečinka, v ktorom chcete vytvoriť priečinok. Ak vytvárate svoj registračný systém na ploche, pred pokračovaním sa uistite, že ste tam.

• Používatelia systému Windows nemôžu vytvoriť registračný systém v aplikácii Tento počítač (alebo Tento počítač).

Vytvorte základný priečinok. Toto je priečinok, do ktorého budú smerovať priečinky vášho informačného systému, takže ho pomenujte niečo ako „Súbory“ alebo „Môj systém súborov“.

Otvorte základný priečinok. Vykonáte to dvojitým kliknutím na základný priečinok.

Vytvorte „dočasný“ priečinok. Toto je priečinok, do ktorého budete ukladať súbory, ktoré nemusia byť uložené nevyhnutne viac ako niekoľko dní (napr. Súbory pre projekt, na ktorom pracujete).

• Priečinok „Dočasné“ by mal byť vždy priamo v základnom priečinku, aby bol k nemu ľahký prístup.

Vytvorte priečinok pre každú kategóriu dokumentu, ktorú chcete organizovať. Priečinky kategórie považujte za „zásuvky“ kartotéky. Tento krok sa bude líšiť v závislosti od vašich potrieb, ale potrebné názvy priečinkov môžu zahŕňať niektoré alebo všetky nasledujúce položky:

• Dokumenty
• Hudba
• Obrázky
• Videá
• Práca

Vytvorte podpriečinky pre priečinky s kategóriami. Otvorte priečinok kategórie a potom v ňom vytvorte priečinok, ktorý bude slúžiť ako priečinok podkategórie. Tým sa vaše súbory ďalej oddelia.

• Ak je napríklad priečinok vašej kategórie označený ako „Dokumenty“, môžete mať tri podpriečinky s názvom „Dokumenty programu Word “, „PDF“ a „Tabuľky“.
• Tento postup môžete zopakovať aj s podpriečinkami: otvorte podpriečinok a potom v ňom vytvorte priečinok.
• Podpriečinky považujte za kartotékové obálky používané v zásuvke kartotéky (kde je priečinok s kategóriami).

Presuňte súbory do svojho registračného systému. Teraz, keď máte rámec pre svoje súbory, budete musieť začať presúvať veci, ako sú dokumenty, obrázky, hudba, videá atď., Do príslušných priečinkov v systéme súborov. Najľahšie to urobíte kliknutím a presunutím súborov do potrebných priečinkov.

• Na počítači so systémom Windows môžete vybrať súbory, ktoré chcete presunúť, stlačením Ctrl+ X skopírovať a odstrániť súbory, potom prejsť na umiestnenie priečinka a stlačením Ctrl+ V vložiť súbory.

V prípade potreby vytvorte skryté priečinky. Ak máte súbory, ktoré chcete zachovať ako súkromné, môžete ich skryť do skrytého priečinka a potom vypnúť zobrazenie skrytých priečinkov v počítači. Tým sa zabráni tomu, aby sa príležitostný snooper dostal k vašim citlivým informáciám.

• Majte na pamäti, že niektoré programy na indexovanie budú priečinok zobrazovať aj vtedy, ak je skrytý.

Pravidelne zálohujte svoj registračný systém. Je to veľmi dôležité, pretože tak zaistíte, aby boli vaše súbory vždy obnoviteľné, a zaistíte organizáciu počítača. Najľahší spôsob, ako zálohovať systém súborov, je skopírovať ho tak, že ho vyberiete a stlačíte Ctrl+ C(Windows) alebo ⌘ Command+ C(Mac), otvoríte externý pevný disk alebo flash disk a prilepíte tam systém súborov stlačením klávesu Ctrl+ V(Windows) alebo ⌘ Command+ V(Mac). Potom môžete priečinok informačného systému premenovať na dátum zálohy.

• Svoj informačný systém môžete tiež nahrať do služby cloudového úložiska, ako je Google Drive, iCloud Drive, OneDrive alebo DropBox.
• Uistite sa, že budete držať zálohy systému súborov najmenej jeden rok. Zaistíte tým, že aj keď bude váš počítač ohrozený alebo odstránite súbor, o ktorom ste si mysleli, že ho nepotrebujete, budete mať prístup k zálohe a obnovíte tak najnovšiu verziu.

Stanovte si pravidlá sami. Váš registračný systém vás udrží iba tak organizovaných; Ak chcete naplno využiť organizačnú kapacitu svojho systému, budete sa musieť riadiť svojimi vlastnými pravidlami. Medzi dobré pravidlá, ktoré je potrebné dodržať, patria nasledujúce:

• Voľné súbory nikdy neukladajte do priečinka, ktorý obsahuje aj podpriečinky.
• Priečinok „Dočasné“ vyprázdnite najmenej raz za týždeň.
• Vyhýbajte sa odstraňovaniu dokumentov, potvrdení alebo iných potenciálne užitočných položiek, aj keď si myslíte, že je užitočná.
• Nezdržujte sa súborov, ktorých platnosť vypršala alebo sú zbytočné.
• Zálohujte si registračný systém raz týždenne.

Odstráňte nepotrebné súbory systému súborov. Postupom času bude časť obsahu vášho informačného systému vždy zastaraná, nadbytočná alebo inak nepotrebná. Aj keď môžete mať pocit, že by ste sa týchto súborov mali „pre istotu“ držať, je lepšie ich odstrániť a uvoľniť neporiadok, než ich držať.

• Ak pravidelne zálohujete systém súborov na pevný disk alebo službu cloudového úložiska, urobte to po zálohovaní systému súborov.
• Odstránením nepotrebných súborov systému súborov a ich uložením do zálohy zaistíte, že k nim budete mať stále prístup, ak to bude potrebné, a zároveň zachováte tesnosť systému súborov vo svojom počítači.

Nezabudnite uložiť nové súbory priamo do systému súborov. Pri vytváraní dokumentov alebo sťahovaní súborov budete mať zvyčajne možnosť vybrať si miesto, kam ich uložíte; zatiaľ čo väčšina programov bude používať predvolený priečinok niekde vo vašom počítači, ak nevyberiete konkrétne umiestnenie, môžete sa rozhodnúť uložiť položky do systému archivovania kliknutím na položku Uložiť ako alebo Prehľadávať a potom do priečinka systému súborov, ktorý chcete používať.

• Obvykle budete používať Uložiť ako možnosť pri ukladaní dokumentu z programu (napr dokumentu Microsoft Word), zatiaľ čo súbory stiahnuté z webového prehliadača bude zvyčajne vyžadovať, aby ste si vybrať priečinok alebo kliknutím na tlačidlo Prechádzať....

Premenujte súbory, aby ste obmedzili vizuálny chaos. V predvolenom nastavení bude mať väčšina stiahnutých súborov chránené názvy. Tieto súbory môžete premenovať tak, aby používali vaše vlastné znenie, aby sa vyčistila vizuálna prezentácia vášho informačného systému:

• Windows -Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor, v rozbaľovacej ponuke kliknite na položku Premenovať, zadajte názov súboru a stlačte ↵ Enter.
• Mac - Kliknite raz na súbor, stlačte ⏎ Returnkláves, zadajte názov súboru a stlačte ⏎ Return.