Ako používať Omniplan?

Vložte míľniky svojho projektu. Míľniky sú malé mini ciele, ktoré označujú pokrok vášho projektu. Ak ho chcete vytvoriť, kliknutím na položku Štruktúra otvorte ponuku. V tejto ponuke umiestnite kurzor myši na položku Pridať a vyberte položku Milestone. Svoj míľnik môžete presunúť pod úlohy potrebné na jeho splnenie kliknutím naľavo od neho a presunutím na nové miesto.

• Napríklad projekt navrhnutia nového tranzitného programu môže zahŕňať míľniky, akými sú napríklad stretnutia zainteresovaných strán, uskutočnenie prieskumu počtu cestujúcich, stretnutie s predstaviteľmi tranzitu, identifikácia potrieb, návrh trás, vytvorenie rozpočtu a bezpečné financovanie.
• Môžete tiež použiť skratku Command-Shift-M
• Ak chcete z úlohy urobiť míľnik, môžete to urobiť na obrazovke „Informácie o úlohe“. Ikona informácií o úlohe sa nachádza na paneli s nástrojmi, ktorý je v pravej hornej časti obrazovky. Ikona sú tri predĺžené ovály naskladané zvisle.

Vytvorte zoznam úloh potrebných na dokončenie projektu. Kliknutím na Štruktúra otvoríte novú ponuku, potom umiestnite kurzor myši na Pridať a zvoľte Úloha. Potom môžete zadať dátumy začatia a ukončenia úlohy a popis práce, ktorú treba vykonať. Ak chcete zmeniť poradie svojich úloh, jednoducho kliknite naľavo od úlohy, ktorú chcete presunúť, a presuňte ju na nové miesto. Môžete to urobiť z hlavnej obrazovky.

• Ak ste už na úlohe, môžete jednoducho stlačiť kláves Enter.
• Nové úlohy sa zobrazia buď pod vybratou úlohou, alebo v spodnej časti zoznamu, ak nie je vybratá žiadna úloha.
• Ak úlohy aktualizujete, program vám umožní sledovať ich pokrok smerom k dokončeniu.

Skupinové úlohy, ktoré idú dohromady. Tieto úlohy môžu navzájom súvisieť, byť súčasťou toho istého medzníka alebo môžu byť navzájom závislé. Vyberte úlohy, ktoré chcete zoskupiť, a potom kliknutím na položku Štruktúra otvorte ponuku. Vyberte položku Skupina. Úlohy budú potom odsadené pod rodičovskú úlohu, ktorá vám umožní sledovať priebeh skupiny.

• Skupinu môžete alternatívne vytvoriť aj pomocou klávesovej skratky Option-Command-L.
• Ak chcete, môžete zmeniť farbu úloh v konkrétnej skupine kliknutím na kartu Štýly a zvolením farby. Vytvorením rôznych skupín úloh v rôznych farbách môžete získať lepší prehľad o svojom pracovnom toku a požiadavkách projektu.

Pomocou riadkov závislosti od úloh ukážte, aké úlohy je potrebné dokončiť ako prvé. Vyberte svoje úlohy a potom kliknite na Pripojenie, ktoré vytvorí závislosť. Toto tlačidlo sa nachádza na paneli s nástrojmi v ľavej hornej časti obrazovky. Prípadne môžete kliknúť na šípku na konci jednej úlohy a ťahaním kurzora vytvoriť riadok na začiatok ďalšej úlohy. V programe Omniplan môžete použiť štyri rôzne typy línií závislosti:

• Závislosť „Dokončiť-štart“ znamená, že keď sa skončí prvá úloha, môže sa začať druhá úloha.
• Závislosť „Štart-Dokončiť“ znamená, že keď sa začne druhá úloha, prvá úloha sa môže dokončiť.
• Závislosť „Štart-Štart“ znamená, že keď sa spustí prvá úloha, môže sa začať aj druhá úloha.
• Závislosť „Dokončiť-Dokončiť“ znamená, že keď sa skončí prvá úloha, môže skončiť aj druhá úloha.

Nastavte dĺžku trvania úlohy. V zobrazení úlohy nastavte trvanie zadaním počtu dní alebo týždňov, ktoré budú úlohe trvať, do stĺpca trvania. Alternatívne môžete ťahať plnú lištu napravo od úlohy, kým nebude predstavovať správne trvanie. Keď zmeníte jeden z týchto stĺpcov, druhý sa zmení tak, aby zodpovedal rovnakému času trvania.

• Pri zadávaní trvania môžete použiť písmeno „d“ na označenie „dní“, písmeno „w“ na označenie „týždňov“ a písmeno „m“ na označenie „mesiacov“.
• Keď vytvoríte závislosti, program zaistí, aby sa riadky trvania úlohy zhodovali.

Aktualizujte svoje úlohy, aby ste mohli sledovať svoj pokrok. Môžete zmeniť stav dokončenia projektov, aby sa zobrazilo, či sú projekty v poriadku. Ak chcete zmeniť stav dokončenia projektu, zmeňte percento dokončenia v stĺpci „Dokončené“ alebo v sekcii „Informácie o úlohe“. Prípadne môžete stavový riadok presunúť tak, aby odrážal aktuálny priebeh.

• Funkciu „dobehnúť“ môžete použiť na aktualizáciu úloh, keď sú veci podľa plánu.
• Ak je úloha oneskorená alebo sa musí presunúť, dátumy môžete zmeniť pomocou funkcie „Presunúť plán“.

Na zmenu na zobrazenie zdrojov použite prepínač zobrazení. Tu zadáte pracovníkov, vybavenie a materiál, ktoré potrebujete na dokončenie projektu. Budete schopní riadiť čas a úsilie ľudí. Budete tiež môcť vidieť, koľko materiálov potrebujete a ktoré používate.

• Prepínač zobrazenia je v ľavom hornom rohu obrazovky. Pod ním je napísané „zobraziť“. Skladá sa z ikon, ktoré predstavujú každé zobrazenie stránky v programe. Ak chcete prepnúť zobrazenie, stačí kliknúť na požadovanú ikonu. Ikona zobrazenia kalendára napríklad vyzerá ako kalendár.

Začnite zadaním názvu prvého zdroja. Môžete zadať meno osoby, názov zariadenia, ktoré používate, alebo názov materiálu. Používajte akékoľvek meno, ktoré vám najlepšie vyhovuje.

• Môžete napríklad napísať „Karen“, „prenosný počítač HP“ alebo „papierové zväzky“.

Stlačením klávesu Return pridajte svoj ďalší zdroj. Tým sa posuniete na ďalší riadok. Môžete pokračovať v stlačení klávesu Return a zadávaní názvov zdrojov, kým nezadáte všetky položky, ktoré potrebujete na dokončenie projektu.

Zmeňte kategórie pre každý zdroj tak, aby zodpovedali typu. Zdroj môžete označiť ako „personál“, „zariadenie“ alebo „materiály“. Kliknutím na ikonu v stĺpci „typ“ umiestnenom naľavo od názvu zdroja otvorte ponuku výberu. Zamestnanci budú zahŕňať všetkých vašich pracovníkov alebo prispievateľov. Zariadenie zahŕňa všetky stroje alebo nástroje, ktoré používate, napríklad počítač. Medzi materiály patria položky, ktoré sa považujú za spotrebný materiál, napríklad papier.

• Pod každým zdrojom je miesto na zadanie podrobností. Ak chcete, môžete do tohto priestoru zadať názvy zamestnancov alebo iné informácie.

Ak je zdroj k dispozícii iba časť času, upravte stĺpec „Jednotky“. Stĺpec „Jednotky“ predstavuje, koľko času je zdroj venovaný vášmu projektu. Jeden zamestnanec môže napríklad pracovať na 2 rôznych projektoch, čo znamená, že sú pre váš projekt k dispozícii iba 50% času. Môžete to zmeniť v percentách uvedených v časti „Jednotky“.

• Jednoducho kliknite na číslo, ktoré chcete zmeniť, a zadajte nové percento.

Pridajte stĺpec nákladov a sledujte, koľko stojí každý projekt. Kliknite na Pridať a potom vyberte Cena. Pridať môžete podľa ceny/hodiny alebo ceny/použitia. Náklady/hodina funguje dobre pre zamestnancov, zatiaľ čo cena/použitie môže sledovať napríklad náklady na papier alebo náklady na kopírovanie.

• Tento krok je voliteľný.

Priraďte svoje zdroje k úlohám. Kliknite na nepriradenú úlohu a potom ju presuňte na časovú os zdroja. Časová os sa zobrazí napravo od názvu zdroja. Tým sa projekt priradí k zdroju.

• Môžete to urobiť aj v zobrazení úloh. Vyberte projekt, ktorý chcete priradiť, a potom kliknite na Úlohy. Vyberte všetky zdroje, ktoré chcete priradiť k tomuto projektu.
• V niektorých prípadoch môžete vidieť, že sa trvanie vašich úloh mení. Môže sa to stať tak, že sa zhoduje s pracovným časom zamestnanca. Napríklad zamestnancovi, ktorý pracuje pol dňa, môže dokončenie úlohy trvať dlhšie ako zamestnancovi, ktorý pracuje na plný úväzok. To vám tiež pomôže vyhnúť sa prepracovaniu zamestnanca tým, že mu priradíte príliš veľa úloh.

Na prepnutie do zobrazenia kalendára použite prepínač zobrazení. Tým sa otvorí váš pracovný plán, aby ste mohli vykonávať úpravy. Mal by vám ukázať všetky dátumy na časovej osi projektu.

• V ľavom hornom rohu obrazovky sa zobrazí panel s nástrojmi na zobrazenie. Ak chcete prepnúť zobrazenie, stačí kliknúť na požadovanú ikonu. Pri kalendári kliknete na ikonu kalendára.

Upravte pracovný čas tak, aby zodpovedal vášmu plánu. Program má predvolený rozvrh od pondelka do piatku s pracovnou dobou od 8:00 do 17:00. Môžete to však podľa potreby zmeniť presunutím alebo zmenou veľkosti pracovných blokov. Ak chcete blok presunúť do novej oblasti, kliknite naň a presuňte kurzor. Ak chcete zmeniť jeho veľkosť, kliknite na roh poľa a potom potiahnutím kurzora zväčšite veľkosť poľa.

• Individuálne plány práce pre zamestnancov alebo prispievateľov do projektu môžete vytvoriť kliknutím na meno osoby v stĺpci „Zdroje“. Potom môžete zadať ich rozvrh do kalendára rovnakým spôsobom, akým ste zadali plán projektu.
• Môžete tiež zmeniť svoj pracovný čas v sekcii „Informácie o projekte“, čo je rovnaká časť, ku ktorej ste sa dostali predtým pri nastavovaní časovej osi. Potom upravte hodiny v poli „Konverzie jednotiek úsilia “.

Zadajte prázdniny a dni voľna. Kliknite na kartu Mimoriadne hodiny a Mimo otváracie hodiny v hornej časti obrazovky kalendára. Pomocou šípok presuňte kalendár na mesiac, v ktorom nastane deň voľna. Potom kliknite na týždeň a pridajte si deň voľna. Stlačte kláves Shift a presuňte kurzor na čas, ktorý chcete vzlietnuť, čím sa vytvorí červené pole, ktoré ukazuje, že je čas vypnutia.

• Tým sa automaticky aktualizuje váš rozvrh, takže sa tieto dni nebudú započítavať do trvania vašej úlohy, v dôsledku čoho by ste sa mohli objaviť oproti plánu.
• Ak chcete pre konkrétneho zamestnanca sčítať dni voľna, pred zadaním voľna kliknite na jeho meno v časti „Zdroje“.