Ako spravovať e -mail pomocou pravidiel programu Microsoft Outlook?
Z pošty v programe Outlook, akcií, pravidiel a upozornení vytvorte nové pravidlá pre každú jednotlivú skupinu alebo osobu, od ktorej pravidelne dostávate e -maily, a presmerujte tieto e -maily na presun do konkrétneho priečinka v priečinku doručenej pošty.
Znie to jednoducho, ale je to tak? Robíte správne kroky? E -mail je možné spravovať pomocou priečinkov pošty programu Microsoft Outlook, ale nie je vždy zrejmé, ako to urobiť efektívne.
- 1Identifikujte jednotlivcov alebo skupiny ľudí, od ktorých vám pravidelne chodí e -mail.
- 2Z pošty v programe Outlook, akcií, pravidiel a upozornení vytvorte nové pravidlá pre každú jednotlivú skupinu alebo osobu, od ktorej pravidelne dostávate e -maily, a presmerujte tieto e -maily na presun do konkrétneho priečinka v priečinku doručenej pošty.
- 3Rozhodnite sa, či chcete A) byť upozornení, keď dostanete špeciálnu správu od tejto osoby alebo skupiny, a/alebo B) označiť ju ako prečítanú ihneď. Pozrite sa na ďalšie možnosti akcie a zistite, či vám môžu ďalej pomôcť.
- 4Vytvorte nové pravidlá pre každú jednotlivú skupinu alebo osobu, ktorej pravidelne odosielate e -maily, a presmerujte tieto e -maily na presúvanie ako kópiu e -mailu, ktorý odosielate, do konkrétneho priečinka v priečinku odoslaných.
- 5Na základe priority sa rozhodnite, kedy a v akom poradí chcete zastaviť spracovanie pravidla. Toto je obzvlášť dôležité pri práci s pravidlami, ktoré sa týkajú e -mailov, ktoré odosielate - v opačnom prípade uložíte viac kópií toho istého e -mailu.
- 6Nechajte jedno odoslané pravidlo v spodnej časti všetkých odoslaných pravidiel so zastavením spracovania. Toto pravidlo zachytí všetky e -maily, ktoré neboli umiestnené do jednotlivých podpriečinkov.
- 7Priebežne vyhodnoťte odoslané e -maily, ktoré idú do odoslaného priečinka, ktoré sa nepresunú do iného podpriečinka. Počet správ v priečinku Odoslané môže naznačovať, že je čas vytvoriť nové podkategórie odoslaných e -mailov.
- 8Priebežne vyhodnocujte doručené e -maily, ktoré idú do doručenej pošty a nie sú presunuté do inej podkategórie. Počet správ v hlavnom priečinku Doručená pošta môže určiť, kedy je načase vytvoriť nové podkategórie prijatých e -mailov.
- Kľúčom k správe e -mailov pomocou programu Microsoft Outlook je naučiť sa vytvárať kategórie e -mailov a uprednostňovať svoje e -maily - predstavte si to ako orezávanie a odstraňovanie odpadu z vašej e -mailovej záhrady - aby ste mohli ťažiť z rozmachu informácií, ktoré máte k dispozícii.
- Zvážte zmenu vlastností priečinkov tak, aby sa zobrazoval celkový počet položiek, nie celkový počet neprečítaných položiek, najmä ak už dostávate upozornenia na prijaté nové dôležité správy.
- V prípade priečinkov, ktoré vytvoríte pre odoslanú poštu, upravte zobrazenie (kliknutím pravým tlačidlom na panel zobrazenia/zoradenia priečinka, Prispôsobiť aktuálne zobrazenie, polia atď.), Aby ste odstránili priečinky Od a Prijaté a pridajte pole Komu a Odoslané.
- Keď sú odoslané a prijaté e -maily kategorizované, je jednoduchšie zistiť, odkiaľ pochádza „rast e -mailov“, a rozhodnúť sa, kde ich orezať a vytvoriť nové pobočky.
- Napríklad reklamné e -maily môžu byť hodnotené pri prvom príchode, ale čoskoro sa stanú zastaranými a dajú sa odstrániť. Bankové oznámenia a potvrdenia, ktoré možno budete chcieť dlhšie držať.
- Môžete tiež chcieť do zobrazenia priečinka pridať ďalšie užitočné polia. Veľkosť vám umožňuje zobraziť a zoradiť podľa veľkosti správy. Môžete sa rozhodnúť uvoľniť svoje e -mailové priečinky s väčšími e -mailami a spravovať ich mimo e -mailu (tj. Uložiť dôležité prílohy alebo uložiť celý e -mail na miesto mimo programu Outlook).
- Potrebujete pomoc so spamom v programe Outlook? spambayes. Je to rýchle. Je to ľahké. Je to zadarmo.
Počet správ v priečinku Odoslané môže naznačovať, že je čas vytvoriť nové podkategórie odoslaných e -mailov.
- Keď sa počet správ v priečinku blíži k určitému počtu (50? 100? 200?), Je načase vyhodnotiť odstraňovanie, prerezávanie a kategorizáciu vašich e-mailov v tomto priečinku.
- Pred vykonaním zmien vo svojej pracovnej verzii Outlooku (alebo naopak, v závislosti od toho, na čom vám záleží viac) by ste si mali urobiť z domácej verzie Outlooku testovací prípad na vytváranie pravidiel pre e -mail v programe Outlook.
Prečítajte si tiež: Ako odstrániť Farmville z Facebooku?
Otázky a odpovede
- Ako môžem vidieť celkový počet e -mailov v doručenej pošte?Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, kliknite na položku Vlastnosti, skontrolovať: zobraziť celkový počet položiek.
- Ako môžem odstrániť poštu staršiu ako 10 dní?Vymažete ho z doručenej pošty ako z akejkoľvek inej pošty.
- Ako môžem vytvoriť alebo pridať nový priečinok do svojho poštového účtu Outlook?Ak chcete vytvoriť priečinok špeciálne pre pravidlo, kliknite pravým tlačidlom myši na „doručenú poštu“ (alebo ľubovoľný existujúci priečinok/ prázdne miesto) na obrazovke výberu priečinkov a vyberte položku „vytvoriť nový priečinok“. Potom ho môžete pomenovať a bude tam. Ak chcete vytvoriť pravidlo, ktoré nie je pravidlom, môžete v hornej časti prejsť na kartu priečinka a kliknúť na položku „nový priečinok“.
- Ako odstránim pravidlá?V hornej časti by ste mali kliknúť na kartu „domov“. Existuje tlačidlo, ktoré hovorí „pravidlá“. Kliknite na to a potom kliknite na položku „spravovať pravidlá“. Môžete tam odstrániť pravidlo.
Nezodpovedané otázky
- Môžem to nastaviť tak, aby niektoré e -maily, napríklad reklamy, prešli do súboru a po 10 dňoch boli odstránené?
- Ako môžem zahrnúť celú skupinu do zoznamu bezpečných odosielateľov v programe Microsoft Outlook?
- Ako pozastavím svoje e -maily v programe MS Outlook, keď som na dovolenke?
