Ako spravovať dokumenty na počítači Mac?

Majú centrálne miesto na ukladanie dokumentov. Kam ukladáte svoje dokumenty a súbory? Je ľahké uložiť súbor na plochu alebo do iných priečinkov na dosah, bude to však nočná mora, ak súbory nabudúce znova získate. Úplne prvá vec je uložiť dokumenty na jedno miesto, kde budete dokumenty vždy ukladať. Dokonca to stojí niekoľko ďalších kliknutí. Tým ste vytvorili základ pre správu dokumentov na počítačoch Mac.

Byť schopný ich získať. Označenie a načítanie, druhý faktor správy dokumentu na Macu. Aby ste sa uistili, že nájdete svoje súbory vždy, keď to potrebujete, je nevyhnutné vytvoriť symbol. V prípade používateľov počítačov Mac je potom funkcia „Spotlight“ dostatočne jednoduchá na nájdenie všetkého, napríklad názvov, dátumu vytvorenia súboru atď. „Metadáta“ veľmi pomáhajú. „Metadáta“ obsahujú množstvo informácií o dokumente, napríklad predmet, autorov, typ, čas, veľkosť alebo číslo ISBN atď. Pre tieto meta informácie môžete použiť referencie na nájdenie referencií pomocou softvéru na správu dokumentov. Použitím 'DMS' a 'meta dát' môžete nájsť svoje súbory podľa predmetu, typu, veľkosti, dátumu alebo dokonca akýchkoľvek kľúčových slov v obsahu! Rovnako jednoduché ako používanie reflektorov!

Mať istotu. Ako zaistíte, aby boli vaše výtvory alebo vaše osobné súbory pirátske alebo zverejnené kdekoľvek na internete? Môžu to urobiť dve metódy. Oprávnenie môžete zmeniť v rámci používania súboru. Alebo to môžete ľahko vložiť do priečinka Zabezpečenie softvéru na správu dokumentov, ktorý je možné otvoriť iba pomocou vášho osobného hesla.

Mať spôsob distribúcie. „Distribúcia“, ako dnešný podnik alebo projekt, nemôžeme ponechať svoje výtvory iba na počítači Mac, musíme dokumenty publikovať alebo odoslať iným príbuzným. Ako dodať svoju prácu iným bezpečne a správne je jedným z dôležitých aspektov systému správy dokumentov. Obvykle existujú tri rôzne metódy: 1).Tlač; 2). Sieť; 3). Tvrdá kópia. A najpohodlnejší, najrýchlejší a najšetrnejší k životnému prostrediu je zdieľanie vášho dokumentu prostredníctvom siete. Existuje mnoho známych a bezplatných služieb zdieľania dokumentov na internete, ako napríklad Google doc a slideshare.com. A čo viac, zdieľajte súbory v rámci miestnej alebo kancelárskej siete je tiež potrebné. Spravidla so zoznamom inteligentného zdieľania v dobrom softvéri na správu dokumentov podporuje všetky výstupné prostriedky a metódy.