Ako použiť metódu 4d na e -mail?

Pri každom otvorení doručenej pošty použite metódu 4D na všetky e -maily, až kým znova nebudete mať žiadne neprečítané správy.

Máte veľa neprečítaných e -mailov? Máte toľko práce a neviete, kde začať? Skúste 4D metódu na usporiadanie pracovného zaťaženia a svojich e -mailov. Pri každej žiadosti o e -mail alebo úlohu si položte tieto otázky: (1) Je potrebné to urobiť? Ak áno, (2) Musím to urobiť ja? Ak áno, (3) Môžem to urobiť okamžite? Ak nie, (4) Kedy to môžem urobiť? Nech je odpoveď akákoľvek, odpovedzte ihneď odosielateľovi.

Kroky

1

Zatvorte doručenú poštu. Ak chcete začať ovládať svoje prichádzajúce e -maily, najskôr zatvorte svoju doručenú poštu a premyslite si štruktúru, ktorú chcete použiť. Použite nástroje na filtrovanie a organizovanie e -mailov. Rozhodnite sa, ako často a v akom čase budete kontrolovať svoje e -maily. V závislosti od vašich pracovných požiadaviek to môže byť čokoľvek od raz za týždeň až päťkrát za deň.
2

Spravujte nové prichádzajúce správy. Potom spracujte staršie neprečítané e -maily. Keď ste sa rozhodli, kedy budete spracovávať e -maily a žiadosti o úlohy, napríklad raz ráno a raz popoludní, použite metódu 4D na všetky nové prichádzajúce e -maily. Naplánujte si vo svojej agende čas na spracovanie starších správ v opačnom chronologickom poradí. V určitom okamihu sa dostanete tak ďaleko späť, že môžete jednoducho vybrať všetky a označiť ako prečítané.
3

Vymazať. Položte si otázku, či je túto požiadavku na úlohu skutočne potrebné vykonať, alebo ju je možné odstrániť? Ak vás napríklad niekto požiada o preklad určitého dokumentu, ale bolo rozhodnuté, že preklad nebude potrebný, jednoducho odpovedzte odosielateľovi a oznámte mu, že táto úloha už nie je podmienkou. Označte e -mail ako prečítaný, archivujte ho a/alebo odstráňte.
4

Delegát. Musíte túto úlohu vykonať vy? Ak je potrebné splniť žiadosť o úlohu, položte si otázku, či to musíte urobiť vy. Ak vás napríklad niekto požiada, aby ste mu poskytli trojrozmerný výkres motora, a toto nie je vaša oblasť odbornosti, pošlite odosielateľovi odpoveď s uvedením toho. Zahrňte osobu zodpovednú za túto úlohu a požiadajte, aby bola vylúčená zo všetkých nasledujúcich e -mailov alebo bola umiestnená iba v kópii.
5

Do. Je možné túto úlohu vykonať práve teraz? Ak je možné úlohu splniť za menej ako tri minúty, urobte to hneď, aj keď ste veľmi zaneprázdnení a máte naliehavé termíny. Ak vás napríklad niekto požiada o určité referenčné číslo, vyhľadajte ho a ihneď odpovedzte. Tým sa úloha dokončí a vyhnete sa ďalšej odrážke s nízkou prioritou pridanej do vášho zoznamu úloh.
6

Odložiť. Ak žiadosť o úlohu nemožno odstrániť, musíte to urobiť vy, ale nemôžete to urobiť práve teraz, otvorte si agendu a naplánujte si ju. Zohľadnite požadované načasovanie a ďalšie priority. Keď to naplánujete, odpovedzte odosielateľovi a povedzte mu, prečo to nemôžete urobiť práve teraz a kedy môže očakávať vašu spätnú väzbu.

Aby ste túto metódu mohli efektívne uplatňovať — Na to, aby ste túto metódu mohli efektívne uplatňovať, budete musieť striktne riadiť svoju agendu.

Tipy

Na to, aby ste túto metódu mohli efektívne uplatňovať, budete musieť striktne riadiť svoju agendu. Ak ste v utorok plánovali vykonať úlohu s nízkou prioritou vo štvrtok, ale v stredu príde naliehavá úloha, musíte zvážiť priority a rozhodnúť sa. Buď odložte úlohu, ktorú ste naplánovali na utorok, alebo odložte novú úlohu. Tak či onak, dajte vedieť tým, ktorí o to požiadali.
Pri každom otvorení doručenej pošty použite metódu 4D na všetky e -maily, až kým znova nebudete mať žiadne neprečítané správy. Ak nemáte dostatok času, naplánujte si každý deň chvíľu navyše na spracovanie e -mailov.
Zvážte možnosť nechať svojich spolupracovníkov vedieť, že čítate a spracúvate e-maily podľa určitého plánu. Skontrolujte, uistite sa, že držať sa, že plán bez ohľadu na to, čo sa deje.

Prečítajte si tiež: Ako vytvoriť bota v nesúlade?