Ako zvládnuť písomnú prácu v práci?
Vyberte si vhodné časti tohto procesu písania pre svoju úlohu písania a naplánujte si čas, ktorý potrebujete.
Písanie nemusí byť vašou prácou, ale veľa prác vyžaduje, aby ste písali. Neprepadajte panike. Nie je to také ťažké, ako sa zdá, napísať niečo pre prácu. Berte to ako príležitosť predviesť svoje schopnosti a znalosti alebo jednoducho vyjadriť svoj názor.
- 1Pochopte zadanie. Pýtajte sa, kým si nebudete istý, že rozumiete tomu, čo sa od vás očakáva. Spýtajte sa šéfa, kolegov alebo kohokoľvek, kto vám poslal úlohu.
- 2Identifikujte účel písania. Bude informovať, zaznamenávať alebo presviedčať? Ide o zväčšenie problému a zmapovanie kurzu, alebo ide o kontrolu už vykonanej práce?
- 3Rozhodnite sa, aký druh dokumentu napíšete. Aké formálne by to malo byť? Môže to byť rýchly e -mail? Je to veľká správa alebo manuál? Je to niekde medzi tým?
- S dĺžkou si nerobte starosti. Naozaj prestali počítať slová a stránky späť v škole. Sústreďte sa na komunikáciu toho, čo potrebujete povedať.
- 4Identifikujte svoje publikum. Píšete pre kolegov? Manažéri? Zákazníci? Dodávatelia?
- Nezabudnite, najmä pri e-mailoch, že vaša distribúcia sa môže rýchlo rozšíriť nad pôvodných príjemcov.
Ide o zväčšenie problému a zmapovanie kurzu, alebo ide o kontrolu už vykonanej práce? - 5Zhromaždite informácie, ktoré budete musieť zahrnúť do dokumentu.
- Porozprávajte sa so spolupracovníkmi, manažérmi a kýmkoľvek iným, s čím sa musíte poradiť, či už na formálnom stretnutí alebo nie. Ak je vhodné zapojiť do tímu spisovateľov, napríklad skupinu technických publikácií, informujte ich.
- Zahrňte svoju vlastnú odbornosť. Ak vás požiadali, aby ste o tom napísali, je to pravdepodobne preto, lebo o nich viete viac ako ostatní.
- Vykonajte prieskum, ak to téma vyžaduje.
- 6Robte si poznámky za pochodu. Môžu byť v akejkoľvek požadovanej forme. Nerobte si starosti, ak to, čo teraz napíšete, nie je úhľadné. Stačí si to zapísať a zaznamenať.
- Zoraďte si poznámky, ak vám to pomôžu pri písaní, ale poznámky si napíšte skôr, ako si ich usporiadate.
- 7Napíšte hrubý návrh. V tejto fáze sa zamerajte na písanie niečoho, či už je to organizované alebo nie. Ak zistíte, že vám chýbajú informácie, zreteľne ich označte a pokračujte ďalej.
- 8Prepíšte a upravte svoju prácu.
- Pre menší projekt to môže znamenať iba kontrolu pravopisu a rýchle prečítanie pred odoslaním.
- Vyplňte chýbajúce informácie.
- Usporiadajte si dokument. Pridajte jasné nadpisy a rozdeľte dlhší dokument na menšie časti.
- Podľa potreby požiadajte ostatných, aby skontrolovali vašu prácu.
- 9Hneď hore umiestnite jasné a stručné zhrnutie. Na rozdiel od mysterióznych románov nechcete, aby bolo vaše publikum v napätí. Rovnako ako abstrakt v akademickej práci, aj zhrnutie by malo obsahovať hlavné body, odporúčania a závery.
- Pri písaní súhrnu nezabudnite na svoje publikum. Niektorí zaneprázdnení čitatelia môžu čítať iba súhrn. Ostatní sa môžu pomocou súhrnu rozhodnúť, či si prečítajú viac.
- Zmenšiť mierku súhrnu na dokument. V prípade e -mailu postačí jasný a konkrétny predmet. V prípade zdĺhavej správy alebo manuálu môže ako úvod slúžiť niekoľko úvodných odsekov.
- Uistite sa, že váš dokument a zhrnutie súhlasia a že dokument podporuje vaše závery.
- 10Získať vstup. Požiadajte kolegov, aby posúdili vašu prácu.
- Ak to bolo malé zadanie pre malé publikum, pošlite ho a získajte spätnú väzbu nabudúce.
Ak to bola malá úloha pre malé publikum, pošlite ju a získajte spätnú väzbu nabudúce. - 11Vykonajte konečné opravy. Ďalej dokument odošlite alebo zverejnite a pýšite sa dobre vykonanou prácou.
- Opýtajte sa, či vidíte ukážkový dokument alebo šablónu. Môže vám to pomôcť pri opätovnom objavení volantu a často vás presvedčí o vhodnom obsahu. Pomôže to tiež tomu, aby bol váš dokument v súlade s inými publikáciami. Ak nie je k dispozícii žiadna vzorka, vyhľadajte online a nájdite podobný dokument, ktorý sa má použiť ako model. Nezabudnite vyskúšať šablóny dokumentov v textovom procesore na mnoho bežných obchodných komunikácií.
- Vyberte si vhodné časti tohto procesu písania pre svoju úlohu pri písaní a naplánujte si potrebný čas.
- Zvážte najatie odbornej pomoci. Ak sa tento text bude nachádzať v predajnej brožúre, na webových stránkach alebo vo výročnej správe pre akcionárov, najmite alebo zaregistrujte dobrého spisovateľa. Kvalita tohto písania sa odráža na celom podnikaní a tvorí základ dojmov vašich zákazníkov alebo investorov.
- Buďte pripravení podporovať vonkajšiu pomoc. Stále musíte poskytnúť informácie, ktoré budú obsiahnuté v tomto dokumente.
- Vzhľad sa počíta. Upravené usporiadanie nevyrovná zlý obsah, ale zlé rozloženie zníži dobrý obsah. Získajte dostatok informácií o formátovaní dokumentu, aby bol vzhľad konzistentný a upravený.
- Vyhľadajte v sprievodcovi pokyny špecifické pre vašu úlohu alebo požiadajte o článok. Písanie tlačovej správy sa líši od písania predajnej brožúry.
- Ak máte čas, urobte krok medzi napísaním hrubého konceptu a jeho revíziou, hoci len na obedovú hodinu. Umožní vám revidovať sviežimi očami.
- Pri revízii dokumentu udržujte svoj tón formálny a obchodný.
Kvalita tohto textu sa odzrkadľuje na celom obchode a tvorí základ dojmov vašich zákazníkov alebo investorov.
- Nenechajte sa zavesiť na úpravy. Na dokument je možné pozerať donekonečna, prekypujúci detailmi. Vykonajte korektúry, ale keď budete hotoví, odovzdajte ich a pošlite alebo zverejnite.
- Buďte si vedomí citlivých informácií a majte pod kontrolou, kam smerujú.
- Oboznámte sa s politikou vašej spoločnosti, pokiaľ ide o používanie jej loga v dokumentoch. Ak používate logo, nezabudnite použiť čistý obrázok a zachovať jeho vzhľad.
- Neprepadajte panike. Samozrejme, existuje tlak na dobré písanie, ale nenechajte sa tým odradiť. Pamätajte, že pri písaní môžete prejaviť aj svoj talent a odbornosť.
Prečítajte si tiež: Ako opísať prostredie v príbehu?
