Ako byť organizovaný v práci?
Ak chcete mať v práci poriadok, začnite deň objednávaním úloh, ktoré musíte splniť, od najdôležitejších alebo časovo citlivých po najmenej dôležité, a postupujte podľa nich v tomto poradí. Môžete si tiež naplánovať časy na splnenie úloh a do svojho harmonogramu zahrnúť schôdzky a schôdzky, aby ste presne vedeli, koľko času každý deň máte na dokončenie. Okrem toho si nájdite čas na odklonenie a usporiadanie pracovného priestoru, aby ste sa ľahšie sústredili na svoju prácu. Ak chcete získať ďalšie tipy, ako napríklad efektívne pracovať so všetkými pracovnými e-mailmi, posuňte sa nadol!
Ak chcete mať v práci poriadok, začnite svoj deň objednávaním úloh, ktoré musíte splniť, od najdôležitejších alebo časovo citlivých po najmenej dôležité, a postupujte podľa nich v tomto poradí.
Všetci vieme, že organizácia práce je dôležitá, ale pre mnohých ľudí je to neustály boj. Verte tomu alebo nie, zostať organizovaný nie je tak skľučujúca, ako sa môže zdať. Niekoľko rýchlych opráv a niekoľko prebiehajúcich riešení uľahčuje prácu, ako ste si možno mysleli.
Metóda 1 zo 4: správa vášho priestoru a času
- 1Sledujte svoje aktivity. Strávte pár dní vedením denníka alebo denníka svojich denných aktivít. Pomôže vám to vidieť presne to, čo robíte, čo si možno ani neuvedomujete, a poskytne počiatočný pohľad na medzery v organizácii a produktivite. Toto cvičenie by sa malo robiť aj s ohľadom na vaše všeobecné ciele. Prostredníctvom denníka aktivít môžete vidieť, aké činnosti môžu byť premrhačmi času a ktoré činnosti môžu skutočne prispieť k dosiahnutiu vašich cieľov.
- 2Určite si časy svojej produktivity. Niektorí z nás sú ranní ľudia a niektorí sa krútia pri predstave rána. Možno už tušíte, v ktorú dennú dobu ste najproduktívnejší. Či už uprednostňujete večery, ráno, obed alebo tesne pred dopravnou špičkou alebo po nej, využite tieto časy a maximalizujte svoju produktivitu.
- 3Stanovte si priority v úlohách. Všetci vieme, že niektoré úlohy sú dôležitejšie ako iné, ale nie vždy im dávame patričnú prioritu. Takže vytvorte systém hodnotenia napríklad tak, že nahlásite alebo označíte hviezdičkou dôležité úlohy a buďte čestní a flexibilní. Pripomienky môžete používať buď prostredníctvom digitálneho kalendára, alebo pomocou poznámok na svojom počítači alebo stole. Venujte viac času a energie najdôležitejším položkám na vašom zozname. Príklady zahŕňajú časovo náročné úlohy, ako napríklad veci, ktoré majú byť splnené do konca obchodnej činnosti alebo zajtra. Môžete tiež uprednostniť reakciu na klientov, šéfov alebo na kohokoľvek iného, kto platí účty. A ak si nie ste istí citlivosťou alebo dôležitosťou úlohy, vždy je dobré sa opýtať.
- 4Okamžite vyraďte rýchle úlohy. Nie všetky úlohy musia mať prioritu a plánovanie na budúce dokončovacie obdobie. Plánovanie alebo plánovanie niektorých úloh trvá takmer toľko času, koľko je potrebné na ich splnenie. Ak je to tak, a tieto úlohy môžete okamžite rozdeliť, urobte to všetkými prostriedkami! Okamžité zvládnutie rýchlych úloh tiež pomáha predchádzať prokrastinácii.
- 5Spravujte neporiadok a pracovné materiály. Naše pracovné stoly ľahko prechádzajú z preplnených miest na tornáda, čo zjavne bráni organizácii. Niektorí ľudia dokonca fungujú na princípe čistého stola. Aj keď to nie je úplne nevyhnutné, podniknite kroky na vyčistenie pracovného priestoru.
- Declutter. Odhoďte haraburdu do odpadu a systematicky ukladajte potrebné materiály. Vždy, keď je to možné, vyčistite neporiadok: počas prestávok v pracovnom dni, prestávok alebo medzi úlohami.
- Okamžite po sebe upratujte. Takto to bude na vrchole tvojej mysle. Navyše sa vyhnete nevyhnutnému rozruchu, keď sa súčasný neporiadok stane súčasťou vášho budúceho neporiadku.
- Potrebný spotrebný materiál majte poruke. Nie všetko okolo vás je samozrejme neporiadok. Mať k dispozícii potrebné nástroje vám šetrí čas a efektívne využíva váš drahocenný priestor.
- 6Naplánujte si aktivity a schôdzky. Niektorí plánujú iba schôdzky, ale nie činnosti, ktoré majú na zozname úloh. Môže byť užitočné naplánovať najdôležitejšie úlohy a schôdzky. Svoje dni by ste si tiež mohli „zmerať“ tým, že budete mať napríklad schôdzky iba v utorok a vo štvrtok. Ponechajte si niektoré diery vo svojom rozvrhu aj pre tvorivý čas pre seba alebo pre prispôsobenie sa neočakávaným.
- Použite organizátor a kalendár. Môžu to byť organizátory na papier a papier, alebo to môžu byť softvérové kalendáre a aplikácie osobných asistentov, ako napríklad iCalendar alebo Google Now.
- Kategorizujte svoje aktivity. Kategorizácia alebo farebné kódovanie vám môže poskytnúť rýchlu vizuálnu pripomienku toho, čo je kde dôležité. Kategórie môžu napríklad zahŕňať korešpondenciu, projekty, udalosti, stretnutia, brainstormingy a dokonca aj prestávky alebo čas na cvičenie a telocvičňu.
- Zefektívnite svoju technológiu. Online organizátori a e-mailové platformy, ako je napríklad Outlook, môžu kombinovať vaše zoznamy úloh, kalendáre a adresy. To nielen zvyšuje vašu efektivitu, ale pomáha vám usmerniť myslenie.
- Delegujte, kedykoľvek je to možné. V šialenstve pracovného dňa ľahko zabudnete, že nemusíte robiť všetko sami. Delegujte asistenta alebo, ak ste obzvlášť zaplavení vodou, požiadajte kolegu, aby vám urobil poriadnu prácu a pomohol vám s konkrétnou úlohou. Keď sa situácia spomalí, môžete im ich kedykoľvek vrátiť.
Ak chcete získať ďalšie tipy, ako napríklad efektívne pracovať so všetkými pracovnými e-mailmi, posuňte sa nadol!
Metóda 2 zo 4: systematické riešenie e-mailov
- 1Skontrolujte e-mail v naplánovaných časoch. Nie všetci musíme byť prilepení k svojej doručenej pošte, pretože veľa správ nie je v skutočnosti tak časovo citlivých, ako si myslíme. Ak pracujete v zamestnaní, ktoré nevyžaduje okamžité sledovanie e-mailu, skontrolujte e-mail v naplánovaných časoch iba približne trikrát až štyrikrát denne.
- 2Ukladajte e-maily. Namiesto toho, aby ste správy hromadili v doručenej pošte, použite priečinkové priečinky a vlajky vo svoj prospech. Aktivom môžu byť napríklad priečinky a podpriečinky v Outlooku alebo štítky Gmailu a viac doručených. Ak ste napríklad novinár, vaše priečinky by sa mohli volať Aktuálne príbehy, Budúce príbehy, Staré príbehy, Rozhovory a zdroje a Názory a nápady.
- Odstrániť a archivovať. Archivujte dôležitú, starú korešpondenciu a zvyšok odstráňte. Vo vyššie uvedenom príklade je „Staré príbehy“ archívny priečinok novinára. Len čo začnete mazať staré e-maily, budete prekvapení, koľko e-mailov je hodných koša ako kartotéka. Niektorí ľudia prisahajú aj na „doručenú poštu nula“, čo znamená, že máte nulové neprečítané e-maily (alebo nulové e-maily v doručenej pošte, bodka). Okrem použitia priečinkov a štítkov môžete dosiahnuť nulu doručenej pošty aj pomocou funkcie archívu, odstránením starých e-mailov počas prestojov a pomocou aplikácií na znižovanie počtu e-mailov.
- 3Ak je to efektívnejšie, využite iné formy komunikácie. Rýchly telefónny hovor niekedy dokáže prácu 10 spätných e-mailov. Ak je to tak, zavolajte! Ak viete, že si výmena e-mailov zaslúži diskusiu alebo bude zahŕňať značné množstvo problémov, niekedy je lepšie telefonovať. Často získate viac podrobností po telefóne, zatiaľ čo vy a druhá strana v diskusii sa vyhýbate písaniu zdĺhavých a časovo náročných e-mailov. Môžete dokonca poslať e-mail kolegovi a povedať: „Mám na vás veľa otázok. Možno by bol hovor jednoduchší. Môžem vám zavolať za 5?“
- 4Obmedzte prerušenia. Aj keď sú strategické prestávky užitočné, prerušenia v pracovnom čase nie. Prerušenia vás môžu spomaliť, narušiť pracovný rytmus a stratiť myšlienkový smer. Skúste teda použiť správy a hlasovú schránku, keď viete, že budete príliš zaneprázdnení. Tieto nástroje nie sú určené len na prácu, keď práve nie ste v kancelárii; môžu sa použiť, keď ste príliš zaplavení. Mnoho ľudí má aj „politiku otvorených dverí“, ale v skutočnosti nemusíte mať dvere stále otvorené. Môžete dokonca nechať na dverách priateľský odkaz, ktorý hovorí: „Prebieha konferenčný hovor“ alebo „Obsadený. Vráťte sa neskôr alebo pošlite e-mail.“
- 5Využite cloud. Cloudové výpočty stojí za zváženie, pretože môžu byť lacnejšie, škálovateľné, efektívnejšie a ľahšie aktualizovateľné. Obsah dostupný v cloude je obzvlášť užitočný, pretože k nemu máte prístup zo všetkých svojich zariadení: počítače, tablety, smartphony atď. Cloudové úložisko tiež slúži ako užitočná primárna alebo sekundárna forma digitálneho zálohovania. Poraďte sa so svojím IT manažérom alebo poskytovateľom softvéru, pretože v cloudu už môžete mať k dispozícii určité množstvo voľného miesta na disku alebo za malý ročný poplatok.
- 6Používajte záložky online. Všetky hlavné prehľadávače majú všetky záložky, do ktorých si môžete uložiť a usporiadať svoje obľúbené alebo najčastejšie navštevované webové adresy pre rýchly a ľahký prístup. Využite ich, aby ste nezabudli na dôležité weby, aby ste mohli skontrolovať novinky alebo novinky z odvetvia.
Všetci vieme, že organizácia práce je dôležitá, ale pre mnohých ľudí je to neustály boj.
Metóda 3 zo 4: využitie času vo váš prospech
- 1Vyhnite sa multitaskingu. Zdá sa, že všetci odborníci sa v tomto zhodujú. Aj keď to v televízii môže znieť rýchlo alebo vyzerať v pohode, multitasking nie je efektívny a môže skutočne poškodiť efektivitu vašej organizácie. Namiesto toho venujte všetku svoju pozornosť jednej úlohe po druhej, zvládnite ju a prejdite na ďalšiu položku vo vašom zozname.
- 2Vytvorte si rozvrh alebo harmonogram pre seba. Našťastie väčšina úloh nevyžaduje naplánovanie všetkého, do čoho sa chystáte, na minútu. Dodržiavanie základného rozvrhu najdôležitejších vecí a najdôležitejších úloh a udalostí vášho dňa vám však môže pomôcť pri plnení vašich úloh.
- Stanovte časové limity pre určité činnosti. Niektoré úlohy nevyžadujú stanovené časové limity, iné by však mali mať časové parametre na zvýšenie vašej produktivity. Myslite na celý deň úlohy, ktoré zvyknú trvať dlhšie, ako je potrebné, a dajte im časové limity v budúcnosti.
- Rozpočet predĺžte na ďalšie aktivity. Niektoré úlohy, ako ste sa dozvedeli zo skúseností, nakoniec trvajú dlhšie, ako ste čakali, ale to nemusí byť nevyhnutne zlá vec. Pre tieto typy aktivít a pre obzvlášť dôležité udalosti a stretnutia, napríklad, naplánujte si čas navyše pred a po.
- 3Použite aplikáciu časovača, stopky alebo budík. Môžu to byť účinné nástroje, ak sa používajú šetrne. Niektorí ľudia si radi nastavujú budíky s časovým predstihom 10, 15 alebo 30 minút, aby im vopred poskytli výstrahu alebo čas pred aktiváciou. Môžete tiež nastaviť upozornenia na pripomenutia.
- 4Vyvarujte sa odkladaniu aktivít. Spýtajte sa sami seba, či je odklad nevyhnutný, alebo či je toto nutkanie iba príkladom prokrastinácie. Ak cítite to druhé, neodkladajte moc prostredníctvom! Avšak v prípadoch, keď je nevyhnutné odložiť celú alebo časť aktivity, nezabudnite si všimnúť, kde ste prestali, a naplánujte si konkrétne plány. Prípadne môžete prísť s pohotovostným plánom. Napríklad ak musíte zrušiť osobnú schôdzku, môžete namiesto toho usporiadať konferenčný hovor alebo webovú konferenciu.
Nebudete každý deň optimálne usporiadaní, ale malá organizácia prispeje k zvýšeniu vašej efektívnosti dlhú cestu.
Metóda 4 zo 4: zostať zdravý fyzicky aj psychicky
- 1Robte si prestávky. Duševný výpadok je dôležitý pre našu produktivitu a je zdravý pre myseľ. Niekedy sa necháme tak pohltiť svojou prácou, že neprestávame robiť veľmi potrebné prestávky. Robiť prestávky nám dáva potrebný odpočinok, ktorý zvyšuje našu produktivitu, ale zároveň nám dáva príležitosť urobiť krok späť a opýtať sa, či to, čo sme robili, je alebo nie je najefektívnejšie využitie nášho času.
- 2Lepší spánok. Bez správneho spánku sa na druhý deň môžete cítiť malátni, unavení alebo malátni, čo môže poškodiť váš rozvrh a výkonnosť v práci. Zamerajte sa na sedem až osem hodín nepretržitého spánku za noc.
- 3Neporovnávajte sa so spolupracovníkmi. Väčšina pracovných miest našich spolupracovníkov sa líši od tých našich a každý má iné metódy organizácie, ktoré pre nich pracujú. Metóda, ktorá má zmysel a je pre kolegu efektívna, nemusí byť pre vás tou najlepšou metódou a naopak.
- 4Prijmite, že organizácia je neustály proces. Nečakajte, že budete dokonalí. Organizácia stále prebieha a vyžaduje si neustálu pozornosť. Nebudete každý deň optimálne usporiadaní, ale malá organizácia prispeje k zvýšeniu vašej efektívnosti dlhú cestu.
Prečítajte si tiež: Ako odovzdať stratenú kreditnú kartu?
