Ako rozvíjať organizačné schopnosti?

Identifikujte, čo chcete dosiahnuť prostredníctvom organizácie. Chcete pracovať rýchlejšie? Chcete tráviť menej času hľadaním dokumentov alebo súborov? Organizačné schopnosti môžu vylepšiť mnoho aspektov vášho pracovného toku. Aby ste sa sústredili na najlepšie kroky na nápravu svojich neusporiadaných pracovných návykov, zamyslite sa nad tým, ako by mohol vyzerať konečný výsledok lepšie organizovanej kancelárie alebo pracovného priestoru.

Začnite rozvíjať organizačné schopnosti malými praktickými krokmi. Úloha rozvíjať organizačné schopnosti môže chvíľu trvať. Zlomte ho na menšie, lepšie zvládnuteľné kúsky, aby ste zmiernili záťaž. Snažte sa každý deň integrovať do svojho pracovného toku aspoň jednu novú organizačnú techniku.

• Môžete napríklad začať usporiadaním zásuvky stola. Na druhý deň možno začnete usporiadaním priečinkov a súborov v úložisku. Tretí deň by ste sa mohli pokúsiť zmeniť poradie svojich projektových radov, aby boli pracovné projekty, ktoré majú prísť najskôr, navrch.
• Zamyslite sa nad svojím pracovným priestorom a nájdite malé spôsoby, ako byť každý deň viac organizovaní.

Najskôr pracujte na najnaliehavejších úlohách. Každému zadaniu alebo projektu priraďte samostatný priečinok a usporiadajte ich podľa termínu alebo dôležitosti. Po dokončení projektu znova vyprázdnite priečinok a zložte dokumenty, ktoré už nebudete potrebovať.

• Ak si nie ste istí, ktoré úlohy sú najnaliehavejšie, alebo potrebujete viac času na práci na niečom, opýtajte sa svojho šéfa, ktoré úlohy sú absolútne zásadné a ktoré je možné odložiť.

Neporiadok zahoďte. Vo svojej kabíne alebo pracovnom priestore máte pravdepodobne veľa vecí, ktoré s vašou prácou nesúvisia. Recyklujte ho, vyhoďte alebo odneste domov. Napríklad vaše odberové menu z miestneho čínskeho kĺbu by malo byť recyklované. Mali by sa odstrániť dokonca aj niektoré dokumenty alebo položky súvisiace s prácou. Nepotrebujete napríklad dva nožnice alebo dve zošívačky. Nájdite vhodné miesto pre ďalšie veci vo svojom pracovnom priestore.

Použite pravidlo jedného dotyku. Pravidlo jednodotykovej voľby vyžaduje, aby ste danú poznámku alebo dokument okamžite zahodili, zaradili do súboru alebo konali (napríklad tým, že na ne odpoviete). Okamžitým vybavovaním prichádzajúcich dokumentov sa vyhnete hromadeniu neprečítaných dokumentov.

Staré dokumenty, ktoré budete musieť znova prehliadnuť, vložte do priečinkov. Každý priečinok jasne označte podľa jeho obsahu. Môžete napríklad označiť jeden priečinok „Rozpočet - 2012“ a umiestniť doň všetko, čo súvisí s rozpočtom na rok 2012.

• Neuchovávajte ani neuchovávajte dokumenty, ktoré už nebudete potrebovať.

Nájdite vhodný úložný priestor pre potrebné dokumenty. Po uložení starých dokumentov nájdite spôsob, ako ich uložiť. Môžete ich uložiť do malých plastových škatúľ alebo do zvislých registračných skriniek. Nech si zvolíte akýkoľvek spôsob, zabezpečte, aby boli objednané spôsobom, ktorý vám dáva zmysel.

• Vaša spoločnosť alebo zamestnávateľ môže mať protokol na ukladanie potrebných dokumentov. Ak si nie ste istí, opýtajte sa.

Vytvorte kontrolné zoznamy. Každý deň pripravte zoznam všetkého, čo musíte v ten deň urobiť. Zoraďte položky od najdôležitejších po najmenej dôležité. Najdôležitejšie sú veci, ktoré musíte urobiť, alebo veci, ktoré majú konečný termín alebo časový limit. Najmenej dôležité sú veci, ktoré môžu v prípade potreby počkať na ďalší deň.

• Napríklad, ak musíte vyzdvihnúť psa od veterinára, kúpiť si potraviny a prečítať si knihu, potom sa rozhodnite, čo je najdôležitejšie (vyzdvihnutie psa), a potom sa rozhodnite, ktoré zo zvyšných dvoch domácich prác by ste radšej robili.
• Plánovači sú dobrým nástrojom na správu vášho času. Dobrý plánovač bude mať kalendár aj denné zobrazenie, čo vám umožní pridať viac podrobností o veciach, ktoré musíte urobiť.

Pravidelne upratujte. Môžete trvale rozdeliť úlohy v domácnosti alebo môžete striedať úlohy upratovania. Čistenie domu s plnou rodinou alebo bez nej vyžaduje veľa energie a môže pomôcť pri rozvíjaní plánovacích a organizačných schopností.

• Ak sa vaša rodina rozhodne natrvalo prideliť upratovacie práce, môžete každý večer umývať riad, iní prať a niekto vysávať.
• Ak sa rozhodnete priradiť úlohy čistenia na základe rotácie, môžete pomocou kalendára sledovať, kto a za čo je zodpovedný. V nedeľu jedného týždňa môžete napísať „Bobby, riad / Sandra, práčovňa / Mike, vysávanie“. Budúcu nedeľu môžete napísať „Sandra, riad / Mike, práčovňa / Bobby, vysávanie.“

Keď s nimi skončíte, veci odložte. Všetko by malo mať pridelené správne miesto. Keď niečo použijete, vráťte to tam, kam patria. Napríklad položte soľ a korenie na stôl, kam patria, a po dokončení jedla vložte do umývadla špinavý riad. Podporujte zvyšok domácnosti, aby robili to isté.

Vyberte si určený študijný alebo pracovný priestor. Štúdium alebo práca v priestore, ktorý je tichý, čistý a dobre osvetlený. Môže byť užitočné mať pracovný stôl alebo stôl, na ktorom môžete pracovať. Zásuvky skladujte v malých nádobkách obsahujúcich užitočné materiály, ako sú ceruzky, gumy a kancelárske spinky.

• Snažte sa, aby váš študijný priestor nebol rušený, ako sú televízia a videohry. To vám môže uľahčiť organizáciu a sústredenie sa na vašu prácu.

Vyberte konkrétny čas na štúdium. Vyhraďte si čas na štúdium na testy a urobte si domácu úlohu. V ideálnom prípade by ste sa mali učiť každý deň v rovnakom čase. Zamyslite sa nad svojím harmonogramom a vyberte si čas, kedy sa budete cítiť sviežo a motivovaní k tomu, aby ste dokončili prácu. Najlepší čas na štúdium zvyčajne nie je bezprostredne po škole. Skúste počkať až krátko po večeri, aby ste mali čas na relaxáciu, sprchu alebo rozhovor s priateľmi.

• Napríklad, ak sa každý deň vraciate domov o 3:00 a radi by ste sa občerstvili a porozprávali sa s rodičmi, vyhraďte si zhruba od 6:00 do 8:00 čas na prácu. Ak je to potrebné, predĺžte si študijné obdobie.

Dohodnite si pravidelný spánok. Dostatok spánku je vždy výzvou. Pravidelné spanie a čas budenia to uľahčuje. Nastavte si budík tak, aby ste sa každé ráno budili v rovnakom čase. Ak je to potrebné, nastavte si budík, ktorý vás upozorní, kedy máte ísť tiež spať.

• Pri pravidelnom spánku pred spánkom môže byť jednoduchšie vstávať úplne oddýchnutý a vyhnúť sa miešaniu raňajok, kníh, úloh, batohu alebo kufra.
• Dospelí musia každú noc spať najmenej sedem hodín. Snažte sa dosiahnuť aspoň toľko hodín spánku. Napríklad, ak chcete byť každé ráno hore do 8:00, buďte do polnoci v posteli, aby ste si našli čas zaspať.

Využite výhody technológie. Telefóny, počítače a tablety majú veľa užitočných organizačných nástrojov. Môžete napríklad použiť kalendár svojho telefónu na vytvorenie automatického pripomenutia, že čoskoro bude mať naplánované určité priradenie alebo že sa chystá schôdzka. Aj keď tieto nástroje môžu mať miernu krivku učenia, ich použitie vám pomôže rozvíjať vaše organizačné schopnosti.

• Môžete si tiež stiahnuť užitočné organizačné aplikácie, ktoré vám pomôžu rozvíjať organizačné schopnosti. Things je aplikácia, ktorá vám pomáha vytvárať kontrolné zoznamy a zložité úlohy rozdeliť do jednoduchých krokov. RescueTime je ďalšia užitočná aplikácia, ktorá vám pomôže sledovať váš čas, keď ste online, monitorovaním a hlásením toho, na čo sa pozeráte najviac.
• Okrem kalendára môžete v telefóne usporiadať mená, telefónne čísla, e-mailové adresy a adresy domov alebo firiem.

Usporiadajte si svoje elektronické súbory. Vytvorte priečinok s názvom pre každú úlohu alebo triedu, na ktorej musíte pridať prácu. Môžete napríklad vytvoriť tri priečinky označené ako „História“, „Angličtina“ a „Sociológia“. V rámci každého priečinka môžete pridať nové priečinky s dátumami pre každý týždeň vašich priradených úloh.

• Môžete napríklad vytvoriť priečinok s názvom „1 - 60/2016“ na správu všetkých vašich zadaní napísaných medzi dátumami uvedenými v priečinku.
• Prípadne môžete všetky svoje súbory týkajúce sa daného projektu alebo témy ponechať v jednom priečinku a pomocou vstavaných organizačných možností operačného systému môžete súbory zoradiť podľa dátumu vytvorenia.

Pre e-mail použite pravidlo jedného dotyku. Keď dostanete e-mail, v prípade potreby na neho okamžite odpovedzte, prípadne ho archivujte, ak si myslíte, že ho v budúcnosti budete potrebovať. Odstráňte staré správy, ktoré už nebudete potrebovať. Skontrolujte si e-mail aspoň raz denne, aby ste sa hromadili. Čím viac e-mailov máte, tým menej je pravdepodobné, že budete chcieť (alebo vedieť) sedieť a skontrolovať ich všetky.